Jak wybrać Software House? Poradnik od prawnika

Odsłuchaj podcastu w tym temacie

Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.

Obejrzyj nagranie live, jak wybrać software house

Od czego zacząć? Określ swoje potrzeby i cele biznesowe

Wybierając Software House dobrze jest sprecyzować wcześniej swoje cele i wymagania związane z zamawianym oprogramowania. W ten sposób możesz uniknąć niepotrzebnej straty czasu i pieniędzy, współpracując z nieodpowiednim dostawcą. Określ, jakiego rodzaju oprogramowania potrzebujesz, jakie powinno mieć funkcjonalności oraz jakich narzędzi pracy powinny dostarczać.

Pamiętaj, że nieważne czy będziesz zamawiał aplikację mobilną, SaaS, czy inne dedykowane oprogramowanie do Twojej firmy, wybrany Software House będzie musiał zapewnić Ci produkt, który pozwoli na realizację Twoich celów biznesowych. Innymi słowy ostateczny cel to zwiększenie rentowności Twojego projektu biznesowego.

Jak zrobić badanie rynku w poszukiwaniu i wybrać odpowiedni Software House? 

Nie komplikuj sobie życia:

1. Wyszukaj kilku potencjalnych kontrahentów IT, którzy mogą spełnić Twoje wymagania.
2. Przeprowadź analizę ich doświadczenia. Zorientuj się jakimi projektami zajmował się dany Software House. To powinno mieć dla Ciebie kluczowe znacznie. Sprawdź jakie projekty mają w swoim portfolio poszczególni kandydaci a także na to, czy dana firma ma doświadczenie w Twojej branży. W tym kontekście miej na uwadze fakt, że obecność danego Software House’u w różnych branżach może sugerować, że nie legitymuje się odpowiednim poziomem specjalizacji. Unikaj firm, które nie będą chciały pochwalić się w jakich projektach były zaangażowane.
3. Poznaj opinie na temat wytypowanych kandydatów. Zrób research, choćby za pomocą Google na temat jakości świadczonych przez nich usług. Sprawdź co piszą w Internecie ich klienci oraz zatrudnieni tam programiści.
4. Przeanalizuj ofertę Software House’ów pod kątem finansowym. Na tym etapie powinieneś dowiedzieć się za co konkretnie zapłacisz i co obejmują ceny zawarte w ofercie twojego potencjalnego partnera.
5. Skontaktuj się z firmami, które najbardziej odpowiadają na Twoje potrzeby. 

Jeśli szukasz treści, które pomogą Ci rozwinąć Twoją firmę technologiczną lub software house pod kątem prawnym i biznesowym, zapraszamy do zapoznania się z naszym newsletterem Let’s Talk Tech!

(Dalsza część artykułu poniżej.)

Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć  Twoją firmę technologiczną lub software house pod kątem prawnym i biznesowym.

Dołącz do społeczności właścicieli, kadry zarządzającej i managerskiej w firmach technologicznych i software house! Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.

Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk tech” przeczytasz pod linkiem: https://letstalktech.pl/

Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami m.in. bezpłatne nagrania webinarów i szkoleń dla startupów i branży tech!

W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.

E-mail

Dołącz do newslettera!

Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

O czym rozmawiać z Software House’ami przed wyborem dostawcy oprogramowania?

Po wytypowaniu kilku dostawców, którzy spełniają Twoje wymagania, skontaktuj się z nimi i umów się na wstępne rozmowy. Dopytaj się o szczegóły ich oferty oraz możliwości w zakresie dostarczenia dedykowanego Tobie produktu. Porozmawiaj o swoich wymaganiach i oczekiwaniach, a także o budżecie, który przewidujesz na zakup ich usług. Poproś o całościową wycenę projektu. W rozmowach komunikuj, czego oczekujesz od współpracy z firmą IT. 

Dodatkowo warto już teraz poruszyć kilka istotnych kwestii, takich jak:

1. metody rozliczenia,
2. sposób komunikacji,
3. tryb wprowadzania zmian w projekcie, a także
4. wsparcie techniczne na etapie wdrażania i użytkowania zakupionego produktu.

Twoja aktywność na tym stadium poszukiwań odpowiedniego Software House’u może dostarczyć Ci wiele cennych informacji, które będą miały kluczowe znaczenia w dalszych pracach nad Twoim projektem.

Jak upewnić się, co do wyboru Software House’u?

Zwróć uwagę wybierając Software House jakie referencje oraz opinie wystawiają mu jego klienci. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, skontaktuj się z nimi i zapytaj ich o jakość wykonanych projektów, świadczonych usług oraz dostarczone technologie.

