Otrzymując wiele maili marketingowych, czy to od blogerów, magazynów, czy spamerów, widzę jak wiele jeszcze trzeba poświęcić czasu na edukację w związku z RODO wśród przedsiębiorców.
Poniżej przedstawiam listę podpowiedzi, które pozwolą Ci na wysyłanie maili marketingowych zgodnie z prawem.
Opowiadam o tym również podczas live – Legalny newsletter krok po kroku:
Podcast:
Listen to „Legalny newsletter krok po kroku | Kawka z prawnikiem #live nr 9” on Spreaker.Ten odcinek znajdziesz także na Spotify, Apple Podcast lub w Twojej innej ulubionej aplikacji.
1) Pobierz zgody na otrzymywanie maili marketingowych
Zebranie odpowiedniej zgody (lub wielu) jest jednym z pierwszych etapów pozyskania adresu e-mail w celach marketingowych. W dalszym ciągu istnieje pewnego rodzaju przeświadczenie, że im dłuższa zgoda, im więcej pól do zaznaczenia, tym lepiej i bardziej zgodnie z prawem. Nic bardziej mylnego.
Nie wchodząc w szczegóły, wystarczy jeden checkbox na politykę prywatności oraz drugi będący wyrażeniem zgody na przesyłanie informacji o nowościach i promocjach. Powyższe będzie w pełni zgodne z RODO, jak i z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Powinieneś również taki zapis do newslettera prowadzić metodą „double opt-in”, dzięki czemu spełnisz dodatkowe wymagania związane z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego.
2) Spełnij obowiązek informacyjny
Wracając do RODO, pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego (art. 13 lub 14 RODO), np. poprzez udostępnienie odpowiedniej polityki prywatności. Wysyłając newsletter blogowy lub szerzej – marketingowy – w większości przypadków jesteś administratorem przekazanych Tobie danych osobowych.
Obowiązek informacyjny możesz spełnić w pewnych okolicznościach w mailu potwierdzającym zapis do newslettera – jednakże, zalecam zastosowanie w tym przypadku kolejnego checkboxa z linkiem do polityki prywatności, jeszcze zanim mail trafi do Twojej bazy.
Pamiętaj, że w większości przypadków, nie będziesz potrzebował odrębnej zgody wynikającej z RODO dla marketingu mailowego, czy telefonicznego. Wystarczy odpowiednie zastosowanie zgody wynikającej z UŚUDE i Prawa Telekomunikacyjnego, oraz odpowiednie opisanie tego w polityce prywatności.
Więcej o polityce prywatności przeczytasz w artykule: Polityka prywatności jako obowiązek informacyjny z RODO.
3) Dodaj odpowiednie informacje w stopce maila
Jeżeli spełniłeś obowiązek informacyjny wynikający z RODO, nie istnieją przesłanki, które nakazują ponowne spełnianie tego obowiązku, jeżeli nic się nie zmieniło.
Jednakże, spółki prawa handlowego mają obowiązek informowania w każdej korespondencji o swoich danych:
- firma spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
Mailing zdecydowanie może zostać uznany za taką korespondencję, tak więc powinieneś wskazać w nim dane spółki – w stopce.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jesteś hobbystą-blogerem, także możesz zadbać o te informacje w swoim mailu. Dostawcy usług mailingowych często wymagają tego w swoich tzw. politykach antyspamowych.
4) Odróżniaj informację handlową od innych
Problem z odróżnieniem informacji handlowej od innych maili istnieje już od dłuższego czasu i nie pojawił się dopiero wraz z wejściem RODO. Informacje handlowe dotyczą informacji, które w sposób bezpośredni lub pośredni promują towary, usługi lub wizerunek przedsiębiorcy. Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy.
Nawet gdy wprost nie przedstawiasz oferty w swoim mailingu, może on zostać uznany za niezgodny z prawem.
Gdy prowadzisz działalność gospodarczą, zawsze najlepszym rozwiązaniem jest zbieranie zgody na przesyłanie takich informacji, nawet gdy nie planujesz tego robić w sposób bezpośredni.
5) Bądź na bieżąco z przepisami!
Prawo ciągle się zmienia, powstają nowe interpretacje RODO – za jakiś czas wchodzi także w życie nowe rozporządzenie e-Privacy.
Interpretacje przepisów potrafią zmieniać się nawet kilkukrotnie w ciągu roku. Warto poświęcić chwilę raz na jakiś czas i zadbać o to, by wszelkie działania były przejrzyste dla każdego i zgodne z aktualnym prawem.
Pomóż nam dotrzeć do innych osób! Udostępnij ten artykuł dalej, niech więcej osób uzyska dzięki niemu potrzebną wiedzę. Dziękujemy!
