Przyczyny niewykonania lub nienależytego wykonania usług IT są bardzo różne i najczęściej wynikają z rozbieżności w wizji Twojej i Software House co do końcowego rezultatu projektu, nieprawidłowej organizacji pracy oraz przyczyn losowych. Niezależnie jednak od ich natury, każdy taki przypadek naraża Cię na dodatkowe wydatki oraz wymusza modyfikację stworzonych wcześniej planów biznesowych. Jak zabezpieczyć się przy współpracy z Software House lub podwykonawcą IT?
Aby zatem wyeliminować lub znacznie ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia problemów w realizacji projektu IT, powinieneś zawczasu podjąć odpowiednie działania zabezpieczające Cię przy współpracy z Software Housem.
Jakie? – o tym piszę w niniejszym artykule.
Odsłuchaj podcastu
Listen to „Jak uniknąć problemów przy współpracy z podwykonawcą IT?” on Spreaker.Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.
Co mówią statystyki w branży IT?
Choć możesz pozostawać w przekonaniu, że wymienione na wstępie problemy Cię nie dotyczą („w końcu wybraliśmy najlepszego wykonawcę na rynku!”), w rzeczywistości ryzyko ich wystąpienia powinieneś traktować jako bardzo prawdopodobne.
Konkluzje tą potwierdzają statystyki dotyczące powodzenia projektów IT zawarte w raportach międzynarodowej organizacji The Standish Group*, która podzieliła badane projekty na następujące kategorie:
- projekty zakończone pełnym sukcesem (czyli w granicach przewidzianego budżetu oraz zgodnie z harmonogramem i oczekiwanymi założeniami co do funkcjonalności)
- projekty zakończone z problemami (czyli z przekroczeniem budżetu, opóźnieniem lub w sposób niezgodny z oczekiwanymi założeniami co do funkcjonalności)
- projekty niezrealizowane z powodu porzucenia lub anulowania
Podsumowanie statystyk The Standish Group z lat 1995, 2015 i 2020 znajduje się w poniższej tabeli:
| Projekty zakończone pełnym sukcesem | Projekty zakończone z problemami | Projekty niezrealizowane | |
| 1995 r. | 16,2% | 52,7% | 31,1% |
| 2015 r. | 29% | 52% | 19% |
| 2020 r. | 31% | 50% | 19% |
Jak wynika z powyższego, prawdopodobieństwo wystąpienia problemów podczas realizacji projektu wynosi 69%, dlatego zamawiający usługi programistyczne zdecydowanie powinien zawczasu zadbać o ukształtowanie współpracy z Software House w taki sposób, aby zapobiec albo zminimalizować negatywne skutki potencjalnych trudności.
Jak napisać umowę z Software House
Uregulowanie całokształtu współpracy z Software House w ramach umowy bez wątpienia stanowi najlepszy sposób zabezpieczenia się przed większością potencjalnych problemów w realizacji projektu IT.
Co istotne, dobrze napisana umowa jest rozwiązaniem korzystnym dla obu stron (pozwala bowiem uniknąć wielu wątpliwości), a ponadto jest dowodem profesjonalnego podejścia do relacji biznesowych.
Jeżeli zatem przed przystąpieniem do realizacji projektu, nie otrzymasz od SH propozycji zawarcia dotyczącej go umowy, powinieneś zastanowić się, czy aby na pewno wybrałeś właściwego wykonawcę.
Niezależnie pod powyższego, zawarcie umowy jest niekiedy niezbędnym warunkiem realizacji celów współpracy, np. przeniesienia na Ciebie autorskich praw majątkowych lub udzielenia Ci licencji wyłącznej.
W takich przypadkach powinieneś bezwzględnie zadbać o jej zawarcie, gdyż nawiązanie współpracy „w dobrej wierze” niestety nie zniweluje skutków uchybień formalnych – musi być zachowana w tym przypadku forma pisemna.
Nawet jeżeli powyższe argumenty nie okażą się dość przekonujące i postanowisz realizować projekt IT wyłącznie na podstawie mailowych lub telefonicznych uzgodnień, należy pamiętać, że takie działania również doprowadzą do zawarcia umowy.
Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu cywilnego, określone czynności dokonywane przez współdziałające podmioty mają znaczenie prawne niezależnie od tego, czy zostały one spisane w formalnym dokumencie. Może być jednak problem, gdy nie ustalicie na mailu wszystkiego, co będzie niezbędne do bezproblemowego realizowania projektu IT.
Przykładowo, pasażer kupujący bilet autobusowy w biletomacie i następnie zajmujący miejsce w pojeździe zawiera ważną umowę przewozu, choć nie zamienił ani słowa z jego kierowcą, ani tym bardziej niczego nie podpisał.
W obliczu opisanej powyżej nieuchronności zawarcia umowy, zarówno w interesie Twoim, jaki i Agencji Programistycznej jest zapewnienie sobie możliwości jednoznacznego ustalenia jej treści oraz powrotu do niej w każdym czasie. Liczące dziesiątki, a nawet setki wiadomości wątki mailowe zdecydowanie nie są w tym kontekście ani wygodne, ani pewne, dlatego warto już na samym początku określić warunki współpracy w jednym dokumencie.
Niezależnie od powyższego, formalna umowa pozwala przyporządkować do niej odpowiednie przepisy obowiązującego prawa (np. o umowie o świadczenie usług czy o dzieło), co w razie sporu ma często kluczowe znaczenie. Strona przeciwna może próbować dowodzić, że zastosowanie mają przepisy korzystne dla niej, a nie te, które faktycznie były brane pod uwagę podczas współpracy. Ponadto, postanowienia umowy mogą modyfikować dużą liczbę przepisów Kodeksu cywilnego i kształtować je w sposób korzystny dla Ciebie.
Zastanawiasz się, czy Twoja umowa zabezpiecza Twoje interesy? – Umów się na bezpłatną 15 minutową konsultację.
Czy muszę mieć brief, projekt lub dokumentację techniczną
Niezbędnym załącznikiem do każdej umowy zawieranej z Software Housem powinien być projekt rozwiązania IT, którego stworzenie jest Twoim celem. Zważywszy, że tego typu dokument powstaje w ramach praktycznie każdej współpracy, zazwyczaj wystarczy dołączenie go do umowy jako jej integralnej części.
Aby projekt mógł stanowić rzeczywistą podstawę dla prac SH, powinien być możliwie jak najbardziej szczegółowy i kompleksowo opisywać dane rozwiązanie. Dzięki temu, obie strony będą dokładnie wiedziały jakie rozwiązanie jest celem ich współpracy, co pozwoli uniknąć późniejszych nieporozumień.
W przypadku, gdy dany projekt ma być realizowany zgodnie z metodyką Agile, opisane powyższe rozwiązanie będzie mogło zostać zastosowane po jego odpowiednim zmodyfikowaniu.
Wynika to z faktu, że prace w tym trybie zakładają poszukiwanie przez SH sposobów mających na celu uczynienie finalnego rozwiązania IT jak najbardziej efektywnym, przez co jego wszystkich szczegółów nie da się z góry przewidzieć.
Aby z jednej strony zapewnić, że finalne rozwiązanie będzie odpowiadało Twoim potrzebom, a z drugiej pozostawić Twojemu podwykonawcy IT niezbędną elastyczność (np. Agile, Scrum) projekt dołączony do umowy powinien wskazywać kluczowe cechy finalnego rozwiązania i jednocześnie pozostawiać przestrzeń na modyfikowanie kwestii szczegółowych.
Projekt rozwiązania można dodać także na późniejszym etapie współpracy, ważne, żeby zostało to wskazane w zawieranej umowie.
Ponadto, umowa powinna określać procedurę wprowadzania do projektu rozwiązan proponowanych przez SH, w tym przewidywać obowiązek zatwierdzania takich czynności przez Ciebie.
Czym jest Changelog
Rozwiązaniem technicznym ułatwiającym stosowanie takiej procedury w praktyce może być changelog, czyli „dziennik budowy” strony internetowej lub aplikacji.
