Jak przygotować umowę założycielską (founders agreement) w startupie?

Z tego artykułu dowiesz się, czym jest umowa założycielska, jakie elementy powinna zawierać i na co zwrócić szczególną uwagę, aby Twoja spółka była gotowa na dynamiczny rozwój i czekające ją wyzwania.

Podsumowanie na start 

Nie masz czasu, aby przeczytać cały artykuł? Zapoznaj się z podsumowaniem najważniejszych informacji! 

1. Umowa założycielska (founders agreement) to niezbędny element dla każdego startup-u, którym powinien zostać  przygotowany na wczesnym etapie przedsięwzięcia.
2. Dokładne uregulowanie w umowie podziału udziałów, wkładów i praw poszczególnych wspólników pozwoli zapobiec przyszłym konfliktom.
3. Zawarte w umowie mechanizmy takie jak vesting i zakaz konkurencji chronią spółkę i zapewniają jej stabilność.
4. Przygotowanie spółki na wejście inwestora i uregulowanie kwestii własności intelektualnej są kluczowe jej dla dalszego rozwoju.
5. Jasne procedury rozwiązywania sporów i zakończenia współpracy zapewniają bezpieczeństwo i przewidywalność w trudnych sytuacjach.

Zakładasz start-up i potrzebujesz pomocy w stworzeniu umowy założycielskiej? Dobrze trafiłeś/aś! Spotkajmy się na bezpłatnej, 15-minutowej konsultacji, podczas której omówimy Twoje potrzeby. Umów darmową konsultację teraz!

Czym dokładnie jest founders agreement i dlaczego jest ważna dla startupu?

Umowa założycielska (founders’ agreement) należy do umów nienazwanych, czyli umów nieuregulowanych w przepisach kodeksu cywilnego oraz kodeksu spółek handlowych. W żaden sposób nie blokuje to jednak możliwości jej stosowania w celu uregulowania relacji wspólników w ramach startupu (dzięki obowiązującej zasadzie swobody umów). 

Dobrze napisana umowa założycielska to nie tylko zwykła formalność, lecz również fundament twojej firmy. Brak takiej umowy może prowadzić do nieporozumień, konfliktów, a nawet rozpadu całego przedsięwzięcia. Ponadto, zawarcie umowy założycielskiej zapewnia startupowi większą wiarygodność w oczach potencjalnych inwestorów i partnerów biznesowych.

Ważne – przygotowując umowę wspólników warto skonstruować ją w taki sposób, aby wykluczyć możliwość zastosowania do niej przepisów o spółce cywilnej. W tym celu najlepiej wprost wskazać w umowie, że intencją wspólników nie jest założenie spółki cywilnej. 

Wolisz słuchać, niż czytać? Ten materiał dostępny jest również w innym formacie:

Dlaczego warto zawrzeć umowę wspólników przed założeniem spółki?

Jak wynika z praktyki rynkowej, wspólnicy zakładający start-up często przewidują przekształcenie go w przyszłości w spółkę kapitałową (z reguły w spółkę z o.o.). Jeżeli Ty i Twoi wspólnicy również przewidujecie taki scenariusz, powinniście uwzględnić go umowie wspólników już na samym początku Waszej współpracy. Dlaczego jest to takie ważne? – już odpowiadam!

Po pierwsze, umożliwia to uregulowanie zasad współpracy i podziału obowiązków zanim pojawią się pierwsze wyzwania i konflikty. W momencie, gdy startup zaczyna już działać i rozwijać się, osiągnięcie porozumienia w kluczowych kwestiach może być trudniejsze. 

Po drugie, określenie wkładów, które wniosą do spółki przyszli wspólnicy (finansowych, rzeczowych lub intelektualnych) jeszcze przed wpisem spółki do Krajowego Rejestru Sądowego pozwala na uczciwy podział udziałów i zapobiega późniejszym nieporozumieniom.

Po trzecie, wcześniejsze zawarcie umowy daje możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się szanse biznesowe, ponieważ podstawowe kwestie zostały już wcześniej uregulowane. Pozwala to również na przedstawienie spójnej i profesjonalnej wizji startup-u potencjalnym inwestorom, co zwiększa szanse na pozyskanie finansowania.

Jakie są kluczowe elementy umowy założycielskiej?

Postanowienia founders agreement powinny być przede wszystkim dopasowane do konkretnego startupu oraz uwzględniać plan jego rozwoju. Jak jednak pokazuje praktyka, treść umowy założycielskiej obejmuje zazwyczaj następujące elementy:

1. podział udziałów w przyszłej spółce;
2. prawa i obowiązki wspólników (w tym zasady podejmowania decyzji);
3. własność intelektualna;
4. vesting udziałów;
5. zakaz konkurencji;
6. zasady wejścia inwestora;
7. zasady rozwiązywania sporów;
8. zasady zakończenia współpracy. 

