Umowa na wykonanie strony internetowej – co powinna zawierać i jak ją prawidłowo sporządzić?

Tworzenie strony www to proces wymagający jasnych ustaleń prawnych. Bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą szukającym wykonawcy, czy agencją oferującą wykonanie strony internetowej, potrzebujesz umowy dostosowanej do indywidualnych potrzeb projektu. Ten artykuł pomoże ci zrozumieć wszystkie kluczowe aspekty takiej umowy i uniknąć najczęstszych pułapek.

Czym jest umowa na wykonanie strony internetowej?

💡 Umowa na wykonanie strony internetowej to umowa, której przedmiotem jest uregulowanie zasad stworzenia i przekazania zamawiającemu funkcjonalnej strony www wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych lub udzieleniem licencji.

Charakter prawny takiej umowy zależy od jej konstrukcji. Najczęściej umowa przybiera formę umowy o dzieło (art. 627 kodeksu cywilnego), gdzie wykonawca zobowiązuje się do wykonania strony internetowej jako oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Może też funkcjonować jako umowa zlecenie lub umowa o świadczenie usług, szczególnie gdy obejmuje długoterminową obsługę lub gdy wykonanie strony internetowej to jedynie element szeregu innych świadczeń w ramach współpracy. 

W rozumieniu prawa autorskiego, strona internetowa stanowi utwór, co oznacza konieczność uregulowania kwestii zasad korzystania ze strony internetowej przez zamawiającego. Umowa powinna jasno określać sposób i termin przeniesienia praw autorskich lub warunki licencji, aby zamawiający mógł swobodnie korzystać ze strony www.

Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu właściwej umowy z wykonawcą Twojej strony internetowej? Kliknij tutaj i wypełnij formularz kontaktowy, aby umówić się na pierwszą, bezpłatną konsultację.

Jakie elementy umowy są absolutnie niezbędne?

💡 Umowa o wykonanie strony powinna zawierać co najmniej oznaczenie stron, przedmiot umowy (czyli jasny opis tego co wykonawca ma wykonać), wynagrodzenie wykonawcy, terminy realizacji, zasady przeniesienia praw autorskich, warunki odbioru oraz postanowienia o odpowiedzialności. Wszystkie kluczowe ustalenia muszą być formalnie zawarte w dokumencie lub ewentualnie w załącznikach, a jej treści powinny być precyzyjnie określone, aby uniknąć sporów.

Prawidłowe oznaczenie stron to fundament ważności umowy. Dla osób fizycznych niezbędne są: imię, nazwisko, adres, PESEL . Wśród danych kontaktowych powinien znaleźć się także adres e-mail dla usprawnienia komunikacji. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą dodatkowo podają NIP i REGON. Spółki, poza danymi wynikającymi z KRS wskazują osoby uprawnione do reprezentacji – tylko uprawniony do reprezentacji może skutecznie podpisać umowę.

Szczególną uwagę należy zwrócić na precyzyjne określenie miejsca zawarcia umowy oraz daty. Te informacje są istotne dla ustalenia właściwości sądu w przypadku sporów oraz określenia momentu powstania zobowiązania (chyba, że umowa zawiera postanowienia dotyczące właściwości umownej, czyli określenie przez strony konkretnego sądu właściwego miejscowo dla sporów wynikających z umowy).

W umowie należy jasno określić warunki dotyczące wynagrodzenia, w szczególności jeśli płatność wynagrodzenia następuje w transzach. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron powinny uwzględniać ewentualne ograniczenie odpowiedzialności np. z uwagi na wystąpienie siły wyższej lub zawinione opóźnienia stron umowy mające finalny wpływ na przebieg współpracy. Umowa powinna także określać przesłanki odpowiedzialności oraz zakres uprawnień stron.

W przypadku wątpliwości co do zapisów umowy warto skonsultować się z prawnikiem.

Checklista niezbędnych elementów umowy:

Jak prawidłowo określić przedmiot umowy i zakres prac?

