Jak napisać dobrą umowę marketingową?

5 kwestii, o które musisz zadbać tworząc umowę marketingową!

Jeżeli nie chcesz czytać całego artykułu, tutaj zebraliśmy najważniejsze dla Ciebie kwestie, związane z umową marketingową: 

1. konieczne jest, aby brief, oferta oraz umowa były spójne ze sobą – inaczej nie będzie wiadomo, jak będzie ostatecznie wyglądała współpraca,
2. pamiętaj o podwykonawcach – zabezpiecz, że możesz z nimi współpracować, a także jaka będzie ich odpowiedzialność oraz nie zapominaj o zebraniu od nich praw autorskich i innych zgód, 
3. zadbaj o prawa autorskie i licencje – możesz przenieść wyłącznie tyle praw, ile sam posiadasz: mając prawa autorskie – wówczas je przenosisz, natomiast uzyskując licencję, udzielasz dalszej licencji, 
4. określ z czego korzystasz przy tworzeniu contentu – domena publiczna, chatGPT lub inne narzędzia AI czy zdjęcia ze stocków? Pamiętaj, że w Twojej umowie muszą znajdować się odpowiednie zapisy dotyczące tych materiałów! 
5. pisz umowę na złe czasy – każda, nawet najlepiej zapowiadająca się współpraca może się nie udać. Przemyśl warunki wypowiedzenia oraz zasady rozliczeń a także ewentualną odpowiedzialność, jeżeli projekt nie wyjdzie. 

Zapoznaj się z naszymi innymi artykułami:

• Naruszenie praw autorskich w kampanii reklamowej, czyli jak poradzić sobie z kryzysem na linii Agencja-Klient
• Reklama wyrobów medycznych
• Kiedy Twoja reklama jest legalna?
• Case study – jak legalnie reklamować alkohol
• Jak poradzić sobie z trudnym klientem i negatywnymi opiniami?
• Jak założyć agencję marketingową?

(Dalsza część artykułu poniżej.)

Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć Twój biznes pod kątem prawnym i biznesowym.

Dołącz do społeczności właścicieli, kadry zarządzającej i managerskiej w agencjach marketingowych, kreatywnych, reklamowych oraz eventowych. Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.

Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk marketing” przeczytasz pod linkiem: https://letstalkmarketing.pl/

Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami. W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.

E-mail

Dołącz do newslettera!

Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Dlaczego dobra umowa z klientem jest dla Agencji ważna?

Zastanawiasz się pewnie po co w ogóle podpisywać umowę – przecież każdy wie, co ma robić. Ty masz np. stworzyć dla klienta pomysł na kampanię i ją przeprowadzić, a klient jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia. Proste, prawda? No nie do końca!

Nawet jeżeli nie podpisujesz żadnego dokumentu z klientem a warunki współpracy ustalasz mailowo, smsowo to zawieracie umowę. Jej treść jednak będzie definiowana nie tylko Waszymi ustaleniami a też przepisami kodeksu cywilnego. Często te przepisy mogą nie odpowiadać specyfice Twojej branży, dlatego lepiej wprowadzić do umowy postanowienia, które wyłączą stosowanie niektórych przepisów.

Umowa powinna być jasna i zrozumiała dla obu stron, aby nie wywoływać wątpliwości co do tego jak będzie wyglądała współpraca. Z wzajemnego niezrozumienia swoich oczekiwań i możliwości powstają nieporozumienia, które mogą skończyć się w sądzie.

Brak umowy osłabia również Twoją pozycję, w sytuacji sporu z klientem – bez dokumentu umowy ciężko Ci będzie udowodnić na co dokładnie się umówiliście. Sprawy, gdzie jest słowo przeciwko słowu są bardzo trudne i mogą zakończyć się na wiele sposobów, niekoniecznie dla Ciebie korzystnych.

Czym jest umowa marketingowa?

Umowa marketingowa nie jest definiowana w Kodeksie cywilnym jako typ umowy. Może zatem przyjąć formę umowy o dzieło lub umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług (do której zgodnie z art. 750 k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), nawet jeżeli nie jest tak nazwana a posługujemy się tylko określeniem umowa marketingowa. 

