Wzrost ilości obowiązków nakładanych na przedsiębiorców świadczących usługi drogą elektroniczną może przyprawić o zawrót głowy. Dotyczy to również twórców aplikacji SaaS. Jeśli jesteś jednym z nich i nie wiesz, co powinien zawierać regulamin Twojej aplikacji to dobrze trafiłeś. W tym artykule wskażę Ci jego najważniejsze elementy oraz na co powinieneś zwrócić uwagę przy tworzeniu tego kluczowego dokumentu. Zaczynamy!
Regulamin aplikacji z prawnego punktu widzenia jest umową – umową SaaS w tym przypadku. Na jej podstawie będziesz świadczyć Twoim klientom usługi drogą elektroniczną. Dlatego ważne jest, aby już na etapie jego tworzenia zadbać o zabezpieczenie swoich interesów. Nieuwzględnienie jednych elementów lub złe sformułowanie poszczególnych postanowień regulaminu, może:
- rzutować na zakres Twojej odpowiedzialności względem klientów (np. na podstawie kodeku cywilnego),
- narazić Cię na kontrolę ze strony Inspekcji Handlowej (na podstawie ustawy o Inspekcji Handlowej) lub
- narazić Cię na karę ze strony Prezesa UOKiK (np. na podstawie przepisów o ochronie zbiorowych interesów konsumentów z ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów).
Chcesz wiedzieć, w jaki sposób zbudować, wdrożyć i świadczyć usługi w ramach swojej aplikacji SaaS? Pobierz naszego e-booka!
Odsłuchaj podcastu w tym temacie
Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.
6 kwestii, o których nie możesz zapomnieć
W regulaminie Twojej aplikacji SaaS powinny znaleźć się następujące elementy:
- opis warunków technicznych niezbędnych do skorzystania z Twoich usług w modelu SaaS;
- opis świadczonych usług oraz wskazanie ich ceny (bądź odwołanie do cennika);
- zasady korzystania z usług w ramach aplikacji;
- zasady dostępu do aplikacji SaaS przez klientów (np. jeżeli klienci będą mogli się rejestrować, dodawać treści – warunki korzystania z tych funkcji);
- licencje dla użytkowników – czyli zakres uprawnień do korzystania z dostarczanego przez Ciebie oprogramowania (opcjonalnie także tzw. licencje marketingowe umożliwiające Ci pochwalenie się współpracą z danym klientem);
- warunki Twojej odpowiedzialności (w tym wszelkie dozwolone przez przepisy jej ograniczenia) oraz gwarantowany przez Ciebie poziom usług.
Poniżej wyjaśnię Ci co kryje się pod poszczególnymi punktami.
Opis warunków technicznych niezbędnych do skorzystania z aplikacji SaaS
Opis warunków technicznych powinien być tak sformułowany, żeby potencjalni klienci mogli łatwo zorientować się, czy sprzęt, który posiadają obsłuży Twoją aplikację.
Dzięki temu możesz zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami klientów, np. o zwrot zapłaconej ceny w sytuacji, gdy klient będzie chciał korzystać z Twojej aplikacji SaaS na sprzęcie, który się do tego nie nadaje.
Opis świadczonych usług SaaS oraz wskazanie ceny
W tym miejscu powinieneś precyzyjnie opisać usługi świadczone za pośrednictwem Twojej aplikacji. Jest to ważne, ponieważ Twój klient (szczególnie jeśli to będzie konsument) powinien wiedzieć, co konkretnie od Ciebie kupuje. Takie rozwiązanie będzie korzystne biznesowo oraz zabezpieczy Twoje interesy prawne.
Przykładowe usługi świadczone za pośrednictwem aplikacji SaaS, mogą obejmować:
- wytwarzanie, przetwarzanie, przechowywanie lub udzielanie dostępu do danych w postaci cyfrowej;
- umożliwianie korzystanie z danych w postaci cyfrowej, które zostały przesłane lub wytworzone przez innych użytkowników danej usługi;
- udostępnianie narzędzi do budowania list mailingowych;
- udostępnianie narzędzi służących automatyzacji marketingu i sprzedaży produktów;
- umożliwianie korzystania z narzędzi do pracy grupowej;
- udostępnianie narzędzi do optymalizacji zarządzania na portalach społecznościowych;
- udostępnianie narzędzi do tworzenia własnych rozwiązań w zakresie szybkich płatności.
Do opisu świadczonych usług możesz również dodać ich cenę lub odwołać się do cennika, który będzie załącznikiem do regulaminu. Forma ma drugorzędne znaczenie – Twój klient musi wiedzieć ile i za co płaci.
Zasady korzystania z usług SaaS
Zasady korzystania z usług mają wyznaczyć ramy, w których będą mogli poruszać się Twoi klienci. Wskazujesz tutaj jakie działania lub jakie wykorzystanie Twojej aplikacji stanowić będzie naruszenie Regulaminu i da Ci podstawę do wypowiedzenia umowy z klientem. Z tego względu niezwykle istotna jest przejrzystość w formułowaniu poszczególnych zasad.
