10 błędów prawnych w regulaminie aplikacji SaaS – Jak stworzyć regulamin usługi SaaS zgodnie z prawem?

Wprowadzanie nowej usługi lub aplikacji w modelu SaaS na rynek to ekscytujący moment dla każdego twórcy oprogramowania. Jednak w pogoni za doskonałością techniczną często zapominamy o solidnych podstawach prawnych, które są równie istotne jak sam kod. 

Słowa „niniejszy regulamin stanowi…” brzmią jak początek naprawdę nudnej lektury, lecz brak przemyślanego i prawidłowego skonstruowania regulaminu może powodować poważne problemy nie tylko prawne, ale również biznesowe. Warto zatem poświęcić odpowiednią uwagę, na sporządzenie stosownej dokumentacji aplikacji. 

Twórcy oprogramowania w modelu SaaS muszą spełnić szereg wymagań w celu wprowadzenia na rynek aplikacji zgodnie z przepisami i w sposób zapewniający optymalne zabezpieczenie biznesowe.

Jako usługa świadczoną drogą elektroniczną, aplikacja SaaS, musi spełniać wymogi które dotyczą m.in. wymagań z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, aktu o usługach cyfrowych, czy RODO.

W praktyce rodzi to problemy dotyczące np. powierzenia przetwarzania danych osobowych, czy licencji na korzystanie z aplikacji. 

Przeczytaj także:

• Regulamin SaaS – Jak napisać bezpieczny regulamin dla aplikacji SaaS?
• Prawne aspekty oprogramowania w modelu SaaS – 10 kluczowych błędów i jak ich uniknąć!

W tym artykule dowiesz się, co powinien zawierać regulamin SaaS, poznasz kluczowe obowiązujące przepis i dowiesz się jak zgodnie z prawem zapewnić usługobiorcy dostęp do usługi software as a service. 

Pobierz e-booka: https://creativa.legal/e-booki/aplikacje-saas/

Podsumowanie na start 

Nie masz czasu na przeczytanie całego artykułu? Zapoznaj się z podsumowaniem na start!

1. Regulamin SaaS to kluczowy dokument prawny dla twórców oprogramowania, który musi spełniać wymogi m.in. ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, aktu o usługach cyfrowych i RODO.
2. Za naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych grożą kary do 20 milionów euro, dlatego precyzyjne określenie ról w przetwarzaniu danych jest kluczowe.
3. Regulamin musi zawierać dokładny opis funkcjonalności aplikacji, w tym limity użytkowania, warunki dostępu i parametry techniczne usługi.
4. Konieczne jest jasne określenie SLA (Service Level Agreement), w tym gwarantowanego poziomu dostępności usługi i procedur obsługi awarii.
5. Należy dostosować regulamin do różnych grup użytkowników – inne wymogi dotyczą konsumentów (B2C), a inne przedsiębiorców (B2B).
6. Istotne jest precyzyjne określenie zasad zakończenia świadczenia usług, w tym warunków wypowiedzenia umowy i procedur związanych z danymi użytkownika.
7. Regulamin powinien jasno określać prawa własności intelektualnej, zakres licencji i zasady wprowadzania zmian w aplikacji.
8. Rekomendowane jest skorzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego przy tworzeniu regulaminu, aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić zgodność z przepisami.

Nie wiesz, czy Twój regulamin SaaS spełnia wszystkie wymogi prawne? Wypełnij formularz kontaktowy i umów się na darmową, 15-minutową konsultację z prawnikiem SaaS!

Dowiedz się, jak przeprowadziliśmy startup przez transformację od MVP do bezpiecznego produktu SaaS → Przeczytaj case study

Wolisz słuchać, zamiast czytać? Świetnie się składa – materiał jest dostępny również jako wideo oraz podcast.

Posłuchaj materiału na Spotify, Apple Podcasts lub na Twojej ulubionej aplikacji podcastowej.