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Zatem, jeżeli agencja wykona projekt (na przykład identyfikację wizualną), to po jego wykonaniu należy się jej wynagrodzenie. Zaś umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług jest umową starannego działania. Agencja nie będzie odpowiadać za efekt czy rezultat ich działań, ale za ich poprawne i profesjonalne wykonanie. Przykładem działań agencji, które będą miały charakter świadczenia usług jest na przykład prowadzenie social mediów klienta.

Co, jeżeli świadczymy kompleksowe usługi reklamowe i zdarzają nam się i takie krótkie zlecenia na jeden czy dwa projekty graficzne i takie, które polegają na długiej współpracy, jak przy kampaniach reklamowych czy prowadzeniu social mediów? Z naszego doświadczenia najlepiej sprawdza się jedna umowa ramowa, której konkretny przedmiot (czyli co dokładnie agencja ma w ramach niej wykonać) doprecyzowywane jest każdorazowo przy konkretnym zleceniu. 

Spójność wielkiej trójki – brief, oferta i umowa

Podstawą umowy powinny być ustalenia z klientem. Dopóki Agencja nie wie, czego chce od niej klient niemożliwe będzie podpisanie umowy. 

Ustalenie oczekiwań klienta w briefe, następnie odpowiedź na te oczekiwania w postaci oferty Agencji to podstawa stworzenia dobrej umowy marketingowej. Dopiero zestawiając te dwa podstawowe elementy (brief i ofertę) możemy na tym zbudować zasady współpracy. 

Pamiętaj, że wszystkie te trzy rzeczy muszą się ze sobą zgadzać. Każdy z tych elementów musi dotyczyć tego samego zakresu współpracy. Precyzyjne określenie czego oczekuje klient oraz co oferuje Agencja i co Agencja jest zobowiązana wykonać jest konieczne dla określenia całej współpracy. 

Brak zgodności w tym obszarze w Twojej współpracy z klientami może doprowadzić do problemów, których można było uniknąć na tym początkowym etapie. 

Jak zawrzeć umowę z klientem?

Jeżeli już wiadomo, czego oczekuje klient oraz co oferuje Agencja można zawrzeć umowę! Pytanie tylko jak? Jest wiele sposobów zawierania umów o świadczenie usług reklamowych z klientem – można zrobić to wymieniając podpisane dokumenty a można również skorzystać z narzędzi Internetowych, pozwalających skorzystać z podpisu elektronicznego. 

Czy ma to jakieś znaczenie jak podpiszemy umowę? W niektórych przypadkach nie – wystarczająca będzie forma dokumentowa. Dla zachowania formy dokumentowej konieczne jest, aby dało się zidentyfikować nadawcę/odbiorcę oraz ustalić treść przekazywanych informacji. Wymogi te spełnia m.in. wymiana maili lub smsów z ustaleniami umownymi a także kontakt przez komunikatory internetowe czy wysłanie skanu podpisanej umowy.

Jeżeli jednak przenosimy na klienta prawa autorskie do utworu lub chcemy udzielić licencji wyłącznej na utwór musimy zawrzeć umowę w formie pisemnej. Inaczej te czynności będą nieważne, a zatem nie wywołają skutku, nie nastąpi przeniesienie praw ani udzielenie licencji wyłącznej.

Oznacza to, że umowy zawierające takie postanowienia muszą być:

• spisane na papierze i podpisane własnoręcznie przez obie strony (nie, nie wystarczy wysłać podpisanego skanu umowy!)

albo

• podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

O czym należy pamiętać oznaczając strony umowy oraz ich reprezentację?

Trzeba wiedzieć z kim będziemy współpracować. Nie tylko, dlatego że jako Agencja reklamowa musisz poznać markę swojego klienta, by prowadzić skuteczne działania reklamowe. Również dlatego, że z odpowiednim podmiotem musisz podpisać umowę. Inaczej może się okazać, że pracujesz dla zupełnie innej firmy niż pierwotnie zakładałeś/zakładałaś – co spowoduje spore problemy z dochodzeniem zapłaty wynagrodzenia. Na przykład: skoro Agencja podpisała umowę ze spółką a robiła marketing dla jednoosobowej działalności gospodarczej prezesa spółki to kto powinien zapłacić Agencji? Aby się nad tym nie głowić pamiętaj o dokładnym określeniu z jaką firmą współpracujesz! 

