Podsumowanie na start
Jeżeli nie chcesz czytać całego artykułu, zapoznaj się z kilkoma najważniejszymi punktami dotyczącymi tego jak napisać dobrą umowę ze współpracownikiem Agencji:
- wybierz odpowiednią formę umowy – jeżeli zależy Ci na większej swobodzie w ułożeniu Twojej współpracy i niższych kosztach najlepsza będzie umowa o świadczenie usług B2B, jeżeli chcesz zapewnić swoim współpracownikom dużą stabilność zatrudnienia a niestraszne Ci składki – umowa o pracę to jest coś czego szukasz,
- precyzyjnie wskaż zakres obowiązków swój, jak i swojego współpracownika, nie zapominaj o zobowiązaniu do pozostawaniu w kontakcie z Tobą i reagowaniu na zlecane przez Ciebie zadania oraz Twoje ewentualne uwagi i zastrzeżenia,
- określ czas trwania umowy, a także warunki i przyczyny rozwiązania umowy, jeżeli współpraca nie będzie się dobrze układać,
- zawrzyj w umowie postanowienia dot. przeniesienia praw autorskich do utworów, które Twój współpracownik stworzy w ramach współpracy,
- zastrzeż w umowie obowiązek zachowania informacji poufnych oraz Twojego know-how w tajemnicy a także zakaz współpracy z klientami Twojej Agencji za Twoimi plecami,
- jeżeli nie wybrałeś/wybrałaś umowy o pracę jako formy współpracy, opisz dokładnie zasady ponoszenia przez Twojego współpracownika odpowiedzialności a także zastrzeż kary umowne, np. w przypadku naruszenia zakazu poufności lub zakazu konkurencji.
Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o podstawach zakładania i prowadzenia Agencji marketingowej, przeczytaj poniższe artykuły naszej kancelarii:
- Jak założyć agencję marketingową?
- Jak napisać dobrą umowę marketingową?
- Jak wdrożyć RODO w agencji marketingowej?
Jaką umowę z współpracownikiem zawrzeć? Prawny charakter umowy z współpracownikiem
Proces zatrudniania współpracowników należy zacząć od ustalenia, w analityczny sposób, co możesz takiej osobie zaproponować. Następnie trzeba ustalić jaką umowę z współpracownikiem zawrzeć. Aby to ustalić musisz zastanowić się nad założeniami biznesowymi Waszej współpracy. Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy jednym projekcie, może to być umowa o dzieło. Jeżeli zaś chodzi o stałą współpracę – umowa świadczenia usług lub umowa o pracę.
Każdy z tych rodzajów umów wiąże się z innymi skutkami prawnymi, ale również z innymi obciążeniami podatkowymi dla Ciebie jako Agencji.
Czy mogę mieć jeden szablon umowy ramowej dla wszystkich współpracowników agencji reklamowej?
Pamiętaj jednak, że nie możesz zastępować jednego rodzaju umowy innym, nawet jeżeli masz dobry szablon umowy ramowej. Postanowienia w całej umowie muszą być ze sobą spójne. Jeżeli Twoja umowa ma cechy stosunku pracy, Twój współpracownik może żądać przed sądem ustalenia, że w istocie zawarł on z Tobą umowę o pracę! Jeżeli mu się powiedzie przed sądem oznacza to, że będziesz musiał nie tylko zapłacić nieopłacone wcześniej składki, to jeszcze dać mu skorzystać z wszystkich innych pracowniczych uprawnień takich jak np. wypłata zaległych nadgodzin czy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Umowa o pracę
Najbardziej sformalizowaną umową jest umowa o pracę – jest ona szeroko uregulowana w Kodeksie pracy. Umowa o pracę daje pracownikowi najwięcej praw, a także najwięcej obowiązków nakłada na Agencję jako pracodawcę, również w zakresie podatkowym z uwagi na konieczność odprowadzania pełnych składek na ubezpieczenia społeczne. Charakteryzuje się stosunkiem podporządkowania pracownika, który musi wykonywać polecenia pracodawcy. Pracownik z mocy prawa ma takie uprawnienia jak urlop, korzystanie z chorobowego czy ochronę w przypadku rodzicielstwa lub bezpodstawnego zwolnienia.