Nie zapomnij również zebrać od nich opinii na temat czasu wykonania poszczególnych zadań w ramach realizowanych projektów. Koniecznie porusz również kwestię jakości komunikacji, zarówno przed, jak i po podpisaniu umowy. Pozwoli Ci to na upewnienie się czy dany Software House będzie w stanie wykonać zamówione przez Ciebie oprogramowanie oraz czy będziesz mógł liczyć na jego pomoc w przypadku wystąpienia problemów technicznych. 

Jak upewnić się, co do wyboru kancelarii prawnej? Przeczytaj nasz artykuł Jak dobrze wybrać kancelarię prawniczą do współpracy?

Co powinna zawierać umowa o współpracy z Software House’em? 

Po dokonaniu wyboru właściwej firmy, czas na podpisanie umowy. Dobry Software House może mieć przygotowane wzorce umowy, lecz niekoniecznie rozwiązania w nich zawarte będą korzystne dla Ciebie.

Jeśli chcesz mieć pewność, że rozwój Twojej firmy nie zostanie zakłócony przez problemy z nielojalnym kontrahentem, powinieneś skontaktować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie nowych technologii. Jego doradztwo może okazać się bezcenne na etapie negocjacji umowy z Software House’em. Pamiętaj, że umowa ostatecznie musi maksymalnie uwzględniać ochronę twoich interesów.

Niezależnie czy korzystasz z doradztwa profesjonalnego pełnomocnika, czy sam negocjujesz warunki takiej umowy, powinieneś zwrócić uwagę na uregulowanie kilku kluczowych elementów dotyczących waszej współpracy. Należą do nich:

1. Precyzyjne zakreślenie przedmiotu umowy – umowa powinna precyzyjnie określać prawa i obowiązki obu stron, w tym konsekwencje za niewywiązanie się z umowy oraz sposób rozwiązywania ewentualnych sporów. Dlatego kluczowe znaczenie będzie mieć tutaj:
   • opis prac, jakie powinny być zrealizowane w jej ramach,
   • oznaczenie jakie funkcjonalności ma spełniać produkt końcowy,
   • opis narzędzi i metod, które będą stosowane do testowania produktów,
   • wskazanie dokumentów, które powinny być dostarczone w trakcie projektu,
   • określenie kanałów komunikacji pomiędzy stronami,
   • określenie zakresu wsparcia serwisowego na wypadek problemów technicznych.
2. Harmonogram projektu – powinien zawierać precyzyjnie określenie dat realizacji poszczególnych etapów projektu IT wraz z terminami zakończenia prac nad nimi. Istotne jest, aby twój partner przestrzegał harmonogramu i realizowała projekt zgodnie z ustalonymi terminami. Istotne jest określenie, czy współpraca odbywać się będzie w metodyce agile, czy etapowo/kaskadowo.
3. Budżet projektu – to wskazanie kosztów związanych z realizacją projektu oraz ustalenie formy rozliczenia. Określony budżet pozwala na uniknięcie wątpliwości co do wzajemnych rozliczeń. Warto również upewnić się, czy warunki płatności są korzystne dla Ciebie i czy nie ma w nich żadnych ukrytych kosztów.
4. Kryteria oceny projektu – to jasne i precyzyjne określenie, jakie kryteria posłużą Ci do ewaluacji dostarczonej usługi. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:
   • terminowość realizacji,
   • jakość kodu,
   • łatwość w utrzymaniu i rozbudowie uzgodnionych rozwiązań IT,
   • zgodność z wymaganiami klienta,
   • dopasowanie do oczekiwań rynku i użytkowników.
   Przygotowanie oprogramowania odpowiadającego na Twoje potrzeby i oczekiwania to stosunkowo trudny proces. Dzięki umieszczeniu w umowie powyższych elementów można niskim nakładem pracy zapewnić przejrzystość i skuteczność oceny projektu.
5. Odpowiedzialność stron – umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące zakresu odpowiedzialności stron, w tym informacji na temat wysokości odszkodowania w przypadku naruszenia umowy przez jedną z nich, postanowienia w zakresie kar umownych oraz ewentualne ograniczenia odpowiedzialności.
6. Gwarancje i wsparcie techniczne – umowa powinna określać warunki gwarancji, w tym gwarancję jakości, oraz wsparcia technicznego ze strony Software House, w tym informacje na temat długości okresu gwarancji oraz sposobu dostarczenia wsparcia technicznego. Musisz mieć pewność, że otrzymasz wysokiej jakości produkt lub usługę. Unikaj firm, które nie chcą udzielać takich gwarancji. Dobry Software House będzie w pełni rozumiał konieczność umieszczenia takich postanowień w umowie. 
7. Regulacja praw własności intelektualnej – ten element jest konieczny, jeśli Software House będzie tworzył dla Ciebie oprogramowanie lub inny rodzaj produktu. W takim wypadku ważne jest, aby umowa zawierała zapisy dotyczące np. przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielania licencji w odpowiednim zakresie.
8. Dane osobowe – ważne jest, aby umowa zawierała postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych, w tym informacje na temat sposobu przetwarzania danych i zabezpieczeń stosowanych przez Software House. Zadbaj również, aby odpowiedzialność za bezpieczeństwo tych danych nie obciążała Ciebie lecz Twojego kontrahenta.
9. Wskazanie wykonawcy projektu lub Project Managera – umowa powinna wskazywać, kto konkretnie będzie odpowiedzialny za realizację projektu, czy to będzie pojedynczy programista czy cały zespół (a w takim przypadku jakie będą zasady komunikacji między zespołem projektowym a Tobą). Ważne jest, aby Software House wytypował konkretną osobę, która w praktyce będzie odpowiedzialna za utrzymanie i wsparcie techniczne naszego systemu oraz pomoże nam, jeśli coś pójdzie nie tak.
10. Tryb wprowadzania zmian – wskazanie, jakie będą zasady wprowadzania zmian w projekcie, a także jakie będą koszty związane z ewentualnymi zmianami oraz procedura ich komunikowania
11. Poufność – jeśli dostawca oprogramowania będzie miał dostęp do danych składających się na tajemnicę Twojego przedsiębiorstwa, kluczowe będzie wskazanie jakie dane będą poufne oraz jakie kary umowne będą grozić za ich ujawnienie.  
12. Wypowiedzenie umowy – umowa powinna określać terminy wypowiedzenia oraz co stanie się wypadku rozwiązania umowy. W tym miejscu powinny być określone m.in. zasady na jakich umowa może zostać rozwiązana w przypadku nienależytego wypełniania obowiązków przez którakolwiek ze Stron. Projektując te postanowienia upewnij się, że umowa zawierać będzie korzystne dla Ciebie zapisy dotyczące rozwiązania umowy.
13. Open source – jeśli projekt będzie wykorzystywał ten typ oprogramowania, upewnij się, że umowa zawiera odpowiednie zapisy dotyczące jego wykorzystania.
14. Tryb rozwiązywania sporów – określenie, jakie będą zasady rozwiązywania ewentualnych sporów wynikłych w trakcie współpracy.

