Wprowadzenie – Pionierski biznes
Branża technologiczna i e-commerce to synonim nieustannego rozwoju, co sprawia, że biznesy z tego obszaru często koncentrują się na rozwoju produktu i ekspansji rynkowej, odkładając kwestie prawne na dalszy plan. Taka sytuacja dotknęła również Wall Printers – innowacyjną firmę będącą dystrybutorem specjalistycznych drukarek ściennych.
Wall Printers wyróżnia się na rynku nie tylko ofertą produktową, ale także kompleksowym podejściem biznesowym. Poza samą sprzedażą drukarek, firma dostarcza klientom pełen pakiet wsparcia – od szkoleń technicznych, przez know-how biznesowy, aż po rozbudowany system wsparcia technicznego. Dodatkowo, Wall Printers prowadzi sklep internetowy z akcesoriami niezbędnymi do utrzymania urządzeń.
Kiedy właściciele firmy zwrócili się do naszej kancelarii pod koniec 2023 roku, znajdowała się ona w kluczowym momencie rozwoju. Biznes dynamicznie się rozwijał, a zespół już planował ekspansję międzynarodową poprzez budowę sieci dystrybutorów. Jednocześnie, prawie wszystkie obszary działalności firmy wymagały uwagi i regulacji pod względem prawnym.
To właśnie w tym przełomowym momencie rozpoczęła się nasza współpraca, która z czasem ewoluowała w długofalową relację partnerską, rozwijającą się równolegle z ekspansją biznesu Wall Printers.
Analiza problemu – Ryzyko biznesowe niewidoczne gołym okiem
Firma Wall Printers, działająca jako dystrybutor innowacyjnych drukarek ściennych, stanęła przed wyzwaniem, które często spotyka rozwijające się przedsiębiorstwa technologiczne i e-commerce – brakiem odpowiedniego zabezpieczenia prawnego. Choć biznes dynamicznie się rozwijał, kwestie prawne mogły generować ryzyko dla całego przedsięwzięcia.
Potencjalne luki w dokumentacji jako źródło konfliktów
Jednym z najbardziej palących problemów była kwestia gwarancji. Wall Printers oferowało rozbudowane wsparcie techniczne i serwisowe, włącznie z naprawami na koszt firmy, jednak zasady tego wsparcia nie były jasno skodyfikowane w formie dokumentów.
Brak jednoznacznych zasad, co jest objęte gwarancją, a co nie, prowadzi często do sytuacji konfliktogennych i potencjalnych strat finansowych.
Potencjalne konsekwencje biznesowe
Istniało spore ryzyko, że niewłaściwie zabezpieczone relacje z klientami stanowiły tykającą bombę zegarową. Bez odpowiednich regulacji i zapisów umownych, firma narażała się na:
- Nieprzewidywalne koszty obsługi posprzedażowej – brak określenia, które elementy i usterki są objęte gwarancją, co mogło skutkować do wydatków, które nie zostały uwzględnione w budżecie.
- Konflikty z klientami – różnice w interpretacji zakresu wsparcia technicznego prowadziły do nieporozumień i sporów.
- Ryzyko procesów sądowych – w skrajnych przypadkach, brak odpowiedniej dokumentacji mógł prowadzić do kosztownych sporów prawnych.
Ponadto, wraz z planowanym rozwojem sieci dystrybutorów (w tym na rynkach zagranicznych), brak odpowiedniego zaadresowania kwestii prawnych mogło skutecznie zahamować ekspansję biznesową.
Krytyczne obszary wymagające interwencji
Analiza sytuacji klienta wykazała kilka obszarów wymagających naszej pomocy:
- Dokumentacja sklepu internetowego – brak właściwych regulaminów i polityk mogło narazić firmę na problemy w relacjach z klientami końcowymi.
- Warunki gwarancji – konieczność jednoznacznego określenia, co jest objęte gwarancją, a co nie, aby aktywnie zapobiegać kosztownym nieporozumieniom.
- Umowy z klientami biznesowymi – wyłączenie przepisów konsumenckich i właściwe zabezpieczenie interesów firmy w relacjach B2B.
- Ochrona własności intelektualnej – zabezpieczenie znaków towarowych w kontekście planowanej ekspansji.
- Procesy obsługi klienta – uporządkowanie procedur reklamacyjnych i serwisowych.
Nasze podejście – Kompleksowe uporządkowanie i strategiczne planowanie
Stając przed tak złożonym wyzwaniem, wypracowaliśmy podejście, które miało nie tylko rozwiązać bieżące problemy, ale również stworzyć solidne fundamenty pod dalszy rozwój firmy. Nasza współpraca z Wall Printers ewoluowała równolegle z rozwojem ich biznesu, przechodząc od doraźnych interwencji do strategicznego partnerstwa.
