Obok jednoosobowej działalności gospodarczej, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest jedną z najbardziej popularnych form prowadzenia biznesu w naszym kraju. W porównaniu do innych spółek (np. spółki jawnej lub spółki komandytowej), sp. z o. o. oferuje liczne zalety (m.in. brak osobistej odpowiedzialności wspólników), a jej codzienne funkcjonowanie nie wymaga podejmowania skomplikowanych czynności.

Aby jednak spółka z o. o. mogła powstać, niezbędne jest zawarcie umowy określającej zasady jej funkcjonowania. Z uwagi na kluczowy charakter tego dokumentu, jego prawidłowe przygotowanie wymaga szczególnej uwagi. 

Jeżeli zastanawiasz się, jak napisać umowę Twojej spółki, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie! 

Podsumowanie na start

Nie masz czasu, aby przeczytać cały artykuł? Zapoznaj się z podsumowaniem najważniejszych informacji! 

1. Umowa spółki z o.o. to jej akt założycielski, regulujący zasady funkcjonowania spółki, prawa i obowiązki wspólników, a także sposób zarządzania i reprezentacji spółki.
2. Umowa spółki jest niezbędna do zawiązania i wpisania spółki do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Zgłoszenia spółki do KRS dokonuje zarząd. 
3. Umowa spółki może być zawarta w formie aktu notarialnego lub przy wykorzystaniu wzorca umownego dostępnego w systemie S24. Jeżeli jednak planujesz wprowadzenie indywidualnych postanowień, które wykraczają poza standardowy wzorzec oferowany w trybie S24, konieczna będzie wizyta u notariusza.
4. W umowie spółki obowiązkowo muszą znaleźć się postanowienia określające firmę spółki i jej siedzibę, przedmiot działalności gospodarczej, wysokość kapitału zakładowego, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki.
5. Umowa spółki może zawierać dodatkowe zapisy określające m.in. zasady działania organów spółki, podwyższenie kapitału, ograniczenie zbywania udziałów czy sukcesji w przypadku śmierci jednego ze wspólników. 

Chcesz oddać stworzenie umowy spółki z o.o. specjalistom? Jesteś pod dobrym adresem! Spotkajmy się na bezpłatnej, 15-minutowej konsultacji, podczas której omówimy Twoje potrzeby. Umów darmową konsultację teraz!

Czym jest spółka z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest kapitałową spółką handlową, posiadającą osobowość prawną. Może być powołana do życia w celach zgodnych z prawem przez co najmniej jednego wspólnika.

Wspólnikami spółki mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i prawne, niezależnie od ich obywatelstwa i miejsca siedziby. Nie jest jednak dozwolone jej założenie wyłącznie przez inną spółkę z o.o. działającą w formie jednoosobowej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o samej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, przeczytaj: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – kompendium wiedzy

Alternatywą dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest prosta spółka akcyjna, o której możesz przeczytać w poniższym artykule: Prosta spółka akcyjna – kompendium wiedzy

Forma umowy spółki

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, umowa spółki musi mieć formę aktu notarialnego. Oznacza to, że jej zawarcie wymaga wizyty przyszłych wspólników spółki u notariusza. 

Warto jednak pamiętać, że polskie przepisy przewidują wyjątek od konieczności sporządzania umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego. Jest nim możliwość założenia spółki przez Internet, co stanowi nowoczesną i wygodną alternatywę dla tradycyjnej drogi.

Proces ten odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (tzw. system S24). W tym przypadku, przyszli wspólnicy mogą skorzystać ze wzorca umowy spółki udostępnionego w systemie, który został przygotowany tak, aby spełniać wszystkie wymogi prawne. 

Do zawarcia umowy spółki w systemie S24 potrzebne jest jej podpisanie przez wszystkich wspólników za pomocą:

• podpisu zaufanego (dostępnego w ramach E-PUAP);
• podpisu osobistego (generowanego przy wykorzystaniu e-dowodu osobistego);
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Powyższy proces nie wymaga udziału notariusza, co znacząco upraszcza i przyspiesza proces zakładania spółki. Warto jednak pamiętać, że wzór umowy spółki dostępny w systemie S24 jest bardzo ogólny i nie przewiduje możliwości wprowadzania niestandardowych postanowień (np. szczególnych zasad zbywania udziałów). 

Niezależnie od wybranej formy zawarcia umowy, do powstania spółki konieczne jest dokonanie jej wpisu do KRS. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zawiązaniu spółki za pośrednictwem systemu s24, przeczytaj: Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet? – czyli o spółce z o.o. w 24h (S24)

Zastanawiasz się jaka forma założenia spółki jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia? Wypełnij prosty formularz kontaktowy, aby umówić się na bezpłatną konsultację, podczas której pomożemy Ci to ustalić!

Obowiązkowe elementy umowy spółki z o.o.

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać co najmniej:

1. firmę i siedzibę spółki;
2. przedmiot działalności gospodarczej;
3. wysokość kapitału zakładowego;
4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
6. czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony. 

