Jak napisać politykę prywatności zgodną z RODO? Kompletny przewodnik dla sklepu internetowego

Prowadzisz sklep internetowy i w związku z tym zastanawiasz się, jak napisać politykę prywatności? Może korzystasz z wzoru polityki prywatności znalezionym w Google, ale niepokoi Cię, czy jest zgodny z przepisami RODO (oficjalna nazwa: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)? 

Słusznie – korzystanie z bezpłatnych wzorów nie zawsze gwarantuje zgodność z aktualnymi przepisami oraz Twoją sytuacją biznesową i może narazić Twoją firmę na ryzyko prawne oraz utratę wiarygodności na rynku. W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania polityki prywatności.

Z tego przewodnika dowiesz się, co zawrzeć w polityce prywatności, jak ją napisać krok po kroku i dlaczego warto zainwestować w profesjonalny dokument dopasowany do specyfiki Twojego e-commerce. Na rynku e-commerce profesjonalna polityka prywatności jest standardem budującym zaufanie.

Inwestycja w profesjonalny dokument to nie tylko zabezpieczenie przed karami, ale także budowanie wiarygodności w oczach klientów. Polityka prywatności powinna być dostępna dla wszystkich witryn, nie tylko sklepu.

Otwierasz sklep online i chcesz mieć pewność, że Twoja polityka prywatności jest zgodna z prawem? Umów się na darmową konsultację i zabezpiecz się przed karami. Stworzymy dla Ciebie dokument idealnie dopasowany do Twojego modelu biznesowego i technologii, którą wykorzystujesz.

Czym jest polityka prywatności dla sklepu internetowego?

💡 Polityka prywatności to dokument wymagany przez RODO, który informuje klientów sklepu o tym, jakie dane osobowe zbierasz, w jakim celu je przetwarzasz i komu je przekazujesz jako administrator strony. Jasne określenie celu przetwarzania danych osobowych jest jednym z kluczowych wymogów, o których należy poinformować użytkowników.

To nie ten sam dokument, co regulamin sklepu. Polityka prywatności skupia się wyłącznie na przetwarzaniu danych osobowych, podczas gdy regulamin określa zasady sprzedaży. Polityka prywatności dotyczy wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych w internecie.

Obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO nakłada na administratora danych osobowych (czyli Ciebie jako właściciela sklepu) wymóg transparentnego informowania o wszystkich aspektach związanych z danymi osobowymi odwiedzających Twoją stronę www. Użytkownik powinien być poinformowany o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz o przysługujących mu prawach jako osobie, której dane dotyczą.

Poświęćmy chwilę, aby zrozumieć, co oznacza to w praktyce. Musisz poinformować klientów swojej strony internetowej m.in. o tym, że zbierasz ich imię i nazwisko podczas rejestracji, adres poczty elektronicznej do wysyłki newslettera, a także adres IP podczas przeglądania produktów.

Zbieranie danych osobowych odbywa się w różnych miejscach na stronie www, dlatego należy jasno określić, w jakich sytuacjach i w jakim celu są one przetwarzane. Brzmi skomplikowanie? Spokojnie, uprościmy to za chwilę.

Polityka prywatności dotyczy nie tylko sklepów, ale każdej działalności prowadzonej w Internecie, gdzie przetwarzane są dane osobowe. Obejmuje to wszelkie strony internetowe, na których dochodzi do przetwarzania lub zbierania danych użytkowników.

💡 Pro tip: Polityka prywatności i RODO to nie to samo – RODO to rozporządzenie UE, które nakazuje mieć politykę prywatności. To jak różnica między kodeksem drogowym a prawem jazdy.

O tym, jak wdrożyć RODO w sklepie internetowym, możesz przeczytać w artykule RODO dla sklepu internetowego – poradnik krok po kroku dla branży e-commerce.

Dlaczego Twój sklep internetowy potrzebuje polityki prywatności?

💡 Sklep bez polityki prywatności łamie RODO i naraża się na konsekwencje, w tym w ekstremalnych przypadkach na karę finansową do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu. Dodatkowo, konsekwencje nieprzestrzegania przepisów dotyczących polityki prywatności mogą obejmować nie tylko kary finansowe, ale także utratę zaufania klientów oraz obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych.

