Prawne aspekty oprogramowania w modelu SaaS – 10 kluczowych błędów i jak ich uniknąć!

Podsumowanie na start

Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Zapoznaj się z podsumowaniem na start!

1. Brak odpowiedniej ochrony własności intelektualnej to jeden z najkosztowniejszych błędów w SaaS – zawsze potrzebne są pisemne umowy o przeniesienie praw autorskich ze wszystkimi twórcami.
2. Relacje między założycielami muszą być formalnie uregulowane – brak jasnego podziału ról i odpowiedzialności może zablokować rozwój projektu w kluczowym momencie.
3. Korzystanie z rozwiązań no-code/low-code wymaga szczególnej uwagi przy kwestiach bezpieczeństwa danych i odpowiedzialności wobec klientów.
4. Profesjonalny regulamin SaaS to nie formalność, ale strategiczne narzędzie biznesowe – szablon konkurencji nie wystarczy.
5. Nieprawidłowe wdrożenie RODO może skutkować karami do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu – szczególnie istotna jest dokumentacja powierzenia przetwarzania danych.
6. Wejście w segment B2C wymaga dodatkowych zabezpieczeń prawnych, w tym przepisów o prawie odstąpienia od umowy i transparentności cenowej.
7. Zgodnie z nową ustawą Prawo komunikacji elektronicznej, wysyłanie niezamówionej informacji handlowej bez zgody odbiorcy (także w B2B) jest zabronione i grozi karami.
8. Wykorzystanie AI w SaaS wymaga jasnego określenia zakresu odpowiedzialności za wyniki generowane przez sztuczną inteligencję.

Chcesz zabezpieczyć prawnie swój startup SaaS? Kliknij tutaj i umów się na bezpłatną 15-minutową konsultację.

Budowanie aplikacji SaaS (Software as a Service) to ekscytujące doświadczenie, zwłaszcza biorąc pod uwagę dynamiczny wzrost wartości rynku, ale może być też usłana wieloma prawnymi pułapkami. Co roku rynek SaaS rośnie, a wraz z tym wzrostem rośnie liczba startupów, które ponoszą kosztowne konsekwencje prawnych zaniedbań.

Kwestie prywatności, powierzenie przetwarzania danych osobowych, zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, regulaminy korzystania z aplikacji, określenie dostępu do aplikacji, nowe regulacje wprowadzane przez UE – usługi w modelu SaaS wiążą się z wieloma krytycznymi problemami dla usługodawcy. Wielu dostawców nie zdaje sobie sprawy z faktu, że rozwiązania SaaS wymagają starannego przygotowania prawnego.

W natłoku problemów technicznych, organizacji serwerów, wsparcia technicznego,  negocjacji z usługobiorcą oraz określania kluczowych parametrów funkcjonalnych – często zapomina się, że równie istotna jest zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami.

W tym artykule przyjrzymy się 10 najczęstszym błędom prawnym popełnianym przez założycieli SaaS i, co najważniejsze, odpowiemy jak ich uniknąć. 

Materiał jest dostępny również w formie wideo:

Pobierz e-booka: https://creativa.legal/e-booki/aplikacje-saas/

Aplikacja w modelu SaaS – prawo autorskie dostawcy

Brak odpowiedniej ochrony własności intelektualnej w ramach rozwiązania SaaS to jeden z najbardziej kosztownych błędów, który może przekreślić lata pracy nad produktem.

Problem ten jest szczególnie istotny w przypadku modelu SaaS, gdzie kod i know-how stanowią główną wartość firmy.

