Stale rosnąca popularność urządzeń mobilnych (smartfonów, tabletów itp.) pociąga za sobą wzrost liczby tworzonych na ich potrzeby aplikacji. Dzięki tym wdrożeniom, przedsiębiorcy są jeszcze bardziej innowacyjni, a także zyskują przewagę konkurencyjną oraz kolejny kanał sprzedaży.
Choć wdrożenie aplikacji webowej i mobilnej wiąże się przede wszystkim z wyzwaniami natury technicznej i organizacyjnej, niemniej ważnym aspektem jest zabezpieczenie całego przedsięwzięcia od strony prawnej. Każda aplikacja powinna posiadać bowiem swój regulamin i politykę prywatności oraz odpowiednio sformułowane zgody (w tym zgody marketingowe).
W swojej pracy bazujemy na naszym doświadczeniu i wdrożeniu kilkudziesięciu aplikacji i w niniejszym case study przedstawimy historię jednego z największych takich wdrożeń, które w dodatku dotyczyło szczególnego Klienta – Polskiego Związku Golfa (PZG).
Kim jest nasz klient?
Choć zagadnienia związane z nowymi technologiami i dedykowanymi aplikacjami raczej nie kojarzą się ze sportem, PZG zdecydowanie wymyka się tym stereotypom. Jako relatywnie młody związek sportowy (założony w 1993 r.) od samego początku podejmuje on działania mające na celu popularyzację gry w golfa na terenie Polski i chętnie wykorzystuje w tym celu nowoczesne narzędzia.
Jako jedno z osiągnięć Polskiego Związku Golfa na tym polu należy bez wątpienia wskazać internetowy system „Eagle”, który można scharakteryzować jako platformę łączącą wszystkie podmioty zaangażowane w grę w golfa, począwszy od indywidualnych graczy, a skończywszy na klubach, akademiach i organizatorach turniejów.
Jego wdrożenie przyczyniło się do usprawnienia procesów dotychczas wykonywanych „tradycyjnie” (np. wydawania kart handicapowych oraz zielonych kart) oraz umożliwiło graczom m.in. łatwiejsze śledzenie swoich postępów (odnotowywanych na indywidualnym koncie golfisty) i dokonywanie rezerwacji pól golfowych przez Internet.
Zdecydowanie więcej informacji o naszym Kliencie oraz systemie „Eagle” można odnaleźć na jego stronie internetowej, do której odwiedzenia serdecznie zachęcamy: https://polski.golf/
Jaki był problem do rozwiązania?
Kiedy na przełomie października i listopada 2021 r. Polski Związek Golfa (dzięki poleceniu) trafił do naszej Kancelarii, zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w kliku powiązanych ze sobą kwestiach, obejmujących:
- wdrożenie aplikacji ułatwiającej korzystanie z systemu „Eagle” w wersji internetowej oraz mobilnej;
- wdrożenie w systemie „Eagle” nowych funkcjonalności (m.in. dodanie modułu rezerwacji pól golfowych);
- modyfikację zasad współpracy z partnerami korzystającymi z systemu „Eagle” (m.in. klubami golfowymi i organizatorami turniejów).
Na etapie toku wstępnych konsultacji, zwróciliśmy więc uwagę PZG na konieczność aktualizacji wewnętrznej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, aby dopasować wszystko pod nowe technologie.
Jaki był cel klienta?
Ustalony z Klientem zakres zlecenia objął ostatecznie:
- sporządzenie dokumentacji (regulaminu, polityki prywatności oraz zgód) dla systemu „Eagle” oraz aplikacji mobilnej;
- sporządzenie ogólnych warunków współpracy z partnerami PZG;
- aktualizację pełnej wewnętrznej dokumentacji RODO i przeprowadzenie szkolenia dotyczącego jej stosowania w praktyce.
Co ważne, Klient planował wdrożyć zmodernizowaną wersję systemu i aplikację wraz z początkiem 2022 r., zatem wszystkie dokumenty musieliśmy przygotować przed tą datą.
Jakie działania podjęliśmy?
Dokumentacja systemu „Eagle” i aplikacji mobilnej
Zgodnie z ustalonym z Klientem harmonogramem prac, w pierwszej kolejności zajęliśmy się opracowaniem dokumentacji systemu „Eagle” i aplikacji, aby były one gotowe przed planowaną datą ich udostępnienia.
