Umowa o dzieło z grafikiem – kluczowe elementy i porady praktyczne

Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą, osobą fizyczną nieprowadzącą działalności czy grafikiem freelancerem przygotowującym umowę dla klienta, ten przewodnik pomoże ci uniknąć najczęstszych pułapek. Zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy mogą być stronami umowy o dzieło z grafikiem. 

Pokażę ci, jakie zapisy i odpowiednie postanowienia są niezbędne, aby zabezpieczyć interesy obu stron i uniknąć późniejszych nieporozumień. Jeśli chcesz formalnie uregulować współpracę, będziesz musiał zawrzeć odpowiednią umowę. Do czynienia skutecznych ustaleń prawnych niezbędne jest zachowanie odpowiedniej formy i procedury. Jasne określenie obowiązków po twojej stronie i po stronie grafika pozwala uniknąć nieporozumień.

W praktyce graficy i grafików często współpracują z różnymi klientami, a umowa powinna regulować kwestie prawne, w tym prawa autorskie, materiały oraz określenie wynagrodzenia.

Podsumowanie na start

Nie masz czasu na czytanie całości? Oto najważniejsze informacje o umowie o dzieło z grafikiem:

• forma pisemna jest obowiązkowa przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych lub przy udzieleniu licencji wyłącznej – umowa ustna lub mailowa pozwala jedynie na udzielenie licencji niewyłącznej,
• przedmiot umowy musi być precyzyjny – zamiast “projekt logo” napisz “3 warianty kolorystyczne znaku graficznego z księgą znaku”, dołącz brief jako załącznik,
• określ liczbę poprawek z góry – standard to 3 rundy korekt w cenie, kolejne płatne dodatkowo według ustalonej stawki godzinowej,
• zakres jak i moment przeniesienia praw autorskich należy jasno wskazać – czy następuje po zapłacie, odbiorze dzieła czy podpisaniu protokołu odbioru i do czego klient tak naprawdę ma prawa, 
• pliki źródłowe (.ai, .psd) nie są automatycznie częścią dzieła – jeśli ich potrzebujesz, musisz to zapisać w umowie, inaczej otrzymasz tylko pliki finalne,
• umowa powinna określać, jakie materiały dostarcza klient oraz kto ponosi za nie odpowiedzialność, w tym za ewentualne naruszenia praw autorskich,
• warto jasno określić odpowiedzialności stron za dostarczone materiały i skutki ich wykorzystania w projekcie,
• warto wskazać w umowie osoby kontaktowe oraz szczegółowe warunki modyfikacji projektu, aby uniknąć nieporozumień.

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu umowy z grafikiem? Przygotujemy umowę dopasowaną do Twojego projektu. Kliknij tutaj i umów się na pierwszą, bezpłatną konsultację.

Czym jest umowa o dzieło z grafikiem i kiedy ją stosować?

💡 Umowa o dzieło to zobowiązanie do wykonania konkretnego projektu graficznego (logo, ulotka, layout), gdzie przedmiotem umowy jest konkretnie oznaczony rezultat, nie czas pracy. Umowa o dzieło jest stosowana przy jednorazowych, jasno określonych zleceniach, gdy działasz na zlecenie Klienta wykonania konkretnego rezultatu czy materiału.

Umowa o dzieło to tzw. umowa rezultatu, czyli zobowiązanie do osiągnięcia konkretnie oznaczonego rezultatu w postaci projektu graficznego. Przykładem może być praca grafika polegająca na stworzeniu logo lub plakatu. W przeciwieństwie do umowy zlecenia, która jest umową starannego działania, gdzie liczy się staranność działania, tutaj zamawiający oczekuje konkretnego efektu. W przypadku umowy o dzieło istotne jest, aby jasno określić rezultat oraz warunki przeniesienia praw autorskich.