Zasady dostępu do platformy SaaS przez użytkowników
Jeśli twoja aplikacja SaaS wprowadza jakiekolwiek ograniczenia w dostępie, w Regulaminie musisz wskazać na jakich zasadach dostęp ten zostanie nadany. Przykładowo, jeśli takim wymogiem będzie uprzednia rejestracja w aplikacji, należy opisać ten proces. Inny przykład może stanowić funkcjonalność umożliwiająca dodawanie określonych treści. W tym wypadku będzie konieczne wskazanie w regulaminie zasad ich dodawania.
Uniwersalna zasada jest taka, że klient nie może być „zaskakiwany” przez Ciebie wymogami korzystania z Twoich usług nieujętymi w regulaminie.
Prawa autorskie w ramach aplikacji SaaS – licencje dla użytkowników
Jeśli dostarczasz oprogramowanie jako usługę, dobrym zabezpieczeniem Twoich interesów będzie właściwie udzielona licencja. Zasadniczo jest to zakres uprawnień do korzystania z dostarczanego przez Ciebie oprogramowania. Poprzez odpowiednie postanowienie w regulaminie, twój klient może również udzielić Ci tzw. licencji marketingowej. Dzięki niej możesz pochwalić się współpracą z danym klientem.
Szczególną uwagę musisz z kolei zachować w przypadku, gdy nie jesteś autorem dostarczanego oprogramowania. W takim wypadku zakres udzielanej przez Ciebie licencji nie może być szerszy od zakresu licencji, którą udzielono Tobie.
Odpowiedzialność za świadczone usługi SaaS
Ważnym elementem regulaminu jest określenie zakresu Twojej odpowiedzialności za świadczone usługi.y. To właśnie tutajwskazujesz, jakie obowiązki spoczywają na Tobie względem Twojego klienta oraz za co będziesz przed nim odpowiadał.
W tym miejscu określasz również gwarantowany przez Ciebie poziom usług oraz możesz zawrzeć wszelkie dozwolone przez przepisy ograniczenia swojej odpowiedzialności. Temat ten może mieć szczególne znaczenie, gdy m.in. świadczysz swoje usługi zakresie blockchaina, scrapingu danych czy rozwiązań technologicznych podlegających odrębnym regulacjom (np. Fintech).
Bądź jednak ostrożny!
Uwaga, konsumenci!
Jak już wiesz, regulamin Twojej aplikacji SaaS jest umową. Dlatego musisz być szczególnie uważny przy jego przygotowywaniu w sytuacji, gdy Twoimi klientami są konsumenci. W takich wypadkach nie możesz w nim zawrzeć postanowień, które mogłyby zostać uznane za tzw. klauzule abuzywne (niedozwolone). Najprościej rzecz ujmując np. regulamin nie może upoważniać Cię do jednostronnej zmiany warunków umowy z konsumentem.
A, i jeszcze jedno! Od 1 stycznia 2021 roku, również niektórzy przedsiębiorcy są objęci ochroną quasi konsumencką (przedsiębiorcy na prawach konsumenta). Taka sytuacja będzie mieć miejsce, gdy z treści zawieranej umowy będzie wynikało, że nie posiada ona dla takiego przedsiębiorcy charakteru zawodowego np. korzystanie przez hydraulika z programu księgowego.
Jeżeli potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu regulaminu dla swojej aplikacji SaaS, wypełnij formularz i skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji. Porozmawiamy o tym w jaki sposób możemy Ci pomóc.
Możesz również pobrać naszego bezpłatnego e-booka!
Polityka prywatności w aplikacji SaaS
W praktyce często regulaminy aplikacji SaaS zawierają w sobie postanowienia w zakresie polityki prywatności. Umieszczenie ich w regulaminie nie jest błędem dyskwalifikującym, jednak My rekomendujemy przygotowanie oddzielnego dokumentu. Po pierwsze, rozwiązanie takie jest wygodne z punktu widzenia użytkownika. Po drugie, może pomóc również Tobie, ponieważ wrzucając wszystkie treści do jednego dokumenty łatwo można zapomnieć o którymś z istotnych elementów.
Więcej o polityce prywatności przeczytasz w naszym artykule: Polityka prywatności jako obowiązek informacyjny z RODO.
Pamiętaj także o wdrożeniu RODO, a wcześniej przeczytaj: Jak wdrożyć RODO dla aplikacji SaaS?
Checklista dla Twojej aplikacji SaaS
Mam nadzieję, że po lekturze tego artykułu masz większą jasność, co do treści regulaminu jaki powinna posiadać Twoja aplikacja SaaS.
Dla Twojej wygody poniżej przygotowaliśmy checklistę najważniejszych elementów, o których pisałem powyżej:
- opis warunków technicznych niezbędnych do skorzystania z Twoich usług;
- opis świadczonych usług oraz wskazanie ich ceny;
- zasady korzystania z usług;
- zasady dostępu do platformy przez klientów;
- licencje dla użytkowników;
- warunki Twojej odpowiedzialności oraz gwarantowany przez Ciebie poziom usług.
Dodatkowo pamiętaj:
- jeśli Twoimi klientami będą konsumenci, regulamin nie może zawierać klauzul abuzywnych;
- regulamin może zawierać postanowienia w zakresie polityki prywatności, lecz lepszym rozwiązaniem jest oddzielne przygotowanie obu dokumentów.
Przeczytaj także artykuł: Jak zbudować i wdrożyć apliakcję SaaS zgodnie z prawem?
