Regulamin SaaS – Jak napisać bezpieczny regulamin dla aplikacji SaaS? – Software as a Service

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób zbudować, wdrożyć i świadczyć usługi w ramach swojej aplikacji SaaS? Pobierz naszego e-booka!

Pobierz e-booka: https://creativa.legal/e-booki/aplikacje-saas/

Odsłuchaj podcastu w tym temacie:

Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.

Czym jest regulamin SaaS?

Regulamin SaaS z prawnego punktu widzenia jest umową. Na jej podstawie będziesz – działając jako usługodawca – dostarczać Twoim klientom usługi drogą elektroniczną. Dlatego ważne jest, aby już na etapie jego tworzenia zadbać o zabezpieczenie swoich interesów (tak, nawet jeśli dostarczasz prostą usługę dostępną przez przeglądarkę internetową :)) Regulamin zawiera szczegółowe informacje dotyczące praw i obowiązków dostawcy oraz użytkowników usługi.

Regulamin jest bardzo ważnym dokumentem, który pomaga w zapewnieniu przejrzystości i pewności korzystania z usługi SaaS zarówno dla dostawcy, jak i dla użytkowników usługi. Powinien być napisany w sposób zrozumiały i jasny dla użytkowników oraz odpowiadać wymaganiom prawnym, w tym przepisom o ochronie danych osobowych i prawach konsumenta.

Tworzysz aplikację mobilną? Przeczytaj także:

• Jak napisać regulamin aplikacji mobilnej krok po kroku? Prawnik radzi
• Aplikacja mobilna a prawo – Najważniejsze informacje

Co grozi za brak regulaminu SaaS?

Brak regulaminu SaaS może skutkować poważnymi konsekwencjami dla dostawcy usługi oraz użytkowników usługi. Bez regulaminu SaaS, użytkownicy nie mają dostatecznej wiedzy na temat warunków korzystania z usługi oraz ochrony swoich danych osobowych.

Ponadto, brak regulaminu może prowadzić do naruszeń przepisów prawa związanych z ochroną danych osobowych lub prawa konsumenckiego, co z kolei może skutkować karą finansową dla dostawcy usługi. Świadcząc bowiem usługi drogą elektroniczną i zawierając z konsumentami umowy na odległość masz obowiązek przekazać im szczegółowe informacje dotyczące warunków korzystania z Twoich usług. Z kolei zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), naruszenie przepisów związanych z ochroną danych osobowych może skutkować karą finansową nawet do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu rocznego przedsiębiorstwa. 

Dodatkowo, brak regulaminu SaaS może wpłynąć negatywnie na Twoją reputację i zaufanie użytkowników do Twoich usług. Użytkownicy (słusznie) zwykle oczekują, że dostawcy usług dostarczą im jasne i przejrzyste informacje dotyczące korzystania z usługi oraz ochrony ich danych osobowych.

Dlatego też, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych oraz utraty zaufania ze strony użytkowników, każdy dostawca usługi SaaS powinien mieć odpowiedni regulamin,  który odpowiada wymaganiom prawnym i zapewnia ochronę danych użytkowników.

Nieuwzględnienie wszystkich wymaganych przez przepisy elementów lub złe sformułowanie poszczególnych postanowień regulaminu SaaS, mogą natomiast dodatkowo:  

1. negatywnie rzutować na zakres Twojej odpowiedzialności względem klientów (użytkowników) -np. nie informując o prawie do odstąpienia od umowy zawartej na odległość wydłużasz ten okres swoim klientom;
2. narazić Cię na kontrolę ze strony Inspekcji Handlowej lub  
3. narazić Cię na karę ze strony Prezesa UOKiK (np. na podstawie przepisów o ochronie zbiorowych interesów konsumentów z ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów).  

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób zbudować, wdrożyć i świadczyć usługi w ramach swojej aplikacji SaaS? Pobierz naszego e-booka!

Korzyści z posiadania regulaminu SaaS

Dlaczego warto stworzyć swój SaaS-owy regulamin?

1. Regulamin SaaS jest wymagany przez prawo – simple as that 🙂
2. Regulamin SaaS chroni dostawcę usługi – pozwala uregulować zarówno relacje konsumenckie, jak i te B2B.
3. Regulamin SaaS zabezpiecza prawa użytkowników – dzięki niemu użytkownik zna warunki realizacji usługi i wie, jakie dane czy informacje o sobie musi dostarczyć. 
4. Regulamin SaaS zwiększa zaufanie użytkowników i przejrzystość (poza tym obecnie serwis internetowy bez jakiegokolwiek regulaminu budzi podejrzenia!). 