Wybór między umową o dzieło a zleceniem zależy od charakteru współpracy. Umowa zlecenia to umowa starannego działania, czyli zobowiązanie do starannego wykonywania czynności, gdzie liczy się proces, nie rezultat. Umowa o dzieło zaś sprawdza się przy jednorazowych projektach – stworzenie wizytówki, ulotki czy konkretnej grafiki. Zlecenie lepiej pasuje do stałej współpracy, gdy grafik pracuje określoną liczbę godzin miesięcznie lub wykonuje zadania rozłożone w dłuższym czasie.

Ważne: Umowa o dzieło może zostać zawarta w dowolnej formie. Jednak tylko forma pisemna umożliwia skuteczne przeniesienie majątkowych praw autorskich lub udzielenie licencji wyłącznej. Przy mailowym zawarciu umowy możesz jedynie udzielić licencji niewyłącznej.

Jakie elementy musi zawierać umowa o dzieło z grafikiem?

💡 Umowa o dzieło z grafikiem musi zawierać dane stron, precyzyjny opis dzieła, wynagrodzenie, termin wykonania, zasady przeniesienia praw autorskich oraz pola eksploatacji utworu.

Przedmiot umowy to najważniejszy element – opis tego, co dokładnie ma powstać. Musi być na tyle precyzyjny, aby obie strony wiedziały, co jest przedmiotem zobowiązania.

Określenie przedmiotu umowy wymaga szczegółowości. Zamiast pisać “projekt logo”, wskaż: “projekt znaku graficznego w 3 wariantach kolorystycznych, wraz z księgą znaku zawierającą zasady stosowania na różnych tłach, wersję monochromatyczną oraz minimalną wielkość reprodukcji”. Do umowy dołącz brief projektu jako załącznik – stanie się integralną częścią zobowiązania.

Case study: Startup z branży e-commerce zlecił “projekt graficzny strony”. Po miesiącu pracy okazało się, że grafik przygotował tylko layout głównej strony, a klient oczekiwał projektu 15 podstron. Brak precyzji w przedmiocie umowy doprowadził do konfliktu i dodatkowych kosztów. W praktyce częste też są odwrotne spory – wykonawca wycenił przygotowanie layoutu głównej strony, a klient nagle zażądał projektu dodatkowych 15 podstron. Prawidłowy zapis powinien określać dokładną liczbę projektowanych widoków i podstron, aby uniknąć wątpliwości. 

W umowie można również zawrzeć inne postanowienia, takie jak warunki przekazania materiałów, szersze niż ustawowe zasady odpowiedzialności czy inne elementy, np. zakaz konkurencji.

📌 Dowiedz się więcej! Przeczytaj artykuł: Umowa na wykonanie strony internetowej – co powinna zawierać i jak ją prawidłowo sporządzić?

Jak zabezpieczyć przeniesienie praw autorskich w umowie?

💡 Przeniesienie praw autorskich wymaga bezwzględnie formy pisemnej, określenia pól eksploatacji oraz wskazania momentu przeniesienia (np. po zapłacie).

Przeniesienie autorskich praw majątkowych to przekazanie wszystkich uprawnień do korzystania z utworu na zamawiającego. Bez podpisanej umowy grafik pozostaje właścicielem praw do utworu – to kluczowa kwestia, którą często pomijają przedsiębiorcy.

Pola eksploatacji to sposoby wykorzystania dzieła określone w umowie. Bez ich określenia nie wiadomo jak można korzystać z danego materiału. Standardowy katalog dla projektów graficznych obejmuje:

• utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką,
• wprowadzanie do obrotu,
• publiczne wystawienie i wyświetlenie. 

Ważne: Moment przeniesienia praw jest kluczowy. Może nastąpić po zapłacie pełnego wynagrodzenia, po odbiorze dzieła lub w momencie podpisania protokołu odbioru. Zawsze określ ten moment precyzyjnie, aby uniknąć sytuacji, gdy używasz grafiki bez przeniesionych praw.

Pamiętaj też o utworach zależnych i możliwości modyfikacji. Jeśli planujesz rozwijać projekt graficzny w przyszłości, zastrzeż prawo do zmian bez zgody autora. W przeciwnym wypadku każda modyfikacja logo czy layoutu będzie wymagała powrotu do pierwotnego wykonawcy.