💡 Przedmiot umowy powinien zawierać dokładny opis typu strony (wizytówka, sklep, portal), specyfikację techniczną, wymagane funkcjonalności, strukturę podstron oraz wskazanie, kto dostarcza treści i dostęp do serwera www. Należy szczegółowo określić funkcje i elementy w obrębie strony www. Nie ma przeszkód aby szczegółowy opis parametrów znajdował się w dedykowanym załączniku.

Precyzyjne określenie zakresu prac chroni przed nieporozumieniami. Warto wskazać, czy wykonanie strony www obejmuje tylko kodowanie, czy także projekt graficzny. Umowa powinna określać technologie (CMS, framework), integracje z zewnętrznymi systemami oraz wymagania dotyczące responsywności.

Kluczowe jest ustalenie, kto odpowiada za dostarczenie materiałów. Jeśli zamawiający ma przekazać treści, zdjęcia czy dostęp do serwera www, umowa musi określać terminy ich dostarczenia. Treść dostarczana przez zamawiającego powinna być jasno określona. 

Harmonogram powinien zawierać precyzyjne określenie terminów realizacji, zgodnie z ustalonymi etapami współpracy. Wykonawca powinien mieć uprawnienie do wyznaczenia zamawiającemu odpowiedniego terminu na dostarczenie materiałów, gdyż opóźnienie w przekazaniu materiałów często wpływa na określony czas realizacji całego projektu. Po upływie terminu na dostarczenie materiałów mogą wystąpić określone konsekwencje umowne np. brak odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie w realizacji.

Przeniesienie praw autorskich czy licencja — co wybrać?

💡 Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych daje zamawiającemu pełną kontrolę nad stroną, podczas gdy licencja pozwala na korzystanie z utworu w określony sposób przy zachowaniu praw przez wykonawcę — wybór zależy od swoich potrzeb biznesowych. Umowa powinna precyzyjnie określać zasady przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych, a także warunki, na jakich wykonawca może przenieść te prawa na zamawiającego.

Przeniesienie praw autorskich przypomina umowę sprzedaży. Zamawiający staje się właścicielem majątkowych praw do strony internetowej i może nią swobodnie dysponować: modyfikować, sprzedawać, licencjonować innym w zakresie wskazanym w umowie. Wykonawca w przypadku pełnego przeniesienia praw traci wszelkie prawa majątkowe, choć zachowuje autorskie prawa osobiste (nie może się zrzec autorstwa). W umowie warto także uregulować kwestie oznaczenia autorstwa – wykonawca może żądać, aby na stronie twórcy za każdym razem, gdy strona jest publikowana, widniała informacja o autorze, np. logo lub odnośnik lub zamawiający może zobowiązać wykonawcę niewykonywania tych praw.

📌 Dowiedz się więcej! Przeczytaj nasze artykuły:

• Jak uregulować prawa autorskie w umowie marketingowej?
• Czy wiesz, czym są majątkowe i osobiste prawa autorskie? 

Licencja to alternatywa pozwalająca zachować prawa wykonawcy. Może być wyłączna (tylko zamawiający korzysta) lub niewyłączna (wykonawca może udzielać licencji innym). W umowie określa się pola eksploatacji, czas trwania, terytorium oraz możliwość sublicencjonowania. 

Porównanie: Przeniesienie praw vs licencja

Niezależnie od ustalonego modelu umowa powinna zawierać informację o momencie nabycia praw autorskich/licencji przez zamawiającego. Najczęściej ten moment jest tożsamy z momentem odbioru strony internetowej lub zapłatą całości wynagrodzenia. 

Jakie wynagrodzenie wykonawcy najlepiej sprawdza się w praktyce?

💡 Wynagrodzenie ryczałtowe sprawdza się przy prostych projektach o jasno określonym zakresie, natomiast model etapowy lub godzinowy lepiej funkcjonuje przy złożonych realizacjach wymagających elastyczności.

