Co powinna zawierać dobra umowa wdrożeniowa IT?

Jeśli:

1. planujesz rozpoczęcie współpracy z software housem,
2. jesteś osobą odpowiedzialną w Twojej firmie za wdrażanie usług IT lub
3. chcesz dowiedzieć się jak określić prawa i obowiązki stron w umowach IT

– ten artykuł jest zdecydowanie dla Ciebie!

Przeczytaj także:

• Jak wybrać Software House? Poradnik od prawnika
• Jak zrobić MVP i PoC zgodnie z prawem? 
• Jak napisać regulamin dla aplikacji SaaS?
• Jak napisać regulamin aplikacji mobilnej krok po kroku? Prawnik radzi
• Prawa autorskie i SaaS: Co warto wiedzieć?

Podsumowanie na start

Nie masz czasu na czytanie całego artykułu? Nie szkodzi. Oto podsumowanie najważniejszych informacji: 

1. Przepisami prawa regulującymi umowę wdrożeniową są przede wszystkim przepisy Kodeksu cywilnego odnoszące się do umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Oprócz tego przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych lub udzieleniu licencji zastosowanie znajdą przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Przed zawarciem umowy wdrożeniowej dokładnie określ swoje cele i potrzeby. W tym celu możesz przygotować projekt rozwiązania IT lub jego zarys. Ważne abyś wiedział/a, co chcesz osiągnąć przez stworzenie rozwiązania IT oraz jak właściwie określić zakres prac;

Jako zamawiający w szczególności powinieneś zadbać o to, aby w treści umowy znalazły się następujące elementy:

1. precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług przez wykonawcę projektu,
2. wskazanie ram czasowych na wykonanie poszczególnych prac (w tym celu najlepiej przygotować harmonogram prac),
3. określenie budżetu projektu oraz wynagrodzenie za wykonanie kolejnych usług,
4. procedury wsparcia technicznego ze strony software house’u oraz zasady odpowiedzialności wykonawcy na wypadek ich niedotrzymania,
5. odpowiedzialność wykonawcy za dostarczone rozwiązanie IT oraz określenie zasad rękojmi;
6. gwarancja jakości dostarczonego rozwiązania IT,
7. skuteczne przeniesienie autorskich praw majątkowych do dzieł dostarczonych w ramach projektu lub udzielenie odpowiedniej licencji, oraz zabezpieczenie się na wypadek, gdyby wykonawca naruszył prawa autorskie podmiotów trzecich,
8. regulacja kwestii przetwarzania danych osobowych oraz określenie zasad odpowiedzialności wykonawcy za naruszenie przepisów prawa chroniących dane osobowe,
9. określenie zasad zachowania poufności oraz kar umownych za ich naruszenie,
10. klarowne warunki wypowiedzenia umowy oraz postanowienia upoważniające jedną ze stron do odstąpienia od umowy w sytuacji, gdy druga nie będzie wykonywać obowiązków wskazanych w umowie.

Już na tym etapie masz pytania? Skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji, uzupełnij formularz kontaktowy a skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h i ustalimy to, jak możemy Ci pomóc 🙂

Odsłuchaj także podcastu:

Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.

Pobierz bezpłatnego e-booka dla SaaS:

Pobierz e-booka: https://creativa.legal/e-booki/aplikacje-saas/

lub zapisz się do newslettera:

(Dalsza część artykułu poniżej.)

Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć  Twoją firmę technologiczną lub software house pod kątem prawnym i biznesowym.

Dołącz do społeczności właścicieli, kadry zarządzającej i managerskiej w firmach technologicznych i software house! Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.

Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk tech” przeczytasz pod linkiem: https://letstalktech.pl/

Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami m.in. bezpłatne nagrania webinarów i szkoleń dla startupów i branży tech!

W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.

E-mail

Dołącz do newslettera!

Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Jakie przepisy mają zastosowanie do umów wdrożeniowych IT?