Sprawdź również, czy druga strona jest dobrze reprezentowana. Jeżeli drugą stronę reprezentuje ktoś nieuprawniony może się pojawić masa problemów z udowodnieniem, że zawarta umowa jest ważna i skuteczna. Nie ma tutaj znaczenia, czy podpisywana umowa jest z przedsiębiorcą działającym jednoosobowo, czy z ogromną spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Sprawdź, czy osoba, która ma podpisać umowę pełni jakąś funkcję w zarządzie spółki (w przypadku spółek z o.o. i spółek akcyjnych) lub czy jest wspólnikiem spółki uprawnionym do reprezentacji (w przypadku pozostałych spółek). W innym przypadku sprawdź, czy podpisujący umowę dysponuje odpowiednim pełnomocnictwem.  

Przy tym warto wskazać, kto jest osobą do kontaktu w sprawie wykonania umowy a także jej adres e-mail oraz numer telefonu.

Jakie są obowiązki Agencji w umowie marketingowej?

Wiele, o ile nie większość obowiązków w relacji z klientem spoczywa na Tobie jako Agencji. W przypadku, gdy jako Agencja ogarniasz całość marketingowych przedsięwzięć klienta musisz równocześnie np. przygotować kampanię jednej rzeczy, zrobić grafiki do drugiej, przekazywać informacje, rozliczenia, statystyki skuteczności reklam, pilnować google analytics i wiele więcej. Warto przy takich współpracach zawrzeć umowę ramową (która będzie określać podstawowe zasady współpracy) oraz następnie, na jej podstawie, zlecenia na konkretne projekty. 

Zaś w przypadku jednorazowych lub drobniejszych projektów, podobnie jak w przypadku poszczególnych zleceń, spraw do ogarnięcia dla agencji będzie mniej. 

Nie znaczy to jednak, aby zaniedbywać precyzyjne opisanie określonych działań, które są obowiązkiem Agencji. Tak jak wspominaliśmy wcześniej: brief, oferta oraz umowa, powinny sobie odpowiadać i nie powinno być między nimi różnic. To nazywane jest przedmiotem umowy i będzie definiować dalsze elementy treści umowy. 

Jakie są obowiązki klienta w umowie marketingowej?

Nie zapominaj również, że Twój klient również ma obowiązki. Obowiązki te nie kończą się na zapłacie wynagrodzenia i akceptacji wykonanej przez Ciebie pracy. Pamiętaj, że jednym z głównych obowiązków klienta powinno być współdziałanie z Tobą! Bez współpracy przejawiającej się np. w przekazywaniu logotypu czy udzielaniu informacji nawet najlepiej przygotowana kampania marketingowa nie ma szans.

W szczególności, konieczne jest zabezpieczenie terminowej i odpowiedniej współpracy ze strony klienta. Warto wskazać w umowie, że w braku współpracy (nieprzekazywaniu materiałów oraz informacji niezbędnych agencji), czy w sytuacji opóźnień klienta w przekazywaniu tych materiałów agencja nie będzie odpowiadać za opóźnienia w przygotowaniu contentu. 

Jak uregulować wynagrodzenie w umowie marketingowej?

Każdy chce za swoją pracę szybko i sprawnie uzyskać wynagrodzenie, a nie spotykać się później w sądzie w sprawie o zapłatę.. Dlatego ważne jest zawarcie w umowie odpowiednich postanowień, dotyczących wysokości oraz terminu zapłaty wynagrodzenia. Proste wskazanie, że termin płatności to 7 dni od dnia zakończenia projektu i otrzymania Faktury VAT może być niewystarczające, w szczególności, gdy mówimy o długich projektach. Warto wtedy podzielić wynagrodzenie na etapy, które będą płatne według harmonogramu. Zaś w przypadku długich współprac rozliczać się co miesiąc.