Błędne określenie funkcjonalności aplikacji

Precyzyjne określenie funkcjonalności aplikacji to fundament dobrego regulaminu SaaS. Wielu twórców popełnia błąd, opisując swój produkt w sposób ogólnikowy lub pozostawiając niedopowiedzenia, które później mogą prowadzić do nieporozumień z użytkownikami (lub które wykorzysta negatywnie nastawiony usługobiorca). 

Kluczowym elementem jest dokładne określenie tego, co aplikacja oferuje w ramach podstawowego pakietu i jak z tych funkcji korzystać. Użytkownik musi dokładnie wiedzieć, jakie funkcje otrzymuje w ramach wykupionej subskrypcji.

Dobrze skonstruowany regulamin opisujący świadczenie usług drogą elektroniczną powinien zawierać:

• opis funkcjonalności podstawowych (można to ewentualnie przerzucić do innych podstron),
• jasno określone limity użytkowania,
• warunki dostępu do poszczególnych modułów,
• zasady korzystania z funkcji premium.

Równie istotne jest precyzyjne określenie parametrów technicznych usługi. Doświadczenie pokazuje, że brak jasno zdefiniowanych limitów może prowadzić do nadużyć ze strony użytkowników lub przeciążenia systemów.

W regulaminie należy uwzględnić:

• maksymalną liczbę jednoczesnych użytkowników,
• limity zapytań do API,
• dopuszczalne obciążenie serwerów,
• parametry wydajnościowe aplikacji.

Nieprawidłowości w ochronie danych osobowych

Błędy w zakresie ochrony danych osobowych mogą kosztować nawet do 20 milionów euro kary. Niestety, wielu twórców aplikacji traktuje zapisy RODO jako formalność, nie dostrzegając rzeczywistych zagrożeń.

Podstawowym błędem jest brak precyzyjnego określenia ról w przetwarzaniu danych osobowych przez usługodawcę. W zależności od modelu działania aplikacji, możesz występować jako administrator danych lub ich procesor.

Kluczowe jest jasne określenie: 

• kto jest administratorem danych osobowych,
• jakie dane są zbierane i w jakim celu,
• jak długo dane będą przechowywane,
• jakie prawa przysługują użytkownikom.

Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestię transferu danych. Nowoczesne aplikacje często korzystają z różnych dostawców usług chmurowych, co wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie dotyczących:

• lokalizacji serwerów,
• zasad przekazywania danych podmiotom trzecim,
• zabezpieczeń stosowanych przy transferze danych,
• procedur w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych.

W kontekście danych generowanych automatycznie, regulamin powinien precyzyjnie określać zasady ich zbierania i wykorzystywania. Dotyczy to szczególnie:

• plików cookies,
• logów systemowych,
• danych analitycznych,
• informacji o zachowaniu użytkowników.

Konieczne jest zatem posiadanie odpowiedniej polityki prywatności oraz zasad w związku z przetwarzaniem danych osobowych (np. zawarcie konkretnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub sporządzenie odrębnej polityki). 

Chcesz dowiedzieć się jak wdrożyć RODO w SaaSie? Obejrzyj poniższy film ⤵️

Wolisz czytać? Sprawdź nasz artykuł ➡️ Jak wdrożyć RODO dla aplikacji SaaS? 

Błędne określenie SLA w regulaminie usługi SaaS

Niedoprecyzowanie warunków dostępności usługi to prosta droga do konfliktów z użytkownikami. Problem staje się szczególnie dotkliwy, gdy Twoja aplikacja obsługuje klientów z różnych stref czasowych lub jest kluczowym narzędziem w ich procesach biznesowych.

Jasno określone warunki wsparcia i reagowania na nieprawidłowości i błędy w działaniu aplikacji, znacząco wpływają nie tylko na komfort użytkowników, ale również na zabezpieczenie prawne twórców.

Profesjonalny regulamin SaaS powinien zawierać mierzalne wskaźniki dostępności usługi. Warto precyzyjnie określić:

• gwarantowany poziom dostępności (np. 99,9% w skali miesiąca),
• maksymalny czas pojedynczej niedostępności,
• planowane okna serwisowe,
• sposób obliczania czasu niedostępności.