Umowa wdrożeniowa koncentrująca się na świadczeniu usług, wsparciu w tworzeniu czy wdrażaniu rozwiązań informatycznych z prawnego punktu widzenia będzie traktowana jako umowa zlecenia. Jeśli jednak strony położą większy nacisk na rezultat – efekt końcowy w postaci stworzenia określonego dzieła (np. aplikacji) – taka umowa będzie mieć charakter umowy o dzieło.

Powyższe rozróżnienie stanowi jednocześnie pierwszy istotny powód, dla którego warto zawierać umowy wdrożeniowe.

Właściwe sformułowanie zapisów w umowie pozwala przyporządkować umowę do odpowiednich przepisów prawa cywilnego. Dzięki temu w przypadku sporu sądowego, sąd może łatwiej ustalić czy np. dana umowa ma więcej cech umowy o świadczenie usług czy umowy o dzieło i „dopisać” do tego rozstrzygnięcia określone prawne instytucje chroniące Twoje interesy.

Okoliczność ta może mieć ogromne znaczenie. Jeśli strona przeciwna będzie dowodzić, że zastosowanie mają przepisy korzystne dla niej, a nie te, które faktycznie były brane pod uwagę podczas współpracy, możesz łatwo wykazać fałszywość tych twierdzeń.

Dodatkowo pamiętaj, że postanowienia umowy mogą modyfikować dużą liczbę przepisów Kodeksu cywilnego i kształtować je w sposób korzystny dla Ciebie.

Jak przygotować się do podpisania umowy wdrożeniowej IT?

Najprościej rzecz ujmując, w umowie wdrożeniowej software house zobowiązuje się do świadczenia określonych usług względem zamawiającego, a zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia wykonawcy. Jak to jednak bywa przy umowach IT, sprawa nie jest tak prosta jakby się z pozoru mogło wydawać.

Z tego powodu warto gruntownie przemyśleć, co chcemy osiągnąć poprzez podjęcie współpracy z software house’m już na etapie poprzedzającym podpisanie umowy. W szczególności zastanów się czego konkretnie będziesz oczekiwał/a od zamawianego oprogramowania oraz firmy IT, która Ci je dostarczy.

Idealnym krokiem na tym etapie jest zaprojektowanie przyszłego rozwiązania IT. Jednak aby taki projekt mógł stanowić rzeczywistą podstawę dla prac programistów, powinien być możliwie jak najbardziej szczegółowy i kompleksowo opisywać dane rozwiązanie. Z tego powodu określ w nim:

1. wymagania funkcjonalne oraz wymogi w zakresie bezpieczeństwa (które wynikają np. z wymogów stawianych Ci przez Twoich klientów),
2. wymagania w zakresie obsługi i utrzymania rozwiązania IT,
3. oczekiwane związane z zarządzaniem projektem, bieżącą współpracą i komunikacją,
4. a także wszelkie wymagania dotyczące integracji z innymi systemami.

Dzięki temu, na etapie negocjacji będziesz w stanie szybko zorientować się, czy dany software house sprosta Twoim wymaganiom.

Potrzebujesz pomocy przy sprawdzeniu umowy lub napisaniu jej dla Ciebie? Skorzystaj z bezpłatnej 15 minutowej konsultacji i sprawdźmy, jak możemy Ci pomóc. Uzupełnij prosty formularz, skontaktujemy się z Tobą!

Jakie kwestie powinna regulować umowa wdrożeniowa IT?

Jeśli dysponujesz już projektem i wybrałeś kontrahenta, powinieneś mieć pewność, że obie strony wiedzą co chcą osiągnąć. Teraz przychodzi czas na podpisanie umowy.

