Jak wypełnić formularz ZUS ZUA w 2026 – krok po kroku

Seria artykułów:

1. Czym grozi zarabianie bez założenia działalności gospodarczej? – Konstytucja Biznesu
2. Kiedy muszę założyć działalność gospodarczą? – Konstytucja Biznesu
3. Działalność nierejestrowa – kompendium wiedzy
4. Jak wypełnić wniosek CEIDG-1 – krok po kroku
5. Jak wypełnić formularz ZUS ZUA – krok po kroku
6. Jak wypełnić formularz VAT-R – krok po kroku

Co załatwia i czego nie załatwia sam wniosek do CEIDG?

Po złożeniu wniosku o rejestrację działalności gospodarczej, ZUS w oparciu o informacje pobrane z CEIDG samodzielnie sporządza Twoje zgłoszenie jako płatnika (ZUS ZFA), informację o rachunkach bankowych płatnika (ZUS ZBA) oraz informację o adresach prowadzenia działalności (ZUS ZAA). Osobnego sporządzenia i złożenia wymaga formularz ZUS ZUA (zgłoszenie jako ubezpieczony do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego i dobrowolnie – chorobowego) albo ZUS ZZA (jeżeli zgłaszasz się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego), a także ZUS ZNCA (jeżeli zgłaszasz do ubezpieczenia członków rodziny).

Gdzie znaleźć formularze?

Formularze ZUS, w tym wniosek ZUS ZUA możesz złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Ich wzory możesz pobrać ze strony internetowej ZUS (https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe) i wydrukować samodzielnie albo pobrać wydrukowane formularze z placówki ZUS. 

W formie elektronicznej możesz wypełnić je i dołączyć do elektronicznego wniosku o rejestrację w CEIDG albo wypełnić i przesłać przez prowadzony przez ZUS portal eZUS (wymaga to użycia Profilu Zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego), potocznie nazywany „PUE ZUS” (dawna nazwa portalu). Warto skorzystać z tej formy, bo od 1 stycznia 2023 r. posiadanie przez płatnika składek aktywnego profilu na PUE ZUS jest obowiązkowe (a status ten nabywasz jako przedsiębiorca z chwilą rejestracji działalności gospodarczej).

Dla nowych przedsiębiorców proces ten jest zautomatyzowany w taki sposób, że jeśli samodzielnie nie założysz profilu PUE w ciągu 14 dni od daty powstania obowiązku opłacania składek, ZUS utworzy dla Ciebie profil techniczny, który następnie musi zostać przez Ciebie aktywowany.

Musisz wiedzieć, że jeżeli odprowadzasz składki za więcej niż 5 osób, wszystkie dokumenty musisz złożyć w formie elektronicznej.

Jak wypełnić formularz ZUS ZUA?

Formularz ZUS ZUA musisz wypełnić zawsze (chyba że zgłaszasz się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego), zatem w niniejszym artykule znajdziesz instrukcję wypełnienia tylko tego formularza. W tym celu powinieneś postępować według poniższych wskazówek:

• w sekcji I. zaznacz znakiem “X” kwadrat oznaczony jako “01. Zgłoszenie do ubezpieczeń”;
• w sekcji II. wpisz następujące dane:
  1. pole 01. – numer NIP (bez myślników oddzielających człony),
  2. pole 02. – numer REGON,
  3. pole 03. – numer PESEL,
  4. pole 04. i 05. – rodzaj i numer dokumentu tożsamości (wypełnij je tylko wtedy, gdy nie nadano Ci numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich),
  5. pole 06. – nazwa skrócona (taka sama, jak we wniosku o rejestrację w CEIDG),
  6. pole 07. – nazwisko,
  7. pole 08. – imię pierwsze,
  8. pole 09. – data urodzenia;
• w sekcji III. wpisz następujące dane:
  1. pole 01. – numer PESEL,
  2. pomiń pole 02.,
  3. pola 03. i 04. – rodzaj i numer dokumentu tożsamości (wypełnij je tylko wtedy, gdy nie posiadasz numeru PESEL),
  4. pole 05. – nazwisko,
  5. pole 06. – imię pierwsze,
  6. pole 07. – data urodzenia;
• w sekcji IV. (kontynuacji sekcji III.) wpisz następujące dane:
  1. pole 01. – drugie imię (jeżeli je posiadasz),
  2. pole 02. – nazwisko rodowe,
  3. pole 03. – obywatelstwo (jeżeli jest inne, niż polskie),
  4. pole 04. – płeć;
• w sekcji V. wpisz właściwy kod tytułu ubezpieczenia (odnajdziesz je w “Ogólnych zasadach wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych” dostępnych na stronach ZUS: https://www.zus.pl/documents/10182/167567/Ogolne_dok_ubezp.pdf; w Twoim przypadku będzie to zapewne jeden z kodów rozpoczynających się od liczb “05”);
• w sekcji VI. wpisz datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (czyli datę rozpoczęcia działalności gospodarczej) oraz zaznacz kwadraty przy ubezpieczeniach, którym podlegasz z tytułu wpisanego w sekcji V;
• w sekcji VII. wpisz datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń zdrowotnych (powiel datę z sekcji VI) oraz kod właściwego oddziału NFZ (odnajdziesz je w “Ogólnych zasadach wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych” dostępnych na stronach ZUS);
• w sekcji VIII. wpisz dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych. Z uwagi na fakt, że jesteś przedsiębiorcą (prowadzisz pozarolniczą działalność gospodarczą), podlegasz obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu, a ubezpieczenie chorobowe jest w Twoim przypadku dobrowolne. Możesz zatem zaznaczyć pole 05. i powielić datę z sekcji VI;
• pomiń sekcję IX., gdyż jako przedsiębiorca obowiązkowo podlegasz obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego;
• w sekcji X. wpisz kod wykonywanego zawodu. Uzupełnianie kodu zawodów jest obowiązkowe w przypadku przedsiębiorców. Należy wówczas wybrać kod zawodu na podstawie opisu, który jak najbliżej opisuje wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności. W celu odnalezienia właściwego kodu skorzystaj z wyszukiwarki Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia dostępnej pod adresem: https://psz.praca.gov.pl/rynek-pracy/bazy-danych/klasyfikacja-zawodow-i-specjalnosci/wyszukiwarka-opisow-zawodow;

• w sekcji XI. wpisz swoje miejsce zameldowania (pole 08. wypełnij tylko wtedy, gdy jest ono położone poza Polską);
• sekcję XII. wypełnij, jeżeli Twój adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania;
• sekcję XIII. wypełnij, jeżeli chcesz otrzymywać korespondencję z ZUS na adres inny niż adres zameldowania lub adres zamieszkania;
• na koniec wypełnij sekcje XIV. i XV. (występujesz w tym miejscu równocześnie jako płatnik i jako osoba zgłaszana do ubezpieczenia).

Gdzie złożyć formularze?

Formularze w wersji papierowej powinieneś po wypełnieniu złożyć osobiście w dowolnej placówce ZUS lub przesłać do niej pocztą.

Formularze w wersji elektronicznej możesz dołączyć do elektronicznego wniosku o zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG i przesłać wraz z nim albo przesłać przez portal eZUS (PUE ZUS), zakładając lub aktywując obowiązkowy profil. Jeżeli nie dołączasz formularzy do wniosku do CEIDG, musisz pamiętać o przesłaniu ich do ZUS w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Co dzieje się po złożeniu formularzy?

Jeżeli złożone przez Ciebie formularze są wypełnione prawidłowo, ZUS dokona odpowiednich rejestracji. W przypadku podania błędnych danych, otrzymasz wezwanie do ich korekty w terminie 7 dni.

Podsumowanie

Podobnie jak procedury rejestracji działalności gospodarczej i zgłoszenia jako podatnika VAT, także procedura zgłoszenia do ZUS cechuje się wysokim stopniem informatyzacji. Możliwość załatwienia sprawy online jest to korzystne zarówno dla organów państwa, jak i Ciebie, dlatego warto wybierać właśnie tą drogę. W końcu mniej czasu spędzonego w urzędzie oznacza więcej czasu na rozkręcanie biznesu.

Jeżeli artykuł przydał Ci się, udostępnij go proszę dalej. Będę wdzięczny, jeżeli dowie się o nim więcej osób

Autor tekstu

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem i CEO w kancelarii Creativa Legal, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w bezproblemowej obsłudze prawnej klientów z sektora technologicznego m.in. startupy, SaaS, spółki technologiczne, agencje marketingowe, czy e-commerce B2C/B2B. Jako prawnik, jak i przedsiębiorca, koncentruję się na wyznaczonym celu, starając się przewidzieć potencjalne zagrożenia w jego osiągnięciu. To z kolei sprawia, że trudno jest mnie zaskoczyć – a co za tym idzie – moich klientów.

Poznaj autora