Umowa o świadczenie usług i umowa b2b
Umową, która zaś jest najmniej sformalizowana jest umowa o świadczenie usług. Podobnie jak umowa o pracę jest to umowa starannego działania, co oznacza, że osoba świadcząca usługi nie odpowiada za rezultat jej działań a za ich staranne wykonywanie. Przy czym, nie jest ona uregulowana bezpośrednio w przepisach prawa, zatem strony mają dużą swobodę w jej ukształtowaniu. Może to być umowa o stałą współpracę, czy tylko doraźna z freelancerem, obejmująca sporadyczne zamówienia.
Jest ona również korzystniejsza podatkowo i księgowo dla Agencji, ponieważ jeżeli współpracownik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (jest przedsiębiorcą) to po jego stronie jest zapłata wszystkich składek i podatków. W sytuacji, gdy współpracownik takiej działalności nie prowadzi to, o ile nie ma innej podstawy do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, Agencja będzie zobowiązana do rozliczania składek.
Umowy o współpracy w ramach B2B są również korzystne dla Agencji, ponieważ z prawnego punktu widzenia są zawierane pomiędzy dwiema firmami. Zatem nawet mniej korzystne postanowienia umowy, które w przypadku pracowników czy konsumentów lub osób nieprowadzących swojej działalności gospodarczej byłyby niedopuszczalne, przy współpracy business to business nie powinno być z nimi problemu, w przypadku sporu.
Umowa o dzieło
Pod względem podatkowo-składkowym, najkorzystniejsza dla Agencji jest umowa o dzieło. Aktualnie nie jest ona objęta żadnego rodzaju oskładkowaniem, chociaż coraz głośniej mowa o tym, że to nastąpi. Umowa o dzieło jest umową rezultatu, zatem będzie dobrym wyborem dla takich doraźnych współprac, gdzie liczy się konkretny efekt np. przygotowanie pakietu grafik czy wykonanie filmu. Pamiętaj jednak, że ZUS bacznie przygląda się umowom o dzieło. Od 2021 r. jednym z obowiązków jest zgłaszanie do ZUS każdej zawartej umowy o dzieło, jeżeli zostanie zawarta z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy. I to w ciągu siedmiu dni od zawarcia takiej umowy.
Jak określić zakres obowiązków Agencji i jej współpracownika?
Szczegółowy zakres obowiązków współpracownika Agencji zależeć będzie od jego stanowiska i specjalizacji. Będzie więc inny dla social media managera, a inny dla grafika. Dlatego warto precyzyjnie określić to, do czego zobowiązany będzie współpracownik. Niezależnie od tego, warto w umowie zawrzeć zobowiązania do bieżącego kontaktu z Agencją i konieczności reagowania na zlecane przez Agencję zadania.
Pamiętaj, że Twój współpracownik, będzie wykonywał zadania, których ostateczny rezultat Ty będziesz musiał/musiała przekazać Twojemu kontrahentowi. Dlatego warto zapewnić w umowie obowiązek przekazania plików otwartych, które mogą zostać później w prosty sposób edytowane, np. gdy konieczne będzie prowadzenie poprawek do projektu dla Twojego klienta. Warto zapewnić, aby również inni Twoi współpracownicy, mogli tego rodzaju zmiany wprowadzić.
Jeżeli chodzi o zakres obowiązków Agencji, to oprócz najważniejszego dla jej współpracownika tj. wypłacenia wynagrodzenia obowiązki te mogą obejmować również np. dostarczenie pracownikowi sprzętu do pracy czy dodatkowe świadczenia takie jak ewentualne benefity (opieka medyczna czy pakiety sportowe). Pamiętaj jednak, że zasady wypłaty wynagrodzenia powinny być szczegółowo opisane, tak aby zapewnić łatwe rozliczenia i minimum formalności, a nie komplikować nadmiernie kwestii księgowych.
