Biorąc udział w wydarzeniach, zwracamy uwagę na każdy szczegół, czego organizatorzy są w pełni świadomi. Mając na sobie tak dużą presję i misję dostarczenia jak najlepszego eventu, bezpieczeństwo prawne często schodzi na dalszy plan. Paradoksalnie to właśnie ten element może zadecydować o sukcesie całego przedsięwzięcia.
W tym artykule przedstawiamy historię współpracy z organizatorami prestiżowego wydarzenia TEDxWarsawWomen, pokazującą, jak kompleksowa obsługa prawna może stać się fundamentem długotrwałego sukcesu.
Wyzwanie – profesjonalizacja wydarzenia o międzynarodowej renomie
TEDxWarsawWomen to prestiżowe wydarzenie organizowane na licencji światowej marki TED, której historia sięga 1984 roku. Konferencje te służą popularyzacji wartościowych idei i gromadzą zarówno inspirujących mówców, jak i zaangażowanych uczestników. Organizowane w Polsce wydarzenie ma już za sobą kilka edycji, zyskując coraz większe uznanie.
Formalna organizatorka wydarzenia, firma Aurum Aleksandra Turek, zdecydowała się na profesjonalizację aspektów prawnych przy okazji edycji 2023. Choć firma miała już bogate doświadczenie w organizacji eventów, to właśnie rosnąca skala i prestiż wydarzenia skłoniły zespół do poszukiwania kompleksowego wsparcia prawnego.
Z roku na rok nasze wydarzenie zyskiwało na znaczeniu i przyciągało coraz więcej uczestników. Zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy partnera, który pomoże nam uporządkować kwestie prawne i stworzy solidne fundamenty do dalszego rozwoju. – Ewa Turek, kuratorka TEDxWarsawWomen.
Audyt prawny – niespójne dokumenty to realne zagrożenie
Przeprowadzona przez nas analiza istniejącej dokumentacji prawnej TEDxWarsawWomen ujawnił szereg rzeczy wymagających interwencji:
- niespójność i dublowanie dokumentów – różne dokumenty powielały te same treści i wprowadzały chaos informacyjny,
- brak prawnie wiążącego charakteru– dokumenty dotyczące zasad wystąpień mówców stanowiły jedynie wytyczne, a nie formalne umowy,
- niepełna ochrona praw autorskich i wizerunku – zgody nie zawierały wszystkich niezbędnych elementów, w tym uwzględnienia głosu jako elementu wizerunku,
- niekompletna dokumentacja RODO – polityka prywatności wymagała uzupełnienia, by w pełni realizować obowiązki informacyjne.
- różnice w dokumentach centrali TED (rynek amerykański) i niedostosowanie do prawa polskiego.
Co mogło pójść nie tak?
Zidentyfikowane problemy niosły ze sobą konkretne ryzyka mogące negatywnie wpłynąć na przebieg wydarzenia i reputację organizatora:
- problemy z wykorzystaniem wystąpień mówców – w braku jednoznacznej umowy, mówca mógłby zakwestionować prawo organizatora do dalszego wykorzystywania nagrania jego wystąpienia,
- spory związane z wykorzystaniem wizerunku uczestników i artystów – nieodpowiednie zgody mogłyby uniemożliwić publikację materiałów wizualnych z wydarzenia,
- potencjalne roszczenia związane z naruszeniem RODO – nieprawidłowo sformułowana polityka prywatności mogłaby potencjalnie nawet prowadzić do postępowania przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- nieporozumienia z artystami występującymi podczas wydarzenia – brak jasno określonych zasad współpracy mógłby prowadzić do sporów dotyczących praw autorskich do występów.
W przypadku projektów o tak wysokiej renomie jak TEDxWarsawWomen, każde z tych zagrożeń stanowiło nie tylko ryzyko prawne, ale także wizerunkowe, mogące wpłynąć na postrzeganie marki wydarzenia i możliwości organizacji kolejnych edycji.
