Najczęstsze błędy w polityce prywatności RODO

Nie chcesz czytać całego artykułu? Zapoznaj się z podsumowaniem na start!

Podsumowanie na start

1. Każda strona internetowa, nawet pełniąca funkcję wizytówkową, musi zawierać jasne i dostępne informacje o przetwarzaniu danych osobowych.
2. Najczęstszym błędem w zakresie polityki prywatności jest… jej brak lub nieprawidłowa zawartość.
3. Podstawową funkcją polityki prywatności jest zapewnienie użytkownikom niezbędnych informacji. Obowiązek informacyjny w kontekście RODO wymaga precyzyjnego informowania użytkowników o celach, podstawach prawnych przetwarzania danych i prawach użytkowników.
4. Błędy w polityce prywatności często polegają na niewskazaniu lub błędnym wskazaniu podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. Każda operacja przetwarzania danych powinna posiadać  prawidłową podstawę prawną, np. zgodę użytkownika lub uzasadniony interes administratora.
5. Poza prawidłowym sporządzeniem polityki prywatności administratorzy muszą wdrożyć środki ochrony danych (np. szyfrowanie, audyty bezpieczeństwa), aby zapobiegać naruszeniom i wyciekom danych.
6. Nie zapominaj, że pliki cookies – również podlegają regulacjom RODO, a informacja o ich stosowaniu powinna znaleźć się w polityce prywatności. 
7. Kary za naruszenie RODO  mogą sięgać do 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa, a brak zgodności z przepisami może również prowadzić do utraty zaufania klientów.
8. Pamiętaj o regularnych audytach RODO – pozwalają one na bieżąco weryfikować zgodność z przepisami i wychwycić potrzebę aktualizacji polityki prywatności oraz procedur.

Czym jest RODO i dlaczego jest kluczowe dla ochrony danych osobowych?

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, to unijne rozporządzenie datowane na 25 maja 2018 r. mające na celu ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w krajach UE. Ochrona danych osobowych stała się priorytetem dla przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą online. Niewłaściwe przetwarzanie danych może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wysokich kar finansowych.

RODO nakłada na administratorów danych przede wszystkim realizację obowiązku informacyjnego wobec podmiotów, których dane podlegają przetwarzaniu  oraz wymaga wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń i wewnętrznych procedur. Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadami i wytycznymi RODO, a brak świadomości i  znajomości przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności.

Więcej o RODO w branży e- commerce przeczytasz w naszym artykule: RODO dla sklepu internetowego 2024 – poradnik dla branży e-commerce.

Dlaczego wdrożenie polityki prywatności jest niezbędne?

Jednym z najczęstszych błędów w polityce prywatności jest… jej brak! Wiele przedsiębiorców pozostaje w przekonaniu, że obowiązek posiadania polityki prywatności dotyczy jedynie bardziej rozbudowanych stron internetowych i regulaminów. Usłyszeliśmy nawet kiedyś, że procedury ochrony danych nie dotyczą osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Nic bardziej mylnego! Nawet jeśli strona pełni jedynie funkcję wizytówki informacja o przetwarzaniu danych osobowych jest konieczna! Przetwarzanie danych osobowych zachodzi nie tylko podczas określonych transakcji (np. sprzedaży w sklepie internetowym), ale nawet podczas „zwykłej” wizyty użytkownika na Twojej stronie. 

Dlaczego obowiązek informacyjny jest istotny?

Kolejnym błędem jest brak odpowiedniej realizacji obowiązku informacyjnego. Obowiązek informacyjny to fundament RODO. Polityka prywatności to dokument, który powinien zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, w tym m.in. dane administratora, cele przetwarzania, podstawy prawne oraz prawa użytkowników związane z przetwarzaniem. Administrator danych powinien prawidłowo zidentyfikować wszystkie cele, dla których dane są przetwarzane, oraz poinformować o tym użytkowników.

Często popełnianym błędem poza samym nieprawidłowym sformułowaniem polityki prywatności jest używanie niezrozumiałego języka lub ukrywanie informacji w trudno dostępnych miejscach lub niewidocznych zakładkach. Prawidłowo wdrożona polityka prywatności na stronie internetowej powinna być napisana prostym językiem i łatwo dostępna dla użytkownika. 

Wdrożenie RODO a brak odpowiednich zabezpieczenie danych — jakie są konsekwencje?

Nawet najlepiej sporządzona polityka prywatności to niestety nie wszystko. Zgodnie z RODO oprócz poinformowania użytkowników o zakresie przetwarzanych danych, jako administrator powinieneś/aś również zadbać o ich zabezpieczenie. Użytkownik powinien wiedzieć, że administratorzy danych chronią dane osobowe przed naruszeniami.  Brak odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych może skutkować wyciekiem danych i utratą zaufania klientów. Wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie czy regularne audyty bezpieczeństwa, jest kluczowe dla ochrony prywatności. Poinformuj użytkowników w polityce prywatności jakie środki bezpieczeństwa i przechowywania danych stosujesz. 

Czy podstawy przetwarzania danych osobowych są istotne?

