Wyobraź sobie: prowadzisz 50-osobową agencję marketingową. Każdego dnia Twój zespół traci cenny czas na samodzielne analizowanie umów. Czujesz niepewność, czy wszystkie aspekty prawne Twojej działalności są właściwie zabezpieczone. A gdy pojawia się problem – Ty lub Twoi pracownicy marnujecie kolejne godziny, tłumacząc prawnikom podstawy marketingu.
Brzmi znajomo? To nie jest odosobniony przypadek. W dokładnie takiej sytuacji znajdowała się pewna krakowska agencja marketingowa. Tradycyjny model współpracy z prawnikiem na zasadzie pojedynczych zleceń generował coraz więcej problemów, zamiast je rozwiązywać. Każda konsultacja wymagała żmudnego wprowadzania prawnika w kontekst branżowy, a długi czas oczekiwania na odpowiedź spowalniał procesy biznesowe.
W tym artykule poznasz 7 najczęstszych błędów prawnych, które mogą hamować rozwój Twojej agencji marketingowej – oraz praktyczne sposoby, jak ich uniknąć.
Wolisz słuchać, zamiast czytać? Świetnie się składa – materiał jest dostępny również jako wideo oraz podcast.
Posłuchaj materiału na Spotify, Apple Podcasts lub na Twojej ulubionej aplikacji podcastowej.
Błąd 1: Niejasne umowy z klientami
Zacznijmy od historii, która powtarza się częściej, niż myślisz.
Agencja podjęła się prowadzenia kampanii social media dla dużego klienta. Umowa wydawała się prosta – określono miesięczny budżet i podstawowy zakres prac. Jednak w trakcie współpracy klient zaczął dokładać kolejne zadania: „A może jeszcze to?”, „A może przy okazji tamto?”.
Zespół, chcąc utrzymać dobre relacje, realizował dodatkowe prośby. Po trzech miesiącach okazało się, że agencja wykonuje dwukrotnie więcej pracy niż początkowo ustalono – nadal za tę samą kwotę.
Kiedy agencja próbowała renegocjować stawkę, klient odmówił, argumentując, że „przecież się zgodzili” na te dodatkowe zadania. Problem? W umowie nie było precyzyjnie określonego zakresu prac, więc agencja nie miała, jak udowodnić, że wykonuje zadania wykraczające poza pierwotne ustalenia.
Jak uniknąć tego błędu?
- Precyzyjnie określ podstawowy zakres prac – stwórz dokładną listę zadań z terminami realizacji i częstotliwością działań dla zadań powtarzalnych.
- Wprowadź procedury zmian – ustal jasny proces zgłaszania dodatkowych zadań, formularz wyceny i wymóg pisemnej akceptacji rozszerzonego zakresu.
- Zabezpiecz proces akceptacji – określ czas na feedback, limit rund poprawek i zasady priorytetyzacji zadań.
Quick win: Dodaj do swoich umów tabelę z precyzyjnie określonym zakresem prac. Każde zadanie powinno mieć opis, wyjaśnienie, co się na nie składa i przybliżony czas realizacji. To zajmie Ci maksymalnie godzinę, a może zaoszczędzić tysiące złotych.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz artykuł Jak napisać dobrą umowę marketingową?
Błąd 2: Jak konkurencja przejęła know-how agencji?
To przypadek, który szczególnie zapamiętałem. Pewna agencja przez lata wypracowała unikalną metodologię prowadzenia kampanii performance. Ich procesy były dopracowane w najdrobniejszych szczegółach i stanowiły solidną przewagę konkurencyjną.
Wszystko zmieniło się, gdy kluczowy pracownik odszedł do konkurencji. Po miesiącu ta sama konkurencyjna agencja zaczęła oferować łudząco podobne usługi, wykorzystując identyczne procesy i metodologię.
Dlaczego tak się stało? Agencja nie zabezpieczyła swojego know-how. Brakowało klauzul poufności, zakazu konkurencji oraz spisanych zasad zarządzania wiedzą w firmie.
Jak uniknąć tego błędu?
- Wprowadź klauzulę poufności i oznaczaj materiały jako „poufne”.
- Ustal system dostępów do dokumentów i wprowadź procedury zarządzania wiedzą.
- Stosuj zakaz konkurencji i aktywnie chroń swoją własność intelektualną.
Quick win: Przeprowadź audyt swoich procesów i oznacz te, które stanowią Twoją przewagę konkurencyjną. Następnie wprowadź do umów z pracownikami konkretny zapis o zakazie ich wykorzystywania poza firmą.
Błąd 3: Freelancer zniknął z projektami klienta, czyli jak uniknąć paraliżu w agencji przez wykonawców
Kolejna historia z życia: agencja zatrudniła freelancera do stworzenia key visuali dla dużego klienta. Projekt był na ostatniej prostej, wszystko szło zgodnie z planem. Nagle freelancer przestał odpowiadać na wiadomości – po prostu przepadł z kompletem materiałów na tydzień przed deadlinem.
Agencja została na lodzie – bez dostępu do plików źródłowych, bez praw do wykonanych prac, za to z wściekłym klientem czekającym na materiały.
Jak uniknąć tego błędu?
- Zabezpiecz prawa do materiałów
- Wprowadź etapowe przekazywanie plików źródłowych.
- Ustal jasne zasady przeniesienia praw autorskich.
- Stwórz system kopii zapasowych.
- Wprowadź procedury współpracy:
- Ustanów regularne punkty kontrolne.
- Określ jasne zasady komunikacji.
- Przygotuj plan awaryjny.
- Zabezpiecz odpowiedzialność:
- Wprowadź kary umowne za opóźnienia.
- Zabezpiecz się przed porzuceniem projektu.
- Powiąż system płatności z etapami realizacji.
Quick win: Stwórz szablon umowy dla freelancerów zawierający harmonogram prac, zasady przekazywania plików źródłowych i kary za niedotrzymanie terminów.
Widzisz któryś z tych błędów w swojej agencji? Umów się na bezpłatną, 15-minutową konsultację. Wspólnie przeanalizujemy dokumentację Twojej firmy i zaproponujemy konkretne rozwiązania, które zabezpieczą Twój biznes.
Błąd 4: Klient nie chce zapłacić za kampanię
Historia, którą teraz przytoczę, wydarzyła się zaledwie kilka miesięcy temu. Agencja prowadziła kampanię performance dla sklepu e-commerce, a w umowie zapisano cel: „zwiększenie sprzedaży”. Po trzech miesiącach klient odmówił płatności, twierdząc, że „wzrost nie był wystarczający”.
Jaki był problem? Nigdzie nie określono konkretnie, co oznacza „zwiększenie sprzedaży” czy „wystarczający wzrost”. Nie ustalono też, jakie inne czynniki mogą wpływać na wyniki.
Jak uniknąć tego błędu?
- Na początku współpracy precyzyjnie określ KPI – wskaż konkretne liczby, procenty, ramy czasowe i warunki brzegowe.
- Uwzględnij czynniki zewnętrzne – weź pod uwagę wpływ sezonowości, działania konkurencji czy zmiany na rynku.
- Ustal system raportowania – wprowadź regularne sprawdzanie postępów, jasne wskaźniki sukcesu i procedurę korygowania działań.
Quick win: Stwórz szablon określania celów kampanii zawierający konkretne liczby, okres pomiaru i listę czynników mogących wpłynąć na wyniki. Udostępnij go wszystkim kluczowym pracownikom.
Błąd 5: Nieskończone poprawki zjadają Twój zysk
Sytuacja miała klasyczny przebieg: agencja przygotowała kreacje do kampanii social media. Klient wprowadził poprawki. Zespół je wdrożył. Klient zmienił zdanie i wrócił do pierwszej wersji. Potem znów zmienił zdanie…
Po dwóch tygodniach i ośmiu rundach poprawek projekt przynosił straty, a każda zmiana generowała dodatkowe koszty, które nie były przewidziane w pierwotnym budżecie.
Jak uniknąć tego błędu?
- Wprowadź jasny proces akceptacji – ustal limit rund poprawek, określone terminy na feedback i dodatkowe opłaty za nadprogramowe zmiany
- Dokumentuj zmiany – prowadź historię wersji i zachowuj ślad zmian w korespondencji e-mail
Quick win: Dodaj do swojej umowy zapis o maksymalnej liczbie rund poprawek (np. dwie) i jasno określ koszt dodatkowych zmian.
Błąd 6: Stracony kontrakt przez wolnego prawnika – dlaczego szybkość reakcji jest kluczowa?
Wróćmy do historii agencji ze wstępu. Przed rozpoczęciem stałej współpracy z nami, ich prawnicy potrzebowali nawet tygodnia na przeanalizowanie prostej umowy. W dynamicznym środowisku marketingu taki czas reakcji był nie do przyjęcia.
Powodowało to m.in.: opóźnienia w startach kampanii, frustrację klientów oraz utratę potencjalnych kontraktów.
Jak uniknąć tego błędu?
- Wybierz do współpracy prawnika, który rozumie branżę marketingową i ma doświadczenie w obsłudze agencji.
- Ustal jasne zasady współpracy – określ standardy komunikacji, czasy reakcji oraz priorytety.
Błąd 7: Chaos w dokumentach kosztuje Twoją agencje więcej niż myślisz
Agencja dostała zapytanie o dużą kampanię. Klient chciał zobaczyć przykładową umowę. Szukanie aktualnej wersji zajęło dwa dni – dokumenty były rozrzucone po różnych dyskach, mailach i komputerach pracowników.
W rezultacie klient wybrał konkurencję, która po prostu reagowała szybciej.
Jak uniknąć tego błędu?
- Uporządkuj dokumentację – wprowadź centralny dysk na dokumenty i zadbaj o spójność wersjonowania.
- Wdróż procedury zarządzania – wyznacz osoby odpowiedzialne za dokumenty oraz aktualizacje i backupy.
Quick win: Stwórz na firmowym dysku jeden folder z aktualnymi wersjami wszystkich kluczowych dokumentów.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj artykuł Jak uporządkować procesy prawne w agencji marketingowej?
Podsumowanie
Opisane wyżej problemy pokazują jeden kluczowy wzorzec – brak odpowiednich zabezpieczeń prawnych nie jest jedynie abstrakcyjnym ryzykiem, ale bezpośrednio uderza w rentowność i rozwój agencji marketingowej. To, co wydaje się „tylko formalnością”, potrafi zatrzymać rozwój biznesu lub pochłonąć znaczące zasoby.
Opisane w tym artykule rozwiązania nie wymagają ogromnych nakładów czasu ani pieniędzy. To praktyczne działania, które możesz wprowadzić niemal natychmiast. Jedno popołudnie poświęcone na uporządkowanie dokumentacji czy weryfikację umów może zaoszczędzić tygodnie pracy i tysiące złotych w przyszłości.
Jeśli czytając ten artykuł zauważyłeś, że któryś z tych błędów występuje w Twojej agencji – nie odkładaj działania na później. Zainwestuj teraz czas w zabezpieczenie swojego biznesu, a zwróci Ci się to wielokrotnie.
Potrzebujesz pomocy w okiełznaniu chaosu prawnego w swojej agencji? Umów się na bezpłatną konsultację. W 15 minut wspólnie przeanalizujemy największe ryzyka w Twojej agencji i zaproponujemy konkretne rozwiązania.
Zdjęcie wyróżniające pobrane z KaboomPics
