Szukaj
Close this search box.

Umowa zawarta przez e-mail – czy jest ważna?

Spis treści

Prawo w pewnych kwestiach wychodzi naprzeciw panującym trendom i zmianom w cyfrowym świecie. Jakiś czas temu zostały wprowadzone zmiany dotyczące formy dokumentowej, elektronicznej oraz samego podpisu elektronicznego. Jednakże, dalej pozostaje problematyczna kwestia zawierania umów przez Internet – czy to za pomocą tabletu, czy innych urządzeń.

Pomimo tego, że omówiłem już we wcześniej opublikowanej wersji tego artykułu kwestie dotyczące zawierania umów przez e-mail, dzisiaj rozwinę ten wątek dodając kwestie dotyczące formy dokumentowej i elektronicznej, która znajduje się w Kodeksie cywilnym od pewnego czasu. Pomoże to zrozumieć sam sposób zawierania takich zobowiązań oraz przewidzieć pewne konsekwencje, które mają wpływ na przebieg procesu sądowego i dochodzenie swoich roszczeń.

Na temat składania podpisów za pomocą tabletu oraz o kwalifikowanym podpisie elektronicznym możesz przeczytać w artykule Czy można podpisać umowę na tablecie?

Sprawdź również poniższe nagranie wideo lub podcast

Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.

Czym jest umowa?

Najprościej mówiąc, o umowie możemy mówić, gdy dwoje ludzi składa sobie oświadczenia woli z których wynika, że zobowiązują się do czegoś, np. w ramach takiej umowy jedna strona wykonuje jakąś usługę, druga płaci za jej wykonanie. Niezbędnym elementem oświadczenia woli jest porozumienie stron.

Czym w takim razie jest oświadczenie woli? Reguluje to art. 60 Kodeksu cywilnego:

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Oznacza to, że oświadczeniem woli jest odpowiednie zachowanie się osoby, które pokazuje jej wolę i zamiar w sposób wystarczający, aby można było uznać to za chęć zobowiązania się do pewnego działania. Takie oświadczenia woli będą minimum dwa, złożysz je Ty oraz Twój klient lub kontrahent.

Wyjątki

Oczywiście jak to zwykle bywa, swoboda formy zawierania umowy istnieje tylko w pewnych sytuacjach. Nasz ustawodawca zastrzegł sobie kilka wyjątków, gdzie umowa musi być zawarta w formie pisemnej np.:

  • przeniesienie majątkowych praw autorskich;
  • licencja wyłączna.

Umowa przez e-mail – moment zawarcia

W przypadku zawierania umowy przez e-mail, istotnym jest określenie momentu zawarcia takiej umowy:

Art. 61. Kodeksu cywilnego
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.”

Jeżeli jedna ze stron wysłała oświadczenie woli poprzez elektroniczny środek komunikacji, ważna będzie chwila wysłania go w ten sposób, aby druga strona mogła się z nim zapoznać. Mam tutaj na myśli nie tylko e-maile, jako główny sposób zawierania umów, ale także Facebook czy inne portale społecznościowe, które ostatnimi czasy są równie popularne ze względu na łatwość bezpośredniego nawiązania kontaktu.

Druga strona umowy przez e-mail musi otrzymać oświadczenie w taki sposób, aby mogła się z nim zapoznać. Dotyczy to szczególnie plików, których nie będzie mogła otworzyć ze względu na ich niestandardowy format.

Moment zawarcia umowy jest o tyle istotny, że od tego określonego czasu strony będą zobowiązane do wykonania umowy – a więc także będą mogły rozwiązać umowę tylko w określonych przypadkach.

Gdy strony zobowiążą się do wykonania umowy zawartej przez e-mail, nie będą miały możliwości jej rozwiązania tylko dlatego, że jedna ze stron bagatelizować będzie kontakt z tego powodu, że odbył się on tylko i wyłącznie za pośrednictwem Internetu.

