Wraz z rozwojem technologii i zmieniającym się obliczem rynku pracy, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elastycznych modeli zatrudnienia, w tym także pracy zdalnej. W świecie, w którym mobilność i dostępność online stają się kluczowymi elementami codziennego funkcjonowania, istotną rolę odgrywa odpowiednie uregulowanie zasad tego rodzaju zatrudnienia.
Z powyższych względów, wdrożenie dobrze napisanego regulaminu pracy zdalnej nabiera kluczowego znaczenia i leży w interesie zarówno pracodawców, jak i pracowników.
W niniejszym poradniku przybliżymy Ci, dlaczego dobrze skonstruowany regulamin pracy zdalnej ma fundamentalne znaczenie dla Twojej organizacji. Czemu jest on tak ważny? Co powinien obejmować? Jak go stworzyć lub dostosować do aktualnych wymogów? Odpowiedzi na te i innej pytania znajdziesz poniżej!
Podsumowanie na start
Nie masz czasu, aby przeczytać cały artykuł? Nie ma problemu, poniżej znajdziesz najważniejsze informacje podsumowane w kilku punktach:
- Praca zdalna to wykonywanie obowiązków zawodowych poza tradycyjnym miejscem pracy.
- Praca zdalna może być uregulowana indywidualnym porozumieniem lub regulaminem pracy zdalnej.
- Możemy wyróżnić trzy rodzaje pracy zdalnej: całkowicie zdalna, hybrydowa i okazjonalna.
- Pracodawca może nakazać pracę zdalną tylko w określonych przypadkach i po spełnieniu określonych warunków.
- Pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
- Regulamin pracy zdalnej to dokument, w którym pracodawca określa zasady wykonywania pracy w tym modelu.
- Przyjęcie regulaminu pracy zdalnej nie jest zawsze obowiązkowe.
- Elementami regulaminu pracy zdalnej są m.in.: określenie grup pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, w tym energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, ustalanie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, kontrola wykonywania pracy i bezpieczeństwa, zasady instalacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy.
- Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników, wydania zarządzenia o wprowadzeniu regulaminu oraz ogłoszenia wejścia regulaminu w życie.
- Gotowy regulamin powinien spełniać aktualne wymogi prawa pracy.
Jeżeli już teraz wiesz, że chcesz wdrożyć pracę zdalną w Twojej organizacji, pozmawiajmy! Uzupełnij nasz prosty formularz kontaktowy i skorzystaj z bezpłatnej 15 minutowej konsultacji z nami 🙂
Jaka jest definicja pracy zdalnej?
Zgodnie z definicją pracy zdalnej zawartej w art. 67(18) Kodeksu pracy, praca zdalna to forma wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Mówiąc prościej, praca zdalna to forma pracy, w której pracownik wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą pracodawcy (czyli bez przebywania na terenie zakładu pracy). Kluczowa jest tutaj możliwość komunikacji i dostępu do niezbędnych narzędzi pracy dzięki technologii cyfrowej.
W Polsce praca zdalna została uregulowana stosunkowo niedawno, bo przepisy jej dotyczące (zawarte w ustawie z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Znajdują się one w Kodeksie pracy, który określa ramy prawne dla tego typu zatrudnienia, określając zarówno prawa jak i obowiązki pracowników oraz pracodawców.
Co ważne, nie należy mylić pracy zdalnej z telepracą, która wraz z nowelizacją Kodeksu pracy została zastąpiona przez tą pierwszą. Z tego powodu, warunki zatrudnienia pracowników w ramach telepracy należy także dostosować do warunków zgodnych z obecnymi przepisami określającymi zasady wykonywania pracy zdalnej.
Przepisy Kodeksu pracy regulują trzy formy pracy zdalnej:
- pracę wykonywaną wyłącznie w trybie zdalnym;
- pracę wykonywaną częściowo w trybie zdalnym, a częściowo w zakładzie pracy (tzw. praca hybrydowa),
- pracę zdalną okazjonalną, czyli wykonywaną na wniosek pracownika, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym (przysługująca niezależnie od tego czy pracownik jest zatrudniony na cały etat czy na część etatu).
W jaki sposób można uregulować pracę zdalną?
Regulacja pracy zdalnej w przedsiębiorstwie może nastąpić w drodze:
- indywidualnego porozumienia między pracownikiem a pracodawcą lub
- regulaminu pracy zdalnej.