10 kwestii, o których nie możesz zapomnieć pisząc regulamin SaaS

Tworzysz regulamin swojego SaaS-a? Wykonaj następujące kroki: 

1. zapoznaj się z obowiązującymi Cię przepisami; 
2. opisz warunki techniczne niezbędne do korzystania z dostarczanego przez Ciebie oprogramowania;
3. opisz świadczone usługi oraz wskaż ich cenę (bądź odwołaj się do cennika); 
4. określ zasady rejestracji i tworzenia konta użytkownika; 
5. określ warunki umowy o świadczenie usług w ramach oprogramowania; 
6. określ zasady dostępu do aplikacji SaaS przez klientów (np. jeżeli klienci będą mogli się rejestrować, dodawać treści – warunki korzystania z tych funkcji); 
7. określ warunki licencji, której udzielisz użytkownikom – czyli zakres uprawnień do korzystania z dostarczanego przez Ciebie oprogramowania (opcjonalnie także tzw. licencje marketingowe umożliwiające Ci pochwalenie się współpracą z danym klientem); 
8. ureguluj zasady przetwarzania danych osobowych – zarówno dotyczących użytkowników jak i przez niego uploadowanych – przydatne będą polityka prywatności oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych; 
9. opisz warunki Twojej odpowiedzialności (w tym wszelkie dozwolone przez przepisy jej ograniczenia), reklamacji oraz gwarantowany przez Ciebie poziom usług;
10. wskaż zasady wprowadzania zmian w regulaminie. 

Poniżej wyjaśnię Ci, co kryje się pod poszczególnymi punktami.  

Zapoznanie się z wymaganiami prawnymi

Pierwszym krokiem do napisania regulaminu SaaS jest zapoznanie się z wymaganiami prawnymi. Twój regulamin (czyli umowa w modelu SaaS) musi być zgodny z przepisami prawa, takimi jak przepisy Kodeksu cywilnego, RODO, Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz regulacjami dotyczącymi ochrony konsumentów. W tym celu warto skonsultować się z prawnikiem lub agencją doradztwa prawno-informatycznego.

Opis warunków technicznych niezbędnych do skorzystania z SaaS 

Opis warunków technicznych powinien być tak sformułowany, żeby potencjalni klienci mogli łatwo zorientować się, czy sprzęt, który posiadają obsłuży Twoją aplikację, czyli – prawnie rzecz ujmując – czy Twoja usługa świadczona drogą elektroniczną jest dla nich dostępna.

Dzięki temu możesz zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami klientów, np. o zwrot zapłaconej ceny w sytuacji, gdy klient będzie chciał korzystać z Twojej aplikacji SaaS na sprzęcie, który się do tego nie nadaje albo gdy np. chmura klienta nie posiada wymaganych minimalnych parametrów integracji. 

Opis świadczonych usług SaaS oraz wskazanie ceny  

Twoja umowa SaaS powinna precyzyjnie określać usługi świadczone za pośrednictwem Twojej aplikacji czy funkcjonalności oprogramowania. Jest to ważne, ponieważ Twój klient (szczególnie jeśli to będzie konsument) powinien wiedzieć, co konkretnie od Ciebie kupuje. Takie rozwiązanie będzie korzystne biznesowo oraz zabezpieczy Twoje interesy prawne.  

Przykładowe usługi świadczone za pośrednictwem aplikacji SaaS, mogą obejmować:  

1. wytwarzanie, przetwarzanie, przechowywanie lub udzielanie dostępu do danych w postaci cyfrowej; 
2. umożliwianie korzystanie z oprogramowania, danych w postaci cyfrowej, które zostały przesłane lub wytworzone przez innych użytkowników danej usługi; 
3. udostępnianie narzędzi do budowania list mailingowych;  
4. udostępnianie narzędzi służących automatyzacji marketingu i sprzedaży produktów;  
5. umożliwianie korzystania z narzędzi do pracy grupowej;  
6. udostępnianie narzędzi do optymalizacji zarządzania na portalach społecznościowych; 
7. udostępnianie narzędzi do tworzenia własnych rozwiązań w zakresie szybkich płatności. 