Wskazując wynagrodzenie nie zapominaj o nieprzewidzianych kosztach, które mogą się pojawić w trakcie trwania współpracy, takie jak np. zakup licencji do zdjęć ze stocku. Konieczne jest zawarcie w umowie mechanizmu, który zapobiegnie sytuacji, że zostaniesz z dużą ilością faktur do zapłaty a bez środków na nie i bez możliwości uzyskania tych kwot od klienta.

Częstym sposobem, aby wymóc na kliencie terminową płatność jest wskazanie w umowie, że prawa do kreacji Agencji zostaną przeniesione na klienta dopiero w momencie płatności wynagrodzenia. Jest to dość motywujący zapis, ponieważ bez opłacenia faktury klient Agencji nie będzie mógł legalnie korzystać z przygotowanych dla niego materiałów.

Jeżeli prowadzisz agencję marketingową i masz problemy z uzyskaniem płatności od swoich klientów – skontaktuj się z nami korzystając z poniższego formularza! Ustalimy, jak możemy Ci pomóc i zweryfikujemy Twoje umowy pod kątem lepszego zabezpieczenia Twoich interesów! 

Czy Agencja może korzystać z podwykonawców?

Niewiele Agencji jest w stanie zrobić wszystko samodzielnie. Często zlecają pewne zadania na zewnątrz. Dlatego warto zawrzeć takie zapisy umowy, które pozwolą przekazać część usług do wykonania zewnętrznemu specjaliście bez narażania się na odpowiedzialność względem klienta. Oczywiście, zwykle wiąże się to z przyjęciem odpowiedzialności za podwykonawców, tak jakby zlecone im rzeczy Agencja wykonywała samodzielnie, a także z ryzykiem, że następnym razem klient wybierze Twojego podwykonawcę a nie Ciebie. 

Aby się przed tym zabezpieczyć, warto zastrzec karę umowną, która odwiedzie klienta od pomysłów współpracy przy kolejnych projektach z podwykonawcami zamiast Agencji. 

W tej sytuacji konieczne jest również zawarcie z podwykonawcami odpowiednich umów – muszą oni przekazać Agencji prawa autorskie oraz zobowiązać się na takich samych zasadach jak Agencja do np. zachowania poufności. Pamiętaj również o zawarciu odpowiedniej umowy z influencerem, bo on również może być traktowany jako podwykonawca.

Jak uregulować prawa autorskie oraz wizerunek w umowie marketingowej?

Sercem działania Agencji jest tworzenie kreacji marketingowych – pięknych grafik, chwytliwych tekstów czy ciekawych filmów. Klienci będą chcieli uzyskać prawa do korzystania z nich i konieczne jest zawarcie w umowie odpowiednich zapisów, co do tego jak mogą je wykorzystywać.

Podstawową kwestią do ustalenia jest to, czy przenosimy na nich prawa autorskie (klienci stają się właścicielami utworów) czy udzielamy im licencji (właścicielem utworu nadal jest Agencja, ale klient może z utworu korzystać). Jeżeli udzielamy licencji, to czy klient będzie jedynym podmiotem, który może z tych utworów korzystać (udzielamy licencji wyłącznej), czy nie. Do ustalenia są również:

• czas trwania,
• zakres terytorialny

oraz

• pola eksploatacji utworów

Pola eksploatacji to inaczej mówiąc zakres korzystania z utworu, obejmujący takie kwestie jak obrót egzemplarzami utworu, utrwalanie i zwielokrotnianie utworu czy rozpowszechnianie utworu w sposób inny niż przez obrót egzemplarzami. Mówiąc w skrócie, czy klient może wrzucić przygotowaną przez Ciebie reklamę na bilboard czy tylko do Internetu.

 Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o prawie autorskim i prawach pokrewnych? Jeżeli tak – zajrzyj do naszego artykułu: Jak uregulować prawa autorskie w umowie marketingowej?

Czy w umowie marketingowej należy wskazywać materiały, z których Agencja korzysta przygotowując content?

Precyzyjne określenie kwestii praw autorskich wiąże się z kwestią materiałów, jakie Agencja wykorzystuje do przygotowania contentu. Mogą to być materiały licencjonowane takie jak zdjęcia czy muzyka stockowa. Wtedy nieskuteczne będzie przeniesienie praw do utworów zawierających takie materiały a konieczne będzie ograniczenie się do udzielenia dalszej licencji, w zakresie w jakim prawa do treści ze stockunam przysługują.