Firma i siedziba spółki

W umowie należy podać pełną nazwę firmy, czyli jej nazwę spółki z obowiązkowym dopiskiem „spółka z ograniczoną działalnością”. Często podaje się też jej wersję skróconą, czyli nazwę, którą spółka zwykle posługuje się w obrocie. Umowa z reguły przewiduje także możliwość używania nazwy w połączeniu ze skrótem „sp. z o. o.”. 

Siedzibę spółki określa się, podając nazwę miejscowości, w której się znajduje. Co ważne, umowa nie powinna zawierać dokładnego adresu spółki, czyli nazwy ulicy, numeru nieruchomości itd. Adres siedziby spółki należy bowiem wskazać we wniosku o rejestrację spółki w KRS. 

Umowa powinna również zawierać informację, czy działalność spółki będzie ograniczała się tylko do terytorium Polski, czy też będzie „wychodziła” poza jej granice.

Przedmiot działalności spółki

Zakres działalności spółki jest określany za pomocą Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), której szczegółowy wykaz można znaleźć na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego: https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkd_07/pkd_07.htm 

W zakresie wyboru kodów PKD dla spółki nie istnieją formalne ograniczenia liczbowe. Zdecydowanie warto jednak wybrać tylko takie kody PKD, które odpowiadają działalności rzeczywiście wykonywanej przez spółkę. 

Wysokość kapitału zakładowego spółki

Minimalna wysokość kapitału zakładowego spółki wynosi aktualnie 5.000 zł.

Wniesienie przez wspólników kapitału do spółki może nastąpić poprzez wniesienie środków pieniężnych i/lub wkładów niepieniężnych (czyli aportów).

Istotne jest, aby całość określonego w umowie spółki kapitału zakładowego została wniesiona jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny, umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu (np. nieruchomość, sprzęt biurowy) oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

Ważne – w przypadku spółki rejestrowanej przez system S24 zawierane online, dopuszczalne jest wniesienie przez wspólników wyłącznie wkładów pieniężnych. 

Zagadnienie posiadania przez wspólnika jednego lub więcej udziałów 

Umowa spółki może przewidywać, że jej wspólnik może posiadać:

1. tylko jeden udział – w takim przypadku, każdy wspólnik spółki może dysponować tylko jednym udziałem, które są podzielne i mogą mieć różną wartość nominalną;
2. więcej niż jeden udział – w takim przypadku, każdy ze wspólników może dysponować dowolną liczbą udziałów, które są niepodzielne i muszą mieć taką samą wartość nominalną.

W praktyce, zdecydowanie największą popularnością cieszy się obecnie opcja nr 2, podczas gdy opcja nr 1 jest bardzo rzadko spotykana.

Liczba udziałów i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. jest podzielony na udziały, przy czym minimalna wartość nominalna jednego udziału to 50 zł. Co istotne, wszystkie istniejące w spółce udziały muszą zostać przypisane do jej wspólników (nie jest zatem możliwe istnienie w spółce udziałów nienależących do żadnego wspólnika).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, umowa spółki musi określać liczbę udziałów przypisanych każdemu ze wspólników. To, ile udziałów otrzyma dany wspólnik, zależy oczywiście od decyzji wszystkich stron umowy spółki. 

Czas trwania spółki

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być założona zarówno na czas nieograniczony, jak i ograniczony. W tym drugim przypadku, niezbędne jest precyzyjne wskazanie daty zakończenia działalności spółki lub zdefiniowanie zdarzenia, którego skutkiem będzie rozwiązanie spółki (np. osiągnięcie określonego przez wspólników celu)

Dodatkowe elementy umowy spółki

Dodatkowymi elementami, które warto uwzględnić w umowie spółki są m.in.:

• Zasady reprezentacji spółki przez zarząd;
• Podwyższenie kapitału zakładowego;
• Zasady głosowania i kworum;
• Ograniczenie rozporządzania udziałami;
• Uprzywilejowanie udziałów;
• Dopłaty;
• Sukcesja w przypadku śmierci wspólnika;
• Rada nadzorcza.

Zasady reprezentacji spółki przez zarząd spółki

W przypadku zarządu wieloosobowego konieczne jest ustalenie zasad składania oświadczeń w imieniu spółki przez jej zarząd. Dwa najczęściej spotykane w tym zakresie rozwiązania to:

• możliwość samodzielnego reprezentowania spółki przez każdego z członków zarządu;
• obowiązek reprezentowania spółki przez kliku członków zarządu działających łącznie.

Podwyższenie kapitału zakładowego

Do podwyższenia kapitału zakładowego z reguły konieczna jest zmiana umowy spółki, co z kolei rodzi konieczność skorzystania z usług notariusza. Umowa spółki może jednak z góry przewidywać możliwość podwyższenia kapitału do określonej wysokości bez konieczności dokonywania zmiany umowy. Jest to rozwiązanie przydatne zwłaszcza wtedy, gdy wspólnicy przewidują możliwość pozyskania środków pochodzących od inwestora. 

Aby skutecznie wdrożyć powyższe rozwiązanie, konieczne jest wskazanie w umowie spółki górnego limitu podwyższenia oraz maksymalny termin na jego dokonanie. 