Indywidualne porozumienie (uzgodnienie) to umowa zawarta między pracodawcą a konkretnym pracownikiem. Określa ona warunki wykonywania obowiązków poza tradycyjnym miejscem pracy wyłącznie dla stron tego porozumienia. Jeśli postanowisz skorzystać tej opcji, będziesz musiał zawrzeć osobne porozumienie z każdym pracownikiem.
Regulamin pracy zdalnej jest natomiast dokumentem, który ustala zasady wykonywania pracy zdalnej dla wszystkich pracowników w danym przedsiębiorstwie. Z wymienionych względów, korzystanie z tego sposobu regulowania praw i obowiązków związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej jest praktyczniejszy i bardziej efektywny przy zatrudnianiu większej liczby pracowników.
Czy pracownik na prawo odmówić wykonywania pracy zdalnej?
Powinieneś pamiętać, że jeżeli pracodawca zaproponujesz pracownikowi przejście na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, pracownik ma prawo odmówić wykonywania takiej pracy.
Innymi słowy, jeżeli już na początku współpracy nie uzgodnisz w umowie możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej (w drodze porozumienia albo regulaminu), nie będziesz mógł nakazać pracownikowi jej wykonywania (z wyjątkiem przypadków opisanych w kolejnym akapicie).
Czy pracodawca może nakazać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej?
Praca zdalna może być wykonywana także wtedy, gdy nie zostało wprowadzone porozumienie lub wydany regulamin jej dotyczący. Kodeks pracy dopuszcza bowiem możliwość wykonywania pracy zdalnej na podstawie niemającej charakteru umownego. Tą podstawą jest jednostronne polecenie pracodawcy. W przypadku wydania takiego polecenia, zgoda pracownika na wykonywanie pracy zdalnej nie jest wymagana.
Warto zaznaczyć, że praca zdalna na polecenie pracodawcy jest dopuszczalna jedynie:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Co ważne, wydanie polecenia pracy zdalnej w powyższych sytuacjach jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Brak takiego oświadczenia uniemożliwia wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej.
Czy regulamin pracy zdalnej jest prawnie wymagany?
Przyjęcie regulaminu pracy zdalnej nie jest zawsze obowiązkowe. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą ustalić wszelkie warunki i zasady dotyczące świadczenia pracy w trybie zdalnym poprzez wspomniane już wcześniej porozumienie. W zależności od sytuacji, porozumienie to może przyjąć formę załącznika podpisywanego równocześnie z zawarciem umowy o pracę albo zostać podpisane osobno, już w trakcie zatrudnienia.
Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej nie jest także konieczne w przypadku firm, które nie przewidują możliwości pracy zdalnej w ogóle lub przewidują ją tylko okazjonalnie. Praca zdalna okazjonalna nie wymaga bowiem przyjęcia regulaminu ani zawarcia indywidualnego porozumienia z pracownikiem.
Podsumowując, regulamin pracy zdalnej nie zawsze jest obowiązkowy. Mimo to, jego posiadanie może znacząco ułatwić zarządzanie pracą wykonywaną przez pracowników w trybie zdalnym (zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających większą liczbę pracowników).
Jakie elementy powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?
Przepisy prawa pracy określają obowiązkowe elementy, jakie powinny zostać zawarte w każdym regulaminie pracy zdalnej. Obejmują one:
1. określenie grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
Pracodawca powinien wskazać, którzy pracownicy są uprawnieni do wykonywania pracy w formie zdalnej. Mogą to być na przykład pracownicy zajmujący określone stanowiska czy pracujący w konkretnych komórkach organizacyjnych. Pracodawca może także objąć regulaminem wszystkich pracowników (oraz zleceniobiorców zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych).
2. określenie zasad pokrywania kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych ewentualnie ustalonych kosztów dodatkowych;
Pracodawca powinien uregulować zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, które „przechodzą” na pracownika zdalnego. Do tych kosztów zalicza się:
- instalacja, serwis i konserwacja narzędzi pracy (jeśli dany pracodawca ich nie zapewnia);
- energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne (Internet, telefon), które są wykorzystywane przez pracownika w domu;
- inne (np. woda);
Ważne jest określenie jednej z metod zwrotu kosztów, czyli:
- zwrotu faktycznie poniesionych kosztów lub
- ekwiwalentu lub
- ryczałtu.