Dzięki prowadzeniu changeloga możliwe jest bieżące rejestrowanie zmian wprowadzanych w danym projekcie IT wraz z adnotacjami, czy wprowadził je SH czy Ty (lub Twój pracownik), oraz czy dana zmiana (i ewentualnie wycena jej wprowadzenia) została przez Ciebie zaakceptowana.
Oprócz usprawnienia prac nad projektem IT, zaletą stosowania changeloga jest zapewnienie stałego kontaktu z Software Housem, co znacząco może zmniejszyć Twoją niepewność i obawy.
Jak uniknąć nagle znikających programistów
Jeżeli po uzgodnieniu warunków współpracy, specjaliści z SH „znikają” i nie dają znaku życia przez tydzień lub dwa, nietrudno o powstanie wątpliwości, czy praca nad projektem przebiega zgodnie z planem. Aby ich uniknąć, umowa może przewidywać przekazywanie Ci okresowych informacji o statusie prac, np. drogą mailową, podczas spotkań online czy za pomocą zapisów w changelogu.
Z uwagi na fakt, że koszt wprowadzenia do projektu zatwierdzonych zmian nie jest możliwy do określenia w chwili zawarcia umowy, strony powinny określić zasady bieżącego zatwierdzania i rozliczania tych kosztów (np. drogą mailową lub poprzez adnotacje w changelogu).
W przeciwnym wypadku, ostateczny koszt całego projektu może niezauważalnie przekroczyć początkowo założony budżet, co z oczywistych względów będzie dla Ciebie niekorzystne.
Przeczytaj także: Co powinna zawierać dobra umowa wdrożeniowa IT?
Jak napisać harmonogram prac IT
Innym ważnym elementem umowy zawartej z Software House powinien być harmonogram realizacji projektu, określający etapy prac oraz terminy ich ukończenia. W ramach takiego harmonogramu może być również określone wynagrodzenie i jego częściowa płatność.
Warto przy tym pamiętać, że taki dokument nie musi zawierać konkretnych dat ukończenia poszczególnych etapów, lecz może wyznaczać je jako dzień przypadający w okresie rozpoczynającym się od określonego zdarzenia (np. w terminie 7 dni roboczych od dnia zatwierdzenia danych prac przez klienta). Taka konstrukcja harmonogramu zapewnia mu sporą elastyczność, dzięki której jest on bardziej odporny na nieprzewidziane komplikacje.
Dołączony do umowy harmonogram powinien być przede wszystkim realistyczny i zakładać odpowiedni zapas czasowy, aby jego ewentualne przekroczenie nie powodowało nadmiernych trudności. Jest to rozwiązanie korzystane dla obu stron, a zwłaszcza dla klienta, który zazwyczaj woli poczekać trochę dłużej i być pewnym ukończenia projektu zgodnie z planem, niż zmagać się ze skutkami jego nieprzewidzianego opóźnienia.
Kiedy harmonogram IT ulega wydłużeniu
Niezależnie od powyższego, warto umieścić w umowie katalog przypadków, w którym terminy realizacji projektu automatycznie ulegają wydłużeniu (np. w wyniku działania siły wyższej). Biorąc pod uwagę obiektywizm tego rodzaju przyczyn, nie powinny wzbudzić one wątpliwości żadnej ze stron. Ważne, aby umowa przewidywała procedurę niezwłocznego zawiadomienia drugiej strony o wystąpieniu danej przyczyny, co pozwoli uniknąć późniejszego negowania tego faktu w razie sporu.
W przypadku umów opartych o Agile, zamiast wyżej opisanego harmonogramu, można ustalić zasady opisujące sprinty, czy sposób wzajemnej komunikacji w celu ustalenia kolejnego etapu/sprintu.
Na marginesie warto dodać, że niektóre Software House otwarcie informują o przyjętej przez siebie procedurze realizowania projektów IT na swojej stronie internetowej oraz publikują opinie swoich klientów, którzy mieli okazję przez nią przejść. Taka transparentność świadczy przede wszystkim o profesjonalizmie danego SH oraz pozwala potencjalnemu klientowi podjąć świadomą decyzję o skorzystaniu z jego usług.
