Z pewnością zauważyłeś/zauważyłaś, że w związku ze współpracami influencerskimi i wadliwym oznaczaniem reklam jest nakładanych jest coraz więcej kar. Ostatnie sprawy dotyczyły nie tylko samego oznaczania reklam, ale również wadliwego ustalenia zasad współpracy między twórcą internetowym a marką. Kary, które zostały nałożone objęły nie tylko Influencerów, ale przede wszystkim współpracujące z nimi marki.
Jeżeli chcesz uniknąć takiego losu a także odpowiednio ułożyć współpracę z Influencerem potrzebujesz dobrej umowy z Influencerem. Z naszego artykułu dowiesz się, co powinna zawierać dobra umowa z Influencerem.
Podsumowanie na start
Jeżeli nie chcesz czytać całego artykułu, zapoznaj się z tym krótkim podsumowaniem. Aby podpisać dobrą umowę z Influencerem:
- zidentyfikuj strony umowy, uwzględniając wszystkie istotne dane Influencera (lub agencji/pełnomocnika (managera) działających w jego imieniu) i drugiej strony umowy: marki lub agencji działającej w jej imieniu.
- wskaż szczegółowe obowiązki Influencera, uwzględniając w szczególności precyzyjny opis jego zobowiązań w zakresie publikacji w mediach społecznościowych;
- zapewnij sobie prawa do korzystania z materiałów przygotowanych przez Influencera np. poprzez przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji;
- upewnij się, że masz zgodę na korzystanie z wizerunku Influencera;
- opisz zasady rozliczeń, w tym czy Influencerowi przysługuje wynagrodzenie pieniężne, czy barterowe;
- dodaj zobowiązanie do zachowania poufności i (opcjonalnie) zakaz konkurencji;
- przemyśl co się stanie w przypadku problemów w trakcie współpracy, np. mechanizmy rozwiązania umowy, kary umowne lub szczegółowe określenie odpowiedzialności;
- przestrzegaj przepisów RODO dotyczących przetwarzania danych osobowych Influencera i dostarcz mu klauzulę informacyjną.
Zachęcamy do zapoznania się również z naszymi innymi artykułami:
Dlaczego zawarcie dobrej umowy o współpracy z Influencerem jest istotne?
Zawarcie dobrej umowy z Influencerem jest podstawą udanej współpracy. Pozwoli to na dokładne określenie wzajemnych zobowiązań i świadczeń oraz nie pozostawi wątpliwości, co do tego jakie materiały Influencer ma obowiązek opublikować i w jakiej formie oraz co przysługuje mu w zamian.
Celem zawarcia umowy jest uniknięcie wątpliwości co do zakresu współpracy a także odpowiednie ustalenie odpowiedzialności każdej ze stron.
Jak zawrzeć umowę z Influencerem?
Umowę z Influencerem można zawrzeć właściwie w dowolny sposób i w dowolnej formie. Równie ważną umową, jak podpisanie pisemnego dokumentu jest dokonanie ustaleń przez komunikator w mediach społecznościowych.
Należy jednak pamiętać, że aby przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji wyłącznej było skuteczne, konieczne jest zawarcie umowy w formie pisemnej (własnoręcznie podpisany przez obie strony dokument lub użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Pamiętaj, że w przypadku ustaleń smsowych czy w wiadomościach prywatnych, lub gdy umowa została podpisana w innej formie (np.przez wymianę skanów podpisanych egzemplarzy) zostanie udzielona Tobie tylko licencja niewyłączna. Ponadto, ciężko w takiej formie ustalić wszystkie szczegółowe warunki współpracy w taki sposób, aby nie pojawiły się żadne wątpliwości co do treści umowy.
Zasady współpracy, rodzaj umowy z Influencerem – umowa rezultatu czy starannego działania?
Zawierajac umowę z influencerem zastanów się, jak będzie wyglądała Twoja współpraca z Influencerem. Czy jest to stała współpraca, podczas której Influencer ma wykonywać szereg czynności czy raczej doraźne publikacje w mediach społecznościowych?