Z mojego doświadczenia szczególnie istotnymi elementami umowy wdrożeniowej są:

1. ramy czasowe realizacji projektu, w tym harmonogram prac,
2. budżet projektu oraz warunki płatności za wykonanie poszczególnych każdego z etapów,
3. zasady określające wsparcie techniczne ze strony software house’u,
4. odpowiedzialność software house’u za prawidłowość wykonanych prac (lub ich niewykonanie),
5. udzielenie gwarancji na dostarczone oprogramowanie (powinna obejmować ona nie tylko efekt końcowy, ale również efekt prac wykonywanych w ramach wsparcia technicznego),
6. regulacja kwestii praw autorskich do dzieł dostarczonych w ramach projektu, w tym w szczególności przeniesienie praw autorskich majątkowych lub udzielenie licencji Twojej firmie na korzystanie z dostarczonego oprogramowania,
7. regulacja kwestii przetwarzania danych osobowych oraz określenie zasad odpowiedzialności software house’u za naruszenie przepisów RODO i postanowień umowy odnoszących się do ochrony danych osobowych,
8. określenie zasad zachowania poufności oraz kar umownych za ich naruszenie,
9. warunki i zasady wypowiedzenia umowy przez obie strony wraz z postanowieniami odnoszącymi się do wzajemnych rozliczeń.

Oprócz wskazanych powyżej elementów, w umowach IT mogą znaleźć się dodatkowe kwestie w zależności od projektu i konkretnych okoliczności. Jak to trafnie ujął pewien starożytny grecki filozof „Nie ma dwóch takich samych wdrożeń” 🙂

Na przykład, w postanowieniach umowy na wykonanie projektu IT strony mogą wskazać, w jakiej metodyce projektowej będą realizowane prace. Możliwości rozwiązań jest wiele, od tradycyjnej metody kaskadowej (waterfall) po metodyki zwinne (agile, scrum, kanban). Wybór powinien zostać dokonany w zależności od charakteru projektu. 

Jak dobrze opisać przedmiot umowy wdrożeniowej? Krok po kroku

Wdrożenie oprogramowania w organizacji to dość złożony proces. Z tego powodu przedmiotem umowy wdrożeniowej jest skomplikowany konglomerat różnego rodzaju świadczeń ze strony firmy IT na rzecz zamawiającego. Dlatego szczególną uwagę w umowie warto poświęcić właściwemu sformułowaniu wzajemnych obowiązków stron, tak by obejmowały całe wdrożenie.

 Standardowo w tym miejscu powinny znaleźć się następujące elementy:

1. wskazanie etapów wdrożenia,
2. odniesienie do harmonogramu prac stanowiącego załącznik do umowy;
3. opis procedury zgłaszania zmian harmonogramu i ich akceptacji;
4. opis wymagań i specyfikacji technicznej (jeśli taką masz lub stworzycie wspólnie z software house’em).

Jak opisać etapy prac w umowie wdrożeniowej na system IT?

Podział na etapy i opis prac w ich ramach powinien być klarowny i przejrzysty. Należy pamiętać, że niezwykle istotne jest, aby zawarte tu sformułowania maksymalnie odzwierciedlały oczekiwania zamawiającego, co powinno zwiększyć szansę że projekt dokładnie zostanie wykonany. 

Standardowo można wskazać następujące etapy wdrożenia IT:

1. etap prac projektowych i programistycznych – może obejmować przygotowanie projektu oraz opracowanie zamówionego systemu informatycznego przez software house,
2. etap implementacji – obejmuje instalację oprogramowania, a następnie konfigurację zgodnie z Twoimi wymaganiami. Na tym etapie wykonawca powinien regularnie informować Cię o postępach prac oraz w jakim czasie zamierza wdrażać kolejne elementy oprogramowania,
3. etap testowania – obejmuje przeprowadzenie testów, które pozwolą Ci na sprawdzenie czy system działa zgodnie z zamówieniem. Jeśli testy okażą się pomyślne, następuje wdrożenie systemu do organizacji, m.in. poprzez instalację programu komputerowego na wszystkich urządzeniach zamawiającego i przeprowadzenie odpowiednich szkoleń pracowników;
4. etap utrzymania – obejmuje prace wykonawcy projektu w zakresie utrzymania i zapewnienia, że będzie działać zgodnie z umową. W umowach wdrożeniowych IT postanowienia te powinny być powiązane z regulacją kwestii zasad dotyczących utrzymania systemu oraz postępowania w przypadku awarii.