Szczegółowe omówienie powyższych elementów znajduje się w dalszej części artykułu.

Zastanawiasz się, co powinna zawierać umowa założycielska dla Twojego startupu? Spotkajmy się na bezpłatnej, 15-minutowej konsultacji, podczas której omówimy Twoje potrzeby. Umów darmową konsultację teraz!

Jak uregulować podział udziałów w przyszłej spółce?

Jeżeli planujecie przekształcenie startupu w spółkę z o.o., umowa założycielska powinna określać w szczególności:

1. wysokość kapitału zakładowego oraz liczbę udziałów;
2. podział udziałów pomiędzy wspólników;
3. przedmiot i rodzaj wkładów wnoszonych przez wspólników na pokrycie udziałów (mogą być to m.in. pieniądze, prawo własności nieruchomości lub inne prawa).

Ważne – wkładem do spółki z o.o. nie może być świadczenie pracy lub usług na rzecz spółki.  

Więcej o umowie spółki z o.o. przeczytasz w naszym artykule Umowa spółki z o.o. – jak napisać?

Jak określić prawa i obowiązki poszczególnych założycieli?

Na etapie przed założeniem spółki, umowa wspólników powinna określać przede wszystkim:

1. zakres obowiązków każdego założyciela (np. kto odpowiada za rozwój produktu, marketing, finanse czy relacje z inwestorami);
2. czasowy wymiar zaangażowania założyciela w startup (np. określona liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu);
3. zasady podejmowania decyzji w sprawach dotyczących startupu (np. w drodze głosowania);
4. zasady odpowiedzialności założyciela w razie nienależytego wykonywania umowy (np. wykluczenie założyciela, który nie angażuje się w pracę w ramach startupu). 

Ponadto, umowa wspólników powinna opisywać również zasady funkcjonowania wspólników w ramach przyszłej spółki, w tym:

1. podział kompetencji pomiędzy wspólników (np. kto będzie pełnił funkcję członka zarządu a komu przypadnie rada nadzorcza);
2. zasady reprezentacji spółki przez zarząd (np. jednoosobowa lub dwuosobowa);
3. katalog czynności, których dokonanie będzie wymagało uchwały zgromadzenia wspólników albo osobistej zgody któregoś ze wspólników (np. sprzedaż własności intelektualnej spółki) 
4. większość głosów potrzebną do podejmowania określonych uchwał przez zarząd i zgromadzenie wspólników (np. większość bezwzględna, jednomyślność);
5. podział zysków pomiędzy wspólników.

Ważne – do zawarcia umowy spółki z o.o. wymagana jest forma aktu notarialnego. Alternatywnie, możliwe jest zarejestrowanie spółki z o.o. przez Internet.

Więcej informacji na powyższe tematy znajdziesz w artykułach:

1. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – kompendium wiedzy
2. Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet? – czyli o spółce z o.o. w 24h (S24)

W jaki sposób uregulować kwestie własności intelektualnej?

Własność intelektualna (w szczególności w postaci praw autorskich i patentów) z reguły stanowi najcenniejszy kapitał startupu (szczególnie na początku jego działalności). Jednym z kluczowych elementów umowa założycielskiej powinny być zatem zasady postępowania z taką własnością, w tym:

• obowiązek zachowania własności intelektualnej w tajemnicy i niewykorzystywanie jej poza współpracą w ramach startupu;
• obowiązek przeniesienia na spółkę wszystkich praw własności intelektualnej wytworzonej przez założycieli;
• planowane działania w zakresie ochrony własności intelektualnej (np. rejestracja znaków towarowych, uzyskanie patentu na wynalazek);
• zasady postępowania z własnością intelektualną w przypadku braku utworzenia spółki i zakończenia współpracy w ramach startupu.

Ważne – do skutecznego przeniesienia autorskich praw majątkowych na spółkę wymagana jest co najmniej forma pisemna (czyli papierowa).

Więcej o prawach autorskich możesz przeczytać w artykułach:

1. Autorskie prawa majątkowe i osobiste – czym są?
2. Prawa autorskie do programu komputerowego i interfejsu użytkownika

Czym jest vesting i jak go zastosować w umowie wspólników?

Vesting to mechanizm, który polega na stopniowym nabywaniu praw do udziałów przez wspólników w określonym czasie lub po spełnieniu określonych warunków. Jego wprowadzenie zabezpiecza spółkę przed sytuacją, w której wspólnik opuszcza ją wkrótce po założeniu, zabierając ze sobą znaczną część udziałów.