Od tego zależy, jaki rodzaj umowy będzie dla Ciebie odpowiedni. Jeżeli chcesz współpracować wyłącznie w zakresie przygotowania przez Influencera zestawu materiałów i ich publikacji na Instagramie – rozważ umowę o dzieło. Wtedy Influencer odpowiadać będzie za rezultat, jakim są te posty i ich prawidłowa publikacja.
Jeżeli zaś zakładasz dłuższą współpracę, np. Influencer będzie reklamowym ambasadorem marki – warto zawszeć umowę zlecenia, czy umowę o świadczenie usług (tj. umowę starannego działania). Wtedy będziesz mógł/mogła zlecać influencerowi różne działania, w ramach obowiązywania jednej umowy a podstawowe warunki współpracy nie ulegną zmianie. Przy czym w przypadku takiej umowy powinieneś określić czas jej trwania i sposoby jej ewentualnego zakończenia.
Krok 1: Zidentyfikuj strony umowy
W umowie musisz wskazać kto w niej występuje – kto będzie wykonywać umowę. W najbardziej podstawowym założeniu będzie to marka i Influencer.
W innych przypadkach po każdej ze stron mogą występować agencje, a po stronie Influencera dodatkowo jego manager. Weź pod uwagę, że wtedy konieczne jest wprowadzenie postanowień, które to uwzględniają! W przypadku, gdy Agencja czy manager reprezentuje Influencera (działa w imieniu Influencera), np. na podstawie pełnomocnictwa konieczne jest ujawnienie tego faktu. Warto również dołączyć dokument pełnomocnictwa jako załącznik umowy.
Jeżeli umowę podpisuje Agencja działając na rzecz Influencera, to zamiast „Influencer zobowiązuje się” należy wskazać zobowiązania Agencji, np. zobowiązanie Influencera do wykonania określnych świadczeń i odpowiednie gwarancje ze strony Agencji, jeżeli Influencer nie będzie współpracował w umówionym zakresie.
Pamiętaj również, że w oznaczeniu stron konieczne jest wskazanie wszystkich niezbędnych danych. W przypadku Influencera nieprowadzącego działalności gospodarczej będzie to PESEL i adres zamieszkania, a gdy Influencer prowadzi działalność: NIP i adres stałego prowadzenia działalności. Zaś w przypadku marki lub agencji prowadzonych w formie spółki konieczne jest podanie numeru KRS, NIP oraz adresu siedziby.
Jeżeli masz wątpliwości, czy Twój aktualny wzór umowy z Influencerem odpowiednio Cię zabezpiecza – napisz do nas przez formularz. Chętnie Ci pomożemy!
Krok 2: Określ cel współpracy
W umowie powinny znaleźć się jasno sprecyzowane cele współpracy. Czy Influencer ma zwiększać świadomość marki, promować konkretny produkt lub usługę, czy generować sprzedaż za pomocą kodów lub linków afiliacyjnych? Określenie celów pomoże w ocenie efektywności kampanii a także będzie stanowić istotną wskazówkę interpretacyjną co do dalszych postanowień umownych.
Krok 3: Określ przedmiot umowy i wskaż obowiązki Influencera
Konieczne jest szczegółowe wskazanie jakie działania Influencer ma podjąć w ramach współpracy – będzie to wynikać z założeń biznesowych kampanii reklamowej. Mogą to być takie działania jak:
- tworzenie postów na mediach społecznościowych,
- udział w wydarzeniach,
- publikacja recenzji produktów
i wiele innych.
Pamiętaj, aby zastrzec, że Influencer jest zobowiązany do wykonania tych działań osobiście! W końcu to jego rozpoznawalna, internetowa persona ma promować Twoją markę lub markę, z którą współpracujesz jako Agencja.
Im bardziej szczegółowy będzie zakres działań, tym mniejsze ryzyko nieporozumień. Dlatego np. w przypadku tworzenia i publikacji postów w mediach społecznościowych warto określić szczegółowo miejsca publikacji, formę (post, rolka, live, itd.) i termin publikacji oraz to jak długo dany materiał musi być dostępny.
