Umowa NDA (o zachowaniu poufności) – co powinna zawierać dobra umowa?

Szukasz umowy NDA na rynek chiński? Przeczytaj też: Umowa o zachowaniu poufności NDA/NNN z partnerem chińskim – Prawo Chińskie

Podsumowanie na start

Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Zapoznaj się z podsumowaniem na start!

1. NDA to umowa, w której strony lub jedna ze stron zobowiązuje się do zachowania poufności wobec informacji przekazanych przez drugą stronę.
2. NDA może dotyczyć różnych informacji – tajemnicy przedsiębiorstwa, know-how, strategii marketingowych, technologii i wszelkich innych informacji, które mają dla Ciebie walor poufnych i wartość biznesową, a których wyciek może oznaczać stratę dla Twojej firmy.
3. NDA powinna określać m.in. jakie informacje są objęte poufnością, czas trwania umowy, zobowiązania strona w zakresie ochrony informacji i postępowania z nimi. Warto również zastrzec kary umowne za przypadki nieuprawnionego ujawnienia czy wykorzystania informacji objętych poufnością.
4. NDA nie wymaga formy pisemnej, ale dochowanie tej formy pozwoli skuteczniej chronić informacje uznawane za poufne i dochodzić swoich praw w razie ewentualnego naruszenia umowy.
5. Czas trwania NDA jest ustalany przez strony w umowie i zależy od konkretnych okoliczności. Może ona obowiązywać przez określony czas lub do momentu, gdy informacje objęte umową przestaną być poufne.
6. NDA to nie wymóg prawny, ale warto o jej podpisanie zadbać – właściwe zabezpieczenie cennych informacji jest jedną z podstaw prowadzenia biznesu z sukcesem.

Gotowy wzór umowy NDA - o zachowaniu poufności - po polsku i angielsku!

Jeżeli szukasz gotowego wzoru umowy NDA, umowy o zachowaniu poufności pomiędzy Tobą i osobą, której przekazujesz ważne informacje, umową sporządzoną przez prawnika z wieloletnim doświadczeniem, znalazłeś się w dobrym miejscu.

• Dostarczana w wersji edytowalnej po polsku lub po polsku i angielsku
• Skutecznie zabezpieczy Twoje tajemnice biznesowe i handlowe
• Stworzona dla founderów, startupów i innych przedsiębiorców
• Zawiera potrzebne instrukcje potrzebne do skutecznego wypełnienia umowy
• Posiada niezbędne postanowienia, które ochronią Twoje interesy i informacje poufne

Zobacz więcej informacji o umowie

Odsłuchaj podcastu w tym temacie

Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement)?

Możecie spotkać się z kilkoma jej określeniami. Mamy umowy poufności, o zachowaniu poufności, zobowiązania do zachowania poufności, NDA, CDA, non-disclosure agreement, confidential disclosure agreement itd…

Bardzo często umowa NDA jest traktowana jako niewiele znaczący dokument, któremu nie poświęca się większej uwagi. Nie zawiera przecież ceny, wynagrodzenia, ani innych (czasem uciążliwych) obowiązków. Dzisiaj spróbuję Ci wyjaśnić, dlaczego nie warto traktować jej po macoszemu.

Po co zawierana jest umowa o zachowaniu poufności?

Ponieważ lepiej zapobiegać wyciekowi informacji, know how czy kontaktów niż leczyć jego skutki.

Ponadto lepiej jest się wcześniej zabezpieczyć, niż później dochodzić swoich racji i żądać odszkodowania na zasadach ogólnych, musząc dokładnie wykazać okoliczności i wysokość poniesionej szkody. Taka sprawa będzie trudniejsza do rozwiązania, niż gdybyś odpowiednio wcześniej zawarł stosowną umowę o poufności.

No i zawsze istnieje ryzyko oddalenia Twoich roszczeń przez sąd.

Z czego składa się umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności nie jest uregulowana w polskim prawie. Jej postanowienia strony mogą kształtować co do zasady dowolnie, zgodnie z zasadami swobody umów. Istnieją jednak pewne ważne elementy do wykorzystania przy każdej umowie NDA.

