Czy można podpisać umowę na tablecie?

17797250049_fa4459a04b_o
Arkadiusz Szczudło

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, Partnerem Zarządzającym w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Spis treści

Zastanawialiście się kiedyś, czy możecie wysłać umowę podpisaną na tablecie? Pewnie boicie się takich rozwiązań, więc drukujecie umowy, podpisujecie je i po zeskanowaniu wysyłacie dalej klientowi. Czy takie działanie jest poprawne i równoważne z umową podpisaną własnoręcznie wysłaną listownie?

Przedstawiam Wam tylko kilka z wielu pytań, które dostaję na swojego maila:

  1. Co z umową podpisaną przy użyciu np. tabletu graficznego. Czy zeskanowaną umowę można odesłać z takim podpisem i będzie to równoznaczne z podpisem ręcznym?
  2. Czy w ogóle zeskanowany podpis ma moc prawną?
  3. Co z np. takimi rozwiązaniami jak Adobe eSignatures, a polskim prawem?

W niniejszym artykule poruszę zagadnienia, które omówiłem w innym artykule: Umowa zawarta przez e-mail – czy jest ważna? dlatego proszę Cię o zapoznanie się z nim w pierwszej kolejności.

Czym w ogóle jest podpis?

Na wstępie należy przyjrzeć się definicji podpisu. Niestety, nie znajdzie się jej nigdzie w przepisach. Mogłoby się wydawać, że podpisem będzie wyłącznie Twoje imię i nazwisko lub np. inicjały, ale to nie wszystko. Liczy się także coś takiego, jak charakter Twojego pisma.

”Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby.” – wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97

Wszystko po to, żeby można było przypisać podpis do danej osoby w razie głębszych zabiegów z dowodami i biegłymi.

Na czym składamy podpis?

Zgodnie z doktryną, dokumentem będzie każde wyrażenie myśli i wiadomości w formie pisemnej. No i tutaj ta forma pisemna nie musi być odręczna – może być wydrukowana na papierze lub wykuta w kamieniu. Jednakże, chciałbym zwrócić uwagę na to, że mówimy tutaj o formie pisemnej szeroko rozumianej.

Kodeks cywilny wprowadził zmiany i wyróżnia teraz dodatkowe formy zawierania umów – forma dokumentowa i forma elektroniczna. Wyjaśniam te kwestie we wspomnianym wcześniej artykule: Umowa zawarta przez e-mail – czy jest ważna?

Skoro treść umowy może być napisana gdziekolwiek i w jakiejkolwiek formie, to możliwe, że i podpis nie musi być klasycznie odręczny, prawda?

Sposób składania podpisu na umowie

Do tej pory niestety nie został nigdzie uregulowany sposób składania podpisu za pomocą urządzeń elektronicznych takich, jak np. tablet. Nie możemy jednoznacznie stwierdzić, czy taki podpis będzie spełniał wszystkie niezbędne warunki. Pozostają nam tylko przypuszczenia i zgodne twierdzenia praktyków prawa.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Jeżeli chcemy zawrzeć umowę przez Internet, z pomocą w takich okolicznościach przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny – ten rodzaj podpisu został określony w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2016.1579 z dnia 2016.09.29).

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest prawnym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego – poruszę ten temat przy innej okazji.

Własnoręczny podpis na tablecie

Interesuje nas składanie podpisu na tablecie. Jeśli dotrwałeś do tej części wpisu, to wiesz już, że odpowiedź nie będzie taka prosta. Jednak postaram się krótko wyjaśnić tą kwestię.

Odręczny podpis za pomocą tabletu lub aplikacji, która pozwala 1 do 1 utrwalić Twój podpis jako znak graficzny przyjąłbym, że będzie uznawany w obiegu za ważny – o ile będzie pełnowartościowy. W końcu, czym taki podpis różni się z zewnątrz od podpisu standardowego na kartce papieru?

Trzeba będzie spełnić obowiązek na przykład odwzorowania charakteru pisma. Sprzęt od Apple może spełni swoją rolę, podobnie te graficzne od Wacomu. Gorzej będzie z tańszymi tabletami, które niekoniecznie mierzą siłę nacisku i inne właściwości ruchu ręki.

Niestety, stosunkowo od niedawna ludzie zaczęli zadawać takie pytania, dopiero przyjdzie czas na konkretne rozwiązania i odpowiedzi.

Czy zeskanowana umowa jest ważna?

Pewnie chodzi Ci po głowie taka możliwość: klient wysyła Ci umowę, uzupełniasz, drukujesz i podpisujesz ją, następnie skanujesz i wysyłasz mailem do klienta, w kolejnym kroku on ją drukuje i podsyła dalej Tobie. Taka tam codzienność.

Tutaj sprawa jest prosta. Wykonywanie kopii takich umów i podpisów za pomocą skanów, zdjęć, faksu nie jest ważne, jeżeli mówimy o zachowaniu formy pisemnej dla umowy. Zapamiętaj to.

Niestety jak to zwykle bywa, w pewnym stopniu kłóci się to z tym, że możemy uznać własnoręczny podpis za pomocą tabletu za ważny. W końcu to, o czym mówiliśmy wcześniej też mogłoby wyglądać na skan dokumentów. Ale nie chcę Ci już mieszać w głowie, bo rozwiązaniem takiej sprawy zająłby się w tym przypadku grafolog.

Aplikacje do wklejenia podpisu

Rozumiem, że może być problemem każdorazowe podpisywanie umów na nowo. Istnieje na rynku kilka aplikacji, które pozwalają wklejać podpis bezpośrednio na umowę – podobnie z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

Podpis tak wielokrotnie wklejany, a wcześniej np. stworzony za pomocą dobrego tabletu niestety nie będzie mógł być uznać za ważny. Potwierdza to Sąd Najwyższy (a ciekawskim mogę podrzucić wyrok – sygn. akt IV CSK 228/07). Twierdzi on, że nie jest spełniona forma pisemna w przypadku elektronicznej kopii podpisu. A tutaj taka by wystąpiła.

