Monitoring poczty elektronicznej, czyli jak śledzić swoich pracowników?

email-blocks-on-gray-surface-1591062
Arkadiusz Szczudło

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, Partnerem Zarządzającym w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Spis treści

Udostępnianie pracownikom służbowych skrzynek poczty elektronicznej w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, jest rozwiązaniem, na które decyduje się coraz więcej firm. Niestety, oprócz oczywistych korzyści, niesie ono ze sobą także zagrożenia, m.in. wykorzystywanie firmowej poczty do celów prywatnych. Aby im przeciwdziałać, możliwe jest prowadzenie monitoringu służbowych skrzynek, co wiąże się z koniecznością spełnienia prawnych wymogów, opisanych w niniejszym artykule.

Jeżeli Twój pracownik wykorzystuje swoją skrzynkę e-mail do celów prywatnych albo potrzebujesz nadzorować pracę zdalną swoich pracowników, ten artykuł jest dla Ciebie.

Podsumowanie na start

Nie chcesz czytać całego artykułu? Zapoznaj się z naszym podsumowaniem poniżej:

 

  1. Monitorowanie służbowej poczty elektronicznej pracowników jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
  2. Kodeksowe zasady prowadzenia monitoringu warto stosować także w odniesieniu do zleceniobiorców i samozatrudnionych, choćby w celu zabezpieczenia się przed zarzutami naruszenia prywatności lub ochrony danych osobowych.
  3. Każdy podmiot wdrażający u siebie monitoring powinien określić zasady jego stosowania oraz poinformować o nim pracowników/zleceniobiorców z odpowiednim wyprzedzeniem. Informację o prowadzeniu monitoringu należy umieścić także w klauzuli informacyjnej RODO.
  4. Dane (nie tylko osobowe) pozyskane w wyniku stosowania monitoringu muszą być odpowiednio zabezpieczone.

Kiedy można stosować monitoring poczty elektronicznej

Przesłanki warunkujące zastosowanie monitoringu służbowej poczty elektronicznej wykorzystywanej przez pracowników określają przepisy Kodeksu pracy.

Zgodnie z ich brzmieniem, ten rodzaj monitoringu można wprowadzić tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do:

  • zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy (np. gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki bez bezpośredniego nadzoru ze strony pracodawcy lub poza zakładem pracy) oraz
  • właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (np. gdy obowiązki pracownika wymagają częstego korzystania z poczty lub tą drogą przesyłane są materiały o istotnym znaczeniu dla pracodawcy).

Obie powyższe przesłanki muszą wystąpić łącznie, co podlega ocenie w warunkach konkretnego przypadku (nie da się zatem sformułować w tej materii uniwersalnych wskazówek). Z pewnością jednak za wprowadzenie monitoringu muszą przemawiać konkretne i możliwe do obiektywnego wykazania powody, a nie np. wyłącznie wygoda pracodawcy.

Czy można monitorować pocztę zleceniobiorców i samozatrudnionych

Z uwagi na fakt, iż przepisy Kodeksu pracy dotyczą jedynie pracowników, powstaje pytanie, na jakich zasadach można prowadzić monitoring poczty elektronicznej udostępnianej osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych?

Choć z jednej strony może wydawać się, że w takim przypadku nie jest konieczne ścisłe przestrzeganie wymogów kodeksowych, z drugiej jednak należy pamiętać o prawnej ochronie prywatności i danych osobowych, która przysługuje wszystkim ludziom, niezależnie od podstawy świadczenia pracy/usług.

Porozmawiaj z ekspertem

Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.

Skorzystaj z formularza lub napisz bezpośrednio na mojego maila a.szczudlo@creativa.legal

Administratorem Twoich danych osobowych będzie kancelaria Creativa Legal sp.p. Przeczytaj więcej w naszej Polityce prywatności.

Regulacje dotyczące pracowników zostały ukształtowane z uwzględnieniem ochrony tych wartości, dlatego wdrożenie ich mimo braku formalnego obowiązku pozwoli skutecznie bronić się przed ewentualnymi zarzutami ze strony zleceniobiorców i samozatrudnionych.

Reasumując, z powyższych względów warto prowadzić monitoring poczty zgodnie ze standardami wyznaczonymi przez Kodeks pracy lub w sposób maksymalnie do nich zbliżony.

Z jakimi obowiązkami wiąże się prowadzenie monitoringu poczty elektronicznej?

Pierwszym krokiem na drodze do wprowadzenia monitoringu jest ustanowienie zasad jego prowadzenia.

W odniesieniu do pracowników może nastąpić to w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub obwieszczeniu, natomiast w odniesieniu do zleceniobiorców – w regulaminie dołączanym do umowy lub podpisanym niezależnie od niej.

Każdy akt regulujący prowadzenie monitoringu powinien określać:

  • obowiązkowo:
    1. cel,
    2. zakres (np. częstotliwość przeprowadzanych kontroli oraz ich przesłanki),
    3. sposób zastosowania (czyli wdrożone w tym celu środki techniczne);
  • fakultatywnie:
    1. przykładowy katalog czynności zakazanych (możliwie jak najbardziej szczegółowy) oraz wskazanie, że wątpliwości odnośnie konkretnego sposobu wykorzystania poczty elektronicznej rozstrzyga pracodawca/zleceniodawca;
    2. sankcje za korzystanie z poczty elektronicznej w sposób niezgodny z ustanowionymi zasadami.

Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników/zleceniobiorców o zamiarze wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej nie później, niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Powinno nastąpić to w sposób przyjęty u danego podmiotu i zapewniający możliwość obiektywnego wykazania spełnienia tego obowiązku (np. w drodze zebrania od pracowników/zleceniobiorców pisemnych oświadczeń).