Od pojedynczych projektów do kompleksowej obsługi
Początkowa współpraca opierała się na realizacji konkretnych, pojedynczych projektów – tworzeniu dokumentacji, umów czy oświadczeń gwarancyjnych. Jednak, w miarę jak firma rozwijała swoje operacje, rosła również potrzeba stałego wsparcia prawnego. Ta naturalna ewolucja doprowadziła nas od rozliczania projektowego, przez rozliczanie godzinowe, aż po współpracę abonamentową.
Wybraliśmy Creativa Legal, ponieważ zależało nam na prawnikach, którzy nie tylko znają przepisy, ale rozumieją specyfikę naszej branży technologicznej i e-commerce. Najbardziej doceniamy to, że otrzymujemy konkretne rozwiązania, a nie tylko listę problemów – tak podsumowuje naszą współpracę Rafał Wierzbicki, współwłaściciel Wall Printers.
Symbioza wiedzy prawnej i technologicznej
Jednym z kluczowych elementów naszego podejścia było zrozumienie, że efektywne doradztwo prawne w przypadku tak specjalistycznego biznesu wymaga ścisłej współpracy między prawnikami a ekspertami technicznymi. Nie mogliśmy skutecznie doradzać bez dogłębnego zrozumienia specyfiki branży druku ściennego i samych urządzeń.
Aby skutecznie wgryźć się w specyfikę branży klienta, podejmowaliśmy różnorodne działania:
- analizę materiałów technicznych i edukacyjnych,
- szczegółowe konsultacje z ekspertami klienta,
- badanie rynku technologicznego i e-commerce w kontekście podobnych rozwiązań,
- śledzenie trendów i zmian w przepisach dotyczących branży.
Ten model współpracy, oparty na stałej wymianie wiedzy, pozwolił nam przygotować rozwiązania prawne idealnie dopasowane do specyfiki biznesu Wall Printers.
Planowanie strategiczne zamiast gaszenia pożarów
Przejście na model stałej współpracy abonamentowej pozwoliło nam zmienić paradygmat z reaktywnego na proaktywny. Zamiast jedynie reagować na pojawiające się problemy, mogliśmy wspólnie z klientem planować długoterminowe działania prawne.
Na początku współpracy abonamentowej przeprowadziliśmy szczegółowe spotkanie, podczas którego wspólnie opracowaliśmy plan działania na kolejne miesiące. Plan ten uwzględniał zarówno projekty strategiczne, jak i bieżące potrzeby operacyjne.
Wdrożone rozwiązania – Budowa prawnego fundamentu biznesu
Nasza współpraca z Wall Printers obejmowała szereg konkretnych działań, które wspólnie tworzyły kompleksowy system zabezpieczenia prawnego dla rozwijającego się biznesu. Oto najważniejsze z wdrożonych rozwiązań:
Kompleksowa dokumentacja i zabezpieczenie relacji z klientami
Jednym z pierwszych kroków było uporządkowanie zasad współpracy z klientami, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii gwarancyjnych. Stworzyliśmy:
- precyzyjne oświadczenia gwarancyjne określające zakres wsparcia,
- dostosowane do specyfiki branży umowy sprzedaży,
- dokumentację uwzględniającą głównie klientów biznesowych (B2B).
Profesjonalizacja sklepu internetowego
Kolejnym obszarem wymagającym opieki był sklep internetowy. Przygotowaliśmy kompletny pakiet dokumentów niezbędnych do legalnego funkcjonowania e-commerce, obejmujący:
- regulamin sklepu internetowego,
- politykę prywatności zgodną z wymogami RODO,
- niezbędne zgody i checkboxy,
- zasady reklamacji i zwrotów.
Dokumentacja została przygotowana w sposób zapewniający pełną zgodność z aktualnymi przepisami, a jednocześnie uwzględniający specyfikę branży i produktów oferowanych przez Wall Printers.
Zabezpieczenie własności intelektualnej
W kontekście planowanej ekspansji międzynarodowej, kluczowe znaczenie miało zabezpieczenie praw własności intelektualnej. Przeprowadziliśmy kompleksowy proces rejestracji znaków towarowych i przygotowania strategii ochrony w kontekście rozwijania sieci dystrybutorów.
Ciągła aktualizacja i dostosowywanie dokumentacji
Wraz z rozwojem biznesu Wall Printers i zmianami w ich modelu operacyjnym, regularnie aktualizowaliśmy istniejącą dokumentację. Przykładem może być dostosowanie umów do zmieniających się warunków logistycznych.
Ta elastyczność i gotowość do wprowadzania zmian stanowiły kluczowy element naszej współpracy, pozwalający dokumentacji prawnej nadążać za dynamicznym rozwojem biznesu.
Wsparcie w bieżących sprawach operacyjnych
Oprócz strategicznych projektów, zapewniliśmy również wsparcie w codziennych działaniach operacyjnych takich jak:
- konsultacje prawne w sytuacjach konfliktu z klientami,
- przygotowywanie dodatkowych dokumentów (np. regulaminów konkursów),
- wsparcie w prowadzeniu spraw sądowych,
- analiza nowych obszarów działalności pod kątem prawnym.
Ten element współpracy został szczególnie doceniony przez klienta, zapewniając mu poczucie bezpieczeństwa i możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się wyzwania.
Rezultat – Systematyzacja procesów jako katalizator rozwoju
Efekty naszej współpracy z Wall Printers są widoczne na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim udało się przekształcić rozwijający się biznes w profesjonalną organizację o solidnych fundamentach, gotową na dalszą ekspansję, która dorówna ambicjom założycieli.
Dzięki kompleksowemu uporządkowaniu kwestii prawnych, zespół Wall Printers może teraz skupić się na tym, co robi najlepiej – rozwijaniu innowacyjnego biznesu z pogranicza technologii i e-commerce.
Firma zyskała:
- kompleksową dokumentację zabezpieczającą wszystkie obszary działalności,
- jasno określone zasady współpracy z klientami biznesowymi,
- jednoznaczne procedury gwarancyjne eliminujące spory i nieporozumienia,
- zabezpieczone prawa własności intelektualnej na rynkach międzynarodowych.
Bez wątpienia te elementy stanowią solidną podstawę dla dalszego skalowania biznesu.
Redukcja konfliktów i poprawa relacji z klientami
Precyzyjne określenie warunków współpracy, zakresu gwarancji i obowiązków stron znacząco redukuje w wielu firmach liczbę konfliktów z klientami. Tam, gdzie wcześniej pojawiać się mogą spory i nieporozumienia, po takich zmianach funkcjonują jasne zasady i procedury.
Profesjonalizacja procesów biznesowych
Współpraca z nami przyczyniła się do ogólnej profesjonalizacji procesów biznesowych Wall Printers. Firma przeszła transformację od start-upu działającego w oparciu o nieformalne zasady do dojrzałej organizacji o jasno określonych procedurach. Szczególnie widoczne jest to w obszarach np. obsługi klienta i realizacji zamówień czy wsparcia technicznego i serwisowego.
Długofalowe partnerstwo strategiczne
Być może najcenniejszym rezultatem jest przekształcenie naszej współpracy z jednorazowych projektów w długofalowe partnerstwo strategiczne. Model współpracy abonamentowej zapewnia Wall Printers:
- stały dostęp do wsparcia prawnego bez konieczności każdorazowego wprowadzania prawnika w kontekst biznesowy,
- możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się wyzwania prawne,
- strategiczne planowanie działań prawnych wspierających rozwój biznesu,
- regularną aktualizację dokumentacji w odpowiedzi na zmiany w modelu biznesowym i przepisach.
Współpraca z Creativa Legal to jedna z najlepszych decyzji biznesowych, jakie podjęliśmy. Ich wsparcie wykracza daleko poza standardową obsługę prawną – to prawdziwe partnerstwo w rozwoju naszego biznesu. Szczególnie doceniamy fakt, że prawnik faktycznie zrozumiał specyfikę naszej branży i technologii, co jest rzadkością w świecie prawniczym – komentuje Rafał Wierzbicki, współwłaściciel Wall Printers.
Podsumowanie – Prawnik jako partner w rozwoju biznesu
Historia współpracy z Wall Printers doskonale ilustruje ewolucję relacji pomiędzy innowacyjną firmą technologiczną a kancelarią prawną – od doraźnego wsparcia w konkretnych projektach do strategicznego partnerstwa wspierającego całościowy rozwój biznesu.
Ta transformacja wymagała zaangażowania obu stron:
- Z naszej strony: zgłębienia się w specyfikę niszowej branży, elastycznego podejścia do zmieniających się potrzeb klienta i strategicznego myślenia wykraczającego poza bieżące zagadnienia prawne.
- Ze strony klienta: otwartości na dzielenie się wiedzą techniczną, gotowości do regularnej współpracy i zrozumienia wartości długofalowego planowania prawnego.
Efektem jest relacja, która wykracza poza standardowy model „klient-prawnik”, tworząc prawdziwą symbiozę, w której obie strony wnoszą unikalną wartość i wspólnie pracują nad rozwojem biznesu.
Dla innych firm technologicznych i e-commerce, szczególnie tych dostarczających zaawansowane urządzenia, przypadek Wall Printers stanowi inspirujący przykład, jak odpowiednio zaplanowana i wdrożona obsługa prawna może stać się nie tylko zabezpieczeniem przed ryzykiem, ale również strategicznym zasobem wspierającym rozwój i ekspansję biznesu.
Prowadzisz firmę technologiczną lub e-commerce i chcesz uniknąć kosztownych pułapek prawnych? Skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną, 15-minutową konsultację. Pomożemy Ci uporządkować kwestie prawne i stworzyć solidne podstawy dla bezpiecznego rozwoju Twojego biznesu.
Zdjęcie od Kaboompics