W umowie o zachowaniu poufności powinny znaleźć się postanowienia regulujące:

1. okoliczności, w jakich zawierana jest umowa,
2. zakres informacji poufnych:
3. szczegółowo rozpisane informacje, które będą uznane przez strony umowy za poufne,
4. ogólny zakres informacji uznawanych za poufne,
5. sposób oznaczania informacji poufnych,
6. obowiązki drugiej strony w stosunku do informacji poufnych,
7. czas obowiązywania poufności,
8. kary umowne, czyli sankcje za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Co jeśli nie zawarłeś/aś NDA, a właśnie zawierasz umowę biznesową? Nic straconego. Po prostu umieść odpowiednią klauzulę w umowie. NDA nie musi mieć formy osobnego dokumentu. Wystarczające jest wprowadzenie do umowy głównej klauzuli poufności.

W jakiej formie powinna zostać zawarta umowa NDA?

Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie sformułowane są zasady zachowania poufności, tym skuteczniej będzie można udowodnić w przyszłości naruszenia jej postanowień. Dlatego ważne jest, aby umowę NDA sporządzić w formie pisemnej i zawrzeć w niej jasne i jednoznaczne określenie dotyczące kwestii poufności, aby móc skutecznie chronić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu umowy NDA? Napisz do nas – skorzystaj w formularza kontaktowego.

Co zabezpieczamy w NDA?

W umowach o zachowaniu poufności zabezpieczysz wszelkie informacje, które mają dla Ciebie walor poufnych i biznesową wartość. Istotą jest określenie informacji uznawanych za takie. Możesz posłużyć się ustawową definicją tajemnicy przedsiębiorstwa, ale możesz także ją z powodzeniem rozszerzyć.

Art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji definiuje tajemnicę przedsiębiorstwa jako informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”. 

Informacjami poufnymi będą z reguły te, które przedstawiają wartość gospodarczą oraz nie zostały publicznie ujawnione i przedsiębiorca podjął odpowiednie działania w celu zachowania ich poufności. Przesłanki te muszą być spełnione łącznie.

W umowie należy wyraźnie sprecyzować, jakie informacje będą informacjami poufnymi. Wypisanie tylko tych typowo ustawowych może okazać się niewystarczające. Co to dla Ciebie oznacza? Warto byłoby określić kilka przykładów takich informacji – a najlepiej wskazać je konkretnie np. dokumenty.

Jeżeli nie możesz tego zrobić na tym etapie, wskaż zakres informacji, które będą uznawane za poufne (jak np. organizacyjne, techniczne, finansowe) – oraz procedurę oznaczania informacji jako poufne (np. poprzez odpowiednią adnotację na dokumentach, w mailu itd.).

Jak postępować z informacjami poufnymi?

Obowiązek poufności to podstawa każdej umowy NDA. W umowie należy określić, w jakich okolicznościach mogą być wykorzystywane przekazywane informacje poufne. W końcu, co z tego, że sobie poplotkujesz, skoro niczego później nie będzie można rozwinąć poza spotkaniem? Trzeba zezwolić drugiej stronie na pewne działania. W końcu po to się z nią spotykasz – wszystko zależy od sytuacji, w której jesteście.

Wskaż także co stanie się z przekazanymi informacjami poufnymi po wykonaniu przez strony umowy głównej, rozwiązaniu z jakiegoś powodu umowy o zachowaniu poufności lub w ogóle po zakończeniu współpracy.

Zwróć uwagę szczególnie na poniższe kwestie:

• sposób postępowania z uzyskanymi informacjami,
• czy i komu druga strona może je udostępniać, 
• opisz także procedurę zwrotu lub usunięcia informacji poufnych po rozwiązaniu/wygaśnięciu umowy lub na Twoje wezwanie w trakcie obowiązywania umowy lub po jej wygaśnięciu(wariant najbezpieczniejszy).

Co nie jest informacją poufną?

Zobowiązanie do zachowania poufności nie jest stosowane np. w przypadku, gdy:

• informację podano do publicznej wiadomości;
• otrzymane informacje były uprzednio znane kontrahentowi;
• informacje, które nie zostały uznane za poufne.

Oznacza to, że nie możesz wymagać od drugiej strony, aby informacji stanowiących np. dane publiczne uznała je za poufne.

Co zrobić, gdy informacje poufne wyciekły?

Razem z określeniem, czym są informacje poufne, powinieneś do umowy o zachowaniu poufności dodać odpowiednie kary umowne za naruszenie umowy/klauzuli o zachowaniu poufności. Powinny one stanowić nierozerwalną całość wraz z postanowieniami dotyczącymi zachowania poufności.

Kary umowne możesz powiązać z każdym zobowiązaniem niepieniężnym, czyli praktycznie z każdym postanowieniem znajdującym się w umowie o zachowaniu poufności. Zastosuj je zarówno w przypadku niewykonania, jak i wadliwego wykonania umowy.