Najczęstsze pułapki:

• brak pisemnych umów o przeniesienie praw autorskich (zdarza się niestety także, gdy stroną umowy jest software house, nie tylko freelancerzy), 
• niezabezpieczone tajemnice przedsiębiorstwa i informacje poufne,
• niedoprecyzowane zasady korzystania z zewnętrznych bibliotek i narzędzi

Case study: Startup X zainwestował rok pracy i 200 000 zł w rozwój innowacyjnej platformy e-learningowej. Gdy przyszedł czas na pozyskanie inwestora, okazało się, że nie mają praw do kluczowych elementów kodu, które zostały stworzone przez zewnętrznego programistę bez odpowiedniej umowy. Koszt odkupienia praw przekroczył ich możliwości finansowe.

Jak się zabezpieczyć:

1. Przygotuj kompleksowe umowy o przeniesienie praw autorskich dla wszystkich twórców,
2. Stwórz rejestr wykorzystywanych zewnętrznych komponentów i ich licencji,
3. Wdróż politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa,
4. Regularnie audytuj swoją dokumentację IP.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zabezpieczeniu prawa własności intelektualnej w przypadku SaaS? Przeczytaj nasz artykuł: Prawa autorskie i SaaS: Co warto wiedzieć?

Oprogramowanie SaaS – dlaczego jasny podział ról między founderami jest kluczowy dla sukcesu?

Entuzjazm początków prowadzenia biznesu często przysłania potrzebę formalnego uregulowania relacji między założycielami. Jest to błąd, który może doprowadzić do paraliżu decyzyjnego i zablokować rozwój projektu w kluczowym momencie.

Kluczowe jest spisanie umowy spółki lub wspólników, która precyzyjnie pozwoli w treści zawrzeć:

• podział udziałów i zasady ich zmian,
• kompetencje i odpowiedzialności każdego foundera,
• proces podejmowania strategicznych decyzji,
• zasady wyjścia ze spółki,
• klauzule anti-dilution, czy vesting.

Szczególnie istotne jest uregulowanie kwestii związanych z prawami do kodu i własności intelektualnej wnoszonej przez każdego z założycieli. Pomoże to uniknąć potencjalnych konfliktów w przyszłości.

Przeczytaj także:  Jak przygotować umowę założycielską (founders agreement) w startupie? oraz Umowa inwestycyjna – jak ją sporządzić i co powinna zawierać?

Pułapki korzystania z rozwiązań no-code i low-code w usługach SaaS

Platformy no-code i low-code oferują szybkie budowanie MVP, ale niosą ze sobą szereg prawnych wyzwań, których wielu founderów nie jest świadomych.

Główne obszary ryzyka:

No-code często oznacza ograniczoną kontrolę nad:

• bezpieczeństwem danych (chmura),
• dostępnością usługi,
• skalowalnością rozwiązania.

Jednocześnie to Ty, jako dostawca SaaS, ponosisz pełną odpowiedzialność przed swoimi klientami za:

• ciągłość działania usługi,
• bezpieczeństwo danych,
• zgodność z regulacjami.

Jak minimalizować ryzyko:

1. Dokładnie przeanalizuj umowy z dostawcami platform no-code/low-code:
   • sprawdź poziomy SLA,
   • zweryfikuj zapisy o odpowiedzialności,
   • oceń zgodność z wymogami RODO;
2. W regulaminie swojej usługi:
   • jasno określ granice swojej odpowiedzialności (pozwoli Ci to uniknąć np. niespodziewanego wypowiedzenia umowy przez kluczowego klienta),
   • zdefiniuj realistyczne poziomy dostępności,
   • uwzględnij scenariusze awaryjne (np. możliwość korzystania z krytycznych funkcji nawet pomimo trudności technicznych)’
3. Rozważ ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej pokrywające specyficzne ryzyka związane z dostarczaniem usług SaaS.

Regulamin / umowa SaaS – fundament relacji z klientem

Brak profesjonalnego regulaminu (zasad korzystania z usług) lub korzystanie z przypadkowych lub bezrefleksyjnie kopiowanych szablonów to prosta droga do problemów prawnych. Dobrze przygotowany regulamin SaaS to nie formalność, ale strategiczne narzędzie biznesowe, które precyzyjnie ustala warunki zawieranej przez Ciebie z klientem umowy o świadczenie usług, warunki korzystania oraz dostępu do usługi, zapewniając zgodność z prawem w ramach obowiązujących przepisów.

