Jak założyć sklep internetowy krok po kroku? Poradnik od prawnika

Zapisz się na bezpłatny webinar!

Kliknij po więcej informacji: Webinar – Jak założyć sklep internetowy?

Odsłuchaj podcastu w tym temacie

Najważniejsze informacje

Jeśli planujesz otworzyć sklep internetowy, ten artykuł powinien pomóc Ci w usystematyzowaniu działań nakierowanych na ten cel. W szczególności zapamiętaj następujące kroki:

1. określ swój model biznesowy;
2. zarejestruj działalność gospodarczą w formie dostosowanej do wybranego modelu biznesowego;
3. zapoznaj się z podstawowymi regulacjami odnoszącymi się do sklepu internetowego;
4. przygotuj dokumentację sklepu internetowego m.in. regulamin sklepu internetowego oraz politykę prywatności;
5. przygotuj wewnętrzną dokumentację RODO na potrzeby Twojego sklepu internetowego;
6. nie twórz zbyt ogólnych dokumentów oraz unikaj kopiowania dokumentacji z innych sklepów internetowych;
7. zadbaj o to, aby wykorzystywane przez ciebie narzędzia marketingowe (np. newsletter) był zgodne z prawem;
8. zadbaj o właściwe oprogramowanie sklepu internetowego, aby gwarantowało bezpieczeństwo przetwarzanych przez Ciebie danych.

(Dalsza część artykułu poniżej.)

Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć  Twój e-commerce pod kątem prawnym i biznesowym.

Dołącz do społeczności ok. 5500 właścicieli oraz kadry zarządzającej i managerskiej w branży e-commerce! Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.

Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk e-com” przeczytasz pod linkiem: https://letstalkecom.pl/

Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami m.in. bezpłatne nagrania webinarów i szkoleń dla branży e-commerce!

W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.

E-mail

Dołącz do newslettera!

Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Sklep własny czy platforma?

Zanim przystąpisz do pracy zastanów się nad modelem biznesowym, w jakim będziesz w przyszłości prowadził swoją działalność. W szczególności rozważ, czy wolisz prowadzić sklep wykorzystując własną stronę internetową, czy może chcesz sprzedawać korzystając z gotowej infrastruktury. Mam tu na myśli szczególnie wielkie platformy e-commerce jak Allegro, eBay czy Amazon. 

Każdy z tych wariantów ma swoje wady i zalety. Własny sklep daje więcej swobody, elastyczności i możliwości personalizacji oferty. Od nas też zależy, do jakiego klienta dotrzemy. Z drugiej strony wymaga większego zaangażowania czasowego i finansowego. 

Wielkie platformy marketplace oferują gotowe rozwiązania. Nie musisz budować własnej infrastruktury, szukać odpowiedniego hostingu, zawierać oddzielnych umów z firmami kurierskimi. Jednocześnie nie musisz poświęcać zbyt dużej ilości nakładów finansowych na promocję Twojego sklepu. To wszystko ma jednak swoją cenę, gdyż w tym modelu jesteś związany regulaminem danej platformy oraz musisz uiszczać wymagane opłaty.

Jak wybrać model biznesowy i branżę dla sklepu internetowego? 

Wybierz branżę, w której chcesz realizować Twój pomysł na sklep oraz niszę, w której będziesz się specjalizować. Staraj się znaleźć taki obszar, w którym masz już doświadczenie, lub który jest Twoją pasją. 

Jedno lub drugie zdecydowanie pomoże Ci stworzyć własny sklep internetowy, którego prowadzenie nie będzie dla Ciebie frustrujące. Jednocześnie, zarówno doświadczenie jak i pasja pomogą Ci w tworzeniu wartościowych treści i wyróżnieniu się na tle konkurencji.

Oprócz tego zastanów się nad potrzebami twoich potencjalnych klientów oraz rodzajem asortymentu, który im możesz zaoferować. Jeśli zakładając sklep internetowy potrafisz zidentyfikować potrzeby kupujących, to łatwiej przyjdzie Ci nie tylko skonstruowanie oferty, ale również będziesz mógł uatrakcyjnić wygląd sklepu internetowego oraz wzbogacić go o dedykowane funkcjonalności. Przy dużej konkurencji na rynku e-commerce takie drobne rzeczy mogą zrobić naprawdę sporą różnicę. 