Pamiętaj również, że w każdym przypadku umowy ze współpracownikiem czy podwykonawcą, jednym z obowiązków Agencji będzie zlecanie wykonania zadań i dostarczanie koniecznych informacji i materiałów. Na przykład, przekazanie briefu klienta czy materiałów od niego otrzymanych w celu przygotowania contentu.
Zwróć też uwagę, że jeżeli aktualnie nie ma zadań dla Twojego współpracownika, mimo tego może się okazać, że i tak konieczna będzie zapłata mu wynagrodzenia. Jeżeli mówimy o Twoim pracowniku, to tak będzie zawsze, a jeżeli o współpracowniku z umową B2B – zależy to od umowy i tego, czy współpracownik wykazywał gotowość do świadczenia usług.
Jeżeli masz wątpliwości, czy Twój aktualny wzór umowy z współpracownikami odpowiednio Cię zabezpiecza – napisz do nas przez formularz a jako Twoi partnerzy: adwokaci i radcowie prawni, przychodzimy na ratunek kreatywnym i odezwiemy się do Ciebie i ustalimy, jak możemy Ci pomóc!
Czy Agencja musi zapewnić współpracownikowi sprzęt do pracy?
Jeżeli chodzi o sprzęt dla współpracowników, który pracują z Agencją B2B, to Agencja nie ma obowiązku zapewniać im sprzętu czy oprogramowania.
Inaczej sytuacja wygląda przy osobach zatrudnionych na umowie o pracę. Z samego założenia to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt. Jest od tego pewien wyjątek dotyczący pracy zdalnej – gdy pracownik z pracodawcą tak ustalą a sprzęt i materiały pracownika spełniają wymagane warunki BHP. Zastanów się jednak, czy wyrażasz zgodę na to. Jest to zdecydowanie mniej kosztowne rozwiązanie ale… niezbyt bezpieczne 😉Warto zatroszczyć się o zapewnienie pracownikom i współpracownikom odpowiedniego sprzętu komputerowego a także legalnego oprogramowania. Dzięki temu Agencja będzie miała większą kontrolę nad bezpieczeństwem informacji przekazywanych współpracownikowi.
Czy współpracownik może mieć dni wolne, jeżeli nie jest pracownikiem Agencji?
Zasadniczo uprawnienie do urlopu to charakterystyczna cecha umowy o pracę. Coroczny urlop jest gwarantowany w Kodeksie Pracy.
W przypadku umowy B2B wygląda to zdecydowanie inaczej. Biorąc pod uwagę, że z charakterystyki tych umów wynika dowolność współpracownika w wyborze odpowiedniego czasu i sposobu świadczenia usług lub przygotowania dzieła określanie dni wolnych nie jest dla takiego współpracownika niezbędne.
Realia rynku są jednak inne a Agencjom zależy często na tym, aby ich współpracownicy pozostawali do dyspozycji Agencji w określonym czasie. Zaś współpracownicy chcą mieć zapewniony odpowiedni czas odpoczynku.
Biorąc pod uwagę fakt, że strony umowy B2B mogą właściwie dowolnie ułożyć współpracę to nie ma przeszkód, aby w umowie uregulować, że współpracownik będzie pozostawał do dyspozycji Agencji tylko w dni robocze w określonych godzinach, czy że współpracownikowi przysługuje określona liczba dni, w których może powstrzymać się od świadczenia usług.
W jaki sposób określić czas trwania umowy z współpracownikiem?
Umowy z współpracownikami można zawierać na czas określony lub na czas nieokreślony. Szczegóły mogą się jednak różnić, w zależności od rodzaju umowy, który zwierasz. Na przykład, gdy jako Agencja chcesz zawrzeć umowę o pracę, pamiętaj, że po upływie 33 miesięcy umowy na czas określony przekształci się ona w sposób automatyczny w umowę o pracę na czas nieokreślony.