Czy grafik może umieścić projekt w portfolio?

💡 Prawo nie daje jednoznacznej odpowiedzi pytanie czy grafik może umieszczać projekt w portfolio – najlepiej ustalić to wprost w umowie, określając czy, kiedy i w jakiej formie grafik może pokazać pracę.

Portfolio grafika to zbiór wykonanych prac służący prezentacji umiejętności. Umieszczenie projektu w portfolio to jedna z najbardziej spornych kwestii – grafik zachowuje osobiste prawa autorskie, ale klient nabywa majątkowe prawa autorskie, co tworzy konflikt interesów. Kwestia prezentacji projektu w portfolio powinna być uregulowana prawami autorskimi, aby obie strony miały jasność co do zakresu uprawnień.

Najlepsze rozwiązanie to jasny zapis w umowie. Możesz ustalić, że grafik może pokazać pracę po określonym czasie (np. 6 miesięcy od premiery) lub tylko fragmenty projektu. Druga strona ogranicza to prawo całkowicie, szczególnie przy projektach objętych klauzulą poufności.

Case study: Agencja kreatywna wykonała rebranding dla swojego klienta. W umowie zabrakło zapisów o portfolio. Po roku agencja nie tylko pochwaliła się współpracą z tą marką, ale też umieściła projekt na Behance. Klient usunięcia i odszkodowania, bo konkurencja klienta mogła wykorzystać to do analizy strategii marketingowej. Sporu można było uniknąć jednym zapisem w umowie.

📌 Dowiedz się więcej! Przeczytaj artykuł: Jak zgodnie z prawem pochwalić się współpracą? Wszystko co musisz wiedzieć o licencjach promocyjnych!  

Jak ustalić wynagrodzenie i etapy płatności?

💡 Dla wykonawcy korzystniejsze jest podzielenie na etapy: X% po koncepcji, X% po projekcie, X% po przekazaniu finalnych plików, podczas gdy klienci często wolą jednokrotnąpłatnosć na koniec. Natomiast z perspektywy grafika warto pobierać zadatek lub zaliczkę.

Wynagrodzenie etapowe to system płatności powiązany z postępem prac, który zabezpiecza interesy obu stron. Grafik otrzymuje częściowe płatności za wykonaną pracę, a zamawiający płaci tylko za wykonane i zaakceptowane etapy projektu. Warto ustalić w umowie, w jakim terminie nastąpi wypłata wynagrodzenia za poszczególne etapy projektu.

Przy większych projektach graficznych (identyfikacja wizualna, redesign strony) podział na etapy staje się kluczowy. Przykładowy podział to:

• 30% wynagrodzenia po akceptacji koncepcji,
• 40% po przedstawieniu kompletnego projektu,
• 30% po przekazaniu plików finalnych i przeniesieniu praw.

Pro tip: Zadatek i zaliczka to nie to samo. Zadatek przepada, gdy grafik nie wykona umowy, ale zamawiający traci go w podwójnej wysokości przy własnej rezygnacji. Zaliczka to przedpłata – zalicza się na poczet wynagrodzenia. Wybierz rozwiązanie odpowiednie do swojej sytuacji i poziomu zaufania między stronami.

Prace dodatkowe to częsty problem we współpracy z grafikiem. Określ stawkę godzinową lub ryczałt za poprawki wykraczające poza ustaloną liczbę. Sprawdzony model to “3 rundy poprawek w cenie, kolejne płatne dodatkowo po 150 zł/godz”.

5 najczęstszych błędów w umowach z grafikami

W zasadzie większość problemów wynika z braku precyzyjnych zapisów dotyczących praw autorskich, liczby poprawek czy odpowiedzialności za materiały.

💡 Najczęstsze błędy w umowach z grafikami to brak określenia liczby poprawek, pominięcie kwestii plików źródłowych, zbyt ogólny opis przedmiotu, brak klauzuli poufności i pominięcie utworów zależnych.

Większość sporów przy projektach graficznych wynika z nieprecyzyjnych zapisów lub całkowitego pominięcia kluczowych kwestii w umowie.