Jaką formę działalności gospodarczej wybrać dla sklepu internetowego?

Pierwszym krokiem na drodze aby uruchomić sklep internetowy jest rejestracja działalności gospodarczej. W przypadku e-commerce, najczęściej wybieraną formą działalności jest jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Niezależnie od powyższego, swój biznes możesz prowadzić także w innej formie, np. prostej spółki akcyjnej.

Jak zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą? 

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej jest stosunkowo prosta. Proces w całości możesz przeprowadzić online. Najpierw rejestrujesz się w CEIDG, potem w ZUS, a następnie jako płatnik podatku VAT (jeżeli obejmuje Cię obowiązek jego uiszczania).

Każdy z tych etapów szczegółowo opisaliśmy w poniższych artykułach:

• Jak wypełnić wniosek CEIDG-1? Krok po kroku – znajdziesz tutaj, przewodnik po wypełnieniu podstawowego wniosku przy zakładaniu działalności gospodarczej; 
• Jak wypełnić formularz VAT-R? Krok po kroku  – tutaj znajdziesz przewodnik po formularzu służącym do rejestracji podatnika VAT; 
• Jak wypełnić formularz ZUS-ZUA? Krok po kroku – tutaj wskazujemy jak wypełnić formularz potrzebny do rejestracji naszej firmy w ZUS;
• W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w zakresie celowości prowadzenia biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, tutaj daję kilka wskazówek kiedy należy zdecydować się na taki krok. 

Jak założyć spółkę kapitałową? 

Jeśli planujesz prowadzić sklep wspólnie z inną osobą lub chciałbyś mieć możliwość łatwiejszego pozyskania zewnętrznego inwestora, powinieneś rozważyć założenie spółki kapitałowej. Najczęściej w grę będzie tutaj wchodzić spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub prosta spółka akcyjna.

Obie formy prawne mają pewną przewagę nad jednoosobową działalnością gospodarczą, gdyż ograniczają Twoją odpowiedzialność majątkową związaną z prowadzeniem biznesu. W świetle prawa są one bowiem oddzielnymi bytami, posiadającymi własny majątek i zaciągającymi własne zobowiązania. Niestety, ich funkcjonowanie wiąże się również z większą ilością obowiązków, którym należy sprostać (m.in. z prowadzeniem pełnej księgowości).

Z tego powodu zachęcam Cię do zapoznania się z naszymi artykułami traktującymi o tej tematyce: w tym artykule znajdziesz Kompendium wiedzy o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością a w tym artykule znajdziesz Kompendium wiedzy o prostej spółce akcyjnej. Dodatkowo przygotowałem też porównanie obu spółek.

Jakie przepisy regulują działalność sklepów internetowych?

Działalność sklepów internetowych jest regulowana przez szereg przepisów prawa. To, jakie konkretnie regulacje będą dotyczyć Twojego biznesu online, zdeterminuje branża, w której działasz. Pamiętaj, że jeśli zamierzasz prowadzić działalność gospodarczą szczególnie regulowaną przez państwo (np. sprzedaż alkoholu), musisz spełnić określone w przepisach wymagania (np. uzyskać odpowiednie zezwolenia na handel danymi towarami).

Poza tym, niezależnie od branży zawsze będą Cię obowiązywać przepisy Kodeksu cywilnego, który jest podstawowym aktem prawnym regulującym Twoje relacje z klientami. 

