Wykonanie zastępcze w umowie IT

pexels-polina-zimmerman-3747132
Arkadiusz Szczudło

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, Partnerem Zarządzającym w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Spis treści

Możliwość powierzenia prac nad ukończeniem projektu IT podmiotowi trzeciemu w sytuacji jego nieprawidłowej realizacji przez pierwotnego wykonawcę (software house), jest ciekawą alternatywą wobec odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia. Jeżeli bowiem intencją zamawiającego jest przede wszystkim jak najszybsze ukończenie projektu, skorzystanie ze wspomnianej instytucji wydaje się dość atrakcyjną opcją. Co ważne, jest to możliwe nawet wówczas, gdy zawarta umowa nie zawiera żadnych zapisów na ten temat. Jak to możliwe? – wszystkiego dowiesz się z niniejszego artykułu.

Odsłuchaj także podcastu!

Listen to „Wykonanie zastępcze w umowie IT i nie tylko – o co chodzi?” on Spreaker.

Czy wykonanie zastępcze jest zgodne z prawem? 

W przypadku, gdy umowa zawarta pomiędzy software house a klientem ma charakter umowy o dzieło, zastosowanie do niej znajdują dotyczące tej umowy przepisy Kodeksu cywilnego (m.in. o wykonaniu zastępczym).  

Należy przy tym zaznaczyć, że wskazane przepisy działają nie tylko w odniesieniu do umów zawartych na piśmie, lecz także w drodze uzgodnień mailowych lub telefonicznych. 

Ponadto, nawet jeżeli strony w ogóle nie obejmą swoimi ustaleniami wykonania zastępczego, możliwość skorzystania z tej instytucji będzie wynikała z mocy samego prawa.  

O tym, kiedy umowa z software house ma charakter umowy o dzieło, możesz przeczytać tutaj: https://creativa.legal/problemy-z-wykonaniem-umowy-przez-software-house-jak-uniknac-odpowiedzialnosci/  

Skorzystanie z wykonania zastępczego przewidzianego w Kodeksie cywilnym wymaga łącznego spełnienia następujących warunków: 

  1. Software House wykonuje projekt w sposób wadliwy lub sprzeczny z umową oraz 
  1. klient wzywa Software House do zmiany sposobu wykonania projektu i wyznacza mu w tym celu odpowiedni termin, który upływa bezskutecznie. 

Z wykonywaniem projektu w sposób wadliwy mamy do czynienia wówczas, gdy powstające oprogramowanie jest tworzone niestarannie (bez zachowania standardów wymaganych od profesjonalisty) co skutkuje jego nieprawidłowym funkcjonowaniem.  

Sprzeczność wykonywania projektu z umową zachodzi z kolei wówczas, gdy jest on realizowany w sposób niezgodny z pierwotnymi ustaleniami z klientem (np. gdy SH samowolnie modyfikuje uzgodnioną koncepcję). 

Co ważne, do skorzystania z wykonania zastępczego wystarczy zaistnienie choćby jednego z wymienionych uchybień, choć sytuacje, w których występują one jednocześnie, niestety nie należą do rzadkości. 

Wezwanie przed wykonaniem zastępczym 

Klient, który dostrzeże nieprawidłowe działanie software house, powinien wezwać go do zmiany sposobu wykonania projektu na prawidłowy. Jeżeli strony nie określiły w umowie procedury dokonywania takich wezwań, może być ono wystosowane w dowolnej formie (np. mailowej, papierowej) i w dowolnym terminie przed ukończeniem projektu.  

Niezbędnym elementem wezwania jest wyznaczony przez klienta termin, w którym SH ma zmienić sposób wykonywania projektu. Zgodnie z przepisami musi być on „odpowiedni”, czyli rzeczywiście umożliwiający realizację żądania klienta bez jego przekroczenia.  