Pracodawca powinien także ustalić m.in. termin wypłaty kwot z tego tytułu oraz procedurę składania wniosków o pokrycie konkretnych kosztów.
Mając na uwadze powyższą zasadę, warto zapamiętać, że w sytuacji, w której jako pracodawca decydujesz się zapewnić pracownikowi zdalnemu np. telefon służbowy lub Internet mobilny, nie masz obowiązku wypłacać dodatkowego ekwiwalentu za pracę z domu.
3. określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
Jako pracodawca jesteś co do zasady odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy zdalnej, w tym niezbędnych urządzeń technicznych. Prawo dopuszcza jednak możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak postanowią (pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy).
W takim przypadku (to jest kiedy nie zapewniasz sprzętu służbowego) po stronie pracodawcy powstaje obowiązek pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną Obowiązek ten może zostać spełniony poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (w zależności od tego, na którą metodę się zdecydujesz).
W tej części regulaminu pracodawca powinien zatem uregulować kwestie związane ze sposobem obliczania kwoty ekwiwalentu lub ryczałtu, ich wysokością, częstotliwością wypłaty oraz aktualizacją stawek. Przykładowo może się to odbywać poprzez coroczne wydawanie zarządzeń, które uwzględniają kalkulacje oparte na bieżących cenach rynkowych.
Przy ustalaniu ekwiwalentu lub ryczałtu pracodawca musi przestrzegać kryteriów przyjętych przez ustawodawcę. Zgodnie z art. 67(24) § 5 Kodeksu pracy przy określaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należy brać pod uwagę szczególnie normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału użytego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
4. określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy
Potwierdzeniem obecności pracownika mogą być e-maile na początku i końcu pracy do przełożonego lub wykonanie telefonu czy po prostu logi logowania do systemu czy wysłanie listy zadań wykonanych przez pracownika danego dnia. Wygodnym rozwiązaniem jest korzystanie z plików w chmurze lub dedykowanych aplikacji online, które umożliwiają oznaczanie obecności oraz rejestrowanie czasu pracy pracownika.
5. określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
Kontrola może dotyczyć m.in. obecności pracownika w deklarowanym miejscu pracy i jej wykonywanie w uzgodnionych godzinach pracy.
6. określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
Jako pracodawca masz prawo do przeprowadzania kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasady tej kontroli muszą zostać wcześniej określone w regulaminie.
Przy tym aspekcie należy pamiętać, że pracodawca, przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej, jest zobowiązany do sporządzenia oceny ryzyka zawodowego (o której mowa w art. 67(31) § 5 Kodeksu pracy), a następnie na podstawie jej wyników opracować informacje zawierające:
- zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii);
- zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
- czynności do wykonania po zakończeniu świadczenia pracy zdalnej;
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Należy obowiązkowo zadbać o to, aby pracownik, zanim pracodawca dopuści go do pracy zdalnej, potwierdził zapoznanie się z przygotowaną oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązał się do ich przestrzegania, a także potwierdził, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.
7. określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
Określenie standardów bezpiecznego korzystania ze sprzętu służbowego oraz przestrzegania polityki bezpieczeństwa danych osobowych jest niezbędne. Właściwa ochrona danych osobowych i firmowych jest kluczowa zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Jest oczywiste, że praca poza tradycyjnym biurem wiąże się zawsze z ryzykiem utraty poufnych informacji. Dlatego każdy regulamin pracy zdalnej powinien określać procedury ochrony danych osobowych. Pracodawca, w miarę potrzeby, powinien przeprowadzać instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Z kolei pracownik, przystępując do pracy zdalnej, powinien zobowiązać się do stosowania określonych przez firmę polityk prywatności i bezpieczeństwa danych.
Uzupełniając kwestię zasad kontroli określonych w pkt 5, 6 i 7 powyżej, istotną rolę pełni utrzymanie równowagi między uprawnieniami nadzorczymi a poszanowaniem autonomii i prywatności pracownika. Zasady kontroli, jakie pracodawca musi przestrzegać, są następujące:
- kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika;
- pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju;
- wykonywanie kontroli nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
8. określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy
Jako pracodawca musisz zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną m.in. instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z tymi czynnościami.