W sytuacji, gdy dany projekt ma być realizowany z wykorzystaniem metodyk zwinnych (model agile), umowa powinna zawierać odzwierciedlać założenia tej metodyki oraz procedury konsultowania zmian w projekcie/harmonogramie i sposobu zatwierdzenia przez Ciebie zakończenia prac na danym etapie.

Jednocześnie dopilnuj, że jeśli wykonawca będzie chciał dokonywać zmian zasad współpracy w umowie lub harmonogramie, każdorazowo będzie potrzebował Twojej wyraźnej akceptacji. Ważnie jest, abyś nie pozbawił/a się wpływu na przebieg procesu wdrożenia. Metodyki zwinne dają wykonawcy możliwość elastycznego działania celem uczynnienia finalnego rozwiązania IT jak najbardziej optymalnego dla Twojej firmy. Niemniej nie mogą uczynić Cię zakładnikiem Twojego kontrahenta.

Warto zadbać, aby postanowienia te nie rozrosły się do zbyt dużych rozmiarów. Z tego względu, radzę, żebyś kwestię regulacji bardziej szczegółowych i technicznych przeniósł/przeniosła do załączników. Natomiast w umowie wystarczy jedynie wpisanie cech finalnego rozwiązania, co pozwala stronom na stworzenie bezpiecznej przestrzeni na modyfikowanie kwestii szczegółowych na dalszych etapach prac. 

Harmonogram prac

Harmonogram prac (stanowiący najczęściej załącznik do umowy) to nieodzowny element umów wdrożeniowych. Strony wskazują w nim terminy realizacji poszczególnych etapów projektu oraz końcowy termin dostarczenia systemu informatycznego.

Dokument ten powinien zostać opracowany w sposób realistyczny i zgodny z możliwościami wykonawcy oraz oczekiwaniami zamawiającego. Doskonale zdaję sobie jednak sprawę, że łatwiej jest coś takiego napisać niż zrobić w praktyce.

Z tego powodu sztywne określenie dat w dniach i miesiącach może okazać się skrajnie niepraktycznym rozwiązaniem. Jednym z głównych powodów opóźnień w realizacji złożonych projektów są przeważnie nierealistyczne założenia i zbyt szczegółowe rozpisanie prac, przy jednoczesnym nieuwzględnieniu nieprzewidzianych okoliczności.

Dlatego rekomenduję ujęcie terminów wskazanych w harmonogramie w sposób opisowy np. „płatność za wykonane prace nastąpi w terminie 7 dni od dnia dostarczenia oprogramowania” lub „testy oprogramowania powinny zostać ukończone w terminie 14 dni od ich instalacji na urządzeniach zamawiającego”. Jest to rozwiązanie wygodne, ponieważ pozwala na elastyczne świadczenie usług przez wykonawcę i umożliwia mu reagowanie na nieprzewidziane okoliczności, przy jednoczesnym trzymaniu się ustalonego wcześniej kierunku prac w prowadzonym projekcie.

Patrząc realistycznie muszę jednak stwierdzić, że nawet przy najlepszych chęciach i technice redakcyjnej – wszystkiego nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Z tego powodu powinieneś/powinnaś możliwość określić warunki zmian harmonogramu prac w przypadku wystąpienia większych opóźnień lub wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności np. pojawienia się komiczności zrealizowania dodatkowych prac celem ukończenia danego etapu.

Jednocześnie nie rezygnuj, z ochrony swoich interesów. W szczególności zabezpiecz się na wypadek, gdy:

1. terminy realizacji projektu w harmonogramie zostaną znacznie przekroczone lub
2. wykonawca będzie nieterminowo realizował poszczególne etapy projektu.

Negocjując warunki harmonogramu pamiętaj, że w pierwszej kolejności powinien zapewnić Ci pełną kontrolę nad postępem wdrożenia oprogramowania.