1. Brak określenia liczby poprawek – prowadzi do niekończących się korekt. Zawsze określ konkretną liczbę rund poprawek (nie pojedynczych zmian!) wliczonych w cenę,
2. Pominięcie kwestii plików źródłowych – klient zakłada, że otrzyma pliki .ai czy .psd, grafik przekazuje tylko PDF. Jasno określ, jakie formaty plików są częścią dzieła,
3. Zbyt ogólny opis przedmiotu umowy – “projekt strony internetowej” to za mało. Określ liczbę podstron, responsywność, wersje językowe,
4. Brak klauzuli poufności – szczególnie istotne przy projektach przed premierą produktu. Chroń swoją strategię biznesową przed wyciekiem do konkurencji,
5. Pominięcie utworów zależnych – czy możesz zlecić rozwinięcie projektu innemu grafikowi? Bez odpowiednich zapisów narażasz się na zarzut naruszenia praw autorskich.

Kiedy można odstąpić od umowy o dzieło?

💡 Zamawiający może odstąpić w każdej chwili do ukończenia dzieła, ale musi zapłacić za wykonaną pracę. Grafik może odstąpić tylko z ważnych powodów (choroba, zdarzenie losowe).

Prawo odstąpienia to możliwość rezygnacji z umowy przed jej wykonaniem. umowa jest uznawana za niezawartą, czyli tak jakby nic się nie stało – klient nie ma prawa do materiałów, a wykonawca nie dostanie wynagrodzenia.

Zgodnie z ustawą przysługuje obu stronom, ale z różnymi konsekwencjami finansowymi. Zamawiający może odstąpić w każdym momencie do ukończenia dzieła, ale musi zapłacić za dotychczas wykonaną pracę i pokryć poniesione koszty, jeżeli nie następuje to z przyczyn dotyczących wykonawcy. W innym wypadku zamawiający od umowy może odstąpić, gdy:

• przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym,
• przyjmujący zamówienie wykonywa dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową i mimo tego wezwania sposobu wykonania dzieła nie zmienia;
• dzieło ma wady i korzysta z rękojmi. 

Przyjmujący zamówienie (grafik) właściwie nie może odstąpić od umowy, chyba że będzie na to odpowiednie postanowienie umowne. Kodeks cywilny pozwala na odstąpienie tylko, gdy do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania (mimo wezwań wykonawcy) brak.

Ciekawostka: Kary umowne to sankcje finansowe za naruszenie umowy, które zastępują odszkodowanie. Muszą być rozsądne – sądy kwestionują nadmiernie wysokie kary umowne, stąd częściej stosowane są kary progresywne np. 0,5% za każdy dzień opóźnienia, maksymalnie do 15% wartości zamówienia.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy umowa o dzieło z grafikiem freelancerem wymaga składek ZUS?

Umowa o dzieło co do zasady nie jest oskładkowana. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy zawierasz ją z własnym pracownikiem lub wykonujesz dzieło na rzecz własnego pracodawcy. Dla freelancera nieprowadzącego działalności gospodarczej to często najbardziej optymalna forma współpracy pod względem podatkowym.

Jak wprowadzać poprawki do projektu graficznego?

Najlepszy system to rundy poprawek – zbierasz wszystkie uwagi i przekazujesz je jednorazowo. Grafik wprowadza zmiany i odsyła całość do ponownej akceptacji. Unikaj modelu „kropelkowego” z codziennymi pojedynczymi uwagami – to chaos i frustracja dla obu stron.

Czy zamawiający może sam modyfikować otrzymaną grafikę?

Tylko jeśli umowa przewiduje przeniesienie praw do modyfikacji i utworów zależnych. Możliwość modyfikacji projektu przez zamawiającego zależy od tego, czy w umowie zostały uwzględnione prawa zależne. Bez tego zapisu, samodzielna zmiana logo czy layoutu narusza prawa autorskie grafika. Może on żądać przywrócenia pierwotnej wersji lub odszkodowania.