Zaś w przypadku umowy o dzieło jest ona zasadniczo zawierana na czas wykonania określonego dzieła. Na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnej możesz od niej odstąpić – wtedy umowa o dzieło uznawana jest za niezawartą.
Największą swobodę gwarantuje umowa o świadczenie usług. Sposób określenia czasu jej trwania jest właściwie dowolny. Można również przewidzieć automatyczne jej przedłużanie czy szczególne powody i warunki jej wypowiedzenia.
Czy umowa powinna wskazywać sposoby i możliwości zakończenia współpracy?
Zawierając umowę z współpracownikiem Agencja powinna się przygotować również na jej rozwiązanie lub zakończenie.
W przypadku umów o pracę, szczegółowe zasady ich wypowiadania określa Kodeks pracy. Inaczej sprawa się ma w przypadku umów B2B, gdzie ułożenie całego stosunku prawnego wynika od zgodnej woli stron. Jeżeli nic nie zostanie wskazane w umowie B2B to każda ze stron może ją wypowiedzieć właściwie bez ograniczeń i bez żadnego uzasadnienia.
Dla zabezpieczenia stabilności zespołu Agencji warto jednak uregulować odpowiedni okres wypowiedzenia – taki, który umożliwi przekazanie spraw innym współpracownikom i da Agencji czas na znalezienie innej osoby na miejsce odchodzącej osoby.
Oprócz tego, gdy w trakcie współpracy coś pójdzie nie tak, warto, aby Agencja zostawiła sobie furtkę pozwalającą na natychmiastowe rozwiązanie umowy w określonych przypadkach. Tego rodzaju możliwość może być konieczna w przypadku np. rażącego niewykonywania umowy, spowodowania przez współpracownika szkody u Agencji lub Klienta, opóźniania się w wykonywany zadań czy w innych niespodziewanych sytuacjach.
Jak uregulować prawa autorskie współpracownika Agencji marketingowej?
Jako że tworzenie i sprzedawanie contentu swoim klientom jest w mojej ocenie sercem działalności każdej Agencji to Agencja musi zapewnić sobie odpowiednie prawa do tego, co udostępnia następnie klientom. Współpracownik może być samodzielnym twórcą lub współtwórcą utworu. Z tego względu w umowie z współpracownikiem muszą znaleźć się postanowienia o przeniesieniu praw autorskich do stworzonych w ramach wykonywania umowy utworów na Agencję.
Podobnie jak wcześniej, szczegółowe zasady dotyczą pracowników. Na podstawie art. 12 Prawa autorskiego, jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca nabywa prawa autorskie majątkowe do utworu stworzonego przez pracownika w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe. Z tego względu nawet gdy w umowie o pracę nie będzie postanowień dotyczących przeniesienia praw to Agencja uzyska je na podstawie ustawy. Nie oznacza to jednak, że umowa o pracę może zostać potraktowana po macoszemu. W umowie o pracę można uregulować te kwestie korzystniej dla Agencji niż przewiduje domyślnie prawo autorskie.
Zaś w przypadku współpracowników i pozostałych umów (umowy o dzieło, zlecenia czy o świadczenie usług) wymagane jest szczegółowe uregulowanie tej kwestii, ponieważ w innym przypadku Agencji przysługiwać będzie tylko licencja niewyłączna do stworzonych przez współpracownika utworów.
Regulacja praw autorskich w umowie z współpracownikiem powinna m.in.:
- odnosić się do wszystkich utworów, stworzonych w ramach wykonania umowy,
- określać możliwie najszerszy zakres korzystania z utworów,
- nie zawierać ograniczeń dotyczących czasu czy terytorium przeniesienia praw do utworów,
- regulować możliwość dokonywania przez Agencję opracowań utworów i udzielania dalszych zezwoleń na wykonywanie praw zależnych,
- zobowiązywać współpracownika do niewykonywania autorskich praw osobistych do utworów.