Aby nowa dokumentacja w pełni oddawała rzeczywisty sposób działania systemu, poprosiliśmy Klienta o udzielenie nam dostępu do jego wersji deweloperskiej (który niezwłocznie otrzymaliśmy).
Odbyliśmy także konsultację online z członkiem obsługi informatycznej, który krok po kroku zaprezentował nam poszczególne moduły oraz omówił ich stosowanie w praktyce.
Tak przygotowani, mogliśmy przystąpić do sporządzenia regulaminu i polityki prywatności systemu oraz aplikacji (w tym wzorów składanych przez użytkowników oświadczeń i służących do ich zatwierdzania checkbox’ów), które ukończyliśmy jako pierwszą część zlecenia.
Ogólne warunki współpracy
W dalszej kolejności zajęliśmy się wzorami umów z partnerami PZG. Z uwagi na duże podobieństwo poszczególnych wzorów, postanowiliśmy (za zgodą Klienta) połączyć je w jeden wspólny wzór ogólnych warunków współpracy. Pozostałe postanowienia szczególne przenieśliśmy z kolei do załączników, które Klient mógł dobierać w zależności od potrzeb.
Dzięki powyższemu rozwiązaniu udało się ograniczyć ilość niezbędnych dokumentów regulujących współpracę z danym partnerem oraz uczynić je bardziej przejrzystymi.
Wewnętrzna dokumentacja RODO
Po ukończeniu powyższych prac, na „deser” została nam aktualizacja wewnętrznej dokumentacji RODO.
Aby uniknąć „zasypania” Klienta dużą liczbą dokumentów, całość była przygotowywana etapami i omawiane na bieżąco.
Podsumowaniem naszych prac związanych z RODO było przeprowadzenie szkolenia online z zakresu ochrony danych osobowych, podczas którego pracownicy Klienta mogli uporządkować posiadaną wiedzę oraz uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania w ramach sesji Q&A.
Jakie były efekty współpracy?
Prace zlecone przez Klienta ukończyliśmy w umówionym terminie, dzięki czemu mógł on wejść w nowy sezon rozgrywek z aktualną dokumentacją systemu „Eagle”, nowymi warunkami współpracy z partnerami oraz z pełną dokumentacją w zakresie RODO.
Ponadto, dokonana wówczas aktualizacja dokumentacji znacząco ułatwiła dostosowanie jej do kolejnych zmian prawnych (wprowadzanych przez Omnibusa i pozostałe dyrektywy), czego na prośbę Klienta dokonaliśmy na początku 2023 r.
W ramach naszej współpracy Klient otrzymał nie tylko potrzebne zabezpieczenie prawne, ale także bezpieczeństwo w działaniu oraz pomoc w podejmowaniu decyzji na bieżąco. Dzięki sprawnemu przepływowi informacji produkt został wprowadzony gładko oraz w założonym terminie.
Z naszej strony, współpraca z Polskim Związkiem Golfa była (i jest nadal) wielką przyjemnością. Mamy nadzieję, że czeka nas jeszcze niejeden wspólny projekt, który przyczyni się do popularyzacji golfa w naszym kraju.
Zastanawiasz się, czy w Twojej firmie takie rezultaty byłyby możliwe? Porozmawiajmy o tym!
Chcesz zobaczyć, jak możesz zabezpieczyć się prawnie we współpracy z nami? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji.
Dodatkowe materiały
Wdrożenia dokumentacji serwisów internetowych i aplikacji oraz wdrożenia RODO to jedne z głównych specjalizacji naszej Kancelarii, dlatego na naszym blogu odnajdziesz wiele artykułów dotyczących tych tematów.
Szczególnie polecamy Twojej uwadze następujące artykuły:
- Jak zbudować i wdrożyć aplikację SaaS zgodnie z prawem?
- Jak napisać regulamin dla SaaS (Software as a Service)? Krok po kroku
- Jak wdrożyć RODO dla aplikacji SaaS?
- Polityka prywatności jako obowiązek informacyjny z RODO
- Pliki cookies zgodne z prawem – jak je wdrożyć?
- Jak dostosować się do dyrektywy OMNIBUS – praktyczne wskazówki
- Jak dostosować platformę usług online, w tym SaaS do nowych zmian prawa?
