Czasem zdarza nam się natrafić wśród ofert pracy na ofertę anonimową – widzimy atrakcyjne warunki zatrudnienia, szczególnie na wyższych stanowiskach, ale brakuje nam informacji, kto może być naszym przyszłym pracodawcą. Jest to tzw. ukryta rekrutacja lub anonimowa rekrutacja. Firma, która zamieszcza ogłoszenie w sieci nie ujawnia w ogłoszeniu swoich danych. Powody mogą być różne – przede wszystkim chodzi o zachowanie dyskrecji, tak, aby obecni pracownicy nie dowiedzieli się o planowanych rotacjach kadrowych. Firmie pozwoli to zachować ciągłość stanowisk. Taka praktyka wymaga jednak odpowiedniego sposobu działania, aby zachować legalny charakter – głównie ze względu na obowiązki wynikające z RODO.
Zobacz także wideo
Podsumowanie na start
Nie chcesz czytać całego artykułu? Zapoznaj się z naszym podsumowaniem poniżej:
- W sieci często znajdziemy oferty pracy, które nie zawierają danych pracodawcy. Tego typu praktyka jest co do zasady legalna, o ile zachowany zostanie odpowiedni charakter rekrutacji.
- Ogłoszenie o pracę musi wskazywać podmiot, który będzie administratorem danych osobowych kandydatów – pracodawca, który nie chce podawać swoich danych, powinien skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej.
- Przed przekazaniem danych osobowych kandydata przez agencję do pracodawcy, agencja powinna skierować zapytanie i uzyskać zgodę od kandydata na udostępnienie jego danych osobowych pracodawcy.
- Zamieszczanie ofert pracy bezpośrednio przez pracodawcę bez umieszczenia jego danych w ogłoszeniu jest ryzykowne i według dominującego stanowiska PUODO stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.
Kto będzie administratorem danych osobowych?
W przypadku rekrutacji na dane stanowisko, kandydat musi ujawnić swoje dane osobowe wobec podmiotu przeprowadzającego rekrutację – w przypadku ukrytych rekrutacji jest to zwykle agencja HR, której rzeczywisty pracodawca zlecił przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego.
Z racji, że główny pracodawca jest ukryty to właśnie agencja będzie, przynajmniej w pierwszej fazie, administratorem danych osobowych kandydatów.
Zgodnie z art. 13 RODO, administrator przy zbieraniu danych od osoby, której te dane dotyczą obowiązany jest do podania informacji m.in. o swojej tożsamości, danych kontaktowych, celach i podstawie prawnej przetwarzania danych – zatem już na początkowym etapie rekrutacji, agencja musi zapewnić realizację obowiązku informacyjnego wobec kandydatów.
Art. 13 RODO uniemożliwia zatem przeprowadzenie “ukrytej” rekrutacji przez samego pracodawcę. Pracodawca zbierając dane osobowe zawarte w CV, listach motywacyjnych lub zgłoszeniach musi się ujawnić, udostępnić swoje dane kontaktowe i zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych.
Kiedy dane trafiają do pracodawcy
Dane kandydatów finalnie powinny trafić do rzeczywistego pracodawcy. Żeby tak się stało, agencja musi przekazać zebrane kandydatury do firmy poszukującej pracownika. Może to uczynić z przeprowadzeniem wstępnej selekcji lub bez niej.
Udostępnienie danych osobowych pracodawcy powinno jednak odbyć się za dodatkową zgodą kandydata – agencja musi zatem skierować zapytanie o wyrażenie zgody na udostępnienie danych osobowych do kandydatów, których zgłoszenia przekaże pracodawcy.
Z chwilą przekazania danych pracodawcy, to on staje się ich administratorem i wobec niego zastosowanie mają poniekąd same obowiązki, które wcześniej dotyczyły agencji przeprowadzającej pierwszy etap rekrutacji.
Przeczytaj także: Czy CV musi zawierać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Pracodawca w roli administratora danych
Wymaga podkreślenia, że dane osobowe kandydatów mogą trafić do pracodawcy przeprowadzającego anonimową rekrutację za pośrednictwem agencji tylko i wyłącznie w przypadku, w którym agencja uprzednio uzyska zgodę od kandydatów na przekazanie ich danych osobowych do pracodawcy. Wówczas agencja musi podać dane pracodawcy, tym samym ujawniając jej nazwę oraz dane kontaktowe.
Sama firma na dalszym etapie, po otrzymaniu zgód na przetwarzanie danych, powinna spełnić obowiązki wynikające z art. 14 RODO, czyli we własnym zakresie przekazać kandydatowi informacje, o których mowa jest w tym przepisie, tym razem w odniesieniu już do samego pracodawcy.
W sytuacji zamieszczenia anonimowych ofert pracy na portalach bezpośrednio przez pracodawcę (takich, które nie wymagają ujawnienia tożsamości jak np. OLX, Gumtree) istnieją dwie możliwe interpretacje przepisów.
Pierwsza z nich, korzystniejsza dla pracodawcy, polega na odczytaniu wymogu z art. 13 RODO, tj. podania przez administratora danych „podczas pozyskiwania danych” jako możliwości podania danych w odpowiedzi na mail kandydata, a niekoniecznie już w samym ogłoszeniu. Wiąże się to z rozumieniem słowa „podczas” jako pewnego procesu rozłożonego w czasie. Skoro rozporządzenie nie wskazuje na konkretny moment, wówczas chwila odpowiedzi na maila kandydata np. dzień lub kilka dni po publikacji ogłoszenia wciąż może być uznana za czas „podczas pozyskiwania danych”.
Należy jednak podejść z dużą dozą ostrożności do tego typu interpretacji, która nie jest aprobowana przez PUODO (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). We wskazaniach PUODO wyraźnie zaleca się, by dane administratora były podawane już w ogłoszeniu, a działanie przeciwne stanowi niedotrzymanie obowiązków wynikających z RODO.
Niniejsza analiza dotyczy jednak przypadku, gdy pracodawca działa samodzielnie, bez pośrednictwa agencji, która na wstępnym etapie rekrutacji działałaby jako administrator danych osobowych.
Ostrożnie z anonimowością
Wobec wymagań stawianych przez RODO podmiotom przetwarzającym dane osobowe, należy wyraźnie zasugerować, że anonimowość nie jest najlepszym rozwiązaniem i może stanowić naruszenie prawa.
W przypadku chęci przeprowadzenia ukrytej rekrutacji, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z agencji, która na etapie wstępnym zapewni ze swej strony przejrzystość informacji o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów. Kolejnym krokiem będzie uzyskanie zgody od kandydata na udostępnienie danych i ich przetwarzanie przez pracodawcę. W ten sposób przebiegać powinna „wzorcowa” z punktu widzenia RODO i rekomendacji PUODO rekrutacja anonimowa. Inne sposoby mogą narażać pracodawcę na mało przyjemne konsekwencje finansowe.
Artykuł powstał przy współpracy zespołu kancelarii Creativa.
