Jak pomogliśmy Marketing Match poukładać prawne fundamenty agencji? [Case study]

Kiedy Marketing Match – agencja specjalizująca się w kampaniach mediowych, pozycjonowaniu i warsztatach strategicznych – zgłosiła się do nas, miała działające dokumenty prawne. Wiedziała też, że z nich wyrasta – i nie czekała, aż się o tym przekona w praktyce. Audyt pokazał, że nie pokrywają wszystkich scenariuszy.

Zaczęliśmy od pojedynczych zleceń, które z czasem przerodziły się w abonament prawny. Teraz, rok później, klient wychodzi ze stałej współpracy z gotowymi procesami, przeszkolonym zespołem i narzędziami do samodzielnej pracy. I to był plan od początku.

TL;DR – skrót case study

• Marketing Match to agencja marketingowa specjalizująca się w prowadzeniu kampanii mediowych, pozycjonowaniu i warsztatach strategicznych. Obsługuje głównie klientów z branży e-commerce,
• agencja miała działające dokumenty, ale audyt prawny ujawnił luki – umowy nie nadążały za tym, jak agencja faktycznie pracuje,
• zaczęliśmy od zleceń projektowych: audyt umów i obsługa zmian w strukturze zarządu,
• kiedy klient zobaczył, jak pracujemy, zdecydował się na abonament, a kierunek współpracy nadawała roadmapa z oznaczonymi priorytetami,
• w ramach abonamentu wdrożyliśmy czterowarstwowy system umów klienckich, odświeżyliśmy RODO z procesami, uregulowaliśmy kwestie kadrowe i opracowaliśmy politykę AI dopasowaną do realnych zastosowań agencji,
• każde wdrożenie kończyło się szkoleniem zespołu – wszystko po to, aby dokumenty działały w praktyce, a nie tylko formalnie istniały na dysku.

Po ponad roku klient zakończył abonament z gotowymi procesami, przeszkolonym zespołem i warsztatem do samodzielnej pracy. Pozostaje partnerem kancelarii w trybie ad hoc.

Efekt: prawne fundamenty agencji ułożone od podstaw – dokumenty, procesy, szkolenia i polityka AI.

O kliencie

Marketing Match to agencja marketingowa specjalizująca się w prowadzeniu kampanii mediowych, pozycjonowaniu i warsztatach strategicznych. Klient traktuje usługi całościowo – każde zlecenie zaczyna się od audytu i warsztatów, a dopiero na ich podstawie powstaje konkretny plan działania. Klientela agencji to głównie sklepy e-commerce, co oznacza, że firma operuje w środowisku, gdzie kontrakty są częste, relacje klienckie wymagają elastycznych umów, a błąd w dokumencie może generować realne spory.

Marketing Match zgłosił się do naszej kancelarii na etapie wzrostu, gdy firma potrzebowała prawnego porządku.

Wyzwanie – Agencja urosła, prawo nie nadążyło

Marketing Match trafił do nas nie dlatego, że zaniedbał kwestie prawne. Wręcz przeciwnie – firma działała z umowami, miała wdrożone RODO, miała procesy. Problem był inny: agencja rozwijała się szybciej, niż zmieniały się jej dokumenty.

To zjawisko typowe dla firm na etapie wzrostu. Pierwsze umowy powstają przy starcie działalności – często z pomocą wzorów z Internetu, nierzadko pod konkretną, prostą sytuację. Potem biznes się rozbudowuje, oferta się zmienia, zdarzają się zlecenia, których nikt nie przewidział, a dokumenty zostają tam, gdzie były. Nikt celowo ich nie zaniedbuje – po prostu każdy skupia się na tym, co przynosi przychód.

Równolegle zachodziły zmiany w strukturze zarządu agencji. Każda taka zmiana to stos dokumentów: uchwały, zgłoszenia do KRS, umowy cesji. Warto mieć kogoś, kto zadba o to, żeby żaden wątek nie został niedomknięty.

Klient wiedział, że czas uporządkować te kwestie. Nie czekał na problem – zdecydował się działać z wyprzedzeniem. To właśnie wyróżniało tę współpracę od samego początku.

Cele – Co chcieliśmy wspólnie osiągnąć?