Warto jeszcze wspomnieć o korzystaniu z materiałów będących w domenie publicznej lub wytworzonych za pomocą sztucznej inteligencji. Do takich materiałów nie będą Ci przysługiwały prawa autorskie, ale kwestie wykorzystania i tych materiałów można uregulować w umowie z klientem, w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że jako Agencja możesz z nich korzystać w wykonaniu umowy i na jakich zasadach później udostępniasz je klientowi. 

Gdy zaś w materiałach przygotowywanych przez Agencję znajduje się czyjś wizerunek (czy nawet głos, ubiór, czy inna cecha charakterystyczna), konieczne jest uzyskanie zgody tej osoby na korzystanie z tego wizerunku. Warto wskazać, w umowie kto jest zobowiązany do zapewnienia tej zgody. Może to być klient, jeżeli np. wizerunek znajdował się w przekazanych przez niego materiałach, ale w większości przypadków obowiązek ten będzie obciążał Agencję. Pamiętajcie o tej kwestii, szczególnie jeżeli umowa obejmuje współpracę z influencerem! 

Jak uregulować odpowiedzialność stron w umowie marketingowej?

Prawnicy mówią, że umowy pisze się na złe czasy – jest to absolutna prawda!

Gdyby zawsze współpraca układała się dobrze i ludzie się ze sobą dogadywali, spisywanie umów nigdy nie byłoby konieczne. Gorzej, gdy coś pójdzie nie tak. Mogą to być takie sytuacje jak:

• opóźnienie w uruchomieniu kampanii marketingowej, 
• naruszenie przepisów dotyczących reklamy w branżach, gdzie jest to regulowane (np. reklama tytoniu, napojów alkoholowych czy wyrobów medycznych), 
• kryzys wizerunkowy spowodowany nietrafioną reklamą,
• naruszenia praw osób trzecich jak np. praw autorskich czy prawa do wizerunku. 

W takich wypadkach dobrze skonstruowane postanowienia o odpowiedzialności chronią zarówno Agencję jak i klienta. Na przykład przyczyną naruszenia praw osób trzecich może być zarówno działanie klienta (który przekazał wadliwe materiały), jak i Agencji. Warto uregulować poszczególne sytuacje, aby nie było wątpliwości kto odpowiada w sytuacji, gdy coś takiego się wydarzy. Postanowienia wzoru umowy o świadczenie usług powinny obejmować co najmniej odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług, ale warto określić również odpowiedzialność np. za jakość przekazywanych przez klienta materiałów oraz za oświadczenia, które znalazły się w umowie. W braku tych postanowień Agencja odpowiadać będzie na zasadach ogólnych, określonych w kodeksie cywilnym. 

Czy można zastrzec kary umowne w umowie marketingowej?

Często w umowach znajdują się kary umowne. Zastrzeżenie kar umownych to dobry pomysł, jeżeli chcesz ułatwić sobie (lub klientowi) dochodzenie roszczeń i uprościć prowadzenie postępowania sądowego. Jest to też opcja, która pozwala skutecznie dochodzić zapłaty naprawienia ewentualnej szkody, związanej z wykonaniem umowy.

Kara umowna to, zastrzeżenie w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.

Niewykonanie czy nienależyte wykonanie zobowiązania w przypadku umowy o świadczenie usług marketingowych może mieć wiele postaci. Są to np. opóźnienia w przygotowaniu contentu, niewykonanie części zobowiązań z umowy (również w zakresie nakazu zachowania poufności czy zakazu konkurencji!) czy wadliwe przygotowanie kreacji marketingowych.

Na podstawie ogólnych reguł kodeksu cywilnego w sytuacji, w której doszłoby do niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, aby dochodzić odszkodowania strona pokrzywdzona taką sytuacją musiałaby udowodnić:

• nienależyte wykonanie lub niewykonanie umowy, za które druga ze stron ponosi odpowiedzialność, 
• wysokość szkody poniesionej przez pokrzywdzonego,
• związek między nienależytym wykonaniem a niewykonaniem umowy. 

