KAMAN to agencja marketingowa z Rzeszowa, która obsługuje klientów z całej Polski. Specjalizuje się w pełnej obsłudze marketingowej dla e-commerce i marek beauty – od strategii i kampanii reklamowych, przez content i wideo, po konsultacje i szkolenia. Kiedy KAMAN trafił do nas, był biznesem z ugruntowaną pozycją i rosnącą bazą klientów. Właśnie na tym etapie – kiedy biznes rośnie szybciej niż procesy – zaczęły pojawiać się wyzwania wymagające prawnego porządku.
TL;DR – skrót case study
- KAMAN zgłosił się z problemem typowym dla agencji na etapie wzrostu: doprecyzowanie warunków umów, które mogły generować spory z klientami i utrudniać egzekwowanie należności,
- pierwsze zlecenie – procedura windykacyjna – pozwoliło uregulować wewnętrzny proces a przy okazji, KAMAN zdecydował się na abonament, żeby poukładać dokumentację całościowo,
- w ramach abonamentu przygotowaliśmy OWU dla klientów agencji, umowy z podwykonawcami na B2B i wzory pism do trudnych sytuacji kontraktowych,
- klientela KAMAN – małe i średnie firmy, w tym duży segment gabinetów z branży beauty – wymagała dokumentu prostego w akceptacji, a nie rozbudowanej umowy ramowej,
- po ułożeniu podstaw prawnych i szkoleniu zespołu agencja wróciła do rozliczenia projektowego – abonament spełnił swój cel.
Efekt: Agencja z procedurami, dokumentacją i przeszkolonym zespołem. KAMAN wie, jak egzekwować swoje prawa i radzi sobie z trudnymi klientami samodzielnie.
O kliencie
KAMAN to agencja marketingowa obsługująca dwa segmenty rynku: sklepy internetowe i marki beauty. Ten drugi – gabinety medycyny estetycznej, salony kosmetyczne i fryzjerskie, marki produktów beauty – nadaje KAMAN wyraźny profil.
Kiedy trafili do nas, KAMAN był agencją z ugruntowaną pozycją i rosnącą bazą klientów. Właśnie wtedy – kiedy skala działania rośnie, a baza klientów jest coraz bardziej zróżnicowana – dokumentacja, która działała na starcie, przestaje wystarczać.
| Branża | Agencja marketingowa |
| Model | B2B, obsługa abonamentowa klientów agencji |
| Etap | Wzrostowy, ugruntowana pozycja na rynku |
| Obszar prawny | Prawo umów, windykacja, prawo pracy / B2B |
| Zakres współpracy | Zlecenie projektowe → abonament → współpraca ad hoc |
Wyzwanie – klienci wiedzieli, jak wychodzić. Agencja nie wiedziała, jak ich zatrzymać.
KAMAN miał problem, który zna większość agencji na etapie wzrostu, na przykład klienci rozwiązywali umowy, kiedy chcieli, i przestawali płacić, bo myśleli, że mogą. Innym typowym problemem było to, że część z nich umawiała się na trzy miesiące współpracy, po czym oznajmiała, że nie będzie kontynuować i nie widzi podstaw do dalszych płatności. Z prawnego punktu widzenia – klienci najczęściej byli w błędzie. Z praktycznego – agencja traciła pieniądze i czas.
Równolegle działał inny hamulec: długi proces negocjowania umów blokował domykanie kontraktów i generował niepotrzebny koszt po stronie agencji. A gwarancji na domknięcie deala nikt nie daje.
Trzecia kwestia dotyczyła podwykonawców. KAMAN współpracował z osobami na B2B i wraz z rozwojem agencji rosła potrzeba uregulowania tych relacji w sposób, który jasno określa zasady współpracy.
Cele – co chcieliśmy wspólnie osiągnąć?
- Przygotować procedurę windykacyjną → agencja wie, jak odzyskiwać należności krok po kroku, bez improwizacji.
- Zbudować dokumentację umowną dopasowaną do klientów KAMAN → prosta, akceptowalna, ale skuteczna.
- Uregulować współpracę z podwykonawcami na B2B → jasne warunki współpracy, jasne zasady rozliczeń i brak chaosu operacyjnego.