• Przeprowadzić audyt istniejących umów → ocena tego, co działa, co wymaga korekty i co należy zastąpić – gotowa mapa do dalszych wdrożeń.
• Obsłużyć zmiany korporacyjne → wyjście wspólnika i wejście nowych członków zarządu bez luk formalnych i błędów w dokumentacji KRS.
• Zaktualizować i realnie wdrożyć RODO → dokumenty dopasowane do aktualnej działalności, procesy zrozumiałe dla zespołu, przeszkolona osoba odpowiedzialna za ochronę danych.
• Zbudować system umów klienckich → elastyczny, ale spójny zestaw dokumentów na różne typy zleceń, w tym niestandardowe.
• Opracować politykę korzystania z AI → ramy prawne dla organizacji, która AI używa intensywnie i wdraża ją u klientów.
• Dać klientowi warsztat do samodzielnej pracy → po zakończeniu abonamentu agencja radzi sobie z dokumentami samodzielnie, bez stałego wsparcia prawnika.

Nasze rozwiązanie – Jak przez rok ułożyliśmy prawne fundamenty agencji

Współpracę prowadziła Maria Formowicz, prawniczka Creativa Legal specjalizująca się w obsłudze agencji marketingowych i e-commerce. Ta ostatnia specjalizacja nie była przypadkowa – klientami Marketing Match są głównie firmy e-commerce, więc znajomość ich realiów pomagała projektować umowy, które faktycznie odpowiadają na ich potrzeby. Do opracowania polityki korzystania z AI dołączył dział technologiczny kancelarii – ta część wymagała wiedzy o sztucznej inteligencji wykraczającej poza typowe prawo marketingu.

Krok 1: Zlecenia projektowe – zanim zaczął się abonament

Droga do abonamentu prowadziła przez pojedyncze zlecenia projektowe. Pierwszym był audyt umów: przejrzeliśmy dokumenty funkcjonujące w agencji i oceniliśmy, co jest do naprawy, co do zastąpienia, a co można zostawić.

Drugie było bardziej złożone: obsługa zmian w strukturze zarządu spółki. Poza przygotowaniem dokumentacji i zgłoszeniem do KRS konieczne było uregulowanie transferu spraw i formalne wejście nowych osób w ich role. Od tamtej pory byliśmy w kontakcie ze wszystkimi członkami zarządu – każdy z nich odpowiadał za inny obszar i miał osobne potrzeby.

Na tym etapie klient wiedział już dość, żeby podjąć decyzję o abonamencie. Zaczęliśmy od wspólnego ustalenia priorytetów – i tak pojawiła się roadmapa, która nadała rytm dalszej współpracy.

Krok 2: Roadmapa – czyli jak zamienić chaos w harmonogram

Roadmapa wyrosła z podsumowania spotkania inaugurującego abonament – ustaliliśmy priorytety, określiliśmy co pilne, co może poczekać.

Nie był to jednak dokument zamknięty. Co miesiąc, przy podsumowaniu kolejnego miesiąca współpracy, opiekunka klienta aktualizowała stan realizacji i wskazywała priorytety na kolejny okres. Klient potwierdzał albo zgłaszał zmiany. Gdy pojawiała się sprawa spoza harmonogramu, była realizowana na bieżąco, a roadmapa dostosowywała się do nowej sytuacji. Tak do listy trafiła m.in. polityka AI – kiedy zaczynaliśmy współpracę abonamentową, nikt jeszcze o niej nie mówił. Potrzeba pojawiła się w trakcie i naturalnie wskoczyła do harmonogramu.

Krok 3: Wdrożenia – umowy klienckie, RODO i polityka AI

Największym projektem w abonamencie był system umów klienckich. Każdy klient agencji jest trochę inny – obok powtarzalnych zleceń trafiają się takie, które nie mieszczą się w żadnym standardowym szablonie. Zamiast tworzyć oddzielne umowy dla każdego typu usługi, wypracowaliśmy model czterowarstwowy.

• Pierwsza warstwa to umowa ramowa regulująca ogólne zasady współpracy – te, które nie zmieniają się w zależności od rodzaju zlecenia.
• Druga warstwa to dedykowane zamówienia na poszczególne usługi flagowe.
• Trzecia to zamówienie okazyjne – dokument dla zleceń wykraczających poza standardowy katalog, żeby klient nie musiał sięgać po nową umowę za każdym razem, gdy pojawi się coś niestandardowego.
• Do zestawu dołączyliśmy również czwarty element: umowę na start, która zabezpiecza pierwszą współpracę z nowym klientem w momencie, kiedy umowa ramowa jest jeszcze negocjowana, a praca już musi ruszać.