Jak opisać specyfikację techniczną w na potrzeby umowy wdrożeniowej?

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój plan nie spali na panewce, w umowie koniecznie uwzględnij wymagania techniczne, jakie musi spełnić zamówione oprogramowanie. W takim wypadku wystarczy określić w umowie między innymi:

• wymagania technologiczne/sprzętowe i programowe;
• standardy bezpieczeństwa;
• wymagania dotyczące integracji z innymi systemami.

Opis szczegółowych wymagań technicznych przy bardziej złożonych wdrożeniach można zamieścić w dokumencie, który stanowić będzie załącznik do umowy.

Jak określić warunki finansowe w umowie wdrożeniowej? Wartość świadczonych usług, sposób płatności a budżet projektu

Warunki finansowe umowy wdrożeniowej powinny odzwierciedlać elastyczność regulacji zawartych w harmonogramie. Strony powinny mieć możliwość dostosowywania się do bieżących zmian w zakresie prac (wykonawca) oraz płatności za nie (zamawiający).

Z tego względu zadbaj o to, aby harmonogram prac, budżet projektu oraz sposoby płatności były możliwie najbardziej ściśle powiązane. Chodzi o to, aby rozbieżności pomiędzy nimi nie powodowały ewentualnych sporów na etapie realizacji projektu.

Budżet całego wdrożenia powinien uwzględnić m.in.:

1. koszty zakupu i instalacji sprzętu,
2. koszty zakupu albo licencjonowania oprogramowania,
3. koszty wynagrodzenia programistów oraz
4. koszty dodatkowe, takie jak koszty szkoleń pracowników.

Uregulowanie ich w samej umowie nie jest konieczne, ale może stanowić on kolejny załącznik do umowy.

W celu zagwarantowania niezbędnej elastyczności, strony powinny mieć możliwość wprowadzania zmian kosztów w przypadku nieprzewidzianych okoliczności lub zmian związanych np. z zastosowaniem nowych rozwiązań.

Nie należy jednak zapominać o wytyczeniu jasnych granic. Jeśli projekt nie został wyceniony w formie fixed price (stała cena/wycena), bardzo dobrym sposobem na to jest ujęcie budżetu w formie widełek cenowych. Rozwiązanie to umożliwi Twojej firmie planowanie budżetu na przyszłość i uniknięcie niepotrzebnych wydatków w ramach trwającego wdrożenia.

Jak określić zakres wsparcia technicznego w umowie wdrożeniowej?

Umowy wdrożeniowe koniecznie powinny zawierać postanowienia określające zasady wsparcia technicznego w trakcie i po wdrożeniu zamówionego oprogramowania. Element ten stanowi podstawowe zabezpieczenie twoich interesów na wypadek, gdyby doszło błędu lub awarii.

Postanowienia w zakresie wsparcia technicznego powinny zawierać:

1. zakres, terminy, warunki świadczenia wsparcia oraz dodatkowe koszty serwisu. W szczególności regulacje te powinny opisywać procedury postępowania w przypadku awarii systemu informatycznego,
2. rodzaje wsparcia technicznego zapewnianego przez wykonawcę,
3. czas jego reakcji na zgłoszenia oraz czas naprawy,
4. procedury zgłaszania problemów technicznych,
5. kanały komunikacji oraz osoby odpowiedzialne za nie po obu stronach umowy,
6. informację czy wsparcie techniczne objęte jest gwarancją jakości,
7. zasady odpowiedzialności oraz kary umowne w przypadku niewywiązania się przez wykonawcę z postanowień dotyczących wsparcia technicznego.

Dodatkowo postanowienia umowy w zakresie wsparcia technicznego warto uzupełnić o zobowiązanie wykonawcy do przygotowania i przeprowadzenia szkolenia pracowników zamawiającego w związku z wdrożeniem oprogramowania.

Jak określić zasady odpowiedzialności wykonawcy w umowie wdrożeniowej?