Podobnie było ze skanowaniem umów i podpisów. Po prostu kopiowanie nie jest dobrze odbierane.

Skoro chcieliśmy iść na łatwiznę, trzeba też uważać, żeby nie skusiło nas użycie jakiegoś fontu, który będzie podobny do ręcznego podpisu. Takie działanie nie sprawdzi się i muszę Ciebie przed tym przestrzec.

Forma dokumentowa

Forma dokumentowa to nowinka w naszym Kodeksie cywilnym – dotyczy oświadczenia woli w postaci dokumentu (może nim być e-mail, sms, audio, wideo), w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

„Ustalenie osoby” nie musi zapewniać jej identyfikacji, tak jak ma to miejsce w przypadku podpisu własnoręcznego. Chodzi tu o taką indywidualizację osoby składającej oświadczenie woli, która nie jest równoznaczna z pewnym przypisaniem pochodzenia tego oświadczenia. Może to nastąpić w dowolny sposób, np. poprzez zastosowanie podpisu klawiaturowego pod treścią oświadczenia lub identyfikację adresu e – mailowego, z którego wysyłana jest wiadomość zawierająca oświadczenie woli. – Górska Katarzyna, Zastosowanie i funkcje formy dokumentowej, Rejent 2016/11/44-67

Jak widzisz powyżej, taki podpis za pomocą tabletu może spełniać wymagania formy dokumentowej.

Podsumowanie do zapamiętania

Mam nadzieje, że poniższe podsumowanie pomoże Ci w zrozumieniu problematyki zawierania umów za pomocą tabletu:

  1. Jeżeli chcesz podpisać umowę za pomocą tabletu, dla której nie jest ważnym, aby miała ona pełnoprawną formę pisemną, możesz to zrobić. Zachowaj jednak oryginał w formie cyfrowej.
  2. Nie możesz podpisu przekleić z wcześniej stworzonego wzoru, ale możesz już na bieżąco podpisywać umowy za pomocą tabletu – jeżeli jest to dobry tablet i mierzy podstawowe parametry pisma oraz jest w stanie je odwzorować. Patrz uwaga wyżej.
  3. Podobnie ma się sprawa przy umowach, gdzie forma pisemna musi zostać zachowana pod rygorem nieważności. Spora część głosów w doktrynie twierdzi, że takie umowy mogą również być ważne – aczkolwiek tutaj jednak uważałbym na wdrażanie tej praktyki w swojej działalności.
  4. Niestety, skanować umów i podpisów nie możesz. Podobnie cyfrowo kopiować podpisów za pomocą aplikacji trzecich. To znaczy możesz, ale nie będą one ważne, tak jakby została umowa zawarta w formie pisemnej. Możesz na przykład wysłać taką umowę mailem, a później dostarczyć ją listownie lub osobiście, gdy uzbiera się ich większa ilość.

Nawet gdyby z jakichś względów takie rozwiązanie nie przeszło w sądzie, zawsze tak sporządzona umowa mogłaby być pewnego rodzaju dodatkowym dowodem wraz z korespondencją uprawdopodabniającą fakt jej zawarcia.

Porozmawiaj z ekspertem

Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.

Skorzystaj z formularza lub napisz bezpośrednio na mojego maila a.szczudlo@creativa.legal

Administratorem Twoich danych osobowych będzie kancelaria Creativa Legal sp.p. Przeczytaj więcej w naszej Polityce prywatności.

Skoro umowa byłaby nieważna, to powiem ci małą ciekawostkę. Przyznanie się do sporządzenia danego dokumentu nie może zastąpić braku podpisu na nim. Jednak bądź dobrej myśli. Lepszy taki dowód niż żaden.

Problemem jest nasze wąskie patrzenie w przyszłość. Elektronika oraz oprogramowanie rozwija się i występuje coraz częściej w naszym życiu. Ciekawie wygląda to, jak prawo dostosowuje się – i nie – do wszystkich zmian.

Pomóż nam dotrzeć do innych osób! Udostępnij ten artykuł dalej, niech więcej osób uzyska dzięki niemu potrzebną wiedzę. Dziękujemy!

W czym mogę Ci pomóc?

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, wspólnikiem w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym.

Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Pomagam przedsiębiorcom m.in. w sporządzaniu umów i regulaminów ochronie danych osobowych i własności intelektualnej oraz prawie reklamy i mediów. Wspieram w zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – w tym na rynku chińskim.

Chcesz porozmawiać o swoich bolączkach?
Napisz do mnie na a.szczudlo@creativa.legal lub skorzystaj z przycisku poniżej i wypełnij formularz. Sprawdź, czy możemy pomóc w rozwoju Twojego biznesu.

Subskrybuj newsletter
i bądź na bieżąco!

Otrzymuj informacje o nowościach w prawie, nowych artykułach, produktach, usługach, czy szkoleniach od kancelarii Creativa Legal.

Dołącz do ponad 6000 innych osób, które już nam zaufało!

Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Nowe zmiany prawa dla e-commerce
od stycznia 2023!

Jeżeli prowadzisz lub zarządzasz sklepem internetowym, musisz być z nami. Weź udział w bezpłatnym szkoleniu, już 13 grudnia o 19:00!

Dowiedz się, jakie zmiany czekają na Ciebie – oraz jak się prosto, szybko i tanio do nich dostosować! Otrzymasz od nas gotowe rozwiązania!