Równolegle zaktualizowaliśmy i wdrożyliśmy RODO – nie tylko dokumenty, ale też procesy i szkolenie dla zespołu i osoby odpowiedzialnej za ochronę danych w strukturze agencji.

Na końcu abonamentu doszła polityka AI: dokument dopasowany do tego, jak Marketing Match faktycznie korzysta z AI i jak wdraża ją u swoich klientów – nie ogólna deklaracja, ale konkretne ramy dla organizacji, która AI używa na co dzień.

Każde wdrożenie kończyło się szkoleniem dla osób, które na danym dokumencie będą pracować na co dzień – kiedy go stosować, jak reagować, do kogo się zwrócić w razie wątpliwości.

Rezultaty – Agencja wychodząca z abonamentu z gotowym warsztatem

Marzec 2026 był ostatnim miesiącem abonamentu. Marketing Match wyszedł z niego z uregulowanymi wszystkimi głównymi obszarami prawnymi: umowami klienckimi dopasowanymi do różnych typów zleceń, aktualnym i wdrożonym RODO, uregulowanymi kwestiami kadrowymi i polityką AI obejmującą realne zastosowania w organizacji.

Każdy w agencji wie, który dokument stosować w jakiej sytuacji – a gdy pojawi się coś, co wymaga analizy prawnej, wie też, że może po prostu do nas zadzwonić.

Abonament zakończył się zgodnie z planem – roadmapa i wskazane w jej ramach zadania zostały zrealizowane. Nasza relacja nie skończyła się w momencie wystawienia ostatniej faktury. Marketing Match zostaje w kontakcie i wie, że może zwrócić się do nas po pomoc w każdej chwili.

Michał Padała, CEO & Co-Founder, Marketing Match podsumował współpracę tak:

Prawo było obszarem, który w naszej agencji budowaliśmy intuicyjnie, jednak to podejście przestało się sprawdzać.

Dzięki współpracy z Creativa Legal udało się go sprofesjonalizować i uprocesowić. W tym momencie prawo jest czynnikiem, który aktywnie wspiera nasz rozwój.

Czego ta współpraca uczy innych agencji marketingowych?

Audyt umów to mapa ryzyk, nie formalność

Większość agencji na etapie wzrostu pracuje na dokumentach stworzonych przy starcie działalności albo skopiowanych ze wzorów online. Biznes rośnie, usługi się zmieniają, a umowy zostają stare. Audyt ujawnia, jakie scenariusze nie są zabezpieczone – zanim któryś z nich się zdarzy i zanim sprawa trafi do sądu albo generuje spór z klientem. W przypadku Marketing Match sam klient wiedział, że umowy momentami nie pokrywają wszystkich przypadków.

Abonament w Creativa Legal: wejście z planem, wyjście z narzędziami

U nas podpisanie umowy abonamentowej nie oznacza, że prawnicy będą pobierać opłatę w nieskończoność za bliżej nieokreślone „wsparcie prawne”. Marketing Match chciał uregulować prawne fundamenty agencji – i po roku ten cel był zrealizowany. Przejście na współpracę ad hoc było w tym przypadku logicznym, kolejnym krokiem. Część naszych klientów zostaje na abonamencie długo, bo specyfika ich biznesu tego wymaga – dużo kontraktów, ciągłe zmiany, nowe rynki. Część – jak Marketing Match – potrzebuje abonamentu jako etapu, po którym radzi sobie samodzielnie.

Szkolenie zespołu jest warunkiem, żeby wdrożenie działało

Nowe umowy bez szkolenia dla osób, które na nich pracują, rzadko działają tak, jak powinny. Ktoś musi wiedzieć, kiedy stosować zamówienie okazyjne, a kiedy czekać na podpisanie umowy ramowej. Ktoś musi rozumieć, co oznacza incydent RODO i jak zareagować. Ktoś musi wiedzieć, jakie są ograniczenia przy korzystaniu z AI w konkretnych procesach klienta. Szkolenie nie jest wartością dodaną – jest warunkiem, żeby wdrożenie miało sens poza datą podpisania dokumentu.

Współpraca działa, kiedy klient traktuje ją poważnie

Marketing Match to rzadki przykład klienta, który przyszedł z konkretną listą rzeczy do zrobienia, był dostępny, podejmował decyzje i aktywnie uczestniczył w każdym etapie. Roadmapa działała tak sprawnie m.in. dlatego, że po drugiej stronie był ktoś, kto ją realizował razem z nami – nie tylko akceptował wyniki. Większość prawnych problemów agencji nie wynika z braku prawnika, a z braku systematyczności.