Warto również doprecyzować szczegółowe wymagania dotyczące każdego z postów, np. w zakresie:
- na których kontach Influencera mają zostać opublikowane treści,
- konieczności umieszczenia odpowiednich oznaczeń, zgodnie z wymaganiami UOKIK,
- aktywnego oznaczania marki reklamodawcy,
- wymagań co do sposobu przygotowania postów czy scenariusza działań marketingowych.
Te zagadnienia często przygotowywane są w odrębnym dokumencie, tj. briefie, który stanowi załącznik do umowy. Należy jednak pamiętać, aby brief, oferta oraz umowa były zgodne ze sobą. W innym przypadku może się okazać, że co innego jest celem klienta, co innego oferuje Agencja/Influencer a zobowiązanie do zupełnie czegoś innego zawarte jest w umowie.
Szczegółowe wyjaśnienia do wytycznych Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów znajdziesz w naszym artykule: Jak oznaczać reklamy w social mediach zgodnie z prawem?
Nie należy również zapominać o zobowiązaniu Influencera do powstrzymania się z publikacją materiałów do czasu ich akceptacji przez drugą stronę umowy oraz do wprowadzenia zmian i poprawek do materiałów, chyba że strony dadzą w tym zakresie Influencerowi całkowitą swobodę twórczą 🙂
Krok 4: Wskaż obowiązki marki/Agencji działającej w jej imieniu w zakresie influencer marketingu
Podstawowym obowiązkiem marki/Agencji działającej w jej imieniu będzie zapłata Influencerowi wynagrodzenia. Nie jest to jednak jedyny z obowiązków. W wielu przypadkach konieczne będzie przekazanie Influencerowi odpowiednich informacji lub materiałów, takich jak np. logotypy marki, produkty czy materiały dotyczące klienta lub usług a także dokonywanie odpowiednich zatwierdzeń materiałów przed publikacją.
Krok 5: Ustal co z prawami autorskimi do materiałów Influencera
Przygotowanie postów, reelsów czy TikToków to serce działań Influencera, a zatem podstawa Waszej współpracy.
W związku z tym, że te przygotowywane przez Influencera mogą stanowić utwór w rozumieniu prawa autorskiego konieczne jest uregulowanie praw do korzystania z nich przez markę/agencję działającą w jej imieniu.
Konieczne jest ustalenie, zgodnie z założeniami biznesowymi m.in.:
- czy następuje przeniesienie praw autorskich do utworów czy udzielenie licencji,
- jeżeli udzielana jest licencja, to:
- czy tylko marka/Agencja działająca w jej imieniu może z materiałów korzystać (licencja wyłączna) czy mogą z tego korzystać również inne osoby (licencja niewyłączna),
- czy Influencer przekazuje drugiej stronie umowy prawo do udzielania dalszych licencji,
- przez jaki okres licencja będzie obowiązywać i na jakim terytorium,
- w jakim zakresie będzie następować korzystanie z materiałów Influencera, czyli tzw. pola eksploatacji (tj. czy kampania obejmuje tylko social media Influencera, czy również np. materiały umieszczane na bilboardach),
- czy możliwe jest dokonywanie i rozpowszechnianie opracowań (adaptacji, tłumaczeń i przeróbek) materiałów Influencera.
Przy współpracy w ramach kampanii na social mediach istotne jest określenie czy marka może nadal udostępniać materiały influencera lub czy po zakończeniu współpracy muszą one zostać usunięte z profili marki. Przy takiej współpracy warto to doprecyzować, bo możliwość taka nie jest oczywista w świetle aktualnych przepisów ani w orzecznictwie czy doktrynie. Zaś negocjacje z influencerem postanowienia tego rodzaju mogą być trudne do przeprowadzenia po podpisaniu umowy.
Jeżeli masz wątpliwości, czy uwzględniłeś/uwzględniłaś wszystkie elementy konieczne do uregulowania w ramach praw autorskich zerknij do naszego artykułu: Jak uregulować prawa autorskie w umowie marketingowej?