W umowach wdrożeniowych IT nie może zabraknąć ogólnych zasad odpowiedzialności Wykonawcy za naruszenie nałożonych na niego obowiązków. W celu uniknięcia wątpliwości przyjmij zasadę, że naruszenie każdego obowiązku wskazanego w umowie, powinno mieć swoje konsekwencje. Jeśli umowa obejmuje również stworzenie oprogramowania, w umowie powinny znaleźć się postanowienia regulujące odpowiedzialność wykonawcy za „dowiezienie” tego rezultatu. 

Wykonawca może odpowiadać zarówno za brak, jak również nienależyte wykonanie zobowiązania. Ponadto, jeśli nie dotrzyma umówionych terminów, może zostać nałożona na niego kara umowna. To samo dotyczy naruszenia obowiązków w zakresie dochowania zasad poufności, ochrony danych osobowych, jak również przeniesienia praw autorskich.

W umowie wdrożeniowej powinna być jasno określona procedura reklamacyjna na wypadek niezgodności oprogramowania z umową. Wraz z nią wskaż zasady i zakres rękojmi za wykonany projekt.

Czy dostawca oprogramowania może udzielić gwarancji na wykonany projekt?

Tak. Twój kontrahent może udzielić gwarancji na oprogramowanie. W umowie powinny zostać dokładnie określone wymagania dotyczące jakości programu oraz terminy, w których wykonawca musi spełnić określone wymagania. Pamiętaj, że powinna dotyczyć nie tylko samego oprogramowania, ale również wszelkich innych elementów projektu, takich jak dokumentacja projektowa, instrukcje obsługi czy szkolenia dla pracowników.

Koniecznym elementem gwarancji jest wskazanie konsekwencji niezgodności dostarczonego produktu z wymaganiami jakościowymi oraz kto poniesie koszty związane z poprawą ewentualnych nieprawidłowości. Oprócz tego powinna być uzupełniona o procedury testowania i weryfikacji projektu oraz sposoby raportowania wyników tych testów.

Gwarancja powinna zminimalizować ryzyko, że system informatyczny nie będzie działał zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Czy umowa wdrożeniowa musi regulować kwestię praw autorskich?

Brak właściwego uregulowania kwestii praw autorskich może doprowadzić do zniweczenie celu, dla którego została zawarta umowa wdrożeniowa. Dlatego musisz zadbać o:

1. przeniesienie autorskich praw majątkowych z wykonawcy na Ciebie lub przynajmniej udzielenie Ci licencji w najszerszym możliwym zakresie wraz ze wskazaniem pól eksploatacji utworu,
2. zapewnienie, że wykonawca jest twórcą oprogramowania (co oznacza, że jest dysponentem autorskich praw majątkowych) lub posiada tytuł prawny do wykonanego oprogramowania,
3. zobowiązanie wykonawcy (w razie naruszenia postanowień w zakresie autorskich praw majątkowych podmiotów trzecich) do zapłaty kary umownej oraz do wstąpienia na twoje miejsce w sytuacji, gdy podmioty trzecie zgłoszą się z roszczeniami naruszenia ich praw autorskich.

Jeśli wdrażane oprogramowanie będzie udostępnione Tobie na zasadzie licencji, koniecznie dopilnuj, aby dokładnie określała w jaki sposób będziesz mógł korzystać z oprogramowania.

Ponadto regulując tę kwestię, nie zapomnij o prawach autorskich do wszelkich dokumentów i materiałów, które zostaną stworzone w trakcie projektu.

Nie wiesz, jak poprawnie uregulować kwestie praw autorskich w umowie wdrożeniowej IT? Skorzystaj z formularza i umów się na 15 minutową bezpłatną konsultację, sprawdzimy to, jak możemy Ci pomóc i od razu coś doradzimy 🙂

Jak zadbać o poufność wrażliwych danych w umowie wdrożeniowej?