Równie istotne jest wprowadzenie jasnych procedur zgłaszania i obsługi awarii. W tym zakresie regulamin powinien określać:

• dostępne kanały zgłaszania problemów,
• czasy reakcji na zgłoszenia,
• priorytety obsługi różnych typów incydentów,
• zasady komunikacji w trakcie rozwiązywania problemu.

Nieprawidłowe uregulowanie odpowiedzialności twórcy aplikacji SaaS

Kwestia odpowiedzialności to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów regulaminu SaaS. Częstym błędem jest próba całkowitego wyłączenia odpowiedzialności, co w świetle prawa może okazać się nieskuteczne.

Prawidłowe zapisy o odpowiedzialności powinny uwzględniać:

• jasno określone limity odszkodowawcze,
• precyzyjne zasady zgłaszania roszczeń,
• terminy na zgłoszenie nieprawidłowości,
• przypadki wyłączenia odpowiedzialności zgodne z prawem.

Szczególną uwagę należy poświęcić odpowiedzialności za dane użytkowników. W dobie rosnącej wartości danych biznesowych, regulamin powinien precyzyjnie określać:

• zakres odpowiedzialności za utratę danych,
• procedury tworzenia i przechowywania kopii zapasowych,
• warunki odtwarzania danych,
• zasady raportowania incydentów związanych z bezpieczeństwem danych.

W przypadku wykorzystania sztucznej inteligencji w aplikacji, konieczne jest wprowadzenie dodatkowych zapisów określających:

• zakres stosowania AI w usłudze,
• odpowiedzialność za decyzje podejmowane przez AI,
• prawa do danych wykorzystywanych do uczenia algorytmów,
• proces weryfikacji i korygowania wyników działania AI.

Brak dostosowania regulaminu do różnych kategorii użytkowników

Stosowanie jednolitego regulaminu dla wszystkich użytkowników to poważny błąd, który może prowadzić do problemów prawnych. Konsumenci i przedsiębiorcy podlegają różnym regulacjom, co wymaga odpowiedniego dostosowania zapisów.

Szczególne regulacje dotyczą obowiązków wynikających m.in. z ustawy o prawach konsumenta i aktu o usługach cyfrowych (DSA). Są to przepisy prawa powszechnie obowiązującego, które obligują usługodawcę usługi do zawarcia w regulaminie określonych postanowień. 

Regulamin powinien się wystrzegać klauzul niedozwolonych, których rejestr prowadzi UOKiK.

W przypadku obsługi konsumentów, regulamin musi zawierać:

• szczegółowe pouczenia o prawie odstąpienia od umowy,
• informacje w zakresie pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i rozwiązywania sporów,
• jasne sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń
• przejrzyste informacje o kosztach i warunkach płatności.

Należy pamiętać, że usługodawca ponosi odpowiedzialność w razie np. wprowadzenia konsumentów w błąd. 

Niewłaściwe określenie zasad dostępu do aplikacji i katalogu naruszeń

Określenie dostępu do aplikacji jest kluczowe dla użytkowników.

Czy aplikacja jest dostępna w ramach funkcjonalności przeglądarki internetowej? Czy niezbędne jest konkretne oprogramowanie, system operacyjny, czy może jest to aplikacja mobilna? Kiedy następuje rozpoczęcie świadczenia usług?

Żeby móc korzystać ze świadczenia, usługobiorca musi wiedzieć, jakie warunki techniczne musi spełnić.  

W regulaminie warto wskazać, jakie sytuacje powodują, że usługobiorca narusza regulamin, kiedy zawierana jest umowa o świadczenie usług przez usługodawcę na rzecz usługobiorcy, czy usługobiorca ma możliwość skorzystania z okresów próbnych. 