Jeżeli zaś rozważasz czy możesz udostępniać lub linkować do materiałów Influencera zapoznaj się z tym artykułem: Repostowanie, linkowanie i embedowanie, czyli udostępnianie cudzych treści w social mediach.
Krok 6: Zapewnij zgodę na korzystanie z wizerunku Influencera
Siła Influencera to najczęściej jego wizerunek. Aby móc korzystać z materiałów przygotowanych przez niego, które zawierają jego wizerunek niewystarczające będą zapisy co do praw autorskich, takie jak te opisane powyżej. Konieczne jest również udzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku Influencera, co najmniej w podobnym lub nawet tożsamym zakresie, jak w przypadku praw autorskich.
Zakres zgody na rozpowszechnianie wizerunku influencera może być również szerszy, niż zakres upoważnień do korzystania z utworów. W zakresie korzystania z wizerunku często wzory umów z influencerami zawierają szersze możliwości korzystania z wizerunku, niż te dot. korzystania z utworów.
W sytuacji, gdy Agencja działa w imieniu marki, konieczne jest zapewnienie agencji możliwości przeniesienia zgody na korzystanie z wizerunku na jej klienta. Bez tego zastrzeżenia, prawo do korzystania z wizerunku Influencera będzie miała tylko Agencja, a jej klient (marka) będzie musiał sam uzyskać odrębną zgodę.
Chcesz się dowiedzieć więcej o wizerunku? Przeczytaj nasz artykuł: Wizerunek i jego rozpowszechnianie
Krok 7: Opisz zasady rozliczeń i określ wysokość wynagrodzenia pieniężnego Influencera lub czy jest to umowa barterowa z Influencerem
Jednym z kluczowych elementów umowy jest określenie wynagrodzenia dla Influencera. Może to być stała kwota, procent od sprzedaży generowanej przez Influencera lub inna forma wynagrodzenia. Warto także określić terminy płatności, aby Influencer wiedział, kiedy może oczekiwać zapłaty.
W umowie można również przewidzieć rozliczenie barterowe (barter), które polega na wymianie towarów lub usług bez użycia gotówki. Przykładem sytuacji, w których korzysta się z rozliczeń barterowych jest np. przekazanie Influencerowi w prezencie produktu, którego recenzję Influencer ma następnie przygotować i opublikować lub sponsorowanie udziału Influencera w wydarzeniach, w zamian za publikację relacji z eventów.
Pamiętaj jednak o tym, żeby ustalić, czy przysługujące Influencerowi wynagrodzeniem obejmuje także przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji za korzystanie z utworów na każdym polu eksploatacji. W innym przypadku, konieczne będzie wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia.
Więcej w temacie rozliczeń z Influencerem znajdziesz w naszym artykule: Jak rozliczyć się z Influencerem?
Krok 8: Zobowiąż Influencera do zachowania w tajemnicy informacji poufnych oraz (opcjonalnie) zapisz w umowie zakaz konkurencji
W ramach współpracy z Influencerem mogą zostać przekazane mu informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa a zatem takie, co do których nie chciałbyś/ nie chciałabyś, aby ujrzały światło dzienne. Z drugiej strony, szczególnie przy długich współpracach Influencer również może przekazać Ci istotne dla niego informacje (np. o jego prywatnym życiu) i może nie życzyć sobie ich ujawniania.
Warto zatem zadbać o wpisanie do umowy obowiązku zachowania poufności. Postanowienia umowy powinny szczegółowo określać, jakie informacje są traktowane jako poufne. Więcej na ten temat w naszym artykule: Umowa NDA (o zachowaniu poufności) – co powinna zawierać dobra umowa?
Niezależnie od tego, możesz zobowiązać Influencera do niepodejmowania współpracy z Twoimi bezpośrednimi konkurentami w okresie trwania umowy. Z naszego doświadczenia przy doraźnych współpracach taki zakaz zastrzegany jest do czasu publikacji ostatniego z postów przewidzianych umową lub również przez krótki okres po zakończeniu publikowania. Przy dłuższych współpracach, np. gdy Influencer jest ambasadorem marki, zakres i czas trwania zakazu konkurencji może być zdecydowanie dłuższy.