Niezależnie od powyższego, chciałbym zwrócić Twoją uwagę na 4 akty prawne, które będą mieć bardzo istotny wpływ na Twój biznes online. Mowa tu o:

• ustawie o prawach konsumenta – zawiera ona przepisy określające prawa konsumentów, w tym prawo do informacji o produkcie, prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia otrzymania produktu;
• ustawie o informowaniu o cenach towarów i usług – określa ona zasady uwidaczniania cen towarów i usług oraz informowania o obniżkach cen;
• ustawie o świadczenie usług drogą elektroniczną – ustawa ta reguluje obowiązki usługodawcy związane ze świadczeniem usług drogą elektroniczną;
• Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (dalej: RODO) – reguluje ono obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych.

Znajomość powyższych aktów prawnych, nawet w zakresie ich najważniejszych postanowień,  pozwoli Ci uniknięcie najważniejszych zagrożeń w toku zakładania sklepu w Internecie. 

Co powinna zawierać dokumentacja sklepu internetowego?

Opracowując dokumentację dla Twojego sklepu internetowego w pierwszej kolejności zabezpieczasz Twoje interesy. Z jednej strony chronisz się na wypadek kontroli i ewentualnych kar ze strony organów kontrolnych (np. Inspekcji Handlowej, UOKiK), a z drugiej zabezpieczasz się przed roszczeniami Twoich klientów.

Z powyższych względów, objętość dokumentacji sklepu zawsze będzie zależeć od przedmiotu Twojej działalności, modelu biznesowego oraz indywidualnych preferencji. Pamiętaj jednak, że treść poszczególnych elementów opracowanych w ramach przygotowania dokumentacji sklepu internetowego powinna w pierwszej kolejności czynić zadość przepisom prawa.

Dokumentacja sklepu internetowego w standardowym modelu powinna obejmować: 

1. dokumentację e-commerce oraz
2. wewnętrzną dokumentacja RODO. 

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

Regulamin stanowi najważniejszy dokument spośród całej dokumentacji sklepu internetowego. Określa on podstawowe zasady korzystania z Twojego sklepu, informacje o zamówieniach, płatnościach, dostawach, reklamacjach oraz pozostałych prawach i obowiązkach Twoich klientów. Z wymienionych względów, jego treść powinna odzwierciedlać Twoje potrzeby i maksymalnie zabezpieczać Twoje interesy.  

Standardowy regulamin sklepu internetowego powinien zawierać:

1. dane Twojej firmy (w tym adres, NIP, rejestr, do którego jesteś wpisany);
2. Twoje dane kontaktowe (w tym adres e-mail, numer telefonu);
3. obszar działania sklepu (np. „sprzedaż internetowa odzieży”);
4. wymagania techniczne niezbędne do korzystania ze sklepu;
5. informację o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem ze sklepu;
6. zapis o zakazie dostarczania przez kupującego treści o charakterze bezprawnym;
7. instrukcję tworzenia konta (jeżeli kupujący ma możliwość jego utworzenia)
8. instrukcję składania zamówienia i zawarcia umowy sprzedaży;
9. opis, w jaki sposób przebiega realizacja zamówienia i dostawa towarów (w tym koszty związane z prowadzeniem wysyłek towarów);
10. informację o tym, że konsument może odstąpić od umowy sprzedaży w terminie 14 dni;
11. informację o sposobie realizacji prawa do reklamacji;
12. informację o pozasądowych sposobach rozwiązywania sporów;
13. procedurę zmiany regulaminu;
14. klauzulę o wyborze prawa polskiego (w przypadku klientów zagranicznych). 

Pracując nad regulaminem pamiętaj, aby był napisany jasnym i przejrzystym językiem. Unikaj stosowania zbyt skomplikowanych zwrotów, które mogłyby podważać zaufanie Twoich klientów. Ważne jest także to, aby regulamin był łatwo dostępny na stronie sklepu internetowego i był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Więcej o tym, jak napisać regulamin sklepu internetowego, możesz przeczytać w artykule: Regulamin dla sklepu internetowego – jak napisać kompleksowy regulamin dla Twojego sklepu?

Jak najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli sklepów internetowych podczas tworzenia regulaminu można wskazać:  

1. wykorzystywanie starych wzorów, nie odpowiadających obecnym przepisom;
2. kopiowanie cudzych regulaminów, niepasujących do danego sklepu;
3. zupełne pominięcie sporządzenia regulaminu.