Nie zapominaj zadbać również o dane wrażliwe dotyczące Twojego biznesu oraz tajemnicę Twojego przedsiębiorstwa. Świadczenie usług w ramach całego wdrożenia wymagać będzie przekazania, często wrażliwych, informacji na temat core’u Twojej działalności, wykonawcy projektu. Określ dokładnie jakie informacje są objęte klauzulą poufności oraz kto jest zobowiązany do zachowania ich tajemnicy.

Postanowienia te obwaruj karą umowną za ujawnienie poufnych informacji oraz okres obowiązywania klauzuli poufności. Pamiętaj, że powinna obejmować nie tylko wykonawcę, ale również jego podwykonawców oraz pracowników.

W przypadku umów wdrożeniowych, jak również pozostałych umów z obszaru prawa nowych technologii, dobra klauzula poufności jest niezbędna dla ochrony naszego biznesu. W końcu cała branża IT stoi na informacji ze swojej definicji. O tym jak chronić wrażliwe informacje w relacjach biznesowych szerzej piszę w artykule: Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – co powinna zawierać dobra umowa? 

Umowy wdrożeniowe to z reguły kontrakty, przy wykonaniu których dochodzi do przetwarzania danych osobowych różnych kategorii podmiotów. Z tego powodu warto w umowie dodać postanowienia w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych co w zasadzie zabezpieczy interesy obu stron. W tym aspekcie Wykonawca powinien dodatkowo zagwarantować, że jego podwykonawcy będą zobowiązani do przetwarzania danych osobowych zgodnie ze standardem nie niższym niż wynikający z umowy między zamawiającym a wykonawcą. O tym jak skonstruować dobrą umowę RODO piszę tutaj.  

Jak zagwarantować sobie możliwość wyjścia z projektu?

Umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę dotyczącą wypowiedzenia umowy przez Ciebie lub wykonawcę. Określicie w niej podstawowe warunki (jak np. termin wypowiedzenia) zakończenia współpracy oraz zasady wzajemnych rozliczeń.

Oprócz wypowiedzenia umowy, możecie też dodać postanowienie uprawniające jedną ze stron do skorzystania z prawa do odstąpienia od umowy, gdyby druga w sposób rażący nie wywiązywała się ze swoich obowiązków. Pamiętaj jednak, że w przeciwieństwie do wypowiedzenia, realizacja prawa odstąpienia od umowy oznacza, że strony powinny zwrócić wszystko to co do tej pory sobie świadczyły. Mając to na uwadze, rozwiązanie to należy traktować jako „opcję atomową”, z której skorzystasz w ostateczności.

Jaki załączniki powinna zawierać umowa wdrożeniowa?

Ilość załączników do umowy wdrożeniowej może się znacznie różnić w zależności od złożoności danego wdrożenia. Niemniej warto zadbać o to, aby wśród załączników znalazły się:

1. projekt wdrażanego oprogramowania,
2. harmonogram prac,
3. specyfikacja techniczna oprogramowania,
4. budżet projektu,
5. wzory protokołów odbioru prac,
6. wzory protokołów potestowych (w dokumencie tym, określa się sposób przeprowadzenia testów funkcjonalnych systemu oraz kryteria, których spełnienie potwierdza jego zgodność z wymaganiami klienta),
7. dokumenty dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych (np. politykę prywatności, zasady przetwarzania danych itp.),
8. wzór zgłoszenia awarii lub problemów technicznych związanych z oprogramowaniem.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak zabezpieczyć swoje interesy w umowach w IT, to w artykule Jak zabezpieczyć się przy współpracy z Software House’em, znajdziesz mnóstwo informacji uzupełniających treść tego artykułu. 

Jaką metodykę zarządzania projektem wybrać – Agile czy Waterfall?

Dwie dominujące metodyki, zwinna i kaskadowa, oferują różne podejścia do zarządzania projektem. Wybór między nimi będzie zależał od Twoich potrzeb jako Zamawiającego i charakteru projektu.