Wynagrodzenie wykonawcy w umowie o wykonanie strony może przyjąć różne formy. Model ryczałtowy oznacza stałą kwotę za całość prac — daje pewność kosztów, ale wymaga precyzyjnego określenia zakresu. Przekroczenie zakresu skutkuje dodatkowymi kosztami.

Model etapowy dzieli wynagrodzenie na transze wypłacane po zakończeniu poszczególnych etapów (projekt, kodowanie, testy). Zapewnia kontrolę nad postępem prac i motywuje wykonawcę do terminowości. Przy tym modelu kluczowe jest określenie warunków odbioru każdego etapu.

Rozliczenie godzinowe stosuje się najczęściej przy projektach o zmiennym zakresie. Wykonawca raportuje przepracowane godziny, a zamawiający płaci według ustalonej stawki. Ten model wymaga wzajemnego zaufania i dokładnej ewidencji czasu pracy.

📌 Dowiedz się więcej! Przeczytaj nasz artykuł: Jak ustalić wynagrodzenie w umowie o dzieło?

Czy wzór umowy z internetu wystarczy dla wykonania strony www?

💡 Bezpłatny wzór umowy może stanowić punkt wyjścia, ale wymaga dostosowania do specyfiki projektu — uniwersalne szablony nie uwzględniają indywidualnych potrzeb i mogą pomijać istotne dla stron postanowienia.

Wzór umowy dostępny online często zawiera podstawowe elementy umowy, ale rzadko uwzględnia specyfikę branży czy technologii. Każde wykonanie strony internetowej ma unikalne wymagania: integracje, funkcjonalności, sposób hostingu. Standardowy wzór może nie przewidywać wszystkich scenariuszy.

Największym ryzykiem używania gotowych wzorów jest nieprecyzyjne określenie przedmiotu umowy i praw autorskich. W praktyce prowadzi to do sporów o zakres prac czy możliwość wykorzystania strony www. 

Profesjonalna umowa powinna być sporządzona lub przynajmniej sprawdzona przez prawnika znającego specyfikę IT. Koszt takiej konsultacji to niewielka inwestycja w porównaniu z potencjalnymi problemami wynikającymi z wadliwej umowy.

Jakie kary umowne warto uwzględnić przy wykonaniu strony?

💡 Kary umowne powinny obejmować opóźnienia w realizacji (0,5-2% wynagrodzenia za dzień), nieusunięcie wad w terminie oraz naruszenie poufności — muszą być proporcjonalne do wartości umowy.

Kary za opóźnienie w wykonaniu strony internetowej to standard. Zazwyczaj wynoszą 0,5-1% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, z limitem 10-20% całości. Nierzadko w umowach stosuje się postanowienie regulujące, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu na usunięcie wad można naliczyć kary w wysokości przykładowo 0,5% wynagrodzenia za dzień opóźnienia. Zbyt wysokie kary mogą być uznane za rażąco wygórowane i zredukowane przez sąd, dlatego niezwykle ważne jest ich precyzyjne, ale też realne określenie.

Warto różnicować wysokość kar w zależności od kategorii błędu — wyższe za wady krytyczne uniemożliwiające korzystanie ze strony www, niższe za drobne usterki.

Kary powinny działać obustronnie. Wykonawca może zastrzec kary za opóźnienie w dostarczeniu materiałów przez zamawiającego lub brak współdziałania. To zapewnia równowagę i motywuje obie strony do terminowej realizacji swoich obowiązków.

Co grozi przy nieprawidłowym oznaczeniu stron umowy?

💡 Błędne oznaczenie stron może skutkować nieważnością umowy, problemami z egzekucją należności, niemożnością dochodzenia roszczeń w sądzie oraz komplikacjami przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych.

Brak pełnych danych strony w umowie o wykonanie strony utrudnia identyfikację kontrahenta. W przypadku sporu sąd może mieć problem z ustaleniem, kto faktycznie jest stroną umowy. Szczególnie problematyczne jest nieprawidłowe wskazanie reprezentanta spółki — umowa zawarta przez osobę nieuprawnioną może być nieważna.