Kluczowe aspekty prawne, jakie regulamin powinien obejmować:

Podstawowe elementy:

• precyzyjny opis świadczonych usług – nie tylko przepisanie postanowień Kodeksu cywilnego,
• warunki techniczne korzystania z platformy – pamiętaj, że usługa SaaS to usługa świadczona drogą elektroniczną,
• zasady płatności i rozliczeń (subskrypcja, przedpłata, zgodnie z rzeczywistym użyciem),
• poziomy SLA (czas reakcji na zgłoszenia etc.) i procedury wsparcia,
• zasady przetwarzania danych osobowych (adres e-mail to też dane osobowe!).

SaaS pozwala na zastosowanie następujących mechanizmów ochronnych:

• ograniczenie odpowiedzialności,
• procedury reklamacyjne,
• warunki rozwiązania umowy (także, gdy umowa jest zawarta na czas oznaczony),
• zasady aktualizacji usługi,
• prawa własności intelektualnej.

Każda z tych sekcji musi być dostosowana do specyfiki Twojego produktu i modelu biznesowego. Unikaj kopiowania zapisów z regulaminów konkurencji – każdy SaaS ma swoją specyfikę i wymaga indywidualnego podejścia.

Jak napisać bezpieczny regulamin udostępnienia oprogramowania? Dowiesz się tego z naszego artykułu: Regulamin SaaS – Jak napisać bezpieczny regulamin dla aplikacji SaaS? – Software as a Service

RODO w rozwiązaniu SaaS – ochrona danych osobowych to coś więcej niż tylko formalność

Kluczowe z punktu widzenia warunków świadczenia z usługi oraz korzystania z oprogramowania, zwłaszcza za pośrednictwem internetu, czy usług chmurowych w ramach modelu oprogramowanie jako usługa, jest dostosowanie do wymogów dotyczących ochrony danych osobowych. Nieprawidłowe podejście do RODO może skutkować karami sięgającymi 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu. W aplikacjach SaaS, gdzie przetwarzanie danych osobowych jest nieodłącznym elementem działalności, właściwe wdrożenie zasad RODO jest fundamentalne.

Najczęstsze zaniedbania:

• brak odpowiedniej dokumentacji powierzenia przetwarzania danych, podczas gdy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (tam, gdzie jest potrzebna) możesz załączyć do regulaminu nawet jako załącznik),
• niewystarczające zabezpieczenia techniczne w związku z przetwarzaniem danych osobowych,
• nieprawidłowa realizacja praw podmiotów danych.

Case study: Startup oferujący narzędzie do zarządzania HR otrzymał skargę od klienta dotyczącą wycieku danych pracowniczych. Brak wdrożonych procedur RODO i odpowiednich klauzul w umowach z podwykonawcami hostingowymi może doprowadzić do nałożenia kary.

Praktyczne rozwiązania:

• wdrożenie kompleksowej dokumentacji RODO,
• regularne szkolenia zespołu,
• audyty bezpieczeństwa danych,
• Jasne procedury obsługi żądań dotyczących danych osobowych (uwzględniając specyfikę technologii, w tym świadczenie usług chmurowych).

Przytłaczają Cię obowiązki związane z wdrożeniem RODO? Sprawdź nasz kompleksowy poradnik: Jak wdrożyć RODO dla aplikacji SaaS? 