Niezależnie od wszystkiego przed podpisaniem umowy, upewnij się, że jest ona zgodna z prawem.

Podsumowując, umowa z Software House’em powinna być precyzyjna i jasna, a także uwzględniać wszystkie kluczowe aspekty projektu, odpowiadać na Twoje potrzeby oraz określać zasady na jakich będę współpracować wasze firmy. 

Jeśli chcesz stworzyć aplikację SaaS, serdecznie zapraszamy Cię do zapoznania się naszym artykułem Jak wdrożyć aplikację SaaS zgodnie z prawem.

Przeczytaj także:

• Co powinna zawierać dobra umowa wdrożeniowa IT?
• Umowa SLA (utrzymaniowa) w IT – Poradnik od prawnika

Jeśli masz przypuszczenia, że Twoja sytuacja nie do końca wpisuje się w klasyczny case studies, przez co Twoja umowa z Software House’em powinna zawierać dodatkowe elementy. Ewentualnie masz wątpliwości co do właściwego sformułowania postanowień umownych – nie martw się!

Potrzebujesz pomocy przy umowie z Software House?
Uzupełnij nasz formularz bezpłatnej konsultacji, a my skontaktujemy się z Tobą i przedstawimy rozwiązania dopasowane do konkretnej sytuacji Twojej firmy – lub napisz do nas na office@creativa.legal. Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów i kolejnych kroków.

Czy podpisanie umowy z Software House’em załatwia sprawę? 

Odpowiedź brzmi: zdecydowanie nie! Podpisanie umowy to nie koniec twojego aktywnego zaangażowania we współpracę z Software House’em. Przygotowanie dedykowanego oprogramowania to skomplikowany projekt. Warto regularnie sprawdzać postępy w pracach nad poszczególnymi etapami określonymi w harmonogramie, monitorować przebieg procesu wdrożenia oprogramowania oraz utrzymywać kontakt z Software House’em. Właściwy przepływ informacji umożliwi Ci reagowanie na ewentualne problemy, co ograniczy opóźnienia w realizacji projektu

Czy trzeba sztywno realizować harmonogram projektu?

Podczas współpracy z Software House’em warto regularnie weryfikować wszystkie realizowane zadania pod względem ich zgodności z pierwotnymi planami. Warto jednak pamiętać, że nie możesz wszystkiego z góry przewidzieć. Świat technologii jest bardzo zmienny. Dlatego nie bój się dostosowywać do aktualnych potrzeb i zmieniających się warunków. Bądź otwarty na komunikowaną przez kontrahenta konieczność zmian harmonogramu prac.

