Możliwość powierzenia prac nad ukończeniem projektu IT podmiotowi trzeciemu w sytuacji jego nieprawidłowej realizacji przez pierwotnego wykonawcę (software house), jest ciekawą alternatywą wobec odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia. Jeżeli bowiem intencją zamawiającego jest przede wszystkim jak najszybsze ukończenie projektu, skorzystanie ze wspomnianej instytucji wydaje się dość atrakcyjną opcją. Co ważne, jest to możliwe nawet wówczas, gdy zawarta umowa nie zawiera żadnych zapisów na ten temat. Jak to możliwe? – wszystkiego dowiesz się z niniejszego artykułu.
Odsłuchaj także podcastu!
Listen to „Wykonanie zastępcze w umowie IT i nie tylko – o co chodzi?” on Spreaker.Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.
Czy wykonanie zastępcze jest zgodne z prawem?
W przypadku, gdy umowa zawarta pomiędzy software house a klientem ma charakter umowy o dzieło, zastosowanie do niej znajdują dotyczące tej umowy przepisy Kodeksu cywilnego (m.in. o wykonaniu zastępczym).
Należy przy tym zaznaczyć, że wskazane przepisy działają nie tylko w odniesieniu do umów zawartych na piśmie, lecz także w drodze uzgodnień mailowych lub telefonicznych.
Ponadto, nawet jeżeli strony w ogóle nie obejmą swoimi ustaleniami wykonania zastępczego, możliwość skorzystania z tej instytucji będzie wynikała z mocy samego prawa.
O tym, kiedy umowa z software house ma charakter umowy o dzieło, możesz przeczytać tutaj: https://creativa.legal/problemy-z-wykonaniem-umowy-przez-software-house-jak-uniknac-odpowiedzialnosci/
Skorzystanie z wykonania zastępczego przewidzianego w Kodeksie cywilnym wymaga łącznego spełnienia następujących warunków:
- Software House wykonuje projekt w sposób wadliwy lub sprzeczny z umową oraz
- klient wzywa Software House do zmiany sposobu wykonania projektu i wyznacza mu w tym celu odpowiedni termin, który upływa bezskutecznie.
Z wykonywaniem projektu w sposób wadliwy mamy do czynienia wówczas, gdy powstające oprogramowanie jest tworzone niestarannie (bez zachowania standardów wymaganych od profesjonalisty) co skutkuje jego nieprawidłowym funkcjonowaniem.
Sprzeczność wykonywania projektu z umową zachodzi z kolei wówczas, gdy jest on realizowany w sposób niezgodny z pierwotnymi ustaleniami z klientem (np. gdy SH samowolnie modyfikuje uzgodnioną koncepcję).
Co ważne, do skorzystania z wykonania zastępczego wystarczy zaistnienie choćby jednego z wymienionych uchybień, choć sytuacje, w których występują one jednocześnie, niestety nie należą do rzadkości.
(Dalsza część artykułu poniżej.)
Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć 
Twoją firmę technologiczną lub software house pod kątem prawnym i biznesowym.
Dołącz do społeczności właścicieli, kadry zarządzającej i managerskiej w firmach technologicznych i software house! Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.
Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk tech” przeczytasz pod linkiem: https://letstalktech.pl/
Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami m.in. bezpłatne nagrania webinarów i szkoleń dla startupów i branży tech!
W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.
Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.
Wezwanie przed wykonaniem zastępczym
Klient, który dostrzeże nieprawidłowe działanie software house, powinien wezwać go do zmiany sposobu wykonania projektu na prawidłowy. Jeżeli strony nie określiły w umowie procedury dokonywania takich wezwań, może być ono wystosowane w dowolnej formie (np. mailowej, papierowej) i w dowolnym terminie przed ukończeniem projektu.
Niezbędnym elementem wezwania jest wyznaczony przez klienta termin, w którym SH ma zmienić sposób wykonywania projektu. Zgodnie z przepisami musi być on „odpowiedni”, czyli rzeczywiście umożliwiający realizację żądania klienta bez jego przekroczenia.
Jeżeli wyznaczony termin upłynie bezskutecznie, klient będzie uprawniony (według własnego wyboru) do odstąpienie od umowy albo skorzystania z wykonania zastępczego. Co istotne, jednoczesne skorzystanie z obu tych uprawnień nie jest możliwe, dlatego klient musi zdecydować się na jedno z nich. W przypadku, gdy jego wybór padnie na wykonanie zastępcze, SH zobowiązane jest wydać klientowi wszystkie dotychczasowe rezultaty prac (np. dokumentację, kod źródłowy), aby ten mógł przekazać je wykonawcy zastępczemu (wybór konkretnego wykonawcy należy wyłącznie do klienta).
Pomóc Ci w kwestiach wykonania zastępczego? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!
Jak wygląda pokrycie kosztów za wykonanie zastępcze?
W kolejnym kroku, klient powinien zwrócić się do software house z żądaniem pokrycia kosztów prac wykonawcy zastępczego, przedstawiając jednocześnie dowody poniesienia tych kosztów (np. faktury wystawione przez wykonawcę zastępczego).
Należy przy tym zaznaczyć, że wskazane koszty muszą być rzeczywiście powiązane z usunięciem wad lub dokończeniem projektu i tym samym nie mogą obejmować np. ulepszeń oprogramowania, które nie były ujęte w pierwotnym projekcie. Innymi słowy, klient nie może nadużywać wykonania zastępczego, aby finalnie otrzymać bardziej zaawansowane rozwiązanie na koszt pierwotnego wykonawcy.