Forma dokumentowa i elektroniczna

Jak wskazałem powyżej, niekiedy dla ważności umowy wymagana jest forma, aczkolwiek, możemy w obrocie gospodarczym spotkać się także z formą dokumentową i elektroniczną, które są pewnego rodzaju nowinką po zmianach, które zostały wprowadzone do Kodeksu cywilnego.

Forma dokumentowa dotyczy oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

„Ustalenie osoby” nie musi zapewniać jej identyfikacji, tak jak ma to miejsce w przypadku podpisu własnoręcznego. Chodzi tu o taką indywidualizację osoby składającej oświadczenie woli, która nie jest równoznaczna z pewnym przypisaniem pochodzenia tego oświadczenia. Może to nastąpić w dowolny sposób, np. poprzez zastosowanie podpisu klawiaturowego pod treścią oświadczenia lub identyfikację adresu e-mailowego, z którego wysyłana jest wiadomość zawierająca oświadczenie woli. – Górska Katarzyna, Zastosowanie i funkcje formy dokumentowej, Rejent 2016/11/44-67.

W takich okolicznościach, dokumentem może być e-mail, sms, a także, co ciekawe, nagranie audio lub wideo, pod warunkiem, że można je zapisać i odtworzyć.

Jeżeli ustawa albo zawarta umowa pod rygorem nieważności nie wymaga bardziej rygorystycznej formy (pisemnej) oświadczenie złożone właśnie w takiej formie ma co do zasady taki sam walor prawny, jak oświadczenie złożone i podpisane na piśmie w sposób „standardowy”.

Forma elektroniczna

Natomiast, gdy mówimy o formie elektronicznej oświadczeń woli, istotnym jest tutaj wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i zawierania za jego pomocą umów.

Umowa zawarta z takim podpisem elektronicznym będzie ważna tak samo, jak zawarta w sposób tradycyjny z podpisem własnoręcznym – chyba, że ustawa lub umowa stanowią inaczej.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich, czy udzielenie licencji?

Jak pamiętacie z poprzednich wpisów, przeniesienie majątkowych praw autorskich może nastąpić tylko drogą pisemną. Podobnie ma się sprawa z licencją wyłączną. W momencie zawarcia umowy zdalnie przez e-mail, jeżeli mieliśmy na myśli przeniesienie praw, to nie będzie miał ten zapis mocy wiążącej, chociażby cała czynność prawna była ważna. Sprawia to wiele kłopotów, nie tylko przed, ale i po wykonaniu umowy.

Właśnie w takim przypadku istnieje czynność prawna zastępcza. Przeniesienie praw majątkowych zostanie zastąpione przez licencje niewyłączną, jeżeli spełni to w pewnym stopniu cel zawarcia tej umowy. W szczególności, gdy ważniejszym będzie wykonanie umowy i możliwość korzystania z utworu aniżeli to, czy druga strona będzie posiadała pełnię praw.

Porozmawiaj z ekspertem

Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.

Napisz do mnie poprzez poniższy formularz i umów się na rozmowę.

Uzupełnij poniższy formularz, jeżeli np.:

  • masz pytania z zakresu o którym pisałem w tym artykule,
  • szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu,
  • chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z nami, terminy oraz koszty.

Pierwszy kontakt jest bezpłatny i ma on na celu ustalenie zakresu potencjalnej naszej pomocy oraz Twoich pytań i wątpliwości.

Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów.


Przed wysłaniem wiadomości zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.

To jeden z powodów, dla których sami nabywcy majątkowych praw autorskich powinni dbać o to, by umowy były sporządzane w formie pisemnej.

Licencja niewyłączna, jak nazwa wskazuje, może być udzielana wielu osobom, tak więc wykonane specjalnie dla Was zdjęcie może kiedyś zostać wykorzystane przez inną firmę.

Jak widzisz, nie zawsze umowa przez e-mail będzie w pełni ważna i pełnowartościowa.