Dla przedsiębiorców kluczowe jest podanie prawidłowego NIP i nazwy zgodnej z wpisem do rejestru. Błędy w tych danych komplikują wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe. W przypadku działalności gospodarczej należy sprawdzić aktualność wpisu w CEIDG lub KRS.

Nieprawidłowe oznaczenie wpływa też na przeniesienie praw autorskich. Zgodnie z prawem, umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Błędne dane strony mogą podważyć ważność tego przeniesienia jak i ustalenie kto jest beneficjentem tych praw.

Potrzebujesz profesjonalnej umowy na wykonanie strony internetowej? Chętnie przygotujemy dokumentację dostosowaną do Twojego projektu. Kliknij tutaj i umów się na pierwszą, bezpłatną konsultację.

Odbiór efektów prac — jak formalnie potwierdzić wykonanie strony internetowej?

Odbiór efektów prac to jeden z kluczowych momentów w realizacji umowy o wykonanie strony internetowej. To właśnie wtedy zamawiający potwierdza, że wykonanie strony internetowej zostało zrealizowane zgodnie z ustalonym zakresem i standardami określonymi w umowie. Jasne postanowienia dotyczące odbioru strony internetowej pozwalają uniknąć nieporozumień i sporów, a także stanowią podstawę do rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy.

W praktyce najczęściej stosuje się protokół odbioru, który jest formalnym dokumentem potwierdzającym wykonanie strony. Warto w umowie o wykonanie strony internetowej określić, w jakim terminie zamawiający powinien dokonać odbioru – na przykład w ciągu 7 dni od udostępnienia strony przez wykonawcę. Jeżeli w tym czasie zamawiający nie zgłosi zastrzeżeń, uznaje się, że strona internetowa została odebrana bez uwag. 

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy postanowienia, zgodnie z którym odbiór strony następuje poprzez podpisanie protokołu odbioru, przesyłanego elektronicznie (np. na wskazany adres e-mail). Takie rozwiązanie jest wygodne i pozwala na szybkie sfinalizowanie etapu wykonania strony.

Warto również przewidzieć w umowie, że w przypadku wykrycia usterek zamawiający powinien zgłosić je wykonawcy w określonym terminie, a wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w uzgodnionym czasie. Dzięki temu obie strony mają jasność co do dalszego postępowania i mogą uniknąć niepotrzebnych opóźnień.

Podsumowując: Precyzyjne postanowienia dotyczące odbioru efektów prac w umowie o wykonanie strony internetowej to gwarancja sprawnego zakończenia projektu i zabezpieczenie interesów zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy. Warto zadbać, by w umowie znalazły się zapisy określające termin odbioru, sposób potwierdzenia wykonania strony oraz procedurę zgłaszania ewentualnych uwag.

Najczęstsze błędy w umowach o wykonanie strony internetowej

Praktyka pokazuje, że większość sporów wynika z powtarzalnych błędów w umowach.

1. Brak precyzyjnego opisu funkcjonalności to najczęstszy problem — ogólne sformułowania typu „nowoczesna strona” czy „intuicyjny panel” prowadzą do rozbieżnych oczekiwań.
2. Pominięcie kwestii hostingu i domeny często kończy się konfliktem. Umowa powinna jasno określać, kto rejestruje domenę, na kogo jest rejestrowana oraz kto zapewnia i opłaca serwer www. Brak tych ustaleń może zablokować uruchomienie strony.
3. Nieuregulowane wsparcie techniczne po odbiorze to kolejna pułapka. Zamawiający często zakłada, że wykonawca będzie „pomagał” po zakończeniu projektu. Bez jasnych zapisów o zakresie i kosztach wsparcia powstają nieporozumienia. Warto określić okres gwarancji (jeśli zostaje udzielona), czas reakcji na zgłoszenia oraz stawki za dodatkowe prace.
4. Brak postanowień o poufności naraża obie strony. Wykonawca może mieć dostęp do wrażliwych danych biznesowych, haseł, baz klientów. Klauzula poufności chroni przed nieuprawnionym wykorzystaniem tych informacji. Powinna obejmować także podwykonawców, jeśli wykonawca korzysta z ich wsparcia.