Do opisu świadczonych usług możesz również dodać ich cenę lub odwołać się do cennika, który będzie załącznikiem do regulaminu. Forma ma drugorzędne znaczenie – Twój klient musi wiedzieć ile i za co płaci. Także jeśli preferujesz model abonamentowy czy subskrypcyjny. Dostępna dla użytkowników dokumentacja Twojego rozwiązania także może być w tym zakresie dodatkową zachętą. 

Zasady korzystania z usług SaaS 

Zasady korzystania z usług mają wyznaczyć ramy, w których będą mogli poruszać się Twoi klienci, czyli jak mogą wykorzystywać dostarczany przez Ciebie produkt (usługę). Wskazujesz tutaj jakie działania lub jakie wykorzystanie Twojej aplikacji (oprogramowania) stanowić będzie naruszenie regulaminu i da Ci podstawę do wypowiedzenia umowy z klientem. Z tego względu niezwykle istotna jest przejrzystość w formułowaniu poszczególnych zasad.  

Opis procesu rejestracji konta usługobiorcy

W regulaminie SaaS należy określić warunki uzyskania dostępu do usługi. W tym celu warto opisać proces rejestracji oraz wymagania dotyczące danych, jakie należy podać podczas rejestracji (np. login, e-mail, nazwa firmy czy NIP). Określ także moment, który będzie oznaczał zawarcie umowy (to szczególnie istotne w relacjach B2C). 

Zasady dostępu do platformy SaaS przez użytkowników 

Jeśli twoja aplikacja SaaS wprowadza jakiekolwiek ograniczenia w dostępie, w Regulaminie musisz wskazać na jakich zasadach dostęp ten zostanie nadany. Przykładowo, jeśli takim wymogiem będzie uprzednia rejestracja w aplikacji, należy opisać ten proces. Inny przykład może stanowić funkcjonalność umożliwiająca dodawanie określonych treści. W tym wypadku będzie konieczne wskazanie w regulaminie zasad ich dodawania (wówczas możesz to zrobić w każdym czasie, ale z zachowaniem ustalonych zasad).  

Uniwersalna zasada jest taka, że klient nie może być „zaskakiwany” przez Ciebie wymogami korzystania z Twoich usług nieujętymi w regulaminie czy też zmianami wprowadzanymi bez podania przyczyny.  

Prawa autorskie w ramach aplikacji SaaS – licencje dla użytkowników  

Jeśli dostarczasz oprogramowanie jako usługę, dobrym zabezpieczeniem Twoich interesów będzie właściwie udzielona licencja. Zasadniczo jest to zakres uprawnień do korzystania z dostarczanego przez Ciebie oprogramowania. Poprzez odpowiednie postanowienie w regulaminie, twój klient może również udzielić Ci tzw. licencji marketingowej. Dzięki niej możesz pochwalić się Waszą współpracą. Zdarza się, że w zamian za jej udzielenie klient uzyskuje dostęp np. do preferencyjnych warunków finansowych czy dodatkowych rabatów. 

Szczególną uwagę musisz z kolei zachować w przypadku, gdy nie jesteś autorem dostarczanego oprogramowania. W takim wypadku zakres udzielanej przez Ciebie licencji nie może być szerszy od zakresu licencji, którą udzielono Tobie.  

Przeczytaj także artykuł: Prawa autorskie i SaaS: Co warto wiedzieć?

Odpowiedzialność za świadczone usługi SaaS 

Ważnym elementem regulaminu jest określenie zakresu Twojej odpowiedzialności za świadczone usługi.y. To właśnie tutaj wskazujesz, jakie obowiązki spoczywają na Tobie względem Twojego klienta oraz za co będziesz przed nim odpowiadał.  

W tym miejscu określasz również gwarantowany przez Ciebie poziom usług oraz możesz zawrzeć wszelkie dozwolone przez przepisy ograniczenia swojej odpowiedzialności. Temat ten może mieć szczególne znaczenie, gdy m.in. świadczysz swoje usługi zakresie blockchaina, scrapingu danych czy rozwiązań technologicznych podlegających odrębnym regulacjom (np. Fintech). 

W ramach tego punktu regulaminu powinny zostać określone m.in.:

1. warunki udzielania gwarancji na usługę – czyli co dokładnie gwarantuje dostawca usługi oraz jakie warunki muszą zostać spełnione, aby gwarancja była obowiązująca;
2. ograniczenia odpowiedzialności dostawcy za szkody wynikłe z korzystania z usługi – czyli w jakim zakresie dostawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone użytkownikom lub osobom trzecim w wyniku korzystania z usługi;
3. wyłączenia odpowiedzialności – czyli w jakich przypadkach dostawca usługi nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z korzystania z usługi (np. w przypadku siły wyższej, działań użytkownika sprzecznych z regulaminem itp.);
4. odpowiedzialność użytkownika za szkody – czyli jakie konsekwencje wynikają dla użytkownika, który w wyniku swojego działania wyrządził szkodę innym użytkownikom lub osobom trzecim.