Pamiętaj, że zawierając umowę o przeniesienie praw autorskich konieczne jest zachowanie formy pisemnej! Bez zachowania tej formy umowa będzie nieskuteczna. Zatem umowa musi zostać własnoręcznie podpisana lub podpisana podpisem kwalifikowanym.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o prawach autorskich i dlaczego tak istotne jest prawidłowe uzyskanie praw od swojego współpracownika zajrzyj do naszego artykułu: Jak uregulować prawa autorskie w umowie marketingowej?
Co zrobić, aby ochronić Agencję przed wyjawieniem jej know-how i informacji poufnych? Czy w umowie z współpracownikiem można zawrzeć zakaz konkurencji i NDA?
Mimo że postanowienia dotyczące obowiązku zachowania poufności co do tajemnicy przedsiębiorstwa wynikają z takich uregulowań jak ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, to warto również w umowie zawrzeć postanowienia dotyczące ochrony know how i informacji poufnych. Ponieważ współpracownik będzie mieć dostęp do wrażliwych danych dotyczących współpracy z twoimi kontrahentami warto w umowie z współpracownikiem określić:
- jakie informacje będą uznawane za poufne,
- sposób oznaczania informacji poufnych,
- obowiązki w stosunku do informacji poufnych,
- czas obowiązywania poufności,
- kary umowne, czyli sankcje za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.
Więcej informacji na temat ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa znajdziesz w naszym artykule: Umowa o zachowaniu poufności – co powinna zawierać dobra umowa?
Czy można zawrzeć umowę z współpracownikiem Agencji na wyłączność?
Dobrzy współpracownicy to skarb, dlatego warto zabezpieczyć swoją Agencję, aby Twoi współpracownicy nie pracowali również dla innych podmiotów. Brak takiego zapisu może spowodować nie tylko większe ryzyko ujawnienia informacji poufnych i Twojego know-how, ale też mniejszą dyspozycyjność lub gorsze świadczenie usług przez Twojego współpracownika dla Ciebie.
W swojej umowie B2B możesz wprowadzić zakaz świadczenia jakichkolwiek usług na rzecz innych podmiotów, również tych niekonkurencyjnych.
W przypadku zaś umowy o pracę nie możesz w całości zakazać jakiejkolwiek działalności – możesz jedynie zakazać podejmowania działalności konkurencyjnej względem Ciebie jako Agencji. Zatem jeżeli Twój pracownik chciałby rozwijać w wolnym czasie swój warsztat samochodowy, niestety nie możesz mu tego zakazać.
Pamiętaj jednak, aby precyzyjne określić zakres ewentualnego zakazu konkurencji, w szczególności co rozumiesz przez podejmowanie działalności konkurencyjnej (np. czy tylko świadczenie usług czy również np. założenie spółki?) i na czym polega działalność konkurencyjna względem Ciebie (np. czy cała działalność reklamowa, czy może tylko jej wycinek, taki jak np. social media management?).
Umowa może również obejmować postanowienia dotyczące zakazu współpracy danego współpracownika z dotychczasowymi klientami Agencji, co zabezpieczy Agencję przed podbieraniem jej klientów.
Czy umowa z współpracownikiem może zawierać zakaz konkurencji po jej rozwiązaniu?
Zakaz konkurencji może obejmować również czas po rozwiązaniu umowy z Agencją. Tutaj jeszcze bardziej istotne jest precyzyjne określenie co masz na myśli pisząc: „działalność konkurencyjna”. Tak jak w przypadku zakazu konkurencji w trakcie trwania umowy, musisz wskazać w umowie co rozumiesz przez podejmowanie działalności konkurencyjnej i jaka działalność jest względem Ciebie konkurencyjna.
W przypadku zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy pojawia się jeszcze obowiązek wskazania wynagrodzenia za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej. Wynagrodzenie to nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika.