FAQ — pytania o umowę na wykonanie strony www

Czy umowa na wykonanie strony internetowej musi być pisemna?

Dla ważności przeniesienia autorskich praw majątkowych umowa musi mieć formę pisemną. Sama umowa o dzieło czy świadczenie usług może być zawarta ustnie lub w formie elektronicznej, ale ze względów dowodowych forma pisemna lub dokumentowa jest rekomendowana.

Jak długo powinna trwać gwarancja na wykonanie strony www?

Standardowa gwarancja wynosi 6-12 miesięcy od odbioru. Obejmuje usuwanie błędów w kodzie, nie obejmuje zmian wynikających z aktualizacji zewnętrznych systemów czy modyfikacji wprowadzonych przez zamawiającego. Gwarancja to dobrowolne zobowiązanie wykonawcy. Podstawowa odpowiedzialność za wady z reguły ma źródło w przepisach o rękojmi za wady. Odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady strony może być modyfikowana w umowie w stosunkach między przedsiębiorcami (z wyłączeniem przedsiębiorców na prawach konsumenta).

Czy wykonawca może umieścić wykonaną stronę w swoim portfolio?

Umowa powinna zawierać uprawnienie wykonawcy do wykorzystywania projektu strony w portfolio. Po udzieleniu licencji lub przeniesieniu autorskich praw majątkowych do strony w zależności od ich zakresu, prezentowanie wykonanej strony internetowej w portfolio bez zgody zamawiającego może stanowić naruszenie w postaci bezprawnego korzystania z utworu.

Co się dzieje przy odstąpieniu od umowy przed wykonaniem strony?

Zasady odstąpienia powinny być określone w umowie, chyba że zastosowanie znajdą zasady ustawowe. Standardowo reguluje się tą kwestię w ten sposób, że przy bezskutecznym upływie terminu zamawiający może wyznaczyć dodatkowy odpowiedni termin, a po jego przekroczeniu odstąpić od umowy. 

📌 Dowiedz się więcej! Przeczytaj nasz artykuł: Kiedy można odstąpić od umowy o dzieło?

Kto odpowiada za treści umieszczone na stronie www?

Za treści odpowiada podmiot je publikujący — zazwyczaj zamawiający. Wykonawca przy odpowiedniej konstrukcji umowy nie ponosi odpowiedzialności za treści dostarczone przez zamawiającego, chyba że wiedział o ich bezprawnym charakterze.

Czy umowa może przewidywać płatność w ratach?

Tak, podział wynagrodzenia na raty lub etapy jest powszechną praktyką. Najczęściej: 30% zaliczki, 40% po projekcie, 30% po uruchomieniu strony.

Podsumowanie

Kluczowe wnioski dotyczące umowy na wykonanie strony internetowej:

• forma pisemna jest obowiązkowa dla przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielenia licencji wyłącznej — bez niej przeniesienie jest nieważne;
• precyzyjny opis przedmiotu umowy to podstawa — szczegółowa specyfikacja funkcjonalności zapobiega sporom;
• oznaczenie stron musi być kompletne — błędy w danych mogą skutkować nieważnością umowy;
• wybór między przeniesieniem praw a licencją zależy od potrzeb biznesowych zamawiającego;
• kary umowne powinny być proporcjonalne i obejmować opóźnienia obu stron;
• wzór umowy z Internetu wymaga dostosowania do specyfiki konkretnego projektu;
• wsparcie techniczne i gwarancja wymagają jasnego określenia zakresu i czasu trwania.

Sprawdź naszą usługę kompleksowej obsługi prawnej projektów IT — od umowy po wdrożenie. Umów się na bezpłatną, niezobowiązującą konsultację, aby porozmawiać o Twoich potrzebach prawnych.

Zdjęcie dodane przez Antoni Shkraba Studio