- Skrócić czas podpisywania umów → klient szybko akceptuje warunki, agencja sprawnie zaczyna pracę.
- Dać zespołowi wiedzę do samodzielnego działania → szkolenie z nowych dokumentów, żeby nie wracać do prawnika przy każdej standardowej sytuacji.
Nasze rozwiązanie – jak od procedury windykacyjnej doszliśmy do pełnej dokumentacji agencji
Sprawę prowadziła Katarzyna Świerkot-Chromik, prawniczka Creativa Legal specjalizująca się w obsłudze agencji marketingowych i branży beauty. KAMAN trafił do nas z jednym zleceniem. Został na 1,5 roku.
Krok 1: Procedura windykacyjna – i pierwsze odkrycia
Pierwsze zlecenie było precyzyjne: procedura windykacyjna dopasowana do specyfiki agencji. KAMAN potrzebował jasnego schematu działania na wypadek, gdy klient przestaje płacić – krok po kroku, od pierwszego przypomnienia po wezwanie do zapłaty. W trakcie pracy nad procedurą okazało się, że problem leży nie tylko w tym, co robić po fakcie, ale w tym, co jest zapisane w samej umowie. Procedura windykacyjna działa skutecznie tylko wtedy, gdy umowa daje jej solidne podstawy – jasno określone terminy płatności, konsekwencje opóźnień i zasady rozwiązania współpracy. Tego w umowach agencji brakowało.
Krok 2: OWU zamiast umowy ramowej
Klienci KAMAN to w dużej mierze małe i średnie firmy i gabinety z branży beauty. Dla nich podpisanie rozbudowanej umowy ramowej, negocjacje, długi czas decyzji to spora bariera wejścia. Akceptują szybko albo nie akceptują wcale. Zamiast klasycznej umowy ramowej przygotowaliśmy OWU (Ogólne Warunki Umowy) które opisują zasady współpracy w sposób kompletny, ale zrozumiały. Salon fryzjerski czy gabinet kosmetyczny akceptuje OWU i może zacząć współpracę bez niepotrzebnych negocjacji. Agencja ma przy tym pełne zabezpieczenie: jasne zasady płatności, okresy wypowiedzenia i konsekwencje wyjścia przed terminem. Zaraz po wdrożeniu OWU przeprowadziliśmy szkolenie dla zespołu: kiedy i jak je stosować, co robić w typowych trudnych sytuacjach z klientem.
Krok 3: Umowy B2B i obsługa bieżących spraw
Równolegle z dokumentacją kliencką uregulowaliśmy relacje z podwykonawcami i współpracownikami B2B. KAMAN współpracował z wieloma osobami, ale umowy nie opisywały tych relacji w sposób, który chroniłby KAMAN przed chaosem organizacyjnym czy innymi nieprzyjemnościami. Przygotowaliśmy wzory umów i proces współpracy, który to ryzyko ogranicza.
Przez cały abonament obsługiwaliśmy też bieżącą pracę: pisma do klientów, wsparcie przy negocjowaniu umów i domykaniu kontraktów. To był codzienny wymiar współpracy, który pozwalał KAMAN reagować szybko, kiedy pojawiały się konkretne sytuacje.
Rezultaty – agencja, która wie, jak egzekwować swoje prawa
Tomasz Więch, właściciel agencji KAMAN, podsumował rok współpracy tak:
We współpracy z Creativą znacząco skrócił się czas na realizację wszystkich tematów dookoła umów i zgodności z prawem. Szybkość reakcji zespołu była o wiele wyższa w tym modelu współpracy niż w modelu ad hoc i pozwalała sprawniej prowadzić procesy sprzedaży, aktualizować umowy i dokumenty.
Docenialiśmy merytoryczną wiedzę naszej opiekunki i jej doświadczenie w działaniu w naszej branży oraz bezpośrednie, zrozumiałe komunikaty, które na rynku usług prawniczych nie są oczywistością.
Przed współpracą wahaliśmy się, czy regularny abonament to zasadna decyzja budżetowa, ale przekonałem się, że wartość, jaką dzięki temu osiągnęliśmy, była warta tej inwestycji.
KAMAN wychodzi z abonamentu z gotowymi OWU, uregulowanymi relacjami z podwykonawcami i procedurą windykacyjną. Na typowe trudne sytuacje – klient, który nie chce płacić, czy klient, który chce wyjść przygotowany jest gotowy schemat działania.