FAQ

Czy każda agencja marketingowa potrzebuje audytu umów?

Każda agencja, która pracuje na dokumentach stworzonych przy starcie działalności albo pobranych ze wzorów online, powinna przeprowadzić audyt po tym, jak jej oferta lub model biznesowy się zmienił. Umowy nie aktualizują się same. Jeśli Twoja agencja zaczęła oferować nowe usługi, zmieniła model rozliczeń albo natrafiła na sytuacje, których stare umowy nie przewidywały – to sygnał, że czas na przegląd. Audyt nie musi oznaczać wymiany wszystkich dokumentów. Często wystarczy korekta kilku zapisów i dodanie nowych wzorów dla nowych typów zleceń. Punkt wyjścia to zawsze mapa tego, co masz i co naprawdę działa.

Jak wygląda współpraca abonamentowa – czy muszę co miesiąc aktywnie generować zlecenia, żeby „wykorzystać” abonament?

W naszej współpracy abonamentowej prowadzimy harmonogram i informujemy klienta co miesiąc o postępach oraz planach na kolejny okres. Nie czekamy, aż klient wymyśli, z czym do nas przyjść. Zlecenia wpadkowe – pytania, analizy konkretnych sytuacji, niestandardowe ustalenia z klientem – realizujemy na bieżąco. Klient, a często również członkowie jego zespołu, pozostaje w stałym kontakcie z opiekunem po naszej stronie.

Ile trwa typowa współpraca abonamentowa prowadząca do ułożenia procesów prawnych w agencji?

W przypadku Marketing Match abonament trwał nieco ponad rok. Wliczając wcześniejsze zlecenia projektowe, relacja z kancelarią była dłuższa. Czas zależy od skali organizacji, liczby obszarów do uregulowania i tempa podejmowania decyzji po stronie klienta. Agencja z rozbudowaną strukturą lub bardzo zróżnicowaną ofertą może potrzebować dłuższej współpracy. Firma z bardziej jednorodnym modelem usług – krócej.

Co się dzieje po zakończeniu abonamentu – czy kancelaria przestaje odbierać telefon?

Zakończenie abonamentu nie oznacza końca relacji. Klient przechodzi na model wsparcia ad hoc: konkretne zlecenia wyceniane projektowo lub godzinowo, realizowane wtedy, kiedy faktycznie jest potrzeba. Agencja z gotowym warsztatem dokumentów i procesów obsługuje codzienność samodzielnie, a do nas trafiają sprawy niestandardowe – nowe typy zleceń, zmiany w modelu biznesowym, sytuacje wymagające analizy prawnej. Relacja trwa, zmienia się tylko jej intensywność i forma rozliczenia.

Co warto wynieść z tej historii?

• dokumenty, które „jako tako działają”, zwykle mają luki – i ujawniają je dopiero konkretne sytuacje. Lepiej proaktywnie sprawdzać, jak dobrze faktycznie zabezpieczają Twój biznes,
• roadmapa zamienia ogólne „musimy ogarnąć sprawy prawne” w konkretny harmonogram z priorytetami – i pozwala widzieć postęp,
• szkolenie zespołu z dokumentów to warunek, żeby prawo w firmie działało, a nie tylko formalnie istniało na dysku,
• agencja korzystająca intensywnie z AI potrzebuje polityki AI – nie ogólnej, ale dopasowanej do tego, jak i do czego AI jest faktycznie używana w organizacji,
• to, jak klient uczestniczy we współpracy, ma bezpośredni wpływ na to, ile z niej wynosi – i jak szybko może potem działać samodzielnie.

Zdjęcie dodane przez Kaboompics.

Autor tekstu

Arkadiusz Szczudło

Jestem adwokatem i CEO w kancelarii Creativa Legal, mentorem i twórcą internetowym. Specjalizuję się w bezproblemowej obsłudze prawnej klientów z sektora technologicznego m.in. startupy, SaaS, spółki technologiczne, agencje marketingowe, czy e-commerce B2C/B2B. Jako prawnik, jak i przedsiębiorca, koncentruję się na wyznaczonym celu, starając się przewidzieć potencjalne zagrożenia w jego osiągnięciu. To z kolei sprawia, że trudno jest mnie zaskoczyć – a co za tym idzie – moich klientów.

Poznaj autora