Kolejno, konieczne jest uregulowanie zakończenia świadczenia usług. Nieprawidłowe zapisy dotyczące zakończenia świadczenia usługi mogą prowadzić do poważnych komplikacji prawnych i biznesowych. Szczególnie istotne jest precyzyjne określenie warunków wypowiedzenia umowy i procedur związanych z zakończeniem współpracy.

Regulamin powinien jasno określać przesłanki wypowiedzenia umowy zarówno przez usługodawcę, jak i użytkownika. Kluczowe elementy to:

• konkretne przypadki uzasadniające natychmiastowe wypowiedzenie,
• standardowe okresy wypowiedzenia,
• forma składania wypowiedzenia,
• zasady rozliczeń końcowych.

Szczególną uwagę należy poświęcić procedurom związanym z danymi użytkownika po zakończeniu współpracy. W regulaminie powinny znaleźć się zapisy dotyczące:

• terminu i formatu eksportu danych,
• okresu przechowywania kopii zapasowych,
• procesu nieodwracalnego usuwania danych,
• możliwości przywrócenia usługi w okresie przejściowym.

Sprawdź czy regulamin Twojej aplikacji SaaS nie zawiera klauzul niedozwolonych! Obejrzyj poniższy materiał ⤵️

Błędy w zabezpieczeniu praw do aplikacji w modelu SaaS

Niedoprecyzowanie kwestii licencyjnych i praw własności intelektualnej to częsty błąd, który może prowadzić do poważnych sporów. Szczególnie ważne jest jasne określenie zakresu uprawnień użytkownika.

W zakresie licencji regulamin powinien precyzować:

• dokładny zakres licencji udzielanej na rzecz usługobiorcy,
• ograniczenia w korzystaniu z aplikacji czy usługi w modelu SaaS,
• zakaz modyfikacji i inżynierii wstecznej,
• zasady udostępniania dostępu osobom trzecim.

Pamiętaj, że na wiele z tych kwestii Kodeks cywilny czy ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych nie dadzą odpowiedzi. Warto je dopasować do swoich indywidualnych potrzeb. 

W kontekście własności intelektualnej istotne jest uregulowanie:

• praw do treści tworzonych przez użytkowników,
• własności danych wprowadzanych do systemu,
• praw do modyfikacji i rozwoju oprogramowania,
• zasad korzystania z API i integracji.

Niedostateczne zabezpieczenie prywatności w regulaminie

Niedostateczne zapisy dotyczące bezpieczeństwa mogą narazić zarówno dostawcę, jak i użytkowników na poważne ryzyko. Regulamin oraz polityka prywatności powinny jasno określać standardy i procedury bezpieczeństwa.

Kluczowe elementy w zakresie bezpieczeństwa to:

• minimalne wymagania techniczne,
• zasady uwierzytelniania użytkowników,
• procedury reagowania na incydenty,
• obowiązki użytkowników w zakresie bezpieczeństwa korzystania z usług.

Nieprawidłowe przeprowadzanie aktualizacji aplikacji i regulaminu

Błędne zapisy dotyczące wprowadzania zmian w regulaminie i aktualizacji aplikacji mogą prowadzić do chaosu organizacyjnego i problemów prawnych. Szczególnie istotne jest zachowanie równowagi między elastycznością biznesową a pewnością prawną użytkowników.

Regulamin powinien precyzyjnie określać procedurę wprowadzania zmian, uwzględniając:

• sposób informowania o planowanych zmianach (np. wiadomość na wskazany adres e-mail),
• termin wejścia w życie modyfikacji,
• możliwość wypowiedzenia umowy w przypadku braku akceptacji zmian,
• zasady zachowania ciągłości usługi obowiązujące podczas wdrażania zmian.

W przypadku aktualizacji technicznych aplikacji, warto uwzględnić:

• harmonogram planowanych aktualizacji,
• wpływ zmian na funkcjonalność systemu (pamiętając o specyfice, jaką ma Twój software),
• kompatybilność wsteczną,
• procedury awaryjnego wycofania zmian.