Nasze działania – kompleksowe podejście prawne
Po przeprowadzeniu audytu i przedstawieniu organizatorom naszych rekomendacji, przystąpiliśmy do wdrażania kompleksowych rozwiązań.
Krok 1: Audyt i rekomendacje
Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy wszystkich dokumentów prawnych, jakie posiadał organizator. Nasze wnioski i rekomendacje zebraliśmy w jednym dokumencie, który stanowił podstawę do dalszych działań. Organizator po zapoznaniu się z naszymi propozycjami wyraził zgodę na ich realizację.
Krok 2: Stworzenie spójnego systemu dokumentów
Opracowaliśmy komplet dokumentów, które tworzyły spójny system prawny dla organizatora:
- nową politykę prywatności dostosowaną do wymogów RODO,
- zgody do formularza kontaktowego na stronie organizatora,
- wskazówki dotyczące informowania o plikach cookies,
- zestaw wzorów zgód na wykorzystanie wizerunku:
- dla uczestników udzielających wywiadów,
- dla wszystkich uczestników rejestrujących się na wydarzenie,
- awaryjny formularz papierowy na dzień wydarzenia.
Krok 3: Profesjonalizacja umów z mówcami i artystami
Stworzyliśmy profesjonalne wzory umów, które regulowały wszystkie istotne aspekty współpracy:
- umowę o współpracy z mówcą, zawierającą wcześniej rozproszone zasady w jednym spójnym dokumencie,
- umowę o występ artystyczny, dostosowaną do specyfiki wydarzenia, w którym wykłady przeplatane są występami artystycznymi.
Krok 4: Zabezpieczenie uczestnictwa w wydarzeniu
Przygotowaliśmy nową wersję regulaminu wydarzenia, akceptowanego przez uczestników podczas rejestracji, a także regulamin konkursu dla uczestników wydarzenia, który został przygotowany na kilka dni przed samym eventem.
Krok 5: Prowadzenie szkoleń dla zespołu
Nasz zespół przeprowadził także szkolenie dla organizatorów w zakresie:
- praw autorskich,
- wykorzystania wizerunku,
- oznaczania postów w mediach społecznościowych,
- podatkowego rozliczenia współprac barterowych (zwłaszcza z influencerami).
Krok 6: Bieżące wsparcie i obsługa
W trakcie przygotowań do wydarzenia organizator przesyłał nam umowy ze sponsorami do weryfikacji i aktualizacji. Łącznie przeanalizowaliśmy 8 takich umów, sugerując niezbędne modyfikacje.
Przy kolejnej edycji wydarzenia (TEDxWarsawWomen 2024) przygotowaliśmy regulamin konkursu na Facebooku oraz zmodyfikowaliśmy zgody marketingowe w formularzu kontaktowym, dostosowując je do aktualnych potrzeb organizatora.
Współpraca z kancelarią Creativa Legal pozwoliła nam skupić się na merytorycznych aspektach wydarzenia, mając pewność, że kwestie prawne są profesjonalnie zabezpieczone. Doceniamy przede wszystkim kompleksowe podejście i zrozumienie specyfiki naszego wydarzenia. – Ewa Turek, kuratorka TEDx Warsaw Women.
Rezultaty – Bezpieczne wydarzenie i długotrwała współpraca
Nasza współpraca z TEDxWarsawWomen przyniosła wymierne korzyści, które wykraczają znacznie poza samo przygotowanie dokumentów:
- bezpieczeństwo prawne wydarzenia – edycje 2023, 2024 i 2025 przebiegły bez jakichkolwiek problemów prawnych, co potwierdza skuteczność wdrożonych rozwiązań,
- spójny system dokumentacji – organizator otrzymał kompletny zestaw wzorów dokumentów tworzących spójny system, gotowy do wykorzystania przy kolejnych edycjach,
- wzmocnienie marki wydarzenia – profesjonalne zabezpieczenie prawne pozytywnie wpłynęło na postrzeganie wydarzenia przez partnerów, sponsorów i uczestników,
- świadomy zespół organizatorów – dzięki szkoleniom, organizatorzy zyskali praktyczną wiedzę prawną, którą wykorzystują w bieżących działaniach.