Jak poprawnie ustalić wynagrodzenie Software House
Zważywszy, że wątpliwości dotyczące finansowych aspektów współpracy z Developerami IT mogą bardzo łatwo doprowadzić do sporu, powinny one zostać opisane w umowie w sposób wyczerpujący i jednoznaczny dla obu stron.
W powyższym zakresie, bardzo pomocne jest sporządzenie kosztorysu uwzględniającego nie tylko wynagrodzenie Software House, jego pracowników (np. w Agile), lecz także wszelkie koszty dodatkowe (np. zakupu licencji na oprogramowanie, dojazdów do Twojej siedziby).
Dodatkowo, kosztorys może zawierać wycenę czynności opcjonalnych, z których możesz, a nie musisz skorzystać (np. szkolenia dla Twoich pracowników).
Oprócz kwoty wynagrodzenia, równie ważnym zagadnieniem jest termin jego zapłaty. Z Twojego (klienta) punktu widzenia, najbardziej korzystna jest oczywiście zapłata całości wynagrodzenia po ukończeniu prac, natomiast może być to rozwiązanie trudne do zaakceptowania przez Software House.
Najczęściej stosowane są zatem opcje kompromisowe, np. zapłata w etapach, ratach lub w konfiguracji „zaliczka przed realizacją, a reszta po realizacji”.
Ponadto, w przypadku realizacji projektu zgodnie z metodą Agile (która skutkuje „płynnością” ceny poszczególnych prac), warto przewidzieć rozliczanie wykonanych prac w uzgodnionych okresach (np. w cyklach miesięcznych).
Ważne, aby umowa precyzyjnie określała wysokość wynagrodzenia (lub sposób jego bieżącego uzgadniania), oraz termin jego zapłaty (w całości lub w części), co pozwoli uniknąć późniejszych nieporozumień w tej kwestii i blokowania dalszej realizacji zleconego projektu IT.
Niepewność w kwestiach finansowych jest czynnikiem istotnie utrudniającym planowanie działalności biznesowej, dlatego przed przystąpieniem do realizacji zlecenia, otrzymasz od nas konkretną wycenę oraz warunki rozliczeń. Tego samego powinieneś oczekiwać od innego profesjonalnego podmiotu, jakim jest Software House.
Jak zabezpieczyć się przed sytuacjami losowymi przy realizacji projektu technologicznego
Choć jako przykłady działania siły wyższej, wiele osób wskazuje obecnie pandemię COVID-19 oraz wojnę rosyjsko-ukraińską, niepowodzenie projektu IT może być skutkiem także o wiele częściej występujących zdarzeń.
Aby zachować spokój w biznesie, należy przewidzieć sytuacje nieprzewidywalne i odpowiednio je uregulować w umowie – Siła Wyższa.
Przykładowo, Software House może paść ofiarą ataku hakerskiego lub kradzieży z włamaniem, co potencjalnie może wstrzymać jego pracę na długi czas i tym samym uniemożliwić prawidłowe realizowanie projektów.
Aby uniknąć wątpliwości co do skutków takich zdarzeń dla przebiegu współpracy, strony powinny wprowadzić do umowy katalog okoliczności, które uznają za działalnie siły wyższej.
W zależności od woli stron, klauzula siły wyższej może uprawniać do wydłużenia terminu realizacji projektu lub jego wstrzymania, podwyższenia wynagrodzenia lub nawet wypowiedzenia umowy. W tym ostatnim przypadku, umowa powinna określać zasady rozliczenia dotychczasowej współpracy oraz przekazania Ci dotychczas zrealizowanych prac.
Choć klauzula siły wyższej może być postrzegana jako rozwiązanie bardziej korzystne dla Programistów, w rzeczywistości zabezpiecza ona także Twoje interesy. Dzięki niej strony będą przygotowane na wystąpienie niezależnych od nich zdarzeń i gdyby wystąpiły one w rzeczywistości, będą wiedziały, co robić dalej. Niepewność może bowiem łatwo doprowadzić do sporu, który tylko pogorszy sytuację.