Wszystkie te elementy powinny być jasno określone w regulaminie SaaS i odpowiadać wymaganiom prawnym. Dzięki temu użytkownicy będą mieli pełną świadomość swoich praw i obowiązków oraz będą mieli pewność, że korzystanie z usługi odbywa się w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Opis płatności i warunków rozwiązania umowy

W regulaminie SaaS warto określić warunki płatności oraz zasady rozwiązania umowy. W przypadku płatności należy określić wysokość opłat, sposób ich dokonywania oraz terminy płatności. Warto również określić zasady rozwiązania umowy, takie jak czas trwania umowy, warunki wypowiedzenia czy warunki zwrotu opłat.

Aktualizacja regulaminu SaaS

Regulamin SaaS powinien być zgodny z przepisami prawa, a zmieniające się przepisy mogą wpłynąć na wymagania stawiane przez regulamin. Dlatego też należy regularnie przeglądać regulamin i aktualizować go, aby odpowiadał obowiązującym przepisom prawnym oraz zmianom w działaniu usługi.

Dostawca usługi powinien również informować użytkowników o dokonanych zmianach w regulaminie oraz udostępniać aktualną wersję regulaminu na swojej stronie internetowej. Warto zwrócić uwagę, że informowanie użytkowników o zmianach w regulaminie powinno odbywać się w sposób czytelny i zrozumiały, aby użytkownicy mieli świadomość wprowadzonych zmian i mogli je zaakceptować lub zrezygnować z korzystania z usługi.

Przeglądanie i aktualizacja regulaminu SaaS jest istotnym elementem utrzymania zgodności z wymaganiami prawnymi oraz zapewnienia zaufania użytkowników do usługi. Dostawcy usług SaaS powinni traktować ten proces jako ciągły i regularny, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych czy utraty zaufania ze strony użytkowników.

Odpowiedzialność usługobiorcy za korzystanie z SaaS

Odpowiedzialność usługobiorcy w ramach regulaminów SaaS jest uzależniona od postanowień zawartych w danym regulaminie oraz przepisów prawa. Zazwyczaj regulaminy SaaS określają, że użytkownik jest odpowiedzialny za prawidłowe korzystanie z usługi oraz przestrzeganie postanowień regulaminu.

Przykładowo, użytkownik może ponieść odpowiedzialność za nieprawidłowe wykorzystanie usługi, takie jak przekazywanie nielegalnych treści lub łamanie praw autorskich. Ponadto, użytkownik może być odpowiedzialny za szkody, jakie wyrządził innym użytkownikom lub dostawcy usługi.

W przypadku naruszenia postanowień regulaminu SaaS lub przepisów prawa przez użytkownika, dostawca usługi może podjąć różne kroki, takie jak zawieszenie dostępu do usługi, rozwiązanie umowy lub złożenie skargi do odpowiednich organów państwowych.

Konsumenci i SaaS

Jak już wiesz, regulamin Twojej aplikacji SaaS jest umową. Dlatego musisz być szczególnie uważny przy jego przygotowywaniu w sytuacji, gdy Twoimi klientami są konsumenci. W takich wypadkach nie możesz w nim zawrzeć postanowień, które mogłyby zostać uznane za tzw. klauzule abuzywne (niedozwolone). Najprościej rzecz ujmując np. regulamin nie może upoważniać Cię do jednostronnej zmiany warunków umowy z konsumentem, które powodowałyby po jego stronie obowiązek zapłaty dodatkowego wynagrodzenia np. za utrzymanie konta.  

A, i jeszcze jedno! Od 1 stycznia 2021 roku, również niektórzy przedsiębiorcy są objęci ochroną quasi konsumencką (przedsiębiorcy na prawach konsumenta). Taka sytuacja będzie mieć miejsce, gdy z treści zawieranej umowy będzie wynikało, że nie posiada ona dla takiego przedsiębiorcy charakteru zawodowego np. korzystanie przez hydraulika z programu księgowego. 