Z powyższych względów ważne jest, aby regulamin sklepu internetowego był opracowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami sklepu oraz żeby był poprawnie sformułowany i zgodny z przepisami prawa. Z tego powodu zawsze zalecam konsultację tej kwestii z prawnikiem specjalizującym się w prawie e-commerce, który pomoże opracować regulamin dopasowany do specyfiki danego sklepu.

Warto skorzystać z doświadczenia prawników przy sporządzaniu takiej dokumentacji. Skontaktuj się z nami korzystając z ➡️ formularza kontaktowego lub skorzystaj z ➡️ gotowych dokumentów dla sklepów internetowych.

Oprócz regulaminu, w ramach dokumentacji e-commerce powinieneś posiadać dodatkowo:

• politykę prywatności (określającą zasady przetwarzania danych osobowych);
• politykę plików cookies (jeżeli korzystasz z takich plików, np. w ramach Google Ads);
• odpowiednie oświadczenia i checkboxy (np. o akceptacji regulaminu).

O tym, jak napisać dobrą politykę prywatności, możesz przeczytać tutaj: 

Jak przygotować dobrą wewnętrzną dokumentację RODO dla sklepu internetowego? 

Ochrona danych osobowych klientów jest kolejnym kluczowym elementem funkcjonowania sklepów internetowych. Główną regulacją odnoszącą się do tego obszaru prawa jest RODO, które określa zasady zbierania, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych klientów (w tym klientów sklepów internetowych).

Wśród najważniejszych obowiązków określonych w tym unijnym Rozporządzeniu można wyróżnić:

• obowiązek przekazywania osobom, których dane są przetwarzane, określonych informacji (tzw. obowiązek informacyjny);
• obowiązek zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą czy uszkodzenie;
• obowiązek powiadomienia organu nadzorczego oraz klienta w przypadku naruszenia bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Z uwagi na powyższe, sklep internetowy powinien posiadać kompletną wewnętrzną dokumentację RODO, na którą składają się następujące dokumenty:

1. polityka ochrony danych osobowych; 
2. regulamin bezpieczeństwa dla Członków Personelu;
3. wykaz środków ochrony danych osobowych;
4. procedura realizacji uprawnień osób fizycznych,
5. wykaz uprawnień przysługujących osobom fizycznym na mocy przepisów RODO i Rejestr informacji o wykonywaniu uprawnień przysługujących osobom fizycznym na mocy przepisów RODO;
6. procedura usuwania i niszczenia danych osobowych;
7. procedura szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych;
8. oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych;
9. upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i Rejestr upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
10. umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych i Rejestr umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
11. rejestr czynności przetwarzania;
12. rejestr kategorii czynności przetwarzania;
13. klauzule informacyjne RODO;
14. wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych
15. wzór klauzuli dla pracowników o zapoznaniu się z zasadami przetwarzania danych osobowych.

Jako najczęstsze błędy podczas wdrażania wewnętrznej dokumentacji RODO można wskazać:

• niekompletność wdrożonej dokumentacji;
• brak wydania pracownikom właściwych upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
• brak umów powierzenia zawartych ze współpracującymi podmiotami;
• niewystarczające zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem lub ich utratą.

Przeczytaj także:

• RODO dla sklepu internetowego – poradnik krok po kroku dla branży e-commerce
• Jak napisać politykę prywatności i cookies zgodnie z RODO?

Potrzebujesz regulaminu, polityki prywatności lub dokumentacji RODO? Zobacz nasze gotowe dokumenty dla sklepu internetowego.

Jak przygotować proces zakupowy zgodny z prawem? 

Proces zakupowy w Twoim sklepie powinien być jak najbardziej przejrzysty oraz przyjazny jego klientów. Tym samym, niezależnie od informacji zawartych w regulaminie, sklep powinien wyświetlać klientowi w czasie składania zamówienia informacje obejmujące:

• sposób i termin dostawy;
• koszty dostawy;
• dostępne metody płatności (np. zwykły przelew, płatności online). 