Dodatkowe problemy przy zawieraniu umowy przez e-mail

Zarówno zawieranie umów przez Internet, e-mail czy Facebook stanowić może w wypadku sporu nie lada problem. Jak wyżej opisałem, oświadczenie woli musi nastąpić w sposób wystarczający, tak aby strona mogła uznać to za chęć do jej zawarcia i wykonania.

W praktyce, z samej rozmowy na fb lub treści maila czasami trudno określić, czy w ogóle doszło do zawarcia umowy.

Często spotykam się z dodatkowym problemem, gdy jedna ze stron nie określiła wszystkich warunków i okoliczności wykonania umowy biorąc je za rzecz oczywistą i przystąpiła do wykonywania umowy. Tak więc, kolejnym zagrożeniem może być to jak strony postrzegają warunki na jakie się umówiły.

Oczywiście, mogą wystąpić tutaj nie tylko problemy po stronie człowieka, ale również techniczne, takie jak niepoprawne wyświetlenie wiadomości, błędne działanie systemu lub po prostu niedostarczenie ostatecznego potwierdzenia drugiej stronie drogą mailową.

Czy umowa ustna jest ważna?

Tak, umowa ustna, podobnie jak przez e-mail, Facebook lub inne medium, może być ważna – o ile spełni się odpowiednie wymagania, które opisałem powyżej. Należy jednak pamiętać o tym, że udowodnienie, iż doszło do zawarcia takiej umowy może przysporzyć wielu trudności.

Podsumowanie

Jeżeli chcesz zawrzeć umowę przez e-mail lub za pomocą tabletu, możesz to zrobić. Jednakże nie zawsze taka umowa będzie ważna i pełnowartościowa. Zawsze polecam zapisanie wszystkich wiadomości dla ewentualnych celów dowodowych.

Gdy potrzebujesz jednak przenieść więcej praw na klienta, pozostaje Tobie droga pisemna lub obdarzenie zaufaniem drugiej strony umowy, która nie wystosuje w przyszłości roszczeń przeciwko Tobie z powodu niezachowania jej warunków.

Pamiętajcie, przezorny zawsze ubezpieczony.

Pomóż nam dotrzeć do innych osób! Udostępnij ten artykuł dalej, niech więcej osób uzyska dzięki niemu potrzebną wiedzę. Dziękujemy!

Picture of Arkadiusz Szczudło

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, Partnerem Zarządzającym w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain. Poznaj autora.

Subskrybuj nasz newsletter i bądź na bieżąco!

Otrzymuj informacje o nowościach w prawie, nowych artykułach, produktach, usługach, czy szkoleniach od kancelarii Creativa Legal.

Dołącz do ponad 6000 innych osób, które już nam zaufało!

Po zapisaniu się odbierz od nas maila z potwierdzeniem. W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.


Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. 

Zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA. Mają zastosowanie Polityka prywatności oraz Regulamin serwisu Google.

Newsletter, który pomoże Ci rozwinąć 🚀 Twoją firmę technologiczną lub software house pod kątem prawnym i biznesowym.

Dołącz do społeczności właścicieli, kadry zarządzającej i managerskiej w firmach technologicznych i software house! Otrzymuj co 2 tygodnie najważniejsze informacje.

Więcej o naszym newsletterze „Let’s talk tech” przeczytasz pod linkiem: https://letstalktech.pl

Po zapisaniu się odbierz od nas powitalnego maila z bonusami. W razie problemów, napisz do nas. Sprawdź folder spam/oferty.


Aktywując przycisk pod formularzem, akceptujesz nasz Regulamin (w zakresie dotyczącym Newslettera) oraz wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści edukacyjnych, informacji o produktach i usługach kancelarii Creativa Legal Korol Szczudło adwokaci sp.p., np. o nowych artykułach, kursach on-line, czy zniżkach. 

Zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA. Mają zastosowanie Polityka prywatności oraz Regulamin serwisu Google.

Startujesz z SaaS'em?

Dowiedz się, jak zbudować i wdrożyć aplikację SaaS krok po kroku!

Jakich błędów uniknąć?

Jak powinno wyglądać wdrożenie aplikacji SaaS?