Większość agencji marketingowych czeka z uporządkowaniem kwestii prawnych do pierwszego poważnego kryzysu – Jakub Lula z Redmo postąpił inaczej. Jego decyzja o zabezpieczeniu biznesu PRZED problemami okazała się strzałem w dziesiątkę, otwierając drogę do współpracy z największymi klientami i spokojnego skalowania firmy.
Wprowadzenie – Nowe rozdanie, nowe zasady
Transformacja biznesowa to moment, który definiuje przyszłość każdej rozwijającej się agencji marketingowej. Dla Jakuba Lula, założyciela Redmo, był to czas nie tylko na zmianę formy prawnej z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę, ale przede wszystkim okazja do zbudowania solidnych fundamentów prawnych dla dynamicznie rosnącego biznesu.
Redmo to agencja digital marketingu specjalizująca się w kompleksowych kampaniach mediowych, projektowaniu stron internetowych i usługach graficznych. Po latach doświadczeń w branży, Jakub Lula stanął przed wyzwaniem, które znają wszyscy właściciele agencji – jak zabezpieczyć biznes przed problemami, które regularnie sabotują rozwój i zjadają marże?
Moment decyzji nadszedł, gdy kolejny projekt został sparaliżowany przez brak jasnych procedur, a strata czasu i pieniędzy stała się zbyt dotkliwa, by ją ignorować. To wtedy Jakub podjął strategiczną decyzję – nowa spółka Redmo wejdzie na rynek w pełni zabezpieczona prawnie, z dokumentacją, która nie tylko chroni, ale aktywnie wspiera rozwój biznesu.
Gdy brak akceptacji klienta paraliżuje projekty – wyzwania rosnącej agencji digital
Każdy właściciel agencji marketingowej zna ten moment. Projekt kampanii Google Ads, który według harmonogramu powinien ruszyć za tydzień, wciąż czeka na akceptację kreacji. Klient milczy od dwóch tygodni, a potem nagle w piątek o 16:00 przysyła maila: „Dlaczego kampania jeszcze nie działa? Przecież mówiłem przez telefon, że wszystko jest OK!”
Brzmi znajomo? Dla Jakuba Lula, założyciela agencji Redmo, takie sytuacje były codziennością podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Jednak, gdy przyszedł moment transformacji w spółkę i skalowania biznesu, wiedział jedno – nie może pozwolić, aby te same problemy sabotowały rozwój jego agencji.
Trzy kamienie milowe frustracji każdej agencji
Problem pierwszy dotyczył tego, co można nazwać „syndromem niekończącego się projektu”. Brak pisemnych lub e-mailowych potwierdzeń kolejnych etapów pracy prowadził do sytuacji, gdzie rozmowa telefoniczna interpretowana była zupełnie inaczej przez obie strony. Agencja wykonywała pracę zgodnie z ustaleniami, ale gdy przychodził czas na rozliczenie, klient miał zupełnie inne wspomnienia tej rozmowy.
Najtrudniejsze było dla mnie to, że wykonywaliśmy świetną robotę, ale przez brak jasnych procedur akceptacji, projekty się przeciągały, a my wyglądaliśmy na nieefektywnych – wspomina Jakub Lula, CEO Redmo.
Drugi obszar problemów dotyczył współprac abonamentowych, szczególnie przy prowadzeniu kampanii reklamowych. Sytuacje, gdy budżet reklamowy się wyczerpywał, bo klient zapomniał doładować konto, były na porządku dziennym. Kampania stawała, wyniki spadały, a odpowiedzialność? Oczywiście spadała na agencję. Bez odpowiednich mechanizmów prawnych, Redmo byłoby bezbronne wobec pretensji o brak efektów, mimo że przyczyna leżała po stronie klienta.
Trzecie wyzwanie było najbardziej współczesne – wykorzystanie sztucznej inteligencji w obsłudze klienta. Redmo wdrożyło asystenta AI, który miał usprawnić komunikację i przyspieszyć reakcje na zapytania. Innowacja świetna, ale rodziła pytania: jak poinformować klientów o wykorzystaniu AI? Jak zabezpieczyć się przed potencjalnymi zastrzeżeniami? Gdzie kończy się odpowiedzialność człowieka, a zaczyna maszyny?
Moment przełomowy nadszedł, gdy projekt strony internetowej przeciągał się już kolejny miesiąc z powodu braku kontaktu z klientem. Mimo wielokrotnych próby nawiązania komunikacji w sprawie akceptacji kolejnych etapów, klient nie odpowiadał na maile i telefony. Gdy w końcu się odezwał, obwinił agencję o opóźnienia i brak profesjonalizmu. To była kropla, która przelała czarę – Jakub Lula zdecydował, że nowa spółka musi mieć profesjonalne zabezpieczenia prawne od pierwszego dnia działalności.
Od analizy problemów do strategicznych rozwiązań – jak przygotować się do współpracy z prawnikiem
Współpraca z kancelarią Creativa Legal rozpoczęła się w sposób, który powinien być wzorem dla każdej agencji szukającej wsparcia prawnego. Jakub Lula nie przyszedł z ogólnym żądaniem „potrzebuję umów”, ale z konkretną analizą problemów i rzeczywistych sytuacji z jego praktyki biznesowej.
Przygotowanie, które zmieniło wszystko
Przed pierwszym spotkaniem z prawnikami, CEO Redmo przygotował dokument, który okazał się kluczowy dla sukcesu całej współpracy. Nie był to dokument prawny, ale zwykły plik tekstowy zawierający opis realnych sytuacji problemowych z jego dotychczasowej działalności. Każdy opisany przypadek to była mini-historia: co się wydarzyło, jak zareagował klient, jakie były konsekwencje finansowe i wizerunkowe.
To przygotowanie Jakuba było dla nas prawdziwym game changerem. Zamiast zgadywać, jakie problemy mogą wystąpić w agencji marketingowej, mieliśmy konkretne przypadki do przeanalizowania – podkreśla Maria Formowicz z Creativa Legal, która prowadziła projekt.
Spotkanie kick-off stało się przestrzenią do głębokiego zrozumienia biznesu Redmo. Prawnicy mogli zadawać pytania odnoszące się do konkretnych sytuacji, a nie teoretycznych scenariuszy. Dyskusja dotyczyła realnych wyzwań: jak zabezpieczyć płynność finansową, gdy klient nie płaci? Jak prawnie uregulować wykorzystanie AI? Jak stworzyć procedury akceptacji, które będą skuteczne, ale nie odstraszą klientów?
Strategiczne decyzje kształtujące przyszłość
Wspólnie z prawnikami, Jakub Lula podjął kilka kluczowych decyzji strategicznych. Pierwsza dotyczyła modelu współpracy – zamiast jednej uniwersalnej umowy, zdecydowano o stworzeniu dwóch typów dokumentów: umowy abonamentowej dla stałych współprac (głównie kampanie mediowe) oraz umowy projektowej dla jednorazowych zleceń (strony internetowe, projekty graficzne).
Druga decyzja dotyczyła transparentności w kwestii AI. Zamiast ukrywać fakt wykorzystania asystenta sztucznej inteligencji, postanowiono jasno komunikować to klientom, przedstawiając jako innowację usprawniającą obsługę. Kluczem było odpowiednie sformułowanie zapisów – nie straszących, ale informujących i zabezpieczających obie strony.
Trzecia strategiczna decyzja związana była z prawami autorskimi. Musiano znaleźć równowagę między ochroną własności intelektualnej Redmo a oczekiwaniami klientów, którzy chcą mieć pełne prawa do zakupionych kreacji. Rozwiązanie? Elastyczny model, dostosowany do typu projektu i wartości współpracy.
Proces tworzenia dokumentów był iteracyjny. Pierwsze wersje umów trafiły do Jakuba Luli, który nanosił swoje uwagi – nie prawne, ale biznesowe. Pytał o realność pewnych zapisów, o to, jak zareagują na nie klienci, czy nie są zbyt restrykcyjne. To nie była jednokierunkowa usługa prawna, ale prawdziwa współpraca nad dokumentami, które mają służyć biznesowi.
Spokój przedsiębiorcy – efekty wdrożenia profesjonalnej dokumentacji
Rezultaty wdrożenia nowych umów przekroczyły początkowe oczekiwania. Jakub Lula otrzymał nie tylko dokumenty prawne, ale kompletny system zabezpieczeń, który realnie wpłynął na sposób funkcjonowania agencji Redmo.
Konkretne mechanizmy, realne efekty
Nowe umowy abonamentowe zawierały mechanizmy, o których marzy każda agencja prowadząca kampanie mediowe. Jasno określone prawo do wstrzymania kampanii w przypadku braku płatności czy niedostarczenia budżetu reklamowego – bez ponoszenia odpowiedzialności za spadek wyników. To proste rozwiązanie zmieniło dynamikę relacji z klientami. Nagle to oni zaczęli pilnować terminów i budżetów, wiedząc o konsekwencjach zaniedbań.
Najciekawsze było to, że klienci przyjęli te zapisy bardzo pozytywnie. Dla nich też była to jasność – wiedzą czego się trzymać, jakie są zasady współpracy. – zauważa Jakub Lula.
Umowy projektowe rozwiązały odwieczny problem akceptacji etapów. Wprowadzono jasny mechanizm: brak odpowiedzi klienta w określonym terminie oznacza akceptację. Proste? Tak. Skuteczne? Niezwykle. Projekty przestały się przeciągać w nieskończoność, a agencja mogła lepiej planować wykorzystanie zasobów.
Kwestia AI została rozwiązana w sposób, który stał się przewagą konkurencyjną. Transparentna komunikacja o wykorzystaniu asystenta AI, połączona z jasnymi zapisami o zakresie jego działania, nie tylko nie odstraszyła klientów – wręcz przeciwnie, pozycjonowała Redmo jako agencję innowacyjną i transparentną.
Nieoczekiwane korzyści
Profesjonalne umowy przyniosły też dodatkowe korzyści. Skrócił się czas procesu sprzedażowego. Klienci, otrzymując przejrzyste, profesjonalne dokumenty, szybciej podejmowali decyzje. Zaufanie budowane przez transparentność prawną przekładało się na zaufanie biznesowe.
Zespół Redmo zyskał pewność w codziennej pracy. Wiedza, że każda współpraca jest odpowiednio zabezpieczona, pozwoliła skupić się na tym, co najważniejsze – dostarczaniu wartości klientom. Zniknął stres związany z potencjalnymi konfliktami czy niejasnościami.
Być może najważniejszym efektem była gotowość na skalowanie. Z profesjonalnymi dokumentami, Redmo mogło śmiało pozyskiwać większych klientów, wchodzić w bardziej złożone projekty. Solidne fundamenty prawne stały się trampoliną do rozwoju, nie hamulcem.
7 kluczowych lekcji dla agencji marketingowych planujących rozwój
Doświadczenie Redmo i współpraca z naszą kancelarią przyniosły cenne wnioski, które mogą być drogowskazem dla innych agencji marketingowych stojących przed podobnymi wyzwaniami.
1. Zmapuj swoje problemy biznesowe przed wizytą u prawnika
Najważniejsza lekcja płynie z przygotowania Jakuba Lula do współpracy. Dokument z realnymi przypadkami problemowych sytuacji był kluczem do stworzenia dokumentów, które naprawdę odpowiadają na potrzeby biznesu. Prawnik nie zna Twojej codzienności tak dobrze jak Ty – pomóż mu zrozumieć, z czym się mierzysz.
2. Działaj prewencyjnie – nie czekaj na pierwszy poważny konflikt
Redmo podjęło decyzję o profesjonalizacji dokumentów przy okazji transformacji biznesowej, nie czekając na poważny kryzys. To podejście pozwoliło uniknąć kosztownych błędów i zbudować biznes na solidnych fundamentach od początku.
3. Traktuj umowy jako narzędzie wsparcia sprzedaży
Profesjonalne dokumenty to nie tylko ochrona prawna – to element budowania zaufania u klientów. Przejrzyste, uczciwe warunki współpracy mogą być przewagą konkurencyjną, szczególnie przy pozyskiwaniu większych klientów.
4. Bądź transparentny w kwestii wykorzystania AI
W dobie cyfryzacji, wykorzystanie narzędzi AI staje się standardem. Zamiast ukrywać ten fakt, wykorzystaj go jako atut. Jasna komunikacja i odpowiednie zabezpieczenia prawne budują zaufanie i pozycjonują agencję jako innowacyjną.
5. Wbuduj mechanizmy zabezpieczające płatności
Problemy z płatnościami to zmora branży marketingowej. Mechanizmy takie jak prawo do wstrzymania usług czy automatyczna akceptacja etapów to nie przejaw braku zaufania do klienta, ale profesjonalizm chroniący obie strony.
6. Przygotuj konkretne przypadki z dotychczasowej praktyki
Im więcej realnych sytuacji przedstawisz prawnikowi, tym lepiej dopasowane będą rozwiązania. Nie opisuj tylko problemów – pokaż też, jakie były konsekwencje biznesowe, finansowe i wizerunkowe.
7. Patrz na dokumentację prawną jak na inwestycję w spokój i rozwój
Koszty profesjonalnej obsługi prawnej to nie wydatek, ale inwestycja. Spokój przedsiębiorcy, pewność zespołu, szybszy proces sprzedaży, możliwość skalowania – te korzyści wielokrotnie przewyższają początkową inwestycję.
Gdybym miał dać jedną radę agencjom, które wahają się przed inwestycją w profesjonalne dokumenty, powiedziałbym: zróbcie to zanim będzie za późno. Spokój, który daje świadomość dobrego zabezpieczenia, jest bezcenny – podsumowuje Jakub Lula.
Podsumowanie
Historia Redmo pokazuje, że transformacja biznesowa to idealny moment na uporządkowanie kwestii prawnych. Jednak kluczem do sukcesu nie jest samo zatrudnienie prawnika, ale przemyślane podejście do współpracy. Przygotowanie, konkretne przykłady problemów, gotowość do strategicznych decyzji – to elementy, które pozwoliły stworzyć dokumenty rzeczywiście służące biznesowi.
Dla agencji marketingowych stojących przed podobnymi wyzwaniami, case study Redmo niesie jasny przekaz: profesjonalne zabezpieczenie prawne to nie luksus, ale fundament zrównoważonego rozwoju.W branży, gdzie projekty są złożone, klienci wymagający, a technologie ciągle ewoluują, solidne umowy stają się narzędziem przewagi konkurencyjnej.
Dziś Redmo rozwija się dynamicznie, pozyskując coraz większych klientów i realizując coraz bardziej ambitne projekty. Fundamenty prawne, zbudowane z myślą o realnych wyzwaniach biznesowych, pozwalają skupić się na tym, co najważniejsze – dostarczaniu wyjątkowych rezultatów klientom.
Planujesz start agencji marketingowej? Umów bezpłatną i niezobowiązującą 15-minutową konsultację z prawnikiem specjalizującym się w marketingu i otrzymaj konkretne wskazówki dla Twojego biznesu.
Zdjęcie wyróżniające dodane przez Kaboompics.