Jeżeli wyznaczony termin upłynie bezskutecznie, klient będzie uprawniony (według własnego wyboru) do odstąpienie od umowy albo skorzystania z wykonania zastępczego. Co istotne, jednoczesne skorzystanie z obu tych uprawnień nie jest możliwe, dlatego klient musi zdecydować się na jedno z nich. W przypadku, gdy jego wybór padnie na wykonanie zastępcze, SH zobowiązane jest wydać klientowi wszystkie dotychczasowe rezultaty prac (np. dokumentację, kod źródłowy), aby ten mógł przekazać je wykonawcy zastępczemu (wybór konkretnego wykonawcy należy wyłącznie do klienta).  

Jak wygląda pokrycie kosztów za wykonanie zastępcze? 

W kolejnym kroku, klient powinien zwrócić się do software house z żądaniem pokrycia kosztów prac wykonawcy zastępczego, przedstawiając jednocześnie dowody poniesienia tych kosztów (np. faktury wystawione przez wykonawcę zastępczego). 

Należy przy tym zaznaczyć, że wskazane koszty muszą być rzeczywiście powiązane z usunięciem wad lub dokończeniem projektu i tym samym nie mogą obejmować np. ulepszeń oprogramowania, które nie były ujęte w pierwotnym projekcie. Innymi słowy, klient nie może nadużywać wykonania zastępczego, aby finalnie otrzymać bardziej zaawansowane rozwiązanie na koszt pierwotnego wykonawcy. 

Porozmawiaj z ekspertem

Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.

Skorzystaj z formularza lub napisz bezpośrednio na mojego maila a.szczudlo@creativa.legal

Administratorem Twoich danych osobowych będzie kancelaria Creativa Legal sp.p. Przeczytaj więcej w naszej Polityce prywatności.

Odpowiedzialność za wykonanie zastępcze 

Na koniec warto dodać, że wykonanie zastępcze odbywa się nie tylko na koszt, lecz także na niebezpieczeństwo software house, co jest równoznaczne z jego odpowiedzialnością za przypadkową (czyli niezawinioną przez nikogo) utratę lub uszkodzenie oprogramowania. Choć na pierwszy rzut oka tak szeroka odpowiedzialność wydaje się niesprawiedliwa, z drugiej strony stanowi konsekwencję nierzetelności SH, bez której do powierzenia dalszych prac wykonawcy zastępczemu w ogóle by nie doszło.  

Przykład: 

Na skutek nieprawidłowej realizacji projektu przez software house, klient postanowił skorzystać z wykonania zastępczego i powierzył ukończenie prac przedsiębiorcy X. Niestety, po przekazaniu przedsiębiorcy X wykonanego przez SH oprogramowania, padł on ofiarą ataku hakerskiego, który całkowicie „wyczyścił” wszystkie posiadane przez niego nośniki danych. Z uwagi na fakt, że atak doprowadził do usunięcia wszystkich kopii oprogramowania (kopie znajdujące się w posiadaniu SH zostały przezeń usunięte już wcześniej), SH będzie ponosił odpowiedzialność za utratę oprogramowania, gdyż to przez jego wcześniejszą nierzetelność doszło do powierzenia prac przedsiębiorcy X.  

Wykonanie zastępcze na własnych zasadach? 

Niezależnie od przepisów Kodeksu cywilnego, software house i klient mogą ustanowić własną procedurę wykonania zastępczego, działając na podstawie ogólnej zasady swobody umów. W takim przypadku, strony nie będą związane regulacjami kodeksowymi, co umożliwi im ukształtowanie tej instytucji według własnego uznania (w szczególności wprowadzenie jej do umowy innej niż umowa o dzieło).  