Jaka forma umowy jest wymagana przy przeniesieniu praw autorskich?

Wyłącznie forma pisemna z własnoręcznymi podpisami lub zrównana z nią forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Email czy umowa ustna umożliwiają tylko udzielenie licencji niewyłącznej. To częsty błąd – firma używa logo latami, a potem okazuje się, że grafik pozostał właścicielem praw.

Czy można zlecić poprawki innemu grafikowi?

Zależy od zapisów w umowie. Bez prawa do modyfikacji i tworzenia utworów zależnych, zlecenie zmian osobie trzeciej narusza autorskie prawa majątkowe pierwotnego wykonawcy. Zabezpiecz się odpowiednim zapisem, jeśli planujesz rozwój projektu w przyszłości.

Ile poprawek powinno być wliczonych w cenę?

Standard rynkowy to 3 rundy poprawek w cenie podstawowej. Runda poprawek to zbiór wszystkich uwag przekazanych jednorazowo, nie pojedyncze zmiany. Kolejne rundy powinny być płatne dodatkowo według ustalonej stawki (np. 150-200 zł/godz).

Czy trzeba przekazać pliki źródłowe (.ai, .psd)?

Nie, chyba że umowa wyraźnie to określa. Pliki źródłowe to edytowalne pliki robocze projektu. Domyślnie grafik przekazuje tylko pliki finalne (PDF, JPG, PNG). Jeśli potrzebujesz plików źródłowych, zapisz to w umowie i przygotuj się na wyższą cenę.

Jak długo trwa przeniesienie praw autorskich?

To zależy od zapisów w umowie, ale prawnicy twierdzą że powinno trwać na zawsze. Inaczej jest to licencja wyłączna. Jeżeli chodzi o termin początkowy to przeniesienie może nastąpić: po zapłacie pełnego wynagrodzenia (najczęściej), w momencie podpisania protokołu odbioru lub po odbiorze dzieła. Zawsze określ ten moment precyzyjnie w umowie i wskaż na jak długo. 

Czy grafik może żądać wynagrodzenia za nieograniczoną liczbę poprawek?

Zasadniczo nie, jeżeli umowa nie określa liczby poprawek wliczonych w cenę. Dlatego tak ważne jest precyzyjne określenie, ile rund korekt jest w cenie, a od której zaczynają się prace dodatkowe.

Kiedy warto zawrzeć umowę zlecenia zamiast o dzieło?

Umowę zlecenia wybierz gdy: współpraca jest długoterminowa, zadania są różnorodne i powtarzalne, trudno określić konkretny rezultat, grafik ma pracować określoną liczbę godzin miesięcznie. Przykład: stała obsługa graficzna firmy.

Podsumowanie – checklista przed podpisaniem umowy z grafikiem

Poniższe podsumowanie umowa zawiera kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej umowie o dzieło z grafikiem.

Dobrze przygotowana umowa o dzieło z grafikiem to fundament udanej współpracy i ochrona przed kosztownymi sporami. Sprawdź tę listę przed podpisaniem:

• forma pisemna – niezbędna przy przeniesieniu praw autorskich, chroni obie strony umowy,
• precyzyjny opis dzieła – liczba projektów, wariantów, formatów plików. Im więcej szczegółów, tym mniej nieporozumień,
• etapy i terminy płatności – powiązane z postępem prac, z zadatkiem lub zaliczką na start,
• liczba poprawek – konkretna liczba rund, nie pojedynczych zmian. Stawka za prace dodatkowe,
• prawa autorskie – moment przeniesienia, pola eksploatacji, możliwość modyfikacji,
• portfolio i poufność – czy grafik może pokazać pracę, kiedy i w jakiej formie,
• kKary i odstąpienie – rozsądne kary za opóźnienia, jasne zasady rezygnacji z projektu.

Jesteś niepewny/a zapisów w swojej umowie? Zamów audyt prawny – przeanalizujemy Twoją umowę i wskażemy potencjalne ryzyka. Umów się na pierwszą, bezpłatną konsultację.

Zdjęcie dodane przez Antoni Shkraba Studio.