- długofalowa relacja – zadowolenie z pierwszej współpracy przerodziło się w stałą relację, co potwierdza wartość dostarczonych rozwiązań.
Zgodnie z naszymi wartościami, dostarczyliśmy rozwiązania, które nie tylko rozwiązują bieżące problemy, ale budują długofalowe fundamenty bezpieczeństwa prawnego dla całej marki wydarzenia. Holistyczne podejście i dokładne zrozumienie specyfiki wydarzenia pozwoliło nam stać się prawdziwym partnerem biznesowym, a nie tylko dostawcą usług prawnych.
Rekomendacje dla organizatorów wydarzeń
Na podstawie naszej współpracy z TEDxWarsawWomen, przygotowaliśmy kluczowe rekomendacje dla wszystkich organizatorów wydarzeń:
- regularne audyty prawne – nawet najbardziej doświadczeni organizatorzy powinni przeprowadzać przegląd dokumentacji przynajmniej raz w roku lub przed każdym dużym wydarzeniem,
- spójny system dokumentów – zadbaj o to, by dokumenty nie dublowały się i nie zawierały sprzecznych informacji; każdy dokument powinien mieć jasno określoną funkcję,
- profesjonalne zabezpieczenie praw – przygotuj formalne umowy z mówcami i artystami oraz kompleksowe zgody na wykorzystanie wizerunku, które uwzględniają wszystkie planowane zastosowania,
- zgodność z RODO – regularnie aktualizuj politykę prywatności i inne dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych,
- plany awaryjne – przygotuj rozwiązania na nieprzewidziane sytuacje, jak np. papierowe formularze zgód dla osób rejestrujących się na miejscu,
- edukacja zespołu – zainwestuj w szkolenia prawne dla kluczowych członków zespołu, co pozwoli im lepiej rozumieć kontekst prawny wydarzenia.
Zastosowanie tych rekomendacji pozwoli organizatorom eventów zminimalizować ryzyko prawne, zwiększyć profesjonalizm wydarzenia i budować zaufanie wszystkich zaangażowanych stron.
Podsumowanie – bezpieczeństwo prawne jako fundament sukcesu
Przypadek TEDxWarsawWomen pokazuje, jak ważne dla sukcesu wydarzenia jest kompleksowe podejście do kwestii prawnych. Profesjonalne zabezpieczenie prawne to nie tylko minimalizacja ryzyka potencjalnych problemów, ale także budowanie profesjonalnego wizerunku wydarzenia i zwiększanie zaufania wszystkich zaangażowanych stron – od mówców, przez uczestników, po sponsorów i partnerów.
Elementem sukcesu była w tym przypadku indywidualna analiza potrzeb organizatora i stworzenie spójnego systemu dokumentów, który kompleksowo zabezpieczał wszystkie aspekty wydarzenia. Równie istotne okazało się holistyczne podejście, obejmujące nie tylko przygotowanie samych dokumentów, ale także szkolenia i bieżące wsparcie przy konkretnych wyzwaniach.
Dla organizatorów wydarzeń, niezależnie od ich charakteru i skali, współpraca z profesjonalnymi prawnikami specjalizującymi się w obsłudze eventów może stanowić istotny element przewagi konkurencyjnej i klucz do długofalowego sukcesu.
Szukasz profesjonalnego zabezpieczenia prawnego dla wydarzenia, które organizujesz? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji prawnej i sprawdź, czy jesteśmy partnerem prawnym, którego potrzebujesz.
Zdjęcie dodane przez Luis Quintero