W przypadku podjęcia przez strony decyzji o wpisaniu do umowy procedury wykonania zastępczego, powinna ona określać w szczególności: 

  1. katalog przypadków, w których klient może skorzystać z wykonania zastępczego – może być to np. opóźnienie w realizacji projektu lub realizowanie go w sposób nieprawidłowy. Ważne, aby przypadki te zostały wskazane w sposób precyzyjny, w celu uniknięcia ewentualnych sporów interpretacyjnych 
  1. sposób zawiadomienia SH o skorzystaniu z wykonania zastępczego – najbardziej optymalnym sposobem dokonania zawiadomienia wydaje się obecnie poczta elektroniczna, choć nic nie stoi na przeszkodzie skorzystaniu z poczty tradycyjnej. Najważniejsze, aby zawiadomienie zostało dokonane w sposób zapewniający jego utrwalenie (nie powinno być zatem przekazywane ustnie lub telefonicznie) 
  1. zasady przekazania dotychczasowych rezultatów prac SH – w przypadku dokumentacji papierowej może być to np. odbiór osobisty lub przez kuriera, a w przypadku stworzonych elementów oprogramowania – zapisanie ich na materialnych nośnikach (np. pendrive) lub przesłanie przez Internet. Ponadto, umowa powinna określać termin przekazania rezultatów prac (np. 7 dni od dnia wezwania zamawiającego) oraz wymóg sporządzenia protokołu przekazania 
  1. warunki, jakie musi spełniać wykonawca zastępczy – w zależności od konkretnej sytuacji, tego rodzaju postanowienia mogą zabezpieczać interesy SH (np. ograniczać wybór wykonawcy zastępczego do podmiotów działających w Polsce lub w Unii Europejskiej) albo zamawiającego (np. przewidywać wymóg zatrudniania przez wykonawcę zastępczego specjalistów z określonych dziedzin) 
  1. zasady zwrotu kosztów prac wykonawcy zastępczego – w tej materii umowa powinna określać przede wszystkim sposób udokumentowania poniesionych kosztów (np. za pomocą faktury) oraz sposób i termin ich zwrotu przez SH (np. przelewem w terminie 7 dni od dnia przedstawienia faktury). Ponadto, SH może zastrzec wymóg przedstawienia zestawienia prac wykonawcy zastępczego w celu oceny, czy były one uzasadnione 

I na koniec  

„Wykonanie zastępcze” niewątpliwie stanowi ciekawą alternatywę dla odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia.  

W przeciwieństwie bowiem do całkowitego zakończenia współpracy, pozwala ona zachować choćby cień szansy na poprawę relacji z klientem, a ponadto zapewnia płynne kontynuowanie prac nad projektem przez wykonawcę zastępczego.  

Dodatkowo, propozycja wprowadzenia do umowy wykonania zastępczego może stanowić przydatny argument podczas negocjacji z klientem i skłonić go np. do rezygnacji z kar umownych lub innych, bardziej „represyjnych” konsekwencji niewykonania umowy przez software house.

Artykuł powstał przy współpracy zespołu kancelarii Creativa Legal.

Zdjęcie dodane przez Polina Zimmerman.

W czym mogę Ci pomóc?

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, wspólnikiem w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym.

Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Pomagam przedsiębiorcom m.in. w sporządzaniu umów i regulaminów ochronie danych osobowych i własności intelektualnej oraz prawie reklamy i mediów. Wspieram w zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – w tym na rynku chińskim.

Chcesz porozmawiać o swoich bolączkach?
Napisz do mnie na a.szczudlo@creativa.legal lub skorzystaj z przycisku poniżej i wypełnij formularz. Sprawdź, czy możemy pomóc w rozwoju Twojego biznesu.

Subskrybuj newsletter
i bądź na bieżąco!

Otrzymuj informacje o nowościach w prawie, nowych artykułach, produktach, usługach, czy szkoleniach od kancelarii Creativa Legal.

Dołącz do ponad 6000 innych osób, które już nam zaufało!

Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Nowe zmiany prawa dla e-commerce
od stycznia 2023!

Jeżeli prowadzisz lub zarządzasz sklepem internetowym, musisz być z nami. Weź udział w bezpłatnym szkoleniu, już 13 grudnia o 19:00!

Dowiedz się, jakie zmiany czekają na Ciebie – oraz jak się prosto, szybko i tanio do nich dostosować! Otrzymasz od nas gotowe rozwiązania!