Podczas redagowania klauzuli siły wyższej warto pamiętać, że powinna ona działać bez konieczności uzyskania zgody obu stron. Jak bowiem pokazuje praktyka, dojście do porozumienia w warunkach rzeczywistego kryzysu jest de facto niemożliwe. O prawdziwości tej konkluzji mogli się przekonać choćby najemcy galerii handlowych, których prośby o obniżenie czynszu na czas covidowego lockdown’u nie spotkały się ze zrozumieniem właścicieli tych obiektów.
Z uwagi na powyższy i inne przykłady, klauzula siły wyższej powinna działać w pełni automatycznie, czyli bez konieczności uzyskiwania akceptacji stron umowy.
Nie wiesz, czy Twoja umowa zabezpiecza Cię w tym zakresie? – Umów się na bezpłatną 15 minutową konsultację.
Wykonanie zastępcze, czyli zleć wykonanie projektu u innego programisty
Na wypadek nieprawidłowej realizacji projektu IT przez Software House (zarówno z przyczyn zawinionych jak i niezawinionych), umowa może zastrzegać dla Ciebie prawo do skorzystania z tzw. wykonania zastępczego. Realizacja tego uprawnienia polega na powierzeniu poprawienia lub dalszej realizacji projektu przez inny podmiot na koszt i niebezpieczeństwo Software House.
O wykonaniu zastępczym piszę szerzej w artykule: Wykonanie zastępcze w umowie IT.
Co możesz zrobić, gdy Software House ma problemy przy realizacji projektu IT
W przypadku zastosowania przez Ciebie rozwiązań opisanych we wcześniejszej części artykułu, powinien on czuć się bezpiecznie nawet w przypadku wystąpienia problemu w realizacji projektu przez Developerów IT.
Załóżmy jednak, że projekt był realizowany wyłącznie w oparciu o umowę pobraną z pierwszej lepszej strony internetowej oraz ustalenia mailowe i telefoniczne, które zupełnie nie regulowały takich kwestii jak choćby przedłużenie terminu realizacji, przekroczenie budżetu lub działanie siły wyższej. Co zatem możesz zrobić w takiej sytuacji?
Odpowiedź na powyższe pytanie w dużej mierze zależy od tego, jak na powstałe problemy zapatruje się Software House. Jeżeli nie ucieka on od odpowiedzialności za swoje błędy i proponuje podjęcie rzeczywistych działań naprawczych (np. obniżenie wynagrodzenie lub nieodpłatne wykonanie dodatkowych prac) istnieje duża szansa na wypracowanie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.
Jeżeli jednak Developerzy IT nie poczuwają się do winy za zaistniałą sytuację i nie starają się jej naprawić, najlepszym rozwiązaniem jest zakończenie współpracy.
Potrzebujesz sporządzić nową umowę lub sprawdzić aktualną? – Umów się na bezpłatną 15 minutową konsultację.
Skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji
Skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji, podczas której udzielę odpowiedzi na Twoje pytania i sprawdzimy, czy mogę pomóc w rozwoju Twojego biznesu.
Napisz do mnie poprzez poniższy formularz i umów się na rozmowę.
Uzupełnij poniższy formularz, jeżeli np.:
- masz pytania z zakresu o którym pisałem w tym artykule,
- szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu,
- chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z nami, terminy oraz koszty.
Konsultacja trwa 15 minut i jest bezpłatna. Jeżeli będziesz potrzebował dłuższej pomocy, ustalimy zakres Twoich pytań, wątpliwości i to, jak możemy Ci pomóc w prowadzeniu Twojego biznesu.
Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów.
Przed wysłaniem wiadomości zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.
Co ważne, w przeważającej większości przypadków będziesz mógł to zrobić nawet wówczas, gdy nie zawarliście formalnej umowy lub nie uregulowaliście w niej kwestii zakończenia jej obowiązywania.
Jak zakończyć współpracę z Software House i jakie konsekwencje się z tym wiążą? – odpowiedzi na te pytania znajdziesz w moim artykule „Jak bezpiecznie zakończyć współpracę z Software House w razie problemów?”
* Review Standish Group – CHAOS 2020: Beyond Infinity
Zdjęcie dodane przez Canva Studio.
