Naturalnym etapem w procesie budowania marki odzieżowej jest rozpoczęcie sprzedaży jej produktów w sklepie stacjonarnym, działającym we własnym lub wynajmowanym lokalu. Z uwagi na wysokie ceny nieruchomości, druga z wymienionych opcji często stanowi jedyne dostępne rozwiązanie, szczególnie dla marek, które dopiero rozwijają skrzydła.
Wynajęcie lokalu użytkowego (czyli przeznaczonego do prowadzenia działalności gospodarczej) wymaga zawarcia z operatorem obiektu (np. galerii handlowej) umowy najmu, która z reguły jest bardziej skomplikowana, niż w przypadku najmu lokalu mieszkalnego. Warto zatem abyś wiedział, co powinno znaleźć się w takiej umowie i na jakie postanowienia zwrócić szczególną uwagę.
Podsumowanie na start
Nie chcesz czytać całego artykułu? Zapoznaj się z naszym podsumowaniem poniżej:
- Mimo różnic wynikających z praktyki rynkowej, w większości umów najmu lokalu użytkowego da się wskazać „żelazne” postanowienia, które pojawiają się praktycznie zawsze (np. oznaczenie lokalu i celu najmu, procedury wydania lokalu, zasad płatności czynszu).
- Oprócz samej umowy, warto przeanalizować także załączniki do niej (np. regulamin obiektu), gdyż mogą one przewidywać dodatkowe zobowiązania najemcy.
- Jeżeli druga strona umowy nie jest właścicielem lokalu, powinna wskazać tytuł prawny, na podstawie którego może nim dysponować.
- Oprócz rozwiązań dotyczących najmu, które wynikają z przepisów prawa, na rynku można spotkać się także z kodeksami dobrych praktyk.
Elementy umowy najmu
Choć każda umowa najmu lokalu użytkownego jest inna (podobnie jak różne są lokale mogące być jej przedmiotem), możliwe jest wskazane „żelaznych” postanowień, które będą pojawiały się praktycznie w każdym przypadku. Należą do nich:
- oznaczenie wynajmowanego lokalu
- oznaczenie celu najmu (czyli rodzaju działalności prowadzonej w lokalu przez najemcę)
- procedura wydania i odbioru lokalu
- zasady używania lokalu przez najemcę
- zasady dokonywania napraw i rozliczania nakładów
- uprawnienia wynajmującego
Jeżeli umowa dotyczy lokalu znajdującego się w galerii handlowej, załącznikiem do niej jest często regulamin jej funkcjonowania, określający np. zasady działania rady najemców, odbioru odpadów, działania ochrony obiektu. Musisz pamiętać, że jego postanowienia będą wiązały Cię tak samo, jak postanowienia samej umowy, dlatego przed jej podpisaniem, dokładnie zapoznaj się zarówno z nią, jak i regulaminem.
Choć w świetle prawa umowa najmu lokalu użytkowego nie wymaga dla swojej ważności zawarcia jej na piśmie, w praktyce trudno sobie wyobrazić zastąpienie tej formy ustnymi uzgodnieniami lub wymianą maili (nie jest to korzystne ani dla wynajmującego, ani dla Ciebie jako najemcy). Ponadto, brak dochowania formy pisemnej przy umowie najmu zawartej na czas oznaczony dłuższy niż rok skutkuje uznaniem takiej umowy za zawartą na czas nieoznaczony.
Porozmawiaj z ekspertem
Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.
Napisz do mnie poprzez poniższy formularz i umów się na rozmowę.
Uzupełnij poniższy formularz, jeżeli np.:
- masz pytania z zakresu o którym pisałem w tym artykule,
- szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu,
- chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z nami, terminy oraz koszty.
Pierwszy kontakt jest bezpłatny i ma on na celu ustalenie zakresu potencjalnej naszej pomocy oraz Twoich pytań i wątpliwości.
Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów.
Przed wysłaniem wiadomości zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.
Oznaczenie wynajmowanego lokalu
Lokal będący przedmiotem najmu powinien być opisany w umowie w sposób maksymalnie dokładny, aby nie pozostawić żadnej wątpliwości co do jego identyfikacji. Absolutnym minimum w tej materii jest oznaczenie:
- powierzchni lokalu
- pomieszczeń wchodzących w skład lokalu oraz pomieszczeń/powierzchni do niego przynależnych (np. piwnicy, miejsc parkingowych)
- adresu lokalu
- prowadzonej dla lokalu (lub całego obiektu, w którego skład wchodzi lokal) księgi wieczystej (ponadto, dotyczący lokalu wydruk z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych powinien być załącznikiem do umowy). Jeżeli lokal znajduje się w galerii handlowej, do umowy należy dodatkowo dołączyć jej plan wraz zaznaczeniem wynajmowanego lokalu
Niezależenie od powyższego, załącznikiem do umowy powinien być także plan samego lokalu.
Opisując wynajmowany lokal, nie można pominąć precyzyjnego wskazania, na jakiej podstawie dysponuje nim Twój kontrahent. Choć może być to dla Ciebie zaskakujące, wynajmujący nie musi być właścicielem lokalu, który oddaje w najem (przykładowo, może być najemcą całej galerii, mającym prawo do oddawania w podnajem poszczególnych lokali). W razie wystąpienia takiej sytuacji, zażądaj od wynajmującego wykazania prawa do dysponowania lokalem i dołącz do umowy kopie potwierdzających je dokumentów (np. umowy łączącej wynajmującego z właścicielem lokalu).
Oznaczenie celu najmu
Cel najmu lokalu powinien być przedmiotem Twojej szczególnej uwagi, gdyż będzie on wyznaczał granice działalności, którą będziesz mógł w nim prowadzić. Z tego względu, cel najmu warto określić szeroko i zarazem precyzyjnie (możesz posłużyć się w tej materii opisami kodów PKD Twojej działalności ujawnionymi w CEIDG/KRS).
Jeżeli w bliższej lub dalszej przyszłości planujesz rozszerzyć działalność prowadzoną w lokalu o nowe pola, postaraj się wpisać do umowy zgodę wynajmującego na taką zmianę, dzięki czemu unikniesz konieczności uzyskania jej w przyszłości (wymóg uzyskania takiej zgody jest bowiem często zastrzegany przez wynajmujących).
Procedura wydania i odbioru lokalu
Zarówno wydanie lokalu najemcy jak i jego zwrot wynajmującemu powinien być stwierdzony pisemnym protokołem zdawczo-odbiorczym, sporządzonym w dwóch egzemplarzach i podpisanym przez wynajmującego i Ciebie (lub Waszych przedstawicieli). Integralną częścią protokołu powinna być dokumentacja fotograficzna.
Sporządzając protokół należy odnotować w nim przede wszystkim mankamenty lokalu (np. niedziałające oświetlenie, plamy na ścianach), aby wyeliminować możliwości przypisania Tobie winy za ich powstanie.
Zasady używania lokalu przez najemcę
W zależności od potrzeb wynajmującego i rodzaju lokalu, umowa może narzucać Ci mniej lub bardziej rozbudowany katalog zasad korzystania z niego, zawierający np. obowiązek udostępniania lokalu klientom w określonych godzinach, utrzymywania go w czystości i porządku, przestrzegania przepisów przeciwpożarowych i BHP, reklamowania się w określony sposób. Z reguły mają one obiektywne uzasadnienie, zatem powinieneś dążyć do ich zmiany tylko wtedy, gdy istotnie utrudniałyby prowadzenie Twojej działalności.
Zasady dokonywania napraw i rozliczania nakładów
Zważywszy, że ryzyka powstania w lokalu usterek nigdy nie da się z góry wykluczyć, umowa najmu powinna określać, które z nich możesz usuwać własnymi siłami, a które wymagają podjęcia działań przez wynajmującego (a także – co ważne – kto ponosi koszty takich napraw). Z Twojej perspektywy, istotne jest zagwarantowanie sobie zabezpieczenia na wypadek, gdyby na skutek poważnej, niezawinionej przez Ciebie awarii (np. zalania z powodu pęknięcia rury kanalizacyjnej) przez pewien czas nie mógłbyś korzystać z lokalu (może być to np. automatyczna obniżka czynszu, proporcjonalna do czasu trwania napraw).
Jeżeli w związku z rozpoczęciem działalności w lokalu, będziesz chciał dokonać w nim mniejszych bądź większych zmian (np. przemalować ściany, wymienić podłogi, zainstalować nowe oświetlenie, wyburzyć ścianki działowe) koniecznie umieść w umowie zgodę wynajmującego na takie działanie oraz uzgodnij z nim zasady rozliczenia powstałych w ten sposób nakładów po zakończeniu najmu. Może bowiem zdarzyć się, że wynajmujący nie będzie zainteresowany ich zatrzymaniem i zażąda od Ciebie przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego (jeżeli jednak będzie chciał je zatrzymać, powinien zwrócić Ci koszty ich dokonania). „Salomonowym” rozwiązaniem w tej materii może być np. zwolnienie Cię z obowiązku przywracania lokalu do stanu pierwotnego przy jednoczesnym zwolnieniu wynajmującego z obowiązku zwrotu dokonanych przez Ciebie nakładów.
Uprawnienia wynajmującego
Mimo iż wynajmujący nie powinien nadmiernie ingerować w prowadzoną przez Ciebie działalność, rzadko zdarza się, aby w umowie nie zagwarantował sobie w tej materii pewnych dodatkowych uprawnień. Chodzi tu głównie o szeroko rozumiane uprawnienia kontrolne, czyli upoważnienie do okresowego lub doraźnego sprawdzania stanu lokalu oraz prawidłowości jego wykorzystywania.
Ze swojej strony powinieneś zadbać, aby powyższe uprawnienia wynajmujący wykonywał w sposób możliwie jak najmniej uciążliwy (w szczególności nieprowadzący do konieczności zamknięcia lokalu na czas kontroli). Możesz osiągnąć to np. poprzez umieszczenie w umowie wymogu przeprowadzania kontroli poza godzinami otwarcia lokalu oraz obowiązku uprzedzania o nich z odpowiednim wyprzedzeniem.
Wysokość czynszu i zasady jego płatności
Czynsz w umowie najmu jest co do zasady świadczeniem okresowym, płatnym regularnie w określonych odstępach czasu (zazwyczaj miesięcznych). Współcześnie jego płatność następuje najczęściej przelewem na rachunek bankowy wynajmującego (najwygodniej wprowadzić do umowy wymóg jego każdorazowego wskazywania w fakturze) – musisz zatem pamiętać, że w razie braku odmiennych postanowień umowy, datą zapłaty będzie data uznania rachunku wynajmującego.
W umowie najmu zawartej na dłuższy okres czasu możne pojawić się klauzula waloryzacyjna, której celem jest dokonywanie w określonych przypadkach automatycznej podwyżki czynszu w oparciu np. o jeden z wskaźników publikowanych przez Prezesa GUS. Abyś nie musiał sam tego pilnować, warto zobowiązać wynajmującego do każdorazowego zawiadamiania Cię o takiej podwyżce oraz wskazania aktualnej wysokości czynszu.
Opóźnienie w zapłacie czynszu skutkuje uprawnieniem wynajmującego do naliczania odsetek za opóźnienie (ustawowych lub umownych), ponadto umowa może przyznawać mu w takim przypadku prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Poza zasadami płatności czynszu, w umowie należy określić, którą ze stron będzie obciążał obowiązek uiszczania opłat eksploatacyjnych (np. za dostarczanie mediów) oraz należności publicznoprawnych (np. podatku od nieruchomości). Jeżeli koszty te będą obciążały Ciebie, zadbaj o uregulowanie zasad ich płatności (w szczególności, czy płatność ma być dokonywana za pośrednictwem wynajmującego, czy bezpośrednio do wierzyciela).
Czas trwania najmu
Określenie czasu trwania najmu zależy wyłącznie od woli stron umowy, które mogą postanowić o jej zawarciu zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony. Możliwe są także rozwiązania mieszane, przewidujące np. przekształcenie umowy najmu zawartej na czas oznaczony w umowę na czas nieoznaczony w razie ziszczenia się określonego warunku (np. braku wypowiedzenia umowy w wyznaczonym terminie).
Analizując postanowienia dotyczące czasu trwania najmu, powinieneś przede wszystkim pamiętać, że umowy zawartej na czas oznaczony co do zasady nie można wypowiedzieć przed upływem terminu, na jaki została zawarta (chyba że takie uprawnienie przewidują przepisy prawa lub sama umowa). Ponadto, jeżeli umowa przewiduje automatyczne przedłużanie umowy o kolejne okresy, zwrócić uwagę na zasady funkcjonowania tego mechanizmu i oceń, czy nie są dla Ciebie zbyt niedogodne.
Tryb wypowiedzenia umowy
Mimo iż umowę zawartą w formie pisemnej można zgodnie z prawem wypowiedzieć poprzez złożenie drugiej stronie oświadczenia w formie dokumentowej (np. w mailu, SMS), zdecydowanie bezpieczniejszym i pewniejszym rozwiązaniem jest zastrzeżenie dla tej czynności formy pisemnej. Oprócz tego, umowa powinna dokładnie określać przyczyny uprawniające każdą ze stron do jej wypowiedzenia. W praktyce, wynajmujący jako podmiot silniejszy, będzie miał zazwyczaj takich opcji więcej – powinieneś zatem zadbać, aby nie były to przyczyny błahe lub niekonkretne.
Klauzula siły wyższej
Choć na co dzień zapewne nie myślisz o nagłych i nadzwyczajnych zdarzeniach, które mogą skutkować wyłączeniem możliwości korzystania z lokalu przez dłuższy czas (takich jak powodzie czy choćby obostrzenia wprowadzone w związku z COVID-19), warto zawrzeć w umowie procedurę postępowania w takiej sytuacji (może być to np. obniżka czynszu lub uprawnienie do wcześniejszego wypowiedzenia umowy). Istotne jest także zdefiniowanie, co w rozumieniu stron jest przypadkiem działania siły wyższej (jej ogólna definicja funkcjonująca w orzecznictwie nie zawsze może być dla Ciebie korzystna).
Ważne, aby zawarte w umowie mechanizmy działały automatycznie i niezależnie od jakichkolwiek późniejszych uzgodnień. Miękkie postanowienia typu: „w razie wystąpienia siły wyższej, strony uzgodnią kwotę obniżki czynszu” nie mają większego sensu, gdyż wynajmujący (również mający przysłowiowy „nóż na gardle”) praktycznie na pewno nie będzie skłonny do jakichkolwiek ustępstw (dobitnym przykładem jest nieprzejednana postawa właścicieli galerii handlowych po wprowadzeniu pierwszych obostrzeń w związku z COVID-19).
Zabezpieczenia i kary umowne
Zabezpieczeniem typowym dla umowy najmu lokalu jest wpłacana wynajmującemu kaucja, stanowiąca najczęściej jedno- bądź wielokrotność miesięcznego czynszu. Ponadto, umowa może przewidywać naliczanie odsetek w przypadku opóźnienia w jego płatności.
W zakresie obowiązków niepieniężnych (np. używania lokalu zgodnie z umową, wydania lokalu po zakończeniu najmu), ich naruszenie może być obwarowane karami umownymi. Ze swojej strony powinieneś zadbać, aby nie były one zbyt wygórowane, a okoliczności uzasadniające ich naliczenie – opisane zbyt nieprecyzyjnie.
Popularnym sposobem zabezpieczenia jest także notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, zarówno co do obowiązków o charakterze pieniężnym (zapłaty czynszu i kar umownych), jak i niepieniężnym (m.in. wydania lokalu po zakończeniu najmu).
Adresy kontaktowe stron umowy
W przypadku gdy wynajmujący posiada rozbudowaną strukturę organizacyjną, warto wskazać w umowie osobę odpowiedzialną za bieżące uzgodnienia oraz jej dane kontaktowe. Dzięki temu nie będziesz miał wątpliwości, komu np. zgłaszać awarie w lokalu.
Postanowienia końcowe
W postanowieniach końcowych określany jest najczęściej tryb dokonywania zmian umowy, który powinien przewidywać dochowanie w tym celu formy pisemnej pod rygorem nieważności (robienie tego np. mailowo nie jest dobrym pomysłem). Oprócz tego, możesz spodziewać się umieszczenia w tej części umowy klauzuli wyboru sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów (z reguły będzie to sąd właściwy dla siedziby wynajmującego) oraz listy załączników.
Kodeksy dobrych praktyk
Na przestrzeni lat zauważam wiele prób lepszego uregulowania kwestii najmów lokali – szczególnie w centrach handlowych. Oprócz praktyki, doświadczenia branży i Kodeksu cywilnego, na rynku można spotkać się z kodeksami dobrych praktyk dot. najmu lokali. Należą do nich m.in. Kodeks Dobrych Praktyk PRCH oraz Najlepsze Praktyki w Umowach Najmu PSNPH.
Porozmawiaj z ekspertem
Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.
Napisz do mnie poprzez poniższy formularz i umów się na rozmowę.
Uzupełnij poniższy formularz, jeżeli np.:
- masz pytania z zakresu o którym pisałem w tym artykule,
- szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu,
- chcesz wiedzieć, jak wygląda współpraca z nami, terminy oraz koszty.
Pierwszy kontakt jest bezpłatny i ma on na celu ustalenie zakresu potencjalnej naszej pomocy oraz Twoich pytań i wątpliwości.
Po przesłaniu formularza skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h w celu ustalenia dalszych szczegółów.
Przed wysłaniem wiadomości zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.
I na koniec
Oczywiście umowy najmu, które możemy spotkać na rynku są bardzo różne – wszystko zależy od podmiotów, które będą je podpisywały. Biorąc to pod uwagę, uwzględniłem w powyższym artykule tylko wybrane i najciekawsze sprawy z mojego punktu widzenia.
Jeżeli artykuł poszerzył Twoją wiedzę lub przydał Ci się podczas ustalania warunków najmu swojego lokalu, daj mi znać i udostępnij proszę informację o nim w swoich sieciach społecznościowych.