Kwestie związane z zakresem i czasem obowiązywania zakazu konkurencji powinny być szczegółowo określone w umowie. Po więcej informacji w zakresie zakazu konkurencji odsyłam do naszych artykułów:
Krok 9: Przemyśl i określ w umowie co może się stać, gdy współpraca się nie układa lub coś poszło nie tak
Weź pod uwagę, że nawet najbardziej obiecująca współpraca może spalić na panewce. Przyczyn może być sporo. Warto zatem wprowadzić do umowy mechanizm, który w takiej sytuacji pozwoli na jej rozwiązanie lub odstąpienie od niej. Szczególnie istotne byłoby zastrzeżenie możliwości natychmiastowego zakończenia współpracy dla marki lub agencji działającej w jej imieniu w przypadku istotnych, rażących naruszeń umowy przez Influencera. Przykładem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy może być publikacja postów z naruszeniem przepisów prawa czy praw autorskich lub dóbr osobistych innych osób.
Samo rozwiązanie umowy lub odstąpienie od niej, może jednak być niewystarczające. Podobnie jak inne działania marketingowe, działania z zakresu Influencer marketingu są podatne na naruszenia praw autorskich czy dóbr osobistych. Istotne jest zatem takie uregulowanie odpowiedzialności, aby marka lub Agencja działająca w jej imieniu nie odpowiadała za naruszenia dokonane przez Influencera. Zaś w przypadku, gdy niemożliwe będzie uniknięcie odpowiedzialności – aby mieć możliwość dochodzenia od Influencera obowiązku naprawienia szkody np. zapłaty nałożonych na markę lub agencję kar i odszkodowań.
W umowie z Influencerem można również zastrzec kary umowne. Zwykle w takich umowach obejmują np. naruszenie obowiązku poufności czy zakazu konkurencji.
Jeżeli chcesz przeczytać więcej na temat ewentualnych naruszeń, zapraszam do tego artykułu: Naruszenie praw autorskich w kampanii reklamowej, czyli jak poradzić sobie z kryzysem na linii Agencja-Klient
Krok 10: Nie zapominaj o przetwarzaniu danych Influencera
RODO jest czymś, o czym należy pamiętać przy każdej współpracy – czy to umowie najmu lub dzierżawy powierzchni reklamowej, czy współpracy z ramach influencer marketingu.
Pamiętaj, że zawierając umowę z Influencerem przetwarzasz jego dane osobowe. Zatem zgodnie z RODO musisz doręczyć mu klauzulę informacyjną, w której wyjaśnisz jakie dane przetwarzasz, jak długo i w jakim celu a także jakie przysługują mu w związku z tym prawa.
W przypadku gdy w zawarciu umowy i dalszej współpracy uczestniczą również agencje np. po stronie marki oraz po stronie Influencera sytuacja z przetwarzaniem danych może się skomplikować i jedna klauzula będzie niewystarczająca. Konieczne może być wtedy również zawarcie dodatkowej umowy powierzenia przetwarzania danych lub o współadministrowaniu.
Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym artykułem:
- Jak wdrożyć RODO w agencji marketingowej?
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – co musi zawierać?
Podpisanie dobrej umowy Influencerem jest kluczowym elementem udanej współpracy. Dbałość o szczegóły i jasne określenie warunków pozwolą uniknąć nieporozumień i konfliktów. Pamiętaj, że każda umowa powinna być dostosowana do konkretnych potrzeb i sytuacji, dlatego warto skonsultować się z prawnikami specjalizującym się w Influencer marketingu – takimi jak specjaliści z kancelarii Creativa Legal! Skontaktuj się z nami przez formularz a chętnie Ci pomożemy przygotować dobrą umowę z Influencerem!
Zdjęcie opublikowane przez Danila Giancipoli.