Odpowiedzialność za wykonanie zastępcze
Na koniec warto dodać, że wykonanie zastępcze odbywa się nie tylko na koszt, lecz także na niebezpieczeństwo software house, co jest równoznaczne z jego odpowiedzialnością za przypadkową (czyli niezawinioną przez nikogo) utratę lub uszkodzenie oprogramowania. Choć na pierwszy rzut oka tak szeroka odpowiedzialność wydaje się niesprawiedliwa, z drugiej strony stanowi konsekwencję nierzetelności SH, bez której do powierzenia dalszych prac wykonawcy zastępczemu w ogóle by nie doszło.
Przykład:
Na skutek nieprawidłowej realizacji projektu przez software house, klient postanowił skorzystać z wykonania zastępczego i powierzył ukończenie prac przedsiębiorcy X. Niestety, po przekazaniu przedsiębiorcy X wykonanego przez SH oprogramowania, padł on ofiarą ataku hakerskiego, który całkowicie „wyczyścił” wszystkie posiadane przez niego nośniki danych. Z uwagi na fakt, że atak doprowadził do usunięcia wszystkich kopii oprogramowania (kopie znajdujące się w posiadaniu SH zostały przezeń usunięte już wcześniej), SH będzie ponosił odpowiedzialność za utratę oprogramowania, gdyż to przez jego wcześniejszą nierzetelność doszło do powierzenia prac przedsiębiorcy X.
Wykonanie zastępcze na własnych zasadach?
Niezależnie od przepisów Kodeksu cywilnego, software house i klient mogą ustanowić własną procedurę wykonania zastępczego, działając na podstawie ogólnej zasady swobody umów. W takim przypadku, strony nie będą związane regulacjami kodeksowymi, co umożliwi im ukształtowanie tej instytucji według własnego uznania (w szczególności wprowadzenie jej do umowy innej niż umowa o dzieło).
W przypadku podjęcia przez strony decyzji o wpisaniu do umowy procedury wykonania zastępczego, powinna ona określać w szczególności:
- katalog przypadków, w których klient może skorzystać z wykonania zastępczego – może być to np. opóźnienie w realizacji projektu lub realizowanie go w sposób nieprawidłowy. Ważne, aby przypadki te zostały wskazane w sposób precyzyjny, w celu uniknięcia ewentualnych sporów interpretacyjnych,
- sposób zawiadomienia SH o skorzystaniu z wykonania zastępczego – najbardziej optymalnym sposobem dokonania zawiadomienia wydaje się obecnie poczta elektroniczna, choć nic nie stoi na przeszkodzie skorzystaniu z poczty tradycyjnej. Najważniejsze, aby zawiadomienie zostało dokonane w sposób zapewniający jego utrwalenie (nie powinno być zatem przekazywane ustnie lub telefonicznie),
- zasady przekazania dotychczasowych rezultatów prac SH – w przypadku dokumentacji papierowej może być to np. odbiór osobisty lub przez kuriera, a w przypadku stworzonych elementów oprogramowania – zapisanie ich na materialnych nośnikach (np. pendrive) lub przesłanie przez Internet. Ponadto, umowa powinna określać termin przekazania rezultatów prac (np. 7 dni od dnia wezwania zamawiającego) oraz wymóg sporządzenia protokołu przekazania,
- warunki, jakie musi spełniać wykonawca zastępczy – w zależności od konkretnej sytuacji, tego rodzaju postanowienia mogą zabezpieczać interesy SH (np. ograniczać wybór wykonawcy zastępczego do podmiotów działających w Polsce lub w Unii Europejskiej) albo zamawiającego (np. przewidywać wymóg zatrudniania przez wykonawcę zastępczego specjalistów z określonych dziedzin),
- zasady zwrotu kosztów prac wykonawcy zastępczego – w tej materii umowa powinna określać przede wszystkim sposób udokumentowania poniesionych kosztów (np. za pomocą faktury) oraz sposób i termin ich zwrotu przez SH (np. przelewem w terminie 7 dni od dnia przedstawienia faktury). Ponadto, SH może zastrzec wymóg przedstawienia zestawienia prac wykonawcy zastępczego w celu oceny, czy były one uzasadnione.
Porozmawiaj z ekspertem
Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.
Napisz do mnie poprzez poniższy formularz i umów się na rozmowę.
Uzupełnij poniższy formularz, jeżeli np.:
- masz pytania z zakresu o którym pisałem w tym artykule,
- szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu,
- chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z nami, terminy oraz koszty.
Pierwszy kontakt jest bezpłatny i ma on na celu ustalenie zakresu potencjalnej naszej pomocy oraz Twoich pytań i wątpliwości.
Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów.
Przed wysłaniem wiadomości zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.
I na koniec
„Wykonanie zastępcze” niewątpliwie stanowi ciekawą alternatywę dla odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia.
W przeciwieństwie bowiem do całkowitego zakończenia współpracy, pozwala ona zachować choćby cień szansy na poprawę relacji z klientem, a ponadto zapewnia płynne kontynuowanie prac nad projektem przez wykonawcę zastępczego.
Dodatkowo, propozycja wprowadzenia do umowy wykonania zastępczego może stanowić przydatny argument podczas negocjacji z klientem i skłonić go np. do rezygnacji z kar umownych lub innych, bardziej „represyjnych” konsekwencji niewykonania umowy przez software house.
Artykuł powstał przy współpracy zespołu kancelarii Creativa Legal.
Zdjęcie dodane przez Polina Zimmerman.