Warto wiedzieć, że podmiot zobowiązany do zapłaty kary umownej może żądać jej obniżenia (miarkowania) w pewnych przypadkach.

Więcej informacji o karach umownych znajdziesz w artykule Jak ustalić wysokość kary umownej?

Natomiast, wtedy, gdy nie wskażesz kary umownej, masz możliwość dochodzenia swoich roszczeń na zasadach ogólnych.

Pamiętaj także, by zaznaczyć, że gdy taka kara umowa nie wystarczy na pokrycie szkody, będziesz mógł dochodzić większego odszkodowania. My prawnicy używamy w takim wypadku odpowiedniego sformułowania tj.: „odszkodowanie przenoszące wysokość zastrzeżonej kary umownej”.

Co warto jeszcze zawrzeć w NDA?

Zadbaj także, aby umowa NDA zawierała klauzulę umożliwiającą natychmiastowe rozwiązanie umowy, jeśli druga strona naruszy zakaz ujawnienia informacji poufnych lub rażąco je naruszy. Dotyczy to nie tylko umów o zachowaniu poufności Tobą i innym przedsiębiorcą, ale również umów z pracownikiem. 

W umowie o zachowaniu poufności warto także zastrzec kary umowne, na wypadek gdyby doszło do naruszenia umowy. Dzięki zastrzeżeniu kar umownych dochodzenie roszczeń od strony, która bezprawnie ujawniła informacje poufne jest łatwiejsze. Nie musisz wtedy udowadniać, że wyjawienie informacji poufnych doprowadziło do szkody. Wystarczy, że wykażesz sam fakt złamania obowiązku ochrony informacji poufnych.  

Jak widzisz, możliwość rozwiązania umowy „głównej” i kara umowna stanowią bardzo dobrą motywację do przestrzegania umowy NDA.

Przeczytaj też artykuł: Jak ustalić wysokość kary umownej? 

Jak długo wiąże umowa o zachowaniu w poufności?

Czas trwania umowy NDA zależy od ustaleń między stronami. Zazwyczaj umowa obowiązuje przez czas, który jest niezbędny do osiągnięcia celów umowy lub do momentu ujawnienia informacji poufnych.

Warto przy tym pamiętać, aby w jej postanowieniach zawarł obowiązek przestrzegania poufności informacji pozyskanych w ramach umowy również po jej zakończeniu. Pamiętaj jednak, że jeśli zawierasz umowę NDA na czas nieokreślony – może ona zostać w każdym czasie wypowiedziana. 

Czy bez umowy NDA pozostaje się bezbronnym?

Nie. Brak podpisanej umowy NDA nie oznacza, że można posługiwać się przekazanymi informacjami dowolnie. Ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa może być traktowane jako czyn nieuczciwej konkurencji i podlegać karze zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Jak można jednak się zorientować, przepisy prawa często nie zapewniają wystarczającej ochrony przedsiębiorcy w przypadku ujawnienia informacji poufnych.

Dlatego warto skorzystać z umowy NDA, w której strony zobowiązują się do nieujawniania informacji, które same określą jako poufne. W przypadku wykazania naruszenia umowy zastosowanie znajdą postanowienia, na podstawie których strona będzie mogła dochodzić od drugiej strony odszkodowania, określonego zachowania lub zapłaty kary umownej.

Pamiętaj, że w umowie NDA strony zobowiązują się także do przestrzegania postanowień umowy po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu, co ma niebagatelne znaczenie w relacjach między przedsiębiorcami, po zakończonej współpracy.

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu lub weryfikacji Twojej umowy NDA? Napisz do nas – skorzystaj w formularza kontaktowego.

Podsumowanie

NDA powinna być sprecyzowana i szczegółowa. Pozwoli to skutecznie chronić informacje i zobowiązać Twojego kontrahenta do ich poufności. W umowie powinno znaleźć się m.in. określenie informacji poufnych, obowiązki stron, sankcje za naruszenie umowy, w tym kary umowne, czas trwania obowiązku zachowania poufności, a także zasady zwrotu nośników danych po zakończeniu obowiązywania umowy.

Pamiętaj zatem, aby nie traktować NDA jako formalności, na którą tylko „rzuca się okiem”, a narzędzie do ochrony Twoich interesów. Zabezpieczenie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w tym know-how, to gwarancja utrzymania przewagi nad konkurencją.

Zdjęcie dodane przez Sora Shimazaki.