Wymogi prawne w relacjach z konsumentami w ramach SaaS

Wiele startupów SaaS początkowo kieruje swoje usługi do biznesu (B2B), by później odkryć potencjał rynku konsumenckiego. Jednak wejście w segment B2C bez odpowiedniego przygotowania prawnego może być kosztowne. W sytuacji, gdy startup chce udostępniać dostęp do aplikacji konsumentom, w modelu SaaS należy zwrócić uwagę m.in. na odpowiednie ukształtowanie warunków świadczenia usługi, wymagania techniczne oraz szczególne wymogi ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 

Kluczowe obszary wymagające uwagi:

1. Transparentność cenowa:
   • jasne przedstawienie wszystkich kosztów,
   • informacja o okresie zobowiązania,
   • zasady zmian cennika;
2. Prawo odstąpienia:
   • 14-dniowy termin na odstąpienie od umowy,
   • właściwe pouczenie o prawie odstąpienia,
   • procedura zwrotów płatności;
3. Komunikacja marketingowa:
   • zgody marketingowe i handlowe zgodne z prawem,
   • możliwość łatwej rezygnacji z komunikacji,
   • przejrzyste zasady programów lojalnościowych.

Bezpieczna współpraca z podwykonawcami

Współpraca z zewnętrznymi programistami czy firmami deweloperskimi to standard w świecie SaaS. Jednak brak odpowiednich umów może prowadzić do opóźnień, sporów o prawa autorskie czy wycieków poufnych informacji.

Kluczowe elementy umów z podwykonawcami:

1. Prawa autorskie:
   • precyzyjne określenie zakresu przenoszonych praw (zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych),
   • moment przejścia praw,
   • zakaz wykorzystywania kodu w innych projektach;
2. Poufność i bezpieczeństwo:
   • szczegółowe zobowiązanie do zachowania poufności,
   • zasady dostępu do infrastruktury i kodu,
   • procedury bezpieczeństwa;
3. Terminy i odpowiedzialność:
   • jasne harmonogramy dostaw,
   • kary umowne za opóźnienia,
   • procedury testowania i odbioru prac.

Marketing w SaaS – prawne aspekty komunikacji

Marketing w SaaS często generuje poważne wyzwania prawne, szczególnie w obszarze komunikacji elektronicznej i ochrony danych osobowych.

Najwięcej problemów pojawia się przy prowadzeniu działań newsletterowych oraz cold mailingu, gdzie nieprawidłowa dokumentacja zgód marketingowych może skutkować poważnymi karami.

Obecnie, zgodnie z nową ustawą  – Prawo komunikacji elektronicznej, wysyłanie niezamówionej informacji handlowej lub marketingowej drogą elektroniczną, bez zgody odbiorcy końcowego – zarówno w relacji B2B jak i B2C jest zabronione i grozi surową karą. 

Żeby zapewnić zgodność z przepisami, niezbędne jest odpowiednie pozyskanie zgód marketingowych. Taka zgoda musi być wyrażona w sposób jednoznaczny, dobrowolnie, a jej treść musi być jasna i konkretna.

Te wymogi będzie spełniać np. wyrażenie zgody przez checkbox (który nie jest automatycznie zaznaczony) lub oświadczenie złożone pisemnie. Każdy pierwszy kontakt powinien na samym początku mieć na celu wyłącznie uzyskanie zgody – na konkretny kanał komunikacji z potencjalnym klientem. 

Szczególną uwagę należy zwrócić na kampanie launchowe nowych funkcji czy produktów – zbyt agresywny marketing może nie tylko naruszać prawo, ale też zaszkodzić reputacji firmy.

Bezpieczna komunikacja marketingowa wymaga też synchronizacji między zespołami marketingu, sprzedaży i obsługi klienta, aby wszyscy rozumieli prawne ograniczenia i mogli skutecznie realizować strategię wzrostu z ich poszanowaniem.

Odpowiedzialność w świecie AI i nowych technologii

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w SaaS otwiera nowe możliwości, ale tworzy też nowe obszary ryzyka prawnego. Szczególnie istotne jest jasne określenie odpowiedzialności za działania AI wobec użytkowników końcowych.