W tym kontekście bardzo istotnym dla dobrej współpracy z Software House’em jest właściwy przepływ informacji między Tobą a Software House’em. Już na etapie umowy określ zasady komunikacji i formę, w jakiej będziecie modyfikować poszczególne jej elementy. 

Jak utrzymać kontrolę nad wykonaniem umowy?

Już na etapie przygotowania umowy, ustal z twoim partnerem biznesowym, jak często chcesz otrzymywać raporty z postępów prac oraz w jaki sposób będziesz komunikować się z zespołem projektowym lub Project Managerem. Dzięki temu będziesz mógł trzymać rękę na pulsie w trakcie tworzenia Twojego software’u.

Nie zapomnij też o testowaniu i ewaluacji. Po zakończeniu poszczególnych etapów warto przeprowadzić testy i ocenić jakość wykonanej pracy. Przetestuj produkt pod kątem np. funkcjonalności, wydajności oraz interfejsu użytkownika. Określ, czy spełnia Twoje wymagania i oczekiwania. Jeśli pojawią się jakieś problemy, skontaktuj się z dostawcą i poproś o ich naprawę.

I na koniec, dokonaj ostatecznej ewaluacji projektu

Po przeprowadzeniu ostatnich testów dokonaj ostatecznej oceny jakości wykonanej pracy. Określ, czy produkt spełnia Twoje wymagania i czy jest zgodny z umową. Jeśli coś będzie nie tak, skontaktuj się z Software Housem i zasygnalizuj konieczność poprawienia błędów. Nigdy nie zwlekaj z komunikowaniem problemów. Twoja umowa gwarantuje Ci kompleksową obsługę klienta, jednak druga strona musi wiedzieć co jest do naprawienia.

Niniejszy artykuł powstał w celu, odpowiedzi na pytanie jak wybrać Software House oraz czym się kierować przy jego wyborze. Odpowiednia analiza tego procesu pozwoli Ci na zminimalizowanie ryzyka błędów i strat finansowych.

W dalszej kolejności pamiętaj, że tworzenie oprogramowania dedykowanego Twojej firmie wymaga nie tylko właściwie skonstruowanej umowy lecz również dokładnego planowania, weryfikacji i oceny etapów oraz końcowego efektu. Współpraca z Software Housem może być bardzo korzystna, o ile zostanie przeprowadzona w przemyślany sposób.

Co powinieneś zapamiętać z tego artykułu?

W celu uniknięcia problemów i zagwarantowania sukcesu całego przedsięwzięcia, warto dokładnie przygotować się do współpracy z Software Housem. Przestrzegając kilku zasad opisanych w tym artykule możesz naprawdę bardzo dużo zyskać. W szczególności zapamiętaj następujące kwestie:

1. Szukaj rozwiązań skrojonych na twoją miarę. Specjaliści składający się na zespół potencjalnego podwykonawcy IT, ich doświadczenie i kompetencje, potwierdzone portfolio, powinny mieć kluczowe znaczenie przy wyborze Software House’u. Wielkość firmy ma wtórne znaczenia. Ważne, żebyś miał pewność, że oferta potencjalnego partnera IT na pewno odpowie na potrzeby Twojego biznesu. 
2. Dokładnie omów założenia i szczegóły przyszłego projektu na etapie negocjacji przed zawarciem umowy. Warto żebyś uzgodnił  z potencjalnym kontrahentem podstawowe parametry przyszłej umowy, koszty oraz zasady komunikacji na etapie wdrożenia umowy. Nie zapomnij również sprawdzić swojego przyszłego partnera – w tym celu skorzystaj z doświadczeń jego byłych lub obecnych klientów (nie bój się przy tym korzystać z tak prozaicznych narzędzie jak przeglądarka Google).  
3. Podpisz umowę zabezpieczającą Twoje interesy. Powinna zawierać co najmniej elementy wskazane powyżej. Zwiększysz dzięki temu swoje szanse na spełnienie Twoich oczekiwań związanych z dobrą współpracą z konkretnym dostawcą oprogramowania. 
4. Dbaj o właściwy obieg informacji między Twoją firmą a Software Housem. Jako zaangażowany klient monitoruj realizację umowy i projektu IT, egzekwuj wykonanie poszczególnych etapów prac, na bieżąco komunikuj się z osobą odpowiedzialną za Twój software. Trzymaj rękę na pulsie. 

Współpraca z Software House’em może przynieść wiele korzyści o ile cały projekt będzie dobrze przemyślany. Wymaga to dokładnego planowania oraz przestrzegania kilku opisanych tutaj zasad.

Dziękuję, że zapoznałeś się z powyższym tekstem. Jeśli planujesz rozpocząć współpracę z Software House’em, nie masz doświadczenia przy prowadzeniu podobnych projektów lub po prostu masz dodatkowe pytania do samego tekstu, zapraszam Cię do kontaktu.

Zdjęcie dodane przez Christina Morillo.