W przypadku pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych po wprowadzeniu monitoringu, zasady jego prowadzenia należy przekazać im na piśmie przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków służbowych.

Niezależnie od powyższego, prowadzenie monitoringu poczty elektronicznej powinno być sygnalizowane w sposób stały (tak jak w przypadku monitoringu wizyjnego), co można osiągnąć np. poprzez umieszczenie informacji o nim na obudowie służbowych komputerów lub ścianach zakładu pracy. Kwestia ta pozostaje każdorazowo do dyskusji, jak to rozsądnie rozwiązać.

Naruszenie praw pracowników i zleceniobiorców

Do osobnej kategorii należą obowiązki związane z ochroną prywatności i innych dóbr osobistych pracownika/zleceniobiorcy/samoatrudnionych. Prowadzony monitoring nie może ich w żaden sposób naruszać.

Oznacza to, że kontrola służbowej poczty nie powinna mieć charakteru permanentnego, lecz wyrywkowy, a także być przeprowadzana w oparciu o konkretne przesłanki (np. uzasadnione podejrzenie, że pracownik/zleceniobiorca korzysta z poczty niezgodnie z przeznaczeniem lub za jej pomocą narusza interesy pracodawcy/zleceniodawcy).

Ponadto, nawet w przypadku odkrycia wykorzystywania służbowej poczty do wysyłania wiadomości prywatnych, nie należy zapoznawać się z treścią takich maili, lecz niezwłocznie wezwać pracownika/zleceniobiorcę do wyjaśnienia sytuacji.

Monitoring poczty elektronicznej a RODO

Oprócz spełnienia wymagań wskazanych w Kodeksie pracy, wdrożenie monitoringu poczty elektronicznej wymaga uwzględnienia również przepisów RODO, przewidujących w szczególności tzw. obowiązek informacyjny.

W jego ramach należy wskazać pracownikowi/zleceniobiorcy:

  • prowadzenie monitoringu – jako jeden z celów przetwarzania jego danych osobowych;
  • prawną podstawę przetwarzania – w tym przypadku będzie to prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • okres przetwarzania – powinien on uwzględniać zasadę minimalizacji danych i przewidywać ich usunięcie niezwłocznie po kontroli z zastrzeżeniem dłuższego okresu w przypadku konieczności wykorzystania ich w charakterze dowodów w postępowaniu dyscyplinarnym lub sądowym.

Powyższe informacje warto przekazać na piśmie (za pokwitowaniem) oraz uwzględnić w standardowej klauzuli RODO, wręczanej nowym pracownikom, zleceniobiorcom, czy samozatrudnionym współpracownikom.

Niezależnie od powyższego, dane osobowe zebrane za pomocą monitoringu muszą być odpowiednio zabezpieczone, a dostęp do nich powinna mieć maksymalnie niewielka liczba osób.

Podsumowanie

Decyzja o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej powinna być przede wszystkim przemyślana i poprzedzona wszechstronnym rozważeniem wszystkich zalet i wad takiego rozwiązania. Nie wynika to wyłącznie z kodeksowego warunku niezbędności, lecz także z potencjalnego wpływu tego kroku na poziom zaufania i atmosferę pracy w danej firmie.

Porozmawiaj z ekspertem

Stoisz przed wyzwaniem? Szukasz najlepszego rozwiązania dla swojego problemu, który opisałem w tym artykule? Sprawdź, czy jestem w stanie Ci pomóc.

Skorzystaj z formularza lub napisz bezpośrednio na mojego maila a.szczudlo@creativa.legal

Administratorem Twoich danych osobowych będzie kancelaria Creativa Legal sp.p. Przeczytaj więcej w naszej Polityce prywatności.

Jeżeli jednak za wdrożeniem monitoringu przemawiają konkretne potrzeby, jest on jak najbardziej dopuszczalny (oczywiście w granicach wyznaczonych przez prawo).

Pomóż nam dotrzeć do innych osób! Udostępnij ten artykuł dalej, niech więcej osób uzyska dzięki niemu potrzebną wiedzę. Dziękujemy!

W czym mogę Ci pomóc?

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem, wspólnikiem w kancelarii Creativa Legal, wiceprezesem fundacji Creativa Education, mentorem i twórcą internetowym.

Specjalizuję się w prawie nowych technologii oraz prawnym wsparciu biznesu – w tym w szczególności e-commerce i biznesu online. Jestem ekspertem w zakresie prawnych aspektów technologii blockchain.

Pomagam przedsiębiorcom m.in. w sporządzaniu umów i regulaminów ochronie danych osobowych i własności intelektualnej oraz prawie reklamy i mediów. Wspieram w zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – w tym na rynku chińskim.

Chcesz porozmawiać o swoich bolączkach?
Napisz do mnie na a.szczudlo@creativa.legal lub skorzystaj z przycisku poniżej i wypełnij formularz. Sprawdź, czy możemy pomóc w rozwoju Twojego biznesu.

Przeczytaj także inne artykuły

Subskrybuj newsletter
i bądź na bieżąco!

Otrzymuj informacje o nowościach w prawie, nowych artykułach, produktach, usługach, czy szkoleniach od kancelarii Creativa Legal.

Dołącz do ponad 6000 innych osób, które już nam zaufało!

Przeczytaj, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe w naszej Polityce prywatności.

Nowe zmiany prawa dla e-commerce
od stycznia 2023!

Jeżeli prowadzisz lub zarządzasz sklepem internetowym, musisz być z nami. Weź udział w bezpłatnym szkoleniu, już 13 grudnia o 19:00!

Dowiedz się, jakie zmiany czekają na Ciebie – oraz jak się prosto, szybko i tanio do nich dostosować! Otrzymasz od nas gotowe rozwiązania!