Ponadto, po złożeniu zamówienia, powinieneś wysłać klientowi mailowe potwierdzenie jego przyjęcia oraz w ten sam sposób informować go o postępach w realizacji zamówienia.

Czy w sklepie internetowym powinien być newsletter?

Jeśli chcesz promować sklep internetowy i zbudować wokół niego grupę stałych klientów, dobrym narzędziem do osiągnięcia tego celu będzie newsletter. Dzięki niemu będziesz mógł bowiem nie tylko utrzymywać stały kontakt z klientami, lecz także zachęcać ich (np. ogłaszając promocję) do dokonywania kolejnych zakupów. 

Musisz jednak pamiętać, że wdrożenie newslettera wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań, w tym z ustanowieniem jego regulaminu. 

O tym jak prowadzić dobry newsletter zgodnie z prawem, możesz przeczytać tutaj: Newsletter i lead magnet 2023 – krok po kroku

Jak wygląda proces współpracy z nami?

Jeśli nie wiesz, jak wybrać odpowiedniego prawnika, polecam zapoznanie się z naszym artykułem: Jak dobrze wybrać kancelarię prawniczą do współpracy?

Potrzebujesz pomocy przy założeniu Twojego sklepu internetowego? Nie masz jeszcze regulaminu, czy polityki prywatności? Skontaktuj się z nami korzystając z formularza kontaktowego lub zapoznaj się z naszymi gotowymi produktami poniżej:

Gotowy regulamin dla sklepu internetowego

Nasze gotowe dokumenty dla sklepów internetowych stanowią szybkie i ekonomiczne rozwiązanie dla przedsiębiorców, chcących rozwijać swój biznes dynamicznie i zgodnie z prawem.

Pozwalają one nie tylko zaoszczędzić czas, ale również pieniądze, które zazwyczaj trzeba przeznaczyć na wiele różnych spraw.

• Regulamin, polityka prywatności, RODO i inne!
• Gdy sprzedajesz produkty fizyczne, elektroniczne lub mieszane
• Rok aktualizacji z opcją przedłużenia
• Stworzone przez ekspertów e-commerce
• Otrzymasz instrukcje, checklisty i proste edytowalne dokumenty
• Bez abonamentu, jednorazowa płatność

Dowiedz się więcej o naszych dokumentach

A jeżeli potrzebujesz indywidualnej pomocy przy swoim sklepie internetowym, napisz do nas korzystając z formularza kontaktowego!

Podsumowanie

Jak mogłeś się przekonać, stworzenie sklepu internetowego wiąże się ze sprostaniem większej ilości regulacji niż się mogłoby wydawać na pierwszy rzut oka. Zabezpieczenie Twoich interesów prawnych wymaga będzie przygotowania obszernej dokumentacji (zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej).

Z wymienionych względów, aby uniknąć potencjalnych pułapek podczas uruchamiania sklepu, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie nowych technologii, który pomoże Ci przejść przez ten etap. 

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na współpracę z profesjonalistą czy nie, pamiętaj o następujących elementach:

1. określ swój model biznesowy;
2. zarejestruj działalność gospodarczą w formie dostosowanej do wybranego modelu biznesowego;
3. zapoznaj się z podstawowymi regulacjami odnoszącymi się do sklepu internetowego;
4. przygotuj dokumentację sklepu internetowego m.in. regulamin sklepu internetowego oraz politykę prywatności;
5. przygotuj wewnętrzną dokumentację RODO na potrzeby Twojego sklepu internetowego;
6. nie twórz zbyt ogólnych dokumentów oraz unikaj kopiowania dokumentacji z innych sklepów internetowych;
7. zadbaj o to, aby wykorzystywane przez ciebie narzędzia marketingowe (np. newsletter) był zgodne z prawem;
8. zadbaj o właściwe oprogramowanie sklepu internetowego, aby gwarantowało bezpieczeństwo przetwarzanych przez Ciebie danych. 

Zdjęcie dodane przez Andrea Piacquadio.