Brak uzyskania odpowiednich zgód na przetwarzanie danych osobowych danej osoby lub bez innej podstawy prawnej jest poważnym naruszeniem RODO. Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy mają trudności z określeniem prawidłowej podstawy prawnej przetwarzania danych. Każdy cel przetwarzania danych osobowych powinien zostać poddany odrębnej analizie pod kątem podstawy prawnej. Prawidłowe przypisanie podstawy prawnej przetwarzania ma istotny wpływ na realizację obowiązku informacyjnego wobec użytkowników Twojej strony internetowej jak i na ich potencjalne żądania! 

Nie zapominaj, że choć w przypadku wysyłki newslettera podstawą przetwarzania danych osobowych może być uzasadniony interes administratora oraz zawarcie i wykonanie umowy o jego dostarczanie, użytkownik może otrzymywać newsletter wyłącznie na podstawie wyrażenia zgody! 

Zainteresował Cię temat newslettera? Zapoznaj się z naszym artykułem: Legalny newsletter i lead magnet 2024 – krok po kroku

Czy jako administrator muszę wskazywać odbiorców danych osobowych?

Wymieniłeś/aś wszystkie dane jakie przetwarzasz wraz z podstawami prawnymi ich przetwarzania? Świetnie, a wskazałeś/aś odbiorców danych osobowych? Jeśli nie, to Twoja polityka prywatności jest niekompletna. Nawet jeśli posiadasz wyłącznie wizytówkową stronę internetową, zbierane dane są odbierane przez co najmniej jeden podmiot – firmę hostingową. Nie musisz wskazywać konkretnych danych firm będących odbiorcami danych- wskaż natomiast  kategorię odbiorców (np. dostawca newslettera czy podmiot świadczący usługi księgowe), którym dane zostały przekazane. 

Czy polityka prywatności powinna zawierać informacje o plikach cookies?

Jak najbardziej! Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO  oraz dyrektywą ePrivacy (znana również jako „dyrektywa cookies”), użytkownicy muszą być informowani o tym, jakie dane są zbierane, w jakim celu, a także jak są wykorzystywane. Zdarza się natomiast, że polityka prywatności w zakresie RODO sensu stricte jest opracowana dobrze, ale nie obejmuje w żaden sposób informacji o cookies.

Zastanawiasz się, co mają cookies do ochrony danych osobowych? Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania stron internetowych, które przechowują informacje o preferencjach, sesjach użytkownika czy aktywności na stronie. Służą m.in. do działań w celu personalizacji treści, analizy ruchu oraz zapamiętywania danych logowania, co poprawia wygodę korzystania z serwisów. Niektóre z plików cookies zbierają dane, które są danymi osobowymi w kontekście RODO, zatem obowiązki związane z ochroną danych osobowych dotyczą również tych plików.

Czy powinienem przeprowadzić audyt zgodności mojej firmy z RODO?

Audyt RODO pozwala zidentyfikować ewentualne niezgodności i wdrożyć działania naprawcze. Proces ten obejmuje analizę obecnych praktyk przetwarzania danych, ocenę ryzyka oraz wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Regularne audyty są kluczowe dla utrzymania zgodności z RODO i ochrony danych osobowych użytkowników.

Audyt może również ułatwić szybkie i skuteczne wychwycenie błędów lub potrzebę aktualizacji polityki prywatności. Nieaktualizowana polityka prywatności może prowadzić do niezgodności z aktualnymi wymogami RODO. Regularne przeglądy i aktualizacje są niezbędne, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem. Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami wymaga ciągłego monitorowania zmian w przepisach i praktykach rynkowych.

Potrzebujesz pomocy w audycie RODO lub w sporządzeniu i wdrożeniu polityki prywatności na swojej stronie internetowej? Napisz do nas korzystając z formularza kontaktowego. 

Konsekwencje naruszenia RODO — kary finansowe i utrata zaufania klientów

Naruszenie RODO może skutkować wszczęciem postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a najdalej idącą konsekwencją jest możliwość nałożenia kar finansowych sięgających nawet 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Jednak nie tylko kary finansowe są problemem — utrata zaufania klientów może mieć długotrwałe negatywne skutki dla działalności.

Odpowiednie zarządzanie danymi i zgodność z RODO są więc nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również elementem budowania reputacji firmy. Coraz więcej użytkowników stron internetowych jest świadomych praw przysługujących im na podstawie RODO. Brak polityki prywatności lub jej lakoniczna i błędna treść mogą zniechęcać użytkowników do korzystania z niej oraz wpływać na ogólny wizerunek firmy. 

Podsumowanie

Przestrzeganie obowiązków wynikających z RODO jest kluczowe dla ochrony danych osobowych podmiotów, których te dane dotyczą. Polityka prywatności jest podstawowym dokumentem z punktu widzenia właścicieli sklepów internetowych, aplikacji i innych biznesów internetowych. Najczęstsze błędy w polityce prywatności są związane z brakiem jej wdrożenia lub sporządzeniu jej w sposób lakoniczny, bez uwzględnienia wszystkich wymaganych prawnie informacji. Zastosowanie się do wskazówek zawartych w artykule pozwoli na uniknięcie najczęściej popełnianych błędów w ochronie danych osobowych w biznesach online. 

Szukasz prawnego wsparcia w zakresie RODO i polityki prywatności dla swojego sklepu? Napisz do nas korzystając z formularza kontaktowego i umów się na bezpłatną, 15-minutową konsultację z prawnikiem. 

Zdjęcie dodane przez MART PRODUCTION