Zasady głosowania i kworum

Co do zasady, uchwały zgromadzenia wspólników podejmowane są bezwzględną większością głosów. Oznacza to, że do podjęcia uchwały konieczne jest zebranie takiej liczby głosów „za”, która będzie przewyższała łączną liczbę głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”.

Wspólnicy mogą jednak określić w umowie, że do podjęcia uchwały w określonych sprawach (np. w przedmiocie wyrażenia zgody na zawarcie przez spółkę umowy o określonej wartości), wymagana jest większa liczba głosów (np. 75% głosów „za”) lub jednomyślność.

Ponadto, możliwe jest też wprowadzenie minimalnej liczby udziałów, które muszą być reprezentowane na zgromadzeniu w celu zapewnienia jego ważności (czyli kworum). Przykładowo, może być to np. 65% wszystkich udziałów.

Ograniczenie rozporządzania udziałami

W celu zapewnienia kontroli nad strukturą właścicielską spółki, umowa może przewidywać mechanizmy ograniczające możliwość rozporządzania udziałami przez jej wspólników. 

Jako najczęściej stosowane rozwiązania w tej materii należy wymienić:

• wymóg uzyskania przez wspólnika zgody na zbycie udziału określonej osobie;
• prawo pierwszeństwa pozostałych wspólników do nabycia udziałów zbywanych przez danego wspólnika.

Ważne – ograniczenia w rozporządzaniu udziałami nie mogą mieć charakteru absolutnego i muszą dawać wspólnikowi realną możliwość zbycia jego udziałów. 

Uprzywilejowanie udziałów

Umowa spółki może przewidywać, że z udziałami posiadanymi przez niektórych wspólników będą powiązane szczególne przywileje w stosunku do pozostałych wspólników.

Uprzywilejowanie udziałów może dotyczyć w szczególności:

• prawa do dywidendy – ten rodzaj uprzywilejowania udziałów daje posiadającemu je wspólnikowi możliwość otrzymywania wyższej dywidendy (czyli udziału w zyskach spółki);
• prawa głosu  – w ten sposób uprzywilejowane udziały zapewniają ich posiadaczom większą liczbę głosów na zgromadzeniu wspólników, niż wynikałoby to z liczby samych udziałów. Zgodnie z przepisami, na uprzywilejowany udział mogą przypadać maksymalnie 3 głosy;
• prawo do udziału w majątku spółki w przypadku jej likwidacji spółki – posiadaczom w ten uprzywilejowanych uprzywilejowanych udziałów przysługuje prawo otrzymania większego udziału przy podziale majątku likwidowanej spółki, niż posiadacze zwykłych udziałów.

Dopłaty

Umowa może przewidywać możliwość dokonywania dopłat przez wspólników, co stanowi alternatywny sposób finansowania działalności spółki (w szczególności w przypadku pojawienia się straty bilansowej). 

Przykładowo można zastrzec, że wspólnicy spółki mogą być zobowiązani do dokonania dopłat na rzecz spółki w celu udzielenia jej wsparcia finansowego lub pokrycia jej strat. 

Sukcesja w przypadku śmierci wspólnika

Z uwagi na fakt, że udziały w spółce z o. o. podlegają dziedziczeniu, wspólnicy muszą liczyć się z możliwością pojawienia się spadkobierców zmarłego wspólnika. Jeżeli nie chcą, aby przystąpili oni do spółki w miejsce spadkodawcy, mogą wyłączyć taką możliwość w umowie.

Aby jednak takie wyłączenie było skuteczne, umowa musi określać warunki spłaty takich spadkobierców. 

Rada nadzorcza 

W przypadku spółki prowadzącą działalność na dużą skalę lub posiadającą dużą liczbę wspólników, dobrym rozwiązaniem jest utworzenie w jej ramach rady nadzorczej. Do zadań tego organu należy przede wszystkim nadzorowanie i kontrolowanie bieżącej działalności spółki.

Ponadto, umowa spółki może wprowadzić wymóg uzyskania przez zarząd zgody rady nadzorczej na dokonanie określonej czynności. 

Podsumowanie

Jak zapewne już wiesz, sporządzenie dobrej umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga uwzględnienia wielu elementów kluczowych dla jej prawidłowego funkcjonowania.

Pamiętaj, że umowa powinna być tak skonstruowana, aby zapewnić ciągłość działania spółki nawet w przypadku pogorszenia się relacji pomiędzy wspólnikami (czego skutkiem może być np. brak pojawiania się na zgromadzeniach wspólników). Także tutaj działa bowiem stara zasada, zgodnie z którą umowy pisze się nie na czas pokoju, ale na czas wojny. 

Jeżeli dopiero planujesz zacząć swoją przygodę ze spółką z o.o. skontaktuj się z nami! Nasi eksperci na start ustalą Twoje indywidualne potrzeby, a następnie przeprowadzą przez cały proces zakładania spółki. Umów bezpłatną konsultację już teraz.

Zdjęcie dodane przez JESHOOTS.com