Pewnym utrudnieniem w stosowaniu vestingu jest obowiązujący w Polsce wymóg, aby wszystkie udziały w spółce znajdowały się w posiadaniu konkretnej osoby. Innymi słowy, nie jest możliwe utworzenie puli udziałów niemających swojego posiadacza, z której mogliby później „czerpać” wspólnicy.

Aby rozwiązać powyższy problem, możliwe jest zastosowanie jednego z następujących mechanizmów:

• wprowadzenie do umowy wspólników obowiązku zbycia całości albo części udziałów wspólnika, jeżeli opuści on spółkę przed upływem określonego czasu lub przed osiągnięciem określonego celu;
• formalne przydzielenie wybranemu wspólnikowi dodatkowej puli udziałów wraz z obowiązkiem późniejszego zbywania tych udziałów na rzecz pozostałych wspólników w miarę upływu czasu albo w związku z osiąganiem określonych celów.

Z uwagi na fakt, że prawidłowe działanie powyższych mechanizmów wymaga współdziałania wspólników, możesz zadawać sobie pytania, czy zadziałają one również w sytuacji konfliktu? Przykładowo, wspólnik opuszczający spółkę może odmówić zbycia swoich udziałów, mimo iż z umowy wspólników wynika taki obowiązek.

Aby ograniczyć ryzyko wystąpienia konfliktu, umowa wspólników powinna przewidywać skuteczne zabezpieczenia zapewniające prawidłowe działanie vestingu. Przykładowo, może być to:

• wysoka kara umowna dla wspólnika, który wbrew umowie odmawia sprzedaży udziałów;
• złożenie przez wspólnika zobowiązanego do sprzedaży udziałów nieodwołalnej warunkowej oferty sprzedaży udziałów w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, którą wspólnik uprawniony będzie mógł wykorzystać w razie braku dobrowolnej sprzedaży udziałów. 

Podsumowując, umowa wspólników w zakresie vestingu powinna określać:

1. okres nabywania przez wspólników pełnych praw do udziałów lub inne warunki, jakie muszą w tym celu spełnić;
2. etapy (tzw. klify), po osiągnięciu których wspólnik nabywa prawa do określonej części udziałów;
3. zabezpieczenie na wypadek wcześniejszego wystąpienia wspólnika ze spółki. 

Jak uregulować kwestię zakazu konkurencji między wspólnikami?

Choć założyciele zakładający innowacyjny startup z reguły są nastawieni na wspólne opracowanie określonego rozwiązania, z czasem może pojawić się w nich pokusa wykorzystania owoców wspólnej pracy do własnych celów. Aby zabezpieczyć się przed takim scenariuszem, umowa założycielska może przewidywać obowiązujący wspólników zakaz konkurencji. 

Postanowienia umowy w zakresie zakazu konkurencji powinny określać w szczególności:

1. katalog działań objętych zakazem (m.in. zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej samodzielnie lub w ramach innego podmiotu, zakaz przejmowania klientów i pracowników);
2. obszar geograficzny objęty zakazem (np. Polska, Europa lub cały świat);
3. okres obowiązywania zakazu (np. w okresie trwania współpracy + pół roku po jej zakończeniu);
4. sankcje na wpadek złamania zakazu (np. kara umowna);
5. wyjątki od zakazu lub procedura zwolnienia z jego przestrzegania. 

Więcej o zakazie konkurencji możesz przeczytać w artykule Umowa o zakazie konkurencji – jak napisać

Jak przygotować się na wejście inwestora?

Pozyskanie zewnętrznego inwestora to z reguły największe marzenie założycieli startupu. Z drugiej strony, wejście w proces inwestycyjny rodzi ryzyko „przejęcia” całego projektu przez inwestora lub podejmowania prób „rozegrania” założycieli startupu przeciwko sobie. Z wymienionych względów, założyciele powinni już na starcie określić zasady wejścia inwestora w ramach umowy wspólników.

Postanowienia dotyczące wejścia inwestora powinny określać w szczególności:

1. zasady utworzenia udziałów przeznaczonych do objęcia przez inwestora (np. czy wymaga to jednomyślności wszystkich wspólników);
2. ochronę założycieli przed rozwodnieniem ich udziałów (np. poprzez wprowadzenie minimalnego udziału, jaki w kapitale zakładowym musi posiadać dany wspólnik);
3. uprawnienia zapewniające założycielom wpływ na kierunek rozwoju spółki po wejściu inwestora (np. wymóg członkostwa założyciela w zarządzie spółki, wymóg uzyskania zgody założycieli w najważniejszych sprawach). 

