Jak uregulowaliśmy licencje i agenta AI w umowie partnerskiej dla firmy InCor [Case study]

Gdy współpraca z dostawcą systemu IT wychodzi poza model licencyjny, potrzeba dokumentu, który opisze ją taką, jaka jest naprawdę. Dowiedz się, jak pomogliśmy InCor uregulować licencje, własność intelektualną i agenta AI w umowie partnerskiej z dostawcą systemu IT.

Firma InCor oparła swoje operacje na zintegrowanym systemie IT od zewnętrznego dostawcy. Gdy współpraca zaczęła wychodzić poza model licencyjny, dotychczasowa umowa przestała opisywać rzeczywistość. Zespół Incor szukał prawnika, który ureguluje to, co faktycznie się dzieje we współpracy i nada jej odpowiednie ramy.

Przeprowadziliśmy audyt istniejącej umowy i opracowaliśmy nowy dokument partnerski z klasyfikacją agenta AI zgodną z AI Act i uregulowanymi zasadami poufności. Firma działa teraz na umowie, która opisuje współpracę taką, jaka jest dziś oraz daje podstawę do każdej kolejnej inicjatywy.

Jak wyglądały szczegóły tej współpracy? Zapraszamy do lektury!

TL;DR – skrót case study

• InCor to firma specjalizująca się w oznakowaniu poziomym i posadzkach dla obiektów przemysłowych, korzystająca z zintegrowanego systemu IT od zewnętrznego dostawcy,
• gdy współpraca z dostawcą zaczęła wychodzić poza aktualny model licencyjny, firma zdecydowała się to uregulować,
• przeprowadziliśmy audyt istniejącej umowy i opracowaliśmy nowy dokument partnerski z uregulowanymi zasadami poufności i klauzulami licencyjnymi,
• agent AI otrzymał osobną sekcję umowy: klasyfikację prawną i podział odpowiedzialności zgodny z AI Act,
• efekt: firma działa na umowie opisującej rzeczywisty model współpracy – z jasno uregulowaną własnością intelektualną, pokrytymi wszystkimi inicjatywami i solidną bazą do dalszego rozwijania partnerstwa.

O kliencie

InCor działa od 2010 roku. Firma realizuje projekty oznakowania poziomego — malowanie pasów na drogach wewnętrznych, posadzki żywiczne, renowacja betonu — na obiektach przemysłowych, magazynowych i użyteczności publicznej. Kręgosłupem technologicznym jej działania operacyjnego jest zintegrowany system IT od zewnętrznego dostawcy, który zawiera komponent AI.

Wyzwanie – kiedy umowa licencyjna przestała opisywać rzeczywistość 

Umowa licencyjna na oprogramowanie reguluje warunki korzystania z systemu — kto może go używać, w jakim zakresie i na jakich zasadach. InCor przez lata działał w oparciu o taki właśnie dokument. Współpraca z dostawcą systemu układała się dobrze i była rozwijana konsekwentnie. Z czasem jednak zakres tej relacji wyszedł poza to, co pierwotna umowa przewidywała.

Osobną kwestią był AI Act. Rozporządzenie obowiązuje i nakłada konkretne obowiązki na podmioty dostarczające systemy AI oraz na tych, którzy z nich korzystają komercyjnie. Bez podziału ról w umowie — kto jest dostawcą systemu AI, kto operatorem, kto odpowiada za skutki działania agenta — żadna ze stron nie ma pewności, że działa zgodnie z przepisami.

⚠️ Ważne: umowa z dostawcą systemu IT, który rozwija agentów AI, bez klauzul regulujących podział ról pod AI Act, to konkretna luka. Jedna, którą łatwo zasypać teraz — i kosztowna do łatania po wejściu kolejnych etapów rozporządzenia.

Cele – co chcieliśmy wspólnie osiągnąć?

• Przeprowadzić audyt istniejącej umowy i zidentyfikować luki, tworząc jeden, spójny raport z priorytetami i rekomendacjami.
• Uregulować własność intelektualną komponentów systemu i zakres licencji dla InCor.
• Sklasyfikować agenta AI zgodnie z AI Act – podział ról i odpowiedzialności zamknięty raz, bez powracania do tematu przy każdym kolejnym etapie rozporządzenia.
• Stworzyć elastyczną bazę do dalszego rozwijania partnerstwa — przyszłe inicjatywy mają oparcie w gotowej strukturze prawnej.

Nasze rozwiązanie – audyt umowy i nowy dokument partnerski

InCor nie zaczynał od zera – umowa z dostawcą istniała od początku współpracy, a relacja była stabilna. Mieliśmy więc solidny punkt odniesienia, zamiast białej kartki.

Umowa partnerska z dostawcą technologii łączy co najmniej trzy obszary prawne: licencje na oprogramowanie, własność intelektualną i regulacje dotyczące AI. Każdy z nich wymaga osobnego przepracowania. Poniżej opisujemy, jak to zrobiliśmy krok po kroku.