Zakończenie abonamentu po półtora roku potwierdza, że cel został osiągnięty. KAMAN wraca do rozliczenia projektowego z gotową dokumentacją dopasowaną do modelu biznesowego, poukładanymi procesami i wiedzą, jak je stosować.
Czego ta współpraca uczy inne agencje marketingowe?
Problem z klientami zaczyna się w umowie, nie w windykacji
Kiedy klient przestaje płacić, naturalnym odruchem jest szukanie procedury windykacyjnej. To słuszny krok – ale połowiczny. Windykacja działa skutecznie tylko wtedy, gdy umowa jest solidna: jasno opisuje zasady płatności, okresy wypowiedzenia i konsekwencje wyjścia przed terminem. Bez tego każde wezwanie do zapłaty to walka na niepewnym gruncie.
OWU to mądra strategia dla agencji z wieloma małymi klientami
Agencja, której klientami są małe i średnie firmy, stoi przed wyborem: albo długo negocjuje każdą umowę, albo ma dokument, który klient akceptuje od ręki. OWU rozwiązuje ten problem – jest kompletne prawnie, ale nie wymaga tygodni negocjacji.
Szybki dostęp do prawnika to element procesu sprzedaży
KAMAN wprost wskazał, że szybkość reakcji prawnika przekładała się na sprawniejszy proces sprzedaży. Agencja, która przy każdym niestandardowym pytaniu klienta musi czekać dni na odpowiedź, traci tempo. Wsparcie prawne, które działa jak szybki telefon do specjalisty, jest inwestycją w efektywność, nie tylko w zabezpieczenie.
FAQ
Czy procedura windykacyjna wystarczy, żeby odzyskać pieniądze od klienta?
Procedura windykacyjna to sekwencja działań: od przypomnienia o płatności po wezwanie do zapłaty i ewentualne kroki sądowe. Jej skuteczność zależy od tego, co jest zapisane w umowie. Jeśli umowa jasno opisuje terminy płatności, konsekwencje opóźnień i warunki rozwiązania, procedura ma solidne podstawy. Jeśli nie – jest trudniejsza do egzekwowania. Dlatego obie kwestie najlepiej rozwiązywać razem.
Kiedy OWU jest lepszym rozwiązaniem niż umowa ramowa?
OWU sprawdza się, gdy klientela agencji to wiele małych podmiotów, dla których negocjowanie kilkunastostronicowej umowy jest barierą. Zamiast tracić czas na negocjacje, klient podpisuje zlecenie, akceptuje OWU i współpraca może zacząć się szybko. OWU może być równie kompletne prawnie co umowa ramowa, ale jest prostsze w obsłudze. Przy klientach korporacyjnych, którzy mają własne działy prawne i nalegają na własne wzory, umowa ramowa bywa niezbędna.
Jak uregulować współpracę z podwykonawcami na B2B, żeby uniknąć ryzyka stosunku pracy?
To zależy od tego, jak faktycznie wygląda ta współpraca: czy podwykonawca pracuje wyłącznie dla agencji, w stałych godzinach, pod stałym kierownictwem. Jeśli tak – ryzyko ustalenia stosunku pracy jest realne i sama umowa B2B go nie eliminuje. Dobrze skonstruowana umowa plus właściwa organizacja pracy mogą to ryzyko znacząco ograniczyć.
Co warto wynieść z tej historii?
- Procedura windykacyjna bez solidnej umowy to reagowanie na skutki, nie na przyczyny – oba elementy powinny powstawać razem.
- OWU to skuteczna alternatywa dla długich negocjacji umownych tam, gdzie klientela to małe firmy akceptujące szybko albo wcale.
- Szybki dostęp do prawnika znającego branżę przekłada się na tempo procesów sprzedaży – nie tylko na bezpieczeństwo prawne.
- Relacje z podwykonawcami B2B wymagają osobnego uregulowania – sama umowa B2B nie eliminuje ryzyka ustalenia stosunku pracy.
- Abonament prawny ma sens, kiedy jest cel i zakres – i kiedy agencja aktywnie korzysta ze wsparcia, a nie tylko utrzymuje dostęp.