Pominięcie aspektów prawnych lokalizacji SaaS

Niedoprecyzowanie kwestii lokalizacji usług może znacząco utrudnić międzynarodową ekspansję i narazić firmę na problemy prawne w różnych jurysdykcjach.

W regulaminie należy jasno określić:

• fizyczną lokalizację serwerów i centrów danych,
• prawo właściwe dla umowy,
• sąd właściwy do rozstrzygania sporów,
• zgodność z lokalnymi wymogami prawnymi.

Podsumowanie i rekomendacje

Tworzenie regulaminu dla aplikacji SaaS to proces wymagający starannego przemyślenia wielu aspektów prawnych i biznesowych. Kluczem do sukcesu jest znalezienie równowagi między ochroną własnych interesów a przejrzystością dla użytkowników.

Regulamin i inne procedury, są kluczowymi zabezpieczeniami prawnymi dla twórcy aplikacji. Warto zapewnić użytkownikom dostęp do tych procedur, na przykład umieszczając je na stronie internetowej.

Należy także pamiętać, że poza regulaminem – pewne kwestie, zwłaszcza w relacjach B2B może regulować umowa, którą usługobiorca zawiera z usługodawcą. Taka umowa, musi być jednak dostosowana do warunków regulaminu. Co więcej, konkretne postanowienia umowy mogą odsyłać do regulaminu. Pozwala to na komfort i skrócenie długich postanowień umownych, gdyż dobrze skonstruowany regulamin może częściowo pokrywać obowiązki wynikające z umowy.

Najważniejsze elementy, o których należy pamiętać:

• precyzyjne określenie funkcjonalności i parametrów usługi (np. gdzie dostępny jest cennik),
• kompleksowa ochrona danych osobowych,
• jasne zasady odpowiedzialności i bezpieczeństwa,
• elastyczne, ale bezpieczne procedury aktualizacji,
• informowanie o tym, jak planujesz rozpatrywać reklamacje,
• uwzględnienie specyfiki różnych grup użytkowników,
• wskazanie za co usługodawca nie ponosi odpowiedzialności (z uwzględnieniem przepisów o prawach konsumenta wynikających z prawa UE oraz polskiego).

Jak zabezpieczyć się przed błędami w regulaminie?

Najprostszym sposobem uniknięcia kosztownych błędów jest skorzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego na etapie tworzenia regulaminu. Doświadczony prawnik specjalizujący się w prawie nowych technologii pomoże:

• dostosować regulamin do specyfiki Twojej aplikacji,
• zabezpieczyć kluczowe interesy biznesowe,
• zapewnić zgodność z aktualnymi przepisami,
• przygotować dokumentację na przyszłą ekspansję.

Jak przebiega tworzenie regulaminu SaaS z Creativa Legal?

Wdrożenie regulaminu dla aplikacji SaaS może być prostym i przejrzystym procesem.

Rozpoczynamy od konsultacji, podczas której poznajemy Twój produkt i cele biznesowe. Na podstawie zebranych informacji i naszego doświadczenia przygotowujemy pierwszą wersję dokumentów, które następnie wspólnie omawiamy i dostosowujemy do Twoich potrzeb.

Proces wdrożenia trwa zwykle 5-7 dni roboczych i obejmuje nie tylko przygotowanie regulaminu, ale również weryfikację jego implementacji na platformie.

Sprawdzamy procesy zakładania konta (np. czy wysyłasz użytkownikowi link weryfikacyjny na jego e-mail), system płatności oraz inne kluczowe elementy techniczne, aby mieć pewność, że dokumentacja prawna wspiera Twój biznes w praktyce.

Chcesz bezpiecznie wprowadzić swój SaaS na rynek? Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się jak profesjonalnie zabezpieczyć swój produkt.

Jak przekształciliśmy ryzyko prawne w przewagę konkurencyjną dla startupu z branży motoryzacyjnej → Przeczytaj case study

Zdjęcie dodane przez Elina Fairytale