Jeżeli zaś chodzi o umowy B2B ustawa nie przewiduje wyraźnego wymogu zapłaty wynagrodzenia za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej. Brak takiego wynagrodzenia może jednak zostać uznany za naruszenie zasad współżycia społecznego, jeżeli:
- jako Agencja narzucasz ten obowiązek powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej Twojemu współpracownikowi,
- Twój współpracownik nie ma dostępu do chronionego know-how lub otrzymywane przez niego informacje nie będą przydatne dla konkurencji,
- podstawowe wynagrodzenie umowne Twojego współpracownika nie jest wysokie,
- zakres zakazu konkurencji znacznie ogranicza drugiej stronie wykonywanie swojego zawodu,
- zakaz konkurencji obowiązuje przez długi czas po rozwiązaniu umowy,
a więc umowa w zakresie zakazu konkurencji będzie uznana za nieważną.
Jak określić odpowiedzialność współpracownika Agencji w umowie?
Pod względem przerzucenia odpowiedzialności na współpracowników Agencji najmniej korzystna jest umowa o pracę. Cała odpowiedzialność ciąży na Agencji a ewentualne dochodzenie roszczeń od pracownika jest ograniczone do jego trzymiesięcznego wynagrodzenia (chyba, że zostanie udowodnione, że działał on umyślnie, co w praktyce jest dość trudne). Ponadto, nie można zastrzec w umowie o pracę kar umownych.
Z tego względu wiele Agencji decyduje się na współpracę na podstawie umowy B2B. Zgodnie z zasadami ogólnymi, na podstawie Kodeksu Cywilnego taki współpracownik będzie odpowiadał za każde zawinione niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy z Agencją. Przy czym, zasady ponoszenia odpowiedzialności mogą być zmienione na korzystniejsze dla Agencji, np. możliwe jest zastrzeżenie kar umownych, czy rozszerzenie odpowiedzialności o naruszenia niezawinione a także możliwość przerzucenia na współpracownika ewentualnych kar lub odszkodowań, które Agencja zapłaciła swojemu klientowi (w sytuacji, w której odpowiedzialność Agencji wynikła z działań lub zaniechań danego współpracownika).
Jeżeli zaś mówimy o umowach o dzieło, obejmujących doraźne współprace Agencja może nie tylko zastrzec kary umowne i powoływać się na odpowiedzialność wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego umowy, ale też dochodzić swoich roszczeń na podstawie rękojmi w przypadku wadliwości dzieła (podobnie jak przy sprzedaży).
Współpracownik b2b w Twojej agencji marketingowej a przetwarzanie danych osobowych
Zawierając umowę z współpracownikiem, niezależnie czy współpracownikiem b2b czy pracownikiem musisz go poinformować o tym jak i w jakim celu dane osobowe będą przetwarzane. Konieczne jest zatem przekazanie klauzuli informacyjnej – już na etapie rekrutacji. Możesz mu ją wysłać w odpowiedzi na złożone CV lub zamieścić odnośnik do Polityki prywatności w miejscu gdzie opublikowałeś/opublikowałaś ogłoszenie.
Oprócz tego, Twój współpracownik najprawdopodobniej będize miał dostęp do danych osobowych swoich kolegów z pracy a także Twoich klientów. Zatem powinien otrzyma od Ciebie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Teraz już wiesz, o co zadbać w dobrej umowa ze współpracownikiem Agencji marketingowej. Wiesz już, że kontrakty z współpracownikami nie mają na celu wyłącznie zapełniać Twojego archiwum, ale są istotnym sposobem ochrony Twojej Agencji. Jeżeli masz wątpliwości, która z form współpracy będzie dla Ciebie odpowiednia lub nie jesteś pewien/pewna czy Twoje umowy ze współpracownikami zawierają wszystkie niezbędne elementy – skorzystaj z naszego formularza a z przyjemnością Ci pomożemy!