Dodatkowo, poza elementami wymaganymi przez przepisy prawa pracy można uregulować dodatkowe kwestie, na przykład:
- tryb zgłaszania chęci pracy zdalnej oraz procedury akceptacji takiego wniosku przez pracodawcę;
- procedury zgłaszania niedostępności i wnioskowanie o czas wolny;
- wskazanie narzędzi potrzebnych do wykonania pracy;
- zasady korzystania ze sprzętu służbowego oraz procedury zgłaszania problemów technicznych czy operacyjnych;
Uzupełnienie regulaminu pracy zdalnej powyższymi zapisami sprzyjają lepszej organizacji działalności firmy, dzięki kompleksowemu uregulowaniu wszystkich istotnych kwestii.
Warto zadbać, aby struktura regulaminu była klarowna, jego postanowienia – jasne i proste. Pomaga to uniknąć późniejszych wątpliwości interpretacyjnych.
Potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu regulaminu pracy zdalnej? Wypełnij nasz formularz kontaktowy i skorzystaj z 15 minutowej bezpłatnej konsultacji. Podczas rozmowy odpowiemy na Twoje pytania oraz ustalimy, czy i jak możemy Ci pomóc 🙂
Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?
W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie działają zakładowe organizacje związkowe, proces wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej powinien obejmować następujące kroki:
1. konsultacje z przedstawicielami pracowników (wyłonionymi w trybie przyjętym w organizacji)
Przeprowadzenie konsultacji jest wymogiem formalnym, którego niedochowanie prowadzi do wadliwości procesu wdrażania regulaminu. Ich przeprowadzenie nie musi jednak wiązać się z większymi trudnościami po stronie pracodawcy.
Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, zatrudniającym zaledwie kilku pracowników, spotkaj się ze wszystkimi i razem omówcie kwestię regulaminu. Jeśli zatrudniasz większą liczbę pracowników, wybierz spośród nich ich przedstawicieli (musi być ich co najmniej dwóch), a następnie porozmawiaj z nimi o regulaminie i jego postanowieniach.
W ramach przygotowań do konsultacji powinieneś przekazać przedstawicielom pracowników informacje o terminie, miejscu i temacie spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem, a podczas spotkania zapewnić im swobodę w zgłaszaniu propozycji.
Pamiętaj, przepisy dotyczące pracy zdalnej nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek skonsultowania regulaminu z przedstawicielami pracowników. Przedstawiciele nie mogą natomiast zablokować wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej w życie.
Pracodawca nie musi też uwzględniać sugestii pracowników. Warto jednak udokumentować przebieg konsultacji, sporządzając z niego protokół, który będzie zawierał uwagi pracowników i ich komentarze odnośnie propozycji.
2. wydanie zarządzenia o wprowadzeniu regulaminu pracy zdalnej
Po przeprowadzeniu konsultacji i przygotowaniu finalnej wersji regulaminu, powinieneś wprowadzić go na mocy wydanego przez Ciebie zarządzenia.
3. ogłoszenie wejście regulaminu w życie
Po wydaniu zarządzenia w sprawie regulaminu pracy zdalnej, poinformuj o nim wszystkich pracowników o w sposób przyjęty w Twojej organizacji. Przykładowo, możesz wywiesić regulamin na ogólnodostępnej tablicy albo przesłać go pracownikom drogą elektroniczną.
Regulamin może obowiązywać już od chwili jego ogłoszenia albo od określonej daty przyszłej. Ważne, aby data wejścia w życie regulaminu została określona w sposób jednoznaczny.
Podsumowanie
Z uwagi na swoje liczne zalety, praca zdalna stała się nieodzownym elementem współczesnego rynku pracy. Trzeba jednak pamiętać, że korzystanie z tej formy zatrudnienia wiąże się z pewnymi wyzwania zarówno dla osób zarządzających jak i samych pracowników. Dotyczą one choćby bezpieczeństwa danych osobowych czy prawidłowego rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika pracującego zdalnie.
Z powyższych względów, dobrze napisany regulamin obejmujący wszelkie aspekty prawne i organizacyjne pracy wykonywanej w trybie zdalnym jest kluczem do zapewnienia prawidłowej organizacji pracy w tym modelu.
Jeśli nie wiesz czy Twój regulamin pracy zdalnej jest zgodny z prawem lub dopiero chcesz go wdrożyć w swojej organizacji, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy!
Zdjęcie dodane przez Andrew Neel.