Polityka prywatności jest dokumentem obowiązkowym dla każdego sklepu e-commerce, który przetwarza dane osobowe lub korzysta z plików cookies. Należy również wskazać odwiedzającym stronę, czy dane osobowe są udostępniane innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz sklepu, np. firmom realizującym wysyłkę czy wirtualnym asystom.

Ale kary to nie wszystko. Brak polityki prywatności na stronie internetowej to czerwona flaga dla klientów. W dobie afery Cambridge Analytica i ciągłych wycieków danych, użytkownicy są coraz bardziej świadomi swoich praw. Profesjonalna polityka prywatności buduje zaufanie i pokazuje, że traktujesz bezpieczeństwo danych osobowych poważnie. 

Przestrzeganie przepisów oraz jasna komunikacja z klientami, zwłaszcza w zakresie uzyskiwania zgód na komunikację marketingową i informacyjną, są kluczowe dla wiarygodności sklepu i budowania długotrwałych relacji. Zbieramy dane osobowe w celu realizacji zamówień oraz obsługi produktów, dlatego tak ważne jest, by użytkownicy wiedzieli, jakie informacje są gromadzone i w jakim celu.

📚 Przykładowa historia (case study): Sklep z elektroniką bez polityki prywatności:

Właściciel sklepu z elektroniką uznał, że skoro ma tylko 50 zamówień miesięcznie, to UODO się nim nie zainteresuje. Kontrola przyszła po donosie konkurencji. Wynik? Kara finansowa za brak obowiązku informacyjnego. Dodatkowo, właściciel został zobowiązany do zagwarantowania, że wszystkie dane osobowe klientów są bezpiecznie zapisane i odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Czy każdy sklep internetowy musi mieć politykę prywatności?

💡 Tak, każdy sklep internetowy przetwarzający dane osobowe musi mieć politykę prywatności – nie ma znaczenia, czy sprzedajesz 10 czy 10 000 produktów miesięcznie. Polityka prywatności powinna być dostosowana do rodzaju działalności, jaką prowadzisz, aby odpowiadała specyfice Twojego sklepu.

Przepisy RODO nie przewidują wyjątków dla małych sklepów. Jeśli zbierasz choćby adresy e-mail do newslettera lub dane osobowe osób składających zamówienia, musisz mieć dokument informujący o celach przetwarzania i podstawie prawnej przetwarzania.

W przypadku rejestracji użytkowników na stronie internetowej, konieczne jest podaniu danych w odpowiednich formularzach rejestracyjnych.

W polityce prywatności należy uwzględnić m.in. informacje o administratorze danych, celach przetwarzania, odbiorcach danych, prawach użytkowników oraz okresie przechowywania danych. Strona internetowa pełni tu kluczową rolę jako miejsce, gdzie użytkownicy dokonują zapisów na newsletter lub inne usługi, a także zapoznają się z regulaminami i klauzulami informacyjnymi.

Co grozi za brak polityki prywatności? 

Kary administracyjne nakładane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych to:

• do 10 mln euro za naruszenie obowiązku informacyjnego, który wynika bezpośrednio z przepisów RODO,
• do 20 mln euro za brak podstawy prawnej do przetwarzania,
• nakaz wstrzymania przetwarzania danych (co może się wiązać z czasowym zawieszenie działalności lub nawet zamknięciem sklepu),
• obowiązek poinformowania wszystkich osób, których dane dotyczą, oraz odpowiednich instytucji i innym podmiotom o naruszeniu, gdy dochodzi do incydentu naruszenia danych osobowych.

Konsekwencje naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych mogą być bardzo poważne – oprócz kar finansowych, administrator danych musi podjąć odpowiednie działania, w tym poinformować osoby, których dane zostały naruszone, oraz zgłosić naruszenie do właściwych organów.

⚠️ Ważne: Nawet jeśli używasz gotowej platformy typu Shoper czy WooCommerce, to Ty, mając status administratora danych, odpowiadasz za politykę prywatności.

Co powinna zawierać polityka prywatności sklepu internetowego?