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu regulaminu dla swojej aplikacji SaaS, wypełnij formularz a skontaktujemy się z Tobą. Skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji. Porozmawiamy o tym w jaki sposób możemy Ci pomóc.  

Możesz również pobrać naszego bezpłatnego e-booka lub odsłuchać poniższego webinaru!

Odbierz nagranie webinaru: https://creativa.legal/webinar-saas/

Umowa powierzenia dla SaaS

Dostawca usługi SaaS często przetwarza dane osobowe, które wgrywają na jego platformę użytkownicy. Zgodnie z przepisami RODO, taki dostawca usługi musi zawrzeć z użytkownikami umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W ramach takiej umowy powierzenia powinny zostać określone m.in.:

1. warunki przetwarzania danych osobowych – czyli w jaki sposób dostawca usługi będzie przetwarzał dane osobowe użytkowników oraz jakie są cele przetwarzania;
2. zakres danych przetwarzanych przez dostawcę – czyli jakie dokładnie dane osobowe będą przetwarzane przez dostawcę oraz czy przetwarzane dane są niezbędne dla świadczenia usługi;
3. odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych – czyli w jakim zakresie dostawca ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych użytkowników oraz jakie sankcje mogą wyniknąć w przypadku naruszenia przepisów RODO;
4. okres przetwarzania danych osobowych – czyli jak długo dostawca będzie przetwarzał dane osobowe użytkowników oraz jakie są warunki ich przechowywania;pPrawa użytkowników w zakresie przetwarzania danych osobowych – czyli jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przez dostawcę usługi.

Wszystkie te elementy powinny być jasno określone w regulaminie SaaS oraz w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dzięki temu użytkownicy będą mieli pewność, że ich dane są przetwarzane w sposób zgodny z przepisami prawa, a dostawca usługi będzie miał klarowne wytyczne dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Przeczytaj więcej o tej umowie w naszym artykule Umowy powierzenia pod RODO – gdy udostępniasz dane osobowe.

Polityka prywatności w aplikacji SaaS 

W praktyce często regulaminy aplikacji SaaS zawierają w sobie postanowienia w zakresie polityki prywatności. Umieszczenie ich w regulaminie nie jest błędem dyskwalifikującym, jednak My rekomendujemy przygotowanie oddzielnego dokumentu. Po pierwsze, rozwiązanie takie jest wygodne z punktu widzenia użytkownika. Po drugie, może pomóc również Tobie, ponieważ wrzucając wszystkie treści do jednego dokumenty łatwo można zapomnieć o którymś z istotnych elementów.  

Więcej o polityce prywatności przeczytasz w naszym artykule Jak napisać politykę prywatności i cookies zgodnie z RODO?

Pamiętaj także o wdrożeniu RODO, a wcześniej przeczytaj: Jak wdrożyć RODO dla aplikacji SaaS?

Checklista dla Twojej aplikacji SaaS

Mam nadzieję, że po lekturze tego artykułu masz większą jasność, co do treści regulaminu jaki powinna posiadać Twoja aplikacja SaaS. Napisanie regulaminu SaaS jest istotnym elementem prowadzenia biznesu w modelu SaaS. Regulamin powinien być zgodny z przepisami prawa, jasny i zrozumiały dla użytkowników oraz określać prawa i obowiązki dostawcy i użytkowników usługi. Regularne przeglądanie i aktualizacja regulaminu pozwala na utrzymanie zgodności z wymaganiami prawnymi oraz zapewnia zaufanie użytkowników do usługi.

Dla Twojej wygody poniżej przygotowaliśmy checklistę najważniejszych elementów, o których pisałem powyżej: 

1. opis warunków technicznych, infrastruktury umożliwiającej dostęp do Twoich usług;
2. zasady rejestracji użytkownika; 
3. opis świadczonych usług oraz wskazanie ich ceny; 
4. warunki korzystania z usług; 
5. zasady dostępu do oprogramowania przez klientów; 
6. rodzaj i zakres licencji uzyskiwanej przez użytkownika i zakres ochrony praw twórcy oprogramowania; 
7. zasady ochrony danych (w tym danych osobowych – w szczególności zasady usunięcia danych osobowych użytkownika) użytkownika; 
8. warunki Twojej odpowiedzialności (w tym procedura rozpatrywania reklamacji) oraz gwarantowany przez Ciebie poziom usług;
9. warunki odpowiedzialności Twojego klienta (użytkownika) za szkody. 

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj także artykuł: Jak zbudować i wdrożyć aplikację SaaS zgodnie z prawem?