Cechami projektu w modelu agile są:

1. Elastyczność zakresu prac – zyskujesz możliwość dynamicznego dostosowywania zakresu prac w trakcie trwania projektu informatycznego. To oznacza, że możesz reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe, co jest niezwykle cenne w zmiennym otoczeniu rynkowym.
2. Iteracyjne dostarczanie wartości – umowa zakłada krótkie cykle dostarczania funkcji (w tzw. sprintach), umożliwiając Ci szybkie otrzymanie wartości. To pozwala na bieżącą ocenę postępu projektu i dostosowanie priorytetów.
3. Aktywna partycypacja – model scrum zakłada bliską współpracę stron, To oznacza, że jesteś aktywnie zaangażowany w całość prac realizowanych w ramach projektu, mając możliwość wpływu na kształtowanie projektu i jego uczestników (np. na powołanie komitetu sterującego czy wybór członków zespołu scrumowego). 

Metodykę kaskadową z kolei cechuje:

1. Szczegółowe specyfikacje – tu umowa obejmuje dokładne specyfikacje projektu, które są zazwyczaj ustalane na wstępie. To daje Ci klarowny obraz tego, co można oczekiwać na każdym etapie realizacji prac.
2. Zdefiniowany zakres prac – precyzyjne określenie zakresu prac minimalizuje ryzyko nieporozumień i zmian w trakcie trwania projektu. To oznacza, że otrzymujesz stabilny plan działania od początku.
3. Etapowe dostawy – umowa zakłada etapowe dostarczanie gotowych produktów. To pozwala Ci na regularną ocenę postępu projektu.

Jeśli zatem kluczowe dla Ciebie są elastyczność, aktywna partycypacja i szybkie dostarczanie wartości, metodyka Agile może być odpowiednim wyborem. Z kolei, jeśli cenisz sobie stabilność, klarowność celów i dokładne planowanie, możesz skłaniać się ku metodyce kaskadowej. Obie metodyki mają swoje zalety, a umowa wdrożeniowa powinna być dostosowana do specyfiki projektu, aby efektywnie kierować procesem wdrożeniowym. 

Podsumowanie

Jak widzisz, odpowiednie zabezpieczenie swoich interesów na etapie wdrażania oprogramowania w relacjach z firmą IT to nie musi być rocket science. Po lekturze tego artykułu zapamiętaj, że kluczowymi elementami umowy chroniącymi twoje interesy są:

1. precyzyjne określenie zakresu świadczonych usług przez wykonawcę projektu,
2. wskazanie ram czasowych na wykonanie poszczególnych prac (w tym celu najlepiej przygotować harmonogram prac),
3. określenie budżetu projektu oraz warunków płatności za wykonanie kolejnych usług,
4. procedury wsparcia technicznego ze strony Software house’u oraz zasady odpowiedzialności wykonawcy na wypadek ich niedotrzymania;
5. odpowiedzialność wykonawcy za dostarczone rozwiązanie IT oraz określenie zasad rękojmi,
6. gwarancja jakości dostarczonego oprogramowania,
7. skuteczne przeniesienie autorskich praw majątkowych do dostarczonego oprogramowania lub udzielenie odpowiedniej licencji, oraz zabezpieczenie się na wypadek, gdyby wykonawca naruszył prawa autorskie podmiotów trzecich;
8. regulacja kwestii przetwarzania danych osobowych oraz określenie zasad odpowiedzialności wykonawcy za naruszenie przepisów prawa chroniących dane osobowe,
9. określenie zasad zachowania poufności oraz kar umownych za ich naruszenie,
10. klarowne warunki wypowiedzenia umowy oraz postanowienia upoważniające jedną ze stron do odstąpienia od umowy w sytuacji, gdy druga nie będzie wykonywać obowiązków wskazanych w umowie.

Pamiętaj przy tym, że z racji nierzadko złożonej i zróżnicowanej natury procesu tworzenia oprogramowania, umowy tego rodzaju są trudne do standaryzacji. Nie istnieją uniwersalne wzory umów. Zawsze należy zastanowić się jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie, aby jak najlepiej dostosować współpracę stron do specyfiki projektu.

Zdjęcie dodane przez RODNAE Productions.