💡 Polityka prywatności sklepu musi zawierać 12 obowiązkowych punktów wynikających z art. 13 RODO oraz informacje o plikach cookies zgodnie z prawem komunikacji elektronicznej. W polityce prywatności powinny znaleźć się wszystkie wymagane przez prawo elementy, a istnieją szczegółowe wytyczne co do ich zakresu.

Lista obowiązkowych elementów z wyjaśnieniem dla e-commerce:

1. dane administratora – pełna nazwa, NIP, KRS, adres, dane kontaktowe do działu odpowiedzialnego za dane osobowe, w praktyce najczęściej adres e-mail,
2. cele przetwarzania w sklepie – m.in. realizacja zamówień, wysyłka newslettera, remarketing, program lojalnościowy, reklamacje, administrowanie sklepem, obsługa zapytań
3. podstawy prawne dla każdego celu – przykładowo zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży dla zamówień, prawnie uzasadniony interes dla marketingu, obowiązek prawny dla faktur,
4. kategorie danych – dane identyfikacyjne klienta (imię i nazwisko), adresowe (adres zamieszkania), transakcyjne, behawioralne z Google Analytics, jego dane kontaktowe, a nawet płeć, każde z nich przypisane do właściwego celu!
5. odbiorcy danych – firmy kurierskie (InPost, DPD), operatorzy płatności (PayU, Przelewy24), księgowość, Google, Facebook, a także inni usługodawcy, z których korzystasz w ramach sklepu,
6. okres przechowywania – należy wskazać, jak długo przechowujesz dane osobowe, oraz podać szczegóły tego procesu, np. faktury: przez 5 lat, dane marketingowe: do czasu wyrażenia sprzeciwu,
7. prawa klientów – dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw,
8. uprawnienie do wniesienia skargi do UODO – do Prezesa UODO jako organu nadzorczego,
9. informacja na temat cookies – funkcjonalne (koszyk), analityczne (GA4), marketingowe (Facebook Pixel),
10. przekazywanie poza EOG – jeśli używasz Google Analytics, Mailchimp lub innych narzędzi dostawców spoza UE,
11. zautomatyzowane podejmowanie decyzji – personalizacja rekomendacji, dynamiczne ceny, segmentacja klientów,
12. wymóg podania danych – które trzeba podać do złożenia zamówienia, a które tylko można; np. podanie danych jest wymagane celem realizacji zamówienia lub spełnienia wymogów prawnych.

Dodatkowo, w polityce prywatności należy opisać proces zbierania danych osobowych, w tym informacji pozyskiwanych za pomocą formularzy oraz plików cookies.

Więcej o plikach cookies możesz przeczytać w artykule Jak wdrożyć cookies zgodnie z prawem?

Bezpieczeństwo i zgodność stron www z przepisami ochrony danych osobowych mają oczywiście kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego.

💡 Ciekawostka: Tysiące sklepów internetowych w Polsce ma niepełną politykę prywatności – najczęściej brakuje podziału rodzajów danych do konkretnych celów przetwarzania, informacji o przekazywaniu danych kurierom i okresie przechowywania.

Jak napisać politykę prywatności dla e-commerce krok po kroku?

💡 Napisanie polityki prywatności to 7 kroków: audyt danych, określenie celów, wskazanie podstaw prawnych, lista odbiorców, okresy przechowywania, procedury realizacji praw i wdrożenie na stronie. Audyt danych obejmuje także zbieranie danych osobowych w różnych miejscach na stronie.

Przy wdrożeniu na stronie pamiętaj, że polityka musi także uwzględniać rolę Internetu w przetwarzaniu danych osobowych, aby skutecznie chronić interesy zarówno Twoje, jak i użytkowników.

Dodatkowo, użytkownicy mają prawo do zarządzania swoimi danymi osobowymi, w tym do dostępu, poprawiania, usuwania i ograniczania przetwarzania swoich danych osobowych.