Więcej o procesie inwestycyjnym oraz umowie inwestycyjnej możesz przeczytać w artykule Umowa inwestycyjna – jak ją sporządzić i co powinna zawierać? 

Jak rozwiązywać spory?

Jak pewnie zdajesz sobie sprawę, nawet najbardziej zgodna współpraca z czasem może ulec pogorszeniu w stopniu praktycznie uniemożliwiającym jej dalsze prowadzenie. Warto zatem przygotować się na taką ewentualność poprzez uprzednie określenie w umowie wspólników zasad rozwiązywania ewentualnych sporów.

W szczególności, wspólnicy mogą podjąć próbę rozwiązania sporu w ramach:

1. mediacji – w takim przypadku, umowa wspólników powinna określać osobę mediatora lub ośrodek mediacyjnym a także okres trwania mediacji;
2. arbitrażu – w takim przypadku, umowa wspólników powinna określać sąd arbitrażowy właściwy do rozstrzygnięcia sporu;
3. postępowania sądowego – w takim przypadku, umowa wspólników powinna określić sąd miejscowo właściwy do rozstrzygnięcia sporu.

Jak zakończyć współpracę?

W przypadku, gdy projekt realizowany w ramach startupu zakończy się niepowodzeniem albo zaistniały spór okaże się niemożliwy do rozwiązania, jedynym rozsądnym wyjściem może być zakończenie współpracy. Aby uniknąć długich sporów pomiędzy (byłymi już) założycielami, umowa wspólników powinna określić zasady postępowania w takiej sytuacji. 

W szczególności, w umowie powinny znaleźć się postanowienia regulujące:

1. sposób podziału własności intelektualnej wypracowanej do momentu zakończenia współpracy;
2. sposób rozliczenia się wspólników;
3. sposób podziału majątku zgromadzonego przez wspólników. 

Bonus  – lista pytań, które jako founderzy powinniście sobie zadać przed podpisaniem umowy założycielskiej

1. Jak podzielimy udziały i wkłady w spółce? Czy podział jest uczciwy i odzwierciedla rzeczywisty wkład każdego z nas?
2. Jakie będą nasze role i obowiązki w startup-ie? Czy każdy wie, za co jest odpowiedzialny i jakie są oczekiwania względem jego pracy?
3. Jak uregulujemy kwestie własności intelektualnej i praw autorskich? Czy wszelkie prawa zostaną przeniesione na spółkę?
4. Czy wprowadzamy vesting? Jakie będą warunki nabywania udziałów i jak zabezpieczamy spółkę przed odejściem wspólnika?
5. Jak zabezpieczymy się przed ewentualną działalnością konkurencyjną? Czy wprowadzamy zakaz konkurencji czy chcemy uregulować tę kwestię inaczej?
6. Jakie będą nasze obowiązki w przyszłej spółce? Kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie nią?
7. Jak planujemy wejście inwestora i jak to wpłynie na strukturę spółki? Czy jesteśmy przygotowani do ewentualnego rozszerzenia składu osobowego spółki?
8. Jak będziemy rozwiązywać ewentualne spory między nami? Czy mamy ustalone procedury mediacyjne lub arbitrażowe?
9. Jakie są nasze cele krótko- i długoterminowe? Czy mamy wspólną wizję rozwoju startup-u i wspólnego prowadzenia biznesu?
10. Co zrobimy, jeżeli nasz projekt nie wyjdzie? Czy wiemy, jak podzielić się wypracowaną własnością intelektualną?

Podsumowanie 

Mam nadzieję, że niniejszy artykuł przybliżył Ci tematykę umowy założycielskiej oraz pozwolił rozwiać związane z nią wątpliwość. W szczególności powinieneś zapamiętać, że:

• umowa założycielska to prawna podstawa funkcjonowania Twojego startup-u – nie zaniedbuj jej przygotowania!
• ustal podział udziałów i wkładów w sposób uczciwy i transparentny;
• określ jasno prawa i obowiązki każdego wspólnika, aby uniknąć późniejszych nieporozumień;
• zabezpiecz spółkę poprzez mechanizmy vestingu i zakazu konkurencji;
• przygotuj się na wejście inwestora i ureguluj kwestie własności intelektualnej;
• zadbaj o procedury rozwiązywania sporów i zakończenia współpracy.

Negocjowanie i sporządzenie umowy wspólników jest procesem, przy którym warto skorzystać z pomocy profesjonalisty. Jeżeli bierzesz w nim udział, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację!  

Zdjęcie dodane przez Pixabay