Zaś w przypadku zastrzeżenia kary umownej nie jest wymagane udowadnianie faktu poniesienia szkody ani jej wysokości. Stronie, na rzecz której zastrzeżono karę należy się kwota wskazana w umowie. Znacznie skraca to postępowanie sądowe w przypadku sporu a w wielu przypadkach, może być jedyną możliwością uzyskania od drugiej strony odszkodowania.

Dla przykładu – wielokrotnie niemożliwe będzie ustalenie szkody ani jej wysokości, w przypadku, w którym content został opublikowany dzień czy dwa po określonym w umowie terminie lub gdy naruszono postanowienia dotyczące poufności. Bez kar umownych co najmniej bardzo utrudnione będzie dochodzenie jakiegokolwiek odszkodowania od podmiotu naruszającego umowę. 

Kara umowna może działać również w drugą stronę – limitując odpowiedzialność naruszyciela. Jeżeli w umowie nie zastrzeżono inaczej, można dochodzić maksymalnie kwoty zastrzeżonej kary umownej, nie zaś pełnego naprawienia szkody. Ma to szczególne znaczenie w przypadku naruszeń, gdzie odszkodowania mogą być bardzo wysokie – np. w przypadku naruszeń praw autorskich czy praw do wizerunku. Oczywiście w umowie można wskazać, że takie uprawnienie do dochodzenia pełnego odszkodowania jednak przysługuje.

Wszystko to przekłada się na fakt, że ewentualny spór sądowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy może trwać krócej i być łatwiejszy do prowadzenia. Kara umowna ma również funkcję motywującą strony do prawidłowego i terminowego wykonania umowy.

Pamiętaj jednak, że kary umowne mogą dotyczyć wyłącznie zobowiązań niepieniężnych! Nie można zastrzec kary umownej na wypadek braku zapłaty wynagrodzenia. Do tego służą odsetki.

Jeżeli zastanawiasz się, w jakiej wysokości zastrzec karę umowna, zapoznaj się z naszym artykułem: Jak określić wysokość kary umownej?

Czy na podstawie umowy marketingowej przetwarzane będą dane osobowe?

Przetwarzanie danych osobowych przy wejściu w życie RODO w 2018 roku odmieniane było przez wszystkie przypadki. Również w umowie marketingowej nie możemy od niego uciec. Często świadczenie takich usług związane jest z powierzeniem przetwarzania danych kontrahentów Twojego klienta, na przykład, gdy prowadzimy w jego imieniu newsletter.

Dlatego warto zidentyfikować czy Twoje działania powodują przetwarzanie danych innych osób i wyposażyć się w odpowiednie postanowienia umowne w tym zakresie.

Niezależnie od tego, zawierając umowę przetwarzasz dane osobowe swojego kontrahenta, a gdy jest nim spółka, osób ją reprezentujących – musisz więc wręczyć drugiej stronie klauzulę informacyjną, w której zawarte będą informacje o zasadach przetwarzania jego danych osobowych, otrzymanych w związku z podpisaniem umowy. 

Przeczytaj więcej: Jak wdrożyć RODO w agencji marketingowej?

Jak zabezpieczyć zachowanie informacji poufnych w tajemnicy?

Tak jak wspominaliśmy wcześniej – nikt nie chce, aby jego tajemnice handlowe stały się powszechnie znane. Warto zabezpieczyć, jakimi informacjami klient nie może się dzielić na Twój temat. Są to w szczególności takie informacje dotyczące podwykonawców z którymi współpracujesz, stawek za wykonane zlecenia a także cenna wiedza, która przyszła wraz z latami doświadczenia w branży. 

Z drugiej strony, również w interesie klienta leży zabezpieczenie dla niego cennych informacji, na przykład dotyczących jego planów rozwoju, czy nowatorskich rozwiązań oraz nowoczesnych produktów, które jeszcze nie zostały wprowadzone na rynek. Zatem warto w umowie zawrzeć dwustronne postanowienia dotyczące poufności – abyś zarówno Ty, jak i Klient spali spokojnie, że Wasze tajemnice są chronione.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapoznaj się z naszym artykułem:   Umowa NDA (o zachowaniu poufności) – co powinna zawierać dobra umowa?

Czy mogę zastrzec w umowie licencję marketingową/promocyjną?

Czasem warto pochwalić się współpracą i wskazać projekty oraz klientów, z którymi się współpracuje. Jeżeli jednak przeniesiesz na klienta prawa do Twojej pracy to bez naruszenia przysługującym ich praw, nie będziesz mógł/mogła z nich korzystać, nawet w portfolio projektów. Ba! Na podstawie przepisów dotyczących ochrony firmy a często i znaków towarowych nie można posłużyć się nawet nazwą firmy i logotypem swojego kontrahenta, bez narażenia się na odpowiedzialność.

Jak zapewnić sobie możliwość dzielenia się swoimi projektami i informacjami o współpracach? Do tego służą licencje zwane licencjami marketingowymi lub promocyjnymi. Warto w umowie zawrzeć postanowienia, dotyczące tego na jakich zasadach możesz posługiwać się znakami towarowymi (nazwami firm) Twoich klientów oraz wykonanymi projektami. Jest to skuteczna strategia marketingowa, aby na stronie internetowej Agencji wyświetlać z kim wcześniej współpracowałeś/współpracowałaś jako agencja. 

Jak określić czas trwania i sposób rozwiązania umowy marketingowej?

Wszystko co dobre kiedyś się kończy – umowa też może, ale nie musi. Umowa na usługi reklamowe może zostać zawarta na czas określony (po którego upływie niezależnie od okoliczności wygaśnie) lub nieokreślony. 

W tym pierwszym przypadku, jeżeli Ty jako Agencja, lub Twój klient chcielibyście ją wypowiedzieć wcześniej a Wasza umowa tego nie przewiduje, to może nie być takiej możliwości. Dlatego warto, zarówno w umowach na czas określony jak i na czas określony, zapewnić odpowiednią możliwość wyjścia z umowy. Chociażby w sytuacji, w której współpraca nie układa się odpowiednio.

Należy zastanowić się jaki okres wypowiedzenia, będzie realizował zarówno interesy klienta jak i Twoje jako Agencji, aby na spokojnie zamknąć wszystkie prowadzone wcześniej dla klienta sprawy a także aby nie zostać nagle na przysłowiowym lodzie w przypadku utraty dużego kontrahenta.

Warto byłoby również przygotować się na przypadek, gdy współpraca układa się bardzo źle. Głównie jest to realizowane przez wprowadzenie możliwości rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, w pewnych szczególnie uzasadnionych przypadkach. Trzeba jednak pamiętać, że sytuacje uzasadniające zerwanie umowy muszą być na tyle precyzyjne, aby uniknąć później kwestionowania dokonanego wypowiedzenia. Dając prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy powinno się powoływać na sytuacje niewątpliwe i rażące, takie jak niewykonywanie lub nienależyte wykonanie umowy skutkujące u którejkolwiek ze stron szkodą majątkową. Innym przykładem takich sytuacji mogą być na przykład:

• regularne opóźnienia w płatności wynagrodzenia,
•  naruszenie renomy i wizerunku klienta przez Agencję,

czy

• złamanie obowiązku zachowania poufności.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że po lekturze tego artykułu dowiedziałeś się, co powinna zawierać Twoja umowa marketingowa. Napisanie wzoru dobrej umowy z klientem jest istotnym elementem prowadzenia działalności Agencji. Umowa powinna być zgodna z przepisami prawa, jasna i zrozumiała dla Ciebie i Twoich klientów. Oczywiście, zawsze w przypadku ustalenia konkretnych zasad współpracy konieczne będzie, aby umowa została spersonalizowana do ustalonych założeń biznesowych. Aby jednak to było możliwe, należy zacząć od dobrego wzoru umowy. 

Jeżeli masz wątpliwości, co do treści swojego wzoru umów lub chcesz dowiedzieć się więcej, na temat koniecznych w umowie postanowień – nie wahaj się ze mną skontaktować! Wypełnij poniższy formularz, podając swój numer telefonu, a zadzwonię do Ciebie i omówimy Twoje potrzeby związane z uregulowaniem spraw z Twoimi klientami!