Kluczowe obszary do zabezpieczenia:

Transparentność wobec użytkowników:

• jasna informacja o wykorzystaniu AI w produkcie,
• zakres odpowiedzialności za wyniki generowane przez AI (opisanie sytuacji, w których usługodawca nie ponosi odpowiedzialności np. z uwagi na brak wpływu na zachowanie modelu AI),
• ograniczenia i potencjalne ryzyka, które powinni znać wszyscy dostawcy usług w chmurze czy oprogramowania przez internet.

Przykładowy zapis w regulaminie: „Usługa wykorzystuje elementy sztucznej inteligencji, których wyniki mogą wymagać weryfikacji przez użytkownika. Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe podjęte wyłącznie na podstawie sugestii generowanych przez AI.”

Case study: Startup oferujący automatyczne generowanie tekstów marketingowych musiał borykać się z problemem odszkodowania dla klienta, gdy AI wygenerowało treść naruszającą prawa autorskie. Brak odpowiednich zastrzeżeń w regulaminie sprawia, że odpowiedzialność spada na dostawcę usługi.

AI w SaaS brzmi jak czarna magia? Sprawdź nasz artykuł: AIaaS – czym jest sztuczna inteligencja (AI) jako usługa? AI Act i inne prawne aspekty

Weryfikacja porad prawnych – fakty i mity

W środowisku startupowym krąży wiele mitów prawnych, które mogą prowadzić do błędnych decyzji biznesowych. Ważne jest korzystanie ze sprawdzonych źródeł wiedzy i weryfikacja porad.

Najczęstsze mity:

• „RODO nie dotyczy małych startupów”,
• „Wystarczy skopiować regulamin konkurencji”,
• „Jak nie ma umowy na piśmie, to nie ma umowy”.

Gdzie szukać wiarygodnych informacji?

• kancelarie specjalizujące się w prawie nowych technologii,
• oficjalne wytyczne organów regulacyjnych (np. UODO),
• specjalistyczne publikacje prawnicze dla branży IT.

Nie wiesz jak wybrać właściwego partnera, który rozumie Twój biznes? Mamy na to sposób: Jak wybrać obsługę prawną branży IT? Poradnik od prawnika

Lista kontrolna dla foundera SaaS

Wykorzystaj poniższą listę jako podstawowe narzędzie do weryfikacji bezpieczeństwa prawnego Twojego startupu:

1. Zabezpiecz prawa do własności intelektualnej,
2. Ureguluj relacje między założycielami,
3. Przygotuj profesjonalny regulamin usługi,
4. Wdróż kompleksową dokumentację RODO,
5. Zabezpiecz relacje z podwykonawcami,
6. Zweryfikuj zgodność działań marketingowych z prawem,
7. Określ zasady odpowiedzialności za działanie usługi,
8. Przygotuj się na obsługę klientów B2C,
9. Zabezpiecz się w kontekście wykorzystania AI,
10. Regularnie aktualizuj dokumentację prawną.

Podsumowanie

Budowanie startupu jest bez wątpienia ekscytująca, jednak warto pamiętać, że jest również obszarem pełnym prawnych wyzwań. Kluczem do sukcesu jest proaktywne podejście do kwestii prawnych – lepiej zapobiegać problemom, niż później płacić za ich rozwiązywanie.

Pamiętaj, że inwestycja w kwestie prawne na wczesnym etapie to nie koszt, a zabezpieczenie wartości Twojego biznesu, zwłaszcza w kontekście zmieniających się potrzeb firmy.

Nie musisz być ekspertem prawnym, ale powinieneś rozumieć podstawowe zasady i wiedzieć, kiedy potrzebne jest profesjonalne wsparcie.

Regularne audyty prawne i aktualizacja dokumentacji pomogą Ci skupić się na tym, co najważniejsze – rozwojem produktu i zadowoleniu klientów.

Umów się na bezpłatną 15-minutową konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie SaaS. Zidentyfikuj luki prawne zanim staną się problemem. Wypełnij formularz kontaktowy!

Zdjęcie dodane przez Andrea Piacquadio