Krok 1 – audyt istniejącej umowy

Zaczęliśmy od dokładnej analizy dotychczasowej umowy licencyjnej. Sprawdziliśmy, co już zostało uregulowane, co wymaga aktualizacji i jakich kwestii umowa w ogóle nie dotykała. Efektem był raport z luk – lista obszarów, które nowy dokument musiał objąć, żeby relacja partnerska miała solidne podstawy.

Krok 2 – mapa własności intelektualnej

System składa się z wielu komponentów. Część z nich to własny kod dostawcy, część opiera się na bibliotekach open source, część to outputy generowane przez agenta AI na podstawie danych InCor. Każda z tych kategorii rządzi się innymi zasadami – zarówno, jeśli chodzi o właściciela, jak i o zakres dopuszczalnego wykorzystania.

Przypisaliśmy poszczególnym elementom systemu odpowiedni reżim licencyjny. Dla InCor oznaczało to konkretne uprawnienia: korzystanie z systemu na własne potrzeby oraz prawo do ponownego wykorzystania materiałów generowanych przez agenta AI.

⚠️ Ważne: oprogramowanie open source nie jest wolne od zobowiązań prawnych. Wiele licencji open source nakłada warunki na dalsze dystrybuowanie – ich pominięcie w umowie może skutkować naruszeniem praw autorskich.

Krok 3 – klasyfikacja agenta AI w świetle AI Actu

AI Act (rozporządzenie UE 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji) wprowadza obowiązki dla podmiotów, które dostarczają systemy AI, oraz dla tych, którzy je wdrażają w działalności komercyjnej. Agent, z którego korzysta InCor, wymaga jednoznacznego określenia: kto jest jego dostawcą, a kto operatorem w rozumieniu przepisów.

W umowie sklasyfikowaliśmy agenta AI jako oprogramowanie dostarczane na podstawie licencji, określiliśmy podział odpowiedzialności między stronami i zabezpieczaliśmy InCor przed sytuacją, w której zmiany w przepisach wymagałyby ponownych negocjacji. Klient ma dziś tę kwestię zamkniętą – może rozwijać funkcjonalności agenta bez powracania do warstwy prawnej.

Krok 4 – struktura licencyjna

Zbudowaliśmy strukturę licencyjną, która odpowiada rzeczywistemu modelowi operacyjnemu InCor. Dokument precyzuje zakres korzystania z systemu na potrzeby własne firmy oraz zasady ponownego wykorzystania materiałów i analiz generowanych przez agenta AI.

Taka struktura jest trudniejsza do napisania niż standardowa licencja, ale eliminuje ryzyko sporu o zakres praw wynikających z umowy, gdy firma zaczyna nową inicjatywę.

Krok 5 – poufność

Umowę uzupełniliśmy o klauzule poufności (NDA – zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji wymienianych między stronami w toku współpracy)

Rezultaty – umowa, która opisuje rzeczywistą współpracę

InCor wyszedł ze współpracy z dokumentami, które trafiły do konkretnych odbiorców: raport z audytu do zarządu oraz nowa umowa partnerska na stół negocjacyjny z dostawcą.

Agent AI i własność intelektualna — oba obszary mają dziś w umowie swoje miejsce. InCor może rozwijać kolejne inicjatywy bez konieczności wracania za każdym razem do warstwy prawnej, bo struktura, która to umożliwia, już istnieje.

Dziękujemy za przygotowanie klarownych i rzetelnych dokumentów. Szukaliśmy prawników, którzy patrzą na naszą sytuację biznesowo, nie przez pryzmat kodeksu. Creativa Legal wiedziała, co chcemy osiągnąć i w sposób przystępny oraz jasny stworzyli regulację. Prawnicy, którzy myślą jak partner biznesowy — to jest to, czego szuka każdy specjalista z branży.

— Konrad Rojda, CEO InCor

Czego ta współpraca uczy innych firm korzystających z systemów IT dostawców zewnętrznych? 

Umowa licencyjna ma opisywać teraźniejszość i przyszłość

Standardowa umowa licencyjna na system IT reguluje warunki korzystania z oprogramowania w momencie jej podpisania. Gdy współpraca z dostawcą się rozwija – pojawiają się nowe funkcjonalności, wspólne projekty, dystrybucja do własnych klientów – dokument przestaje opisywać rzeczywistość. Audyt umów z dostawcami technologicznymi raz w roku lub przy każdej poważnej zmianie modelu współpracy to minimum.

AI Act nie jest odległą przyszłością

Firmy, które korzystają z systemów zawierających komponenty AI, powinny już teraz sprawdzić, czy ich umowy z dostawcami regulują podział ról i odpowiedzialności w rozumieniu AI Actu. Brak takiej regulacji przekłada się na konkretna lukę, którą przepisy mogą zamienić w rzeczywisty problem.

Dostawca technologii może stać się partnerem strategicznym

Relacja z firmą dostarczającą system IT nie musi pozostać wyłącznie transakcyjna. Z czasem dostawca zna procesy klienta lepiej niż niejedna agencja zewnętrzna. Żeby jednak tę współpracę rozwijać bezpiecznie, potrzeba dokumentu, który ją opisze.

Gdzie to podejście ma ograniczenia?

Opisany model sprawdza się, gdy relacja z dostawcą jest stabilna i obie strony są zainteresowane jej rozwijaniem. Jeśli współpraca jest dopiero na etapie negocjacji lub dostawca nie wyraża zgody na rozszerzone uprawnienia licencyjne, zakres umowy będzie węższy – i warto to ustalić przed napisaniem dokumentu, nie po.

Kiedy zaudytować umowę z dostawcą systemu IT?

Zakres współpracy zmienił się znacząco od czasu podpisania umowy. System zawiera komponenty AI i chcesz mieć pewność, że podział ról jest zgodny z AI Act. Minął rok od ostatniej aktualizacji dokumentów.

FAQ

Jak umowa z dostawcą IT powinna regulować agenta AI?

Umowa z dostawcą IT powinna wskazywać, która ze stron jest dostawcą systemu AI w rozumieniu AI Act, a która jego operatorem. Powinna też określać, kto odpowiada za skutki działania agenta, na jakiej podstawie prawnej klient może korzystać z jego outputów i czy może je ponownie wykorzystywać w swojej działalności. Brak tych zapisów oznacza, że podział odpowiedzialności pozostaje nieuregulowany – co przy wejściu kolejnych przepisów AI Act może wymagać kosztownych renegocjacji.

Kto jest właścicielem outputów generowanych przez agenta AI?

Własność outputów generowanych przez agenta AI zależy od postanowień umowy między firmą a dostawcą systemu. Domyślnie nie przysługuje ona automatycznie żadnej ze stron – musi być wyraźnie uregulowana. W praktyce spór o outputy AI dotyczy zazwyczaj materiałów sprzedażowych, analiz i rekomendacji, które firma chce ponownie wykorzystać. Bez odpowiedniego zapisu w umowie może to być prawnie niemożliwe.

Kiedy przeprowadzić audyt umowy z dostawcą systemu IT?

Trzy sytuacje uzasadniają audyt umowy z dostawcą systemu IT: gdy zakres współpracy zmienił się znacząco od czasu podpisania dokumentu, gdy firma planuje wchodzić z dostawcą w nowe wspólne inicjatywy, a także gdy system zawiera komponenty AI – ze względu na wchodzące w życie przepisy AI Act. Przećwiczenie umowy raz w roku lub przy każdej poważnej zmianie modelu operacyjnego to minimum.

Co grozi firmie, która nie ureguluje licencji na komponenty AI w umowie z dostawcą?

Firma, która korzysta z agenta AI bez jasnej podstawy prawnej, ryzykuje kilka problemów jednocześnie. Może nie mieć prawa do korzystania z outputów generowanych przez agenta – co oznacza potencjalne roszczenia ze strony dostawcy. Przy wejściu w życie AI Act może okazać się, że nie spełnia wymagań dotyczących podziału ról między dostawcą a operatorem systemu AI.

Co z tej historii wynika dla Twojej firmy?

• Umowa licencyjna na system IT przestaje wystarczyć, gdy relacja z dostawcą wykracza poza standardowe korzystanie z oprogramowania;
• audyt istniejącej umowy przed napisaniem nowej pozwala uniknąć sprzeczności między dokumentami i luk, które mogą być źródłem sporów;
• agent AI w systemie IT wymaga klasyfikacji prawnej i podziału odpowiedzialności zgodnego z AI Act – najlepiej zanim przepisy w pełni wejdą w życie;
• umowa partnerska z dostawcą technologii może być podstawą do wspólnego marketingu i dalszego rozwijania partnerstwa — jeśli zostanie napisana z myślą o tych scenariuszach;
• klarowność dokumentów prawnych ma znaczenie operacyjne: umowa, z którą nikt w firmie nie potrafi pracować, nie chroni skutecznie.

Zdjęcie dodane przez Vanessa Garcia.

Autor tekstu

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem i CEO w kancelarii Creativa Legal, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w bezproblemowej obsłudze prawnej klientów z sektora technologicznego m.in. startupy, SaaS, spółki technologiczne, agencje marketingowe, czy e-commerce B2C/B2B. Jako prawnik, jak i przedsiębiorca, koncentruję się na wyznaczonym celu, starając się przewidzieć potencjalne zagrożenia w jego osiągnięciu. To z kolei sprawia, że trudno jest mnie zaskoczyć – a co za tym idzie – moich klientów.

Poznaj autora