7 kroków do profesjonalnej polityki prywatności:

1. zrób audyt danych – wypisz wszystkie miejsca, w których zbieramy dane osobowe (formularz zamówienia, newsletter, konto klienta, chat, opinie), dokładnie przeanalizuj proces zbierania danych oraz jakie dane są zbierane w poszczególnych miejscach, w tym dane niezbędne do realizacji zamówień i obsługi produktów,
2. określ cele przetwarzania – dla każdego typu danych napisz, po co je zbierasz, np. że ich podanie jest warunkiem zawarcia umowy,
3. dobierz podstawy prawne – umowa dla sprzedaży, obowiązek prawny dla danych rozliczeniowych, prawnie uzasadniony interes dla analityki,
4. stwórz listę odbiorców (podwykonawców) – sprawdź umowy z kurierami, płatnościami, księgowością, agencją marketingową,
5. ustal okresy przechowywania – zgodnie z przepisami podatkowymi, roszczeniami, zasadami marketingu,
6. opisz procedurę realizacji uprawnień– nie zapomnij o wskazaniu, jak klient może zażądać dostępu czy usunięcia swoich danych, należy prowadzić zapisy wszystkich zgłoszeń i realizowanych żądań użytkowników,
7. wdróż na stronie – umieść link w stopce, przy formularzach, w procesie rejestracji i zamówienia, a także zadbaj o informację o cookies, które mogą zapisywać produkty w koszyku użytkownika, co pozwala na analizę ich potrzeb.

⚠️ Pułapka: Używanie bezpłatnego wzoru polityki prywatności to ryzyko – często są nieaktualne, niekompletne i nie uwzględniają specyfiki e-commerce. W razie wątpliwości zasięgnięcie opinii prawnej to najlepsza inwestycja.

Polityka plików cookies w sklepie – koszyk, analityka i remarketing

💡 Sklep internetowy musi informować o wszystkich wykorzystywanych plikach cookies (nawet niezbędnych do funkcjonowania strony): funkcjonalnych (koszyk), analitycznych (statystyki) i marketingowych (reklamy). Uzyskanie zgody użytkownika na stosowanie określonych, fakultatywnych plików cookies odbywa się zazwyczaj poprzez przycisk akceptacji na banerze cookies, co jest wymagane przez przepisy prawa.

First party cookies to pliki zapisywane przez Twoją stronę internetową na urządzeniu odwiedzającego (przeglądarka internetowa) – np. informacja o produktach w koszyku.

Third party cookies pochodzą od zewnętrznych dostawców – Google Analytics, Facebook Pixel, hotjar.

Każdy typ wymaga innej podstawy prawnej (poniżej lista ze względu na charakter funkcji):

• cookies niezbędne (koszyk, logowanie, prawidłowe wyświetlanie strony) – nie wymagają zgody,
• cookies analityczne (analiza ruchu na stronie) – zgodę użytkownika,
• cookies marketingowe – z reguły wymagają formalnego uzyskania zgody użytkownika.

Dla użytkowników istotne jest także odpowiednie ustawienie prywatności, które pozwala kontrolować, jakie dane są gromadzone i w jaki sposób są wykorzystywane.

⚠️ Pułapka: Nawet jeśli na stronie internetowej nie są zbierane dane osobowe, pliki cookies wykorzystywane są w zasadzie w każdym serwisie – bez nich nie są w stanie prawidłowo funkcjonować.

Przykład prawidłowego zapisu o cookies

Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania strony sklepu, zapamiętywania Państwa preferencji , analizy Państwa ruchu w Google Analytics oraz prowadzenia działań remarketingowych przez Facebook Pixel. Pliki cookies mogą być również wykorzystywane do profilowania użytkowników, a dane osobowe mogą być profilowane w celu personalizacji treści, takich jak wyświetlanie spersonalizowanych reklam. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies oraz sposobach ich wykorzystania, w tym w zakresie profilowania, znajdziesz w polityce prywatności w sekcji „Pliki cookies”.

Polityka prywatności w social mediach sklepu internetowego

Obecność sklepu internetowego w social mediach to dziś oczywiście standard, ale należy pamiętać, że także tam obowiązuje polityka prywatności. To jeden z podstawowych dokumentów, który powinien być dostępny nie tylko na stronie internetowej, ale również w kanałach takich jak Facebook, Instagram czy TikTok.

W praktyce oznacza to, że użytkownicy powinni mieć łatwy dostęp do informacji o tym, jak ich dane są zbierane, przechowywane i wykorzystywane przez administratora sklepu – niezależnie od tego, czy korzystają z Twojej witryny, czy śledzą Twoje profile społecznościowe.

Polityka prywatności w social mediach (np. na Facebooku) powinna być dostosowana do rodzaju działalności, jaką prowadzisz, oraz do specyfiki danego kanału komunikacji.

Warto zadbać o to, by dokument zawierał szczegółów dotyczących celów przetwarzania danych, takich jak prowadzenie działań marketingowych, profilowanie użytkowników czy wysyłka informacji o nowych produktach. Należy jasno wskazać, jakie dane są zbierane (np. poprzez komentarze, wiadomości prywatne, konkursy), jak długo są przechowywane oraz w jakim celu są wykorzystywane.

W przypadku większości mediów społecznościowych bardzo ważne jest poinformowanie użytkowników o możliwości uzyskania szczegółowych informacji na temat przetwarzania ich danych osobowych oraz o sposobie kontaktu z administratorem w razie wątpliwości. Użytkownik powinien mieć możliwość łatwego znalezienia polityki prywatności – na przykład poprzez link w opisie profilu lub w przypiętym poście. 

Polityka prywatności w social mediach musi być zgodna z przepisami RODO oraz innymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Niezależnie od tego, czy prowadzisz duży sklep, czy dopiero zaczynasz działalność, dokument powinien być dostosowany do Twoich realnych procesów i potrzeb użytkowników. Firmy, które dbają o przejrzystość i przestrzeganie zasad ochrony danych, budują zaufanie i minimalizują ryzyko odpowiedzialności prawnej.

Podsumowując, polityka prywatności w social mediach sklepu internetowego to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także element profesjonalnej komunikacji z klientami. Pamiętaj, by regularnie aktualizować dokument i jasno informować o wszystkich celach przetwarzania danych – zarówno na stronie internetowej, jak i w każdym kanale, w którym Twoja firma jest obecna.

5 najczęstszych błędów w polityce prywatności na stronie e-commerce

💡 Najczęstsze błędy to kopiowanie z innych stron, język prawniczy, brak aktualizacji, niepełna lista odbiorców i brak informacji na temat cookies. Polityka prywatności jest jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przez przepisy RODO, dlatego jej treść powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami.

Poniższa lista to dobry punkt wyjścia do analizy swojej dokumentacji prywatności na stronie:

1. kopiowanie polityki konkurencji – każdy sklep ma inną strukturę techniczną, innych partnerów, inne narzędzia marketingowe, taki zabieg może odbić Ci się czkawką,
2. prawniczy żargon zamiast prostego języka – “administrator w myśl art. 4 pkt 7 RODO” zamiast “my jako właściciel sklepu”,
3. brak aktualizacji po zmianach – dodałeś nowego kuriera, Google Analytics 4, program lojalnościowy? Zaktualizuj politykę,
4. “zaufani partnerzy” zamiast konkretnych kategorii firm – wymień konkretnie: firma świadcząca usługi kurierskie, operatorzy płatności, itd.
5. brak informacji o czasie przechowywania – wskaż w zależności od rodzaju i celu przetwarzania danych osobowych

Pamiętaj o regularnej aktualizacji polityki zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wzór polityki prywatności dla sklepu – co musisz dostosować?

💡 Każdy wzór polityki prywatności wymaga dostosowania do specyfiki Twojego sklepu: danych firmy i sposobu kontaktu, kategorii używanych narzędzi, celów przetwarzania i partnerów biznesowych. W Internecie można znaleźć darmowe wzory polityk prywatności, jednak taki dokument zawsze wymaga personalizacji pod konkretną działalność – koniec końców to jedno z Twoich narzędzi biznesowych.

Elementy do personalizacji w każdym wzorze polityki prywatności:

• dane Twojej firmy – nazwa, NIP, adres, kontakt, a także pełne dane rejestrowe firmy,
• platformy i narzędzia – kategorie narzędzi, w których dochodzi do przetwarzania danych,
• partnerzy biznesowi – kurierzy, płatności, księgowość, marketing, a także przekazywanie danych innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora,
• specyficzne procesy – program lojalnościowy, subskrypcje, zapisy na newsletter lub inne usługi,
• okresy przechowywania – dostosowane do Twojego biznesu oraz wymogow prawnych

Pamiętaj, aby gotowy dokument umieścić na dedykowanej podstronę sklepu i dodać do niej aktywne linki z innych podstron serwisu.

Ile kosztuje profesjonalna polityka prywatności dla sklepu internetowego?

💡 Koszt opracowania polityki prywatności może prezentować się rożnie w zależności od złożoności sklepu, najczęściej indywidualna usługa prawnika lub firmy prawniczej 1000-2000 zł. Wybór odpowiedniej firmy do przygotowania polityki prywatności gwarantuje wysoką jakość świadczenia usług oraz bezpieczeństwo przetwarzania danych.

W praktyce: Inwestycja w profesjonalną politykę to 0,5-2% potencjalnej kary. Sklep z obrotem 100 000 zł miesięcznie ryzykuje karą do 48 000 zł (4% rocznego obrotu). Polityka za 2000 zł to rozsądne zabezpieczenie, szczególnie gdy firma jako administrator danych zapewnia kompleksowe świadczenia prawne związane z ochroną danych oraz obsługą ewentualnych roszczeń dotyczących świadczeń wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej, a także współpracuje z innym podmiotom w celu zapewnienia bezpieczeństwa produktów i danych klientów.

Dlaczego ChatGPT nie wystarczy do generowania polityki prywatności dla sklepu?

💡 ChatGPT nie zna specyfiki Twojego sklepu, indywidualnych ustawień witryny, w tym ustawień prywatności na stronie internetowej, aktualnych interpretacji UODO, Twoich integracji technicznych ani wymogów branżowych – generuje ogólnikowe teksty, które nie spełniają wymogów RODO i nie uwzględniają specyfiki działania w Internecie.

Popularne problemy z polityką z ChatGPT:

• brak aktualności – AI nie zna najnowszych wytycznych UODO i zmian w prawie,
• brak specyfiki – nie wie, z jakimi firmami współpracujesz, jakie wtyczki masz zainstalowane, ani jakie ustawienia prywatności obowiązują w Twoim sklepie,
• ogólnikowość – w każdej chwili generuje szablon, który pasuje do wszystkiego, czyli do niczego,
• brak odpowiedzialności – w razie kontroli nie powołasz się na ChatGPT.

Podsumowując, polityka prywatności powinna być dostosowana do konkretnej witryny, jej ustawień oraz specyfiki działania w Internecie, a nie generowana automatycznie przez narzędzia AI. Warto pamiętać, że każda strona internetowa przetwarza dane osobowe użytkowników w określony sposób, a Internet odgrywa kluczową rolę w tym procesie, dlatego należy zadbać o właściwe klauzule informacyjne i zgodność z przepisami.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Na czym polega polityka prywatności?

Polityka prywatności to dokument informujący użytkowników, w jaki sposób administrator (właściciel sklepu) przetwarza jego dane osobowe – użytkownik powinien być poinformowany o przetwarzaniu jego danych osobowych, jakie dane są zbierane i przechowywane, w jakim celu – należy jasno wskazać cel przetwarzania – oraz zgodnie z celami działalności i przepisami prawa, komu, w tym innym podmiotom, je przekazuje i jak długo są przechowywane. Ponadto, dokument ten określa prawa osoby, której dane dotyczą.

Czy polityka prywatności i RODO to to samo? 

W zasadzie nie, ale polityka prywatności to dokument wynikający z RODO. Będąc dokładnym RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) to przepis prawa UE, który nakazuje posiadanie polityki prywatności.

Polityka to dokument, RODO to prawo. Polityka prywatności powinna być zgodna z przepisami RODO oraz innymi obowiązującymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych i chronić prywatność użytkowników. Przestrzeganie tych zasad jest obowiązkowe – zapewnia zgodność z przepisami prawa, buduje wiarygodność firmy, pozwala uniknąć kar finansowych oraz gwarantuje osobie, której dane dotyczą, realizację jej praw wynikających z przepisów o ochronie danych.

Polityka prywatności jest jednym z kilkunastu-kilkudziesięciu dokumentów, które musisz posiadać i stosować w ramach wdrożenia RODO, a także opisuje proces zbierania danych osobowych.

Gdzie umieścić politykę prywatności na stronie? 

Link do polityki prywatności należy umieścić co najmniej w stopce witryny, przy każdym formularzu zbierającym dane, w procesie rejestracji konta oraz podczas finalizacji zamówienia. Prawidłowe umieszczenie polityki na witrynie jest kluczowe dla zapewnienia dostępności użytkownikom – polityka powinna być widoczna na wszystkich podstronach witryny.

Jak często aktualizować politykę prywatności? 

Aktualizuj politykę przy każdej zmianie: nowa funkcjonalność na stronie, nowe narzędzie marketingowe, wprowadzona po raz pierwszy nowa funkcjonalność sklepu, zmiana przepisów. Pamiętaj także o konieczności aktualizacji polityki w przypadku wprowadzenia nowych produktów lub przekazywania danych osobowych innym podmiotom, które świadczą usługi na rzecz administratora danych.

Minimum raz w roku zrób przegląd – sprawdź, czy wszystkie dane są poprawnie zapisane i odpowiednio chronione. Polityka prywatności zazwyczaj wymaga przeglądu co najmniej raz w roku lub po każdej istotnej zmianie.

Czy mogę skopiować politykę prywatności z innej strony? 

Absolutnie nie. Każdy sklep ma inną specyfikę, innych partnerów, inne cele przetwarzania. Niezależnie od wielkości czy branży sklepu, każda polityka musi być dostosowana indywidualnie. Skopiowana polityka = niepełna ochrona = ryzyko kary.

Co się stanie, jeśli nie będę mieć polityki prywatności? 

Narazisz się na konsekwencje wynikające z negatywnego wyniku kontroli UODO, utratę zaufania klientów, możliwość skargi od konkurencji Dodatkowo, w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, możesz być zobowiązany do zgłoszenia tego faktu innym podmiotom, które świadczą usługi na rzecz administratora danych.

W przypadku kontroli brak polityki może skutkować natychmiastowym wstrzymaniem działalności. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do informacji o przetwarzaniu jej danych oraz do ochrony swoich praw wynikających z RODO. Warto pamiętać, że wstrzymanie działalności oznacza również konieczność zaprzestania zbierania danych osobowych użytkowników.

Podsumowanie – Najważniejsze informacje o polityce prywatności

• Polityka prywatności to obowiązek – każdy sklep musi ją mieć, a jeśli prowadzisz bloga, również powinieneś zadbać o odpowiedni dokument dostosowany do specyfiki bloga. Polityka prywatności chroni użytkowników i ich prywatność w Internecie.
• Specyfika e-commerce – kurierzy, płatności, marketing to odbiorcy danych.
• Cookies wymagają opisu – koszyk, analityka, remarketing. Chodzi także o uzyskanie wyraźnej zgody na przesyłanie informacji marketingowych, np. newsletterów czy ofert specjalnych. Polityka prywatności powinna obejmować przetwarzanie danych w Internecie, w tym zbieranie informacji za pomocą plików cookies.
• Aktualizacja to konieczność – zmiana w działalności = aktualizacja polityki. Regularne zbieranie i aktualizowanie danych jest niezbędne, aby polityka była zgodna z obowiązującymi przepisami.
• ChatGPT to za mało – potrzebujesz dokumentu dopasowanego do Twojego sklepu.
• Inwestycja w bezpieczeństwo – 2000 zł vs wysoka kara finansowa.

Chcesz założyć sklep i potrzebujesz polityki prywatności napisanej przez profesjonalistę? Zamów bezpłatną konsultację i zabezpiecz swój sklep przed karami UODO. Przygotujemy dokument idealnie dopasowany do Twojej branży i używanych narzędzi.

Podsumowując, napisz politykę prywatności samodzielnie lub skorzystaj z pomocy eksperta – chodzi nie tylko o spełnienie wymogów prawnych, ale także o budowanie zaufania użytkowników. Użytkownicy mają prawo do zarządzania swoimi danymi osobowymi, w tym do dostępu, poprawiania i usuwania informacji, które są zbierane przez stronę internetową, a Ty jesteś zobowiązany ich